Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: euBP und digitale Personalakte

Sandra Müller, HR- und Payroll-Managerin in einem mittelständischen Maschinenbaubetrieb, hält den Brief in der Hand: Die Deutsche Rentenversicherung kündigt eine Betriebsprüfung an. Ihr Blick fällt auf das Regal hinter dem Schreibtisch: drei Ordner voller Immatrikulationsbescheinigungen, abgehefteter Jobticket-Rechnungen und Minijob-Befreiungsanträge, alles auf Papier. Bislang hat sie das immer so gehandhabt, und es lief gut. Doch dieses Mal ist etwas anders. Ab 2027 gelten neue Regeln für die Art, wie diese Unterlagen vorliegen müssen. Wer die Umstellung verschläft, riskiert Beanstandungen und im schlimmsten Fall Nachforderungen.

Genau um diese Umstellung geht es in diesem Beitrag. Die euBP, die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung, wird zum 1. Januar 2027 für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die Übergangsphase, in der man sich noch befreien lassen konnte, endet. Wir zeigen Ihnen, was das konkret bedeutet, welche Dokumente betroffen sind, welche Anforderungen an die digitale Ablage gelten und wie Sie die Pflicht ohne ein aufwendiges IT-Projekt erfüllen. Wenn Sie ohnehin überlegen, die Lohnabrechnung auszulagern und die euBP-Pflicht gleich mit zu übergeben, finden Sie am Ende ebenfalls einen Weg.

Die euBP ist das Verfahren, mit dem die Deutsche Rentenversicherung ihre turnusmäßige Betriebsprüfung der Rentenversicherung digital durchführt. Statt Aktenordner vor Ort zu wälzen, erhält der Prüfdienst die relevanten Daten in strukturierter elektronischer Form direkt aus dem Entgeltabrechnungssystem des Arbeitgebers, übermittelt über das gesicherte eXTra-Verfahren. Der Begriff steht ausgeschrieben für elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, und genau darin liegt der Kern: Die Prüfung wird durch Datensätze unterstützt, die der Arbeitgeber liefert, nicht mehr durch Papierberge, die der Prüfer sichtet.

Für Sandra Müller heißt das: Die klassische Vor-Ort-Prüfung mit dem Ordner unter dem Arm verliert an Bedeutung. An ihre Stelle tritt ein Datenaustausch, der eine saubere, vollständige und korrekt strukturierte digitale Datenbasis voraussetzt. Wer diese Basis hat, sieht der Prüfung gelassen entgegen. Wer sie nicht hat, gerät unter Druck. Eine fehlerfreie Lohnabrechnung als Basis für die Betriebsprüfung ist deshalb keine Kür mehr, sondern die Voraussetzung dafür, dass die euBP reibungslos funktioniert.

Die Rechtsgrundlage für die Prüfung selbst bleibt unverändert: Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen. Was sich ändert, ist die Form. Die folgende Gegenüberstellung macht den Unterschied deutlich:

Der entscheidende Punkt: Die euBP verlagert den Aufwand vom hektischen Prüftag auf die laufende, ordentliche Datenhaltung. Das ist eine Chance, denn wer seine Unterlagen ohnehin strukturiert digital führt, hat am Prüftag praktisch nichts mehr zu tun. Das ist aber auch ein Risiko, denn wer erst kurz vor der Prüfung anfängt zu digitalisieren, hat die schwerste Variante gewählt.

Die Beitragsverfahrensverordnung regelt in § 8 BVV, welche Entgeltunterlagen zu führen sind und in welcher Form. Absatz 2 listet die begleitenden Entgeltunterlagen auf, die elektronisch vorzuhalten sind. Absatz 3 enthält die Übergangsregelung, die jetzt ausläuft. Wörtlich heißt es dort:

Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.

Der genaue Wortlaut steht in § 8 der Beitragsverfahrensverordnung. Die Konsequenz ist eindeutig: Für Zeiträume ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Befreiung mehr. Ein Antrag, der heute noch gestellt werden könnte, wirkt maximal bis Ende 2026. Danach müssen alle begleitenden Unterlagen elektronisch geführt werden, ohne Wenn und Aber.

Ein häufiges Missverständnis lautet: Die euBP-Pflicht treffe nur große Unternehmen mit eigener IT-Abteilung. Das ist falsch. Die euBP Pflicht gilt ab 2027 für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Der kleine Handwerksbetrieb mit fünf Beschäftigten ist ebenso betroffen wie der Konzern. Auch Betriebe, die überwiegend Minijobber beschäftigen, sind eingeschlossen, denn gerade die Nachweise rund um geringfügige Beschäftigung gehören zu den prüfungsrelevanten Unterlagen.

Die Verantwortung liegt dabei klar beim Arbeitgeber. Nicht der Steuerberater, nicht der Softwareanbieter, sondern das Unternehmen selbst haftet dafür, dass die Unterlagen bei einer Prüfung elektronisch, vollständig und korrekt vorliegen. Wer diese Pflicht ernst nimmt, kann der Betriebsprüfung gelassen entgegensehen. Wer sie ignoriert, geht ein Risiko ein, das sich mit überschaubarem Aufwand vermeiden ließe.

Viele denken bei Entgeltunterlagen zuerst an die monatliche Lohnabrechnung. Die gehört selbstverständlich dazu. Entscheidend ist aber der zweite Teil: die sogenannten begleitenden, prüfungsrelevanten Nachweise. Diese Dokumente belegen, warum eine bestimmte beitrags- oder steuerrechtliche Behandlung korrekt war, und genau hier schaut der Prüfdienst besonders genau hin. Nach § 28f SGB IV sind Entgeltunterlagen für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, vollständig, richtig und zeitgerecht geordnet zu führen.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Kategorien ab 2027 elektronisch vorgehalten werden müssen und warum sie prüfungsrelevant sind:

Die Unterlagen müssen in einem gängigen, lesbaren Format vorliegen, das eine dauerhafte und unveränderte Wiedergabe ermöglicht. Wichtiger noch als das einzelne Format ist die Struktur: Die Dokumente müssen für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, geordnet sein. Ein Wust unsortierter PDF-Dateien erfüllt diese Anforderung nicht. Der Prüfer muss zu jedem Mitarbeiter und zu jedem Zeitraum die passenden Belege zweifelsfrei zuordnen können.

Ein oft unterschätzter Punkt ist die Benennung der Dateien. Für den elektronischen Datenaustausch gelten Vorgaben zur zulässigen Zeichenlänge und zu den erlaubten Zeichen im Dateinamen. Sonderzeichen, Umlaute an der falschen Stelle oder überlange Dateinamen können dazu führen, dass ein Dokument im Übermittlungsverfahren nicht korrekt verarbeitet wird. Wer die Ablage manuell aufbaut, muss diese technischen Regeln kennen und diszipliniert einhalten, Datei für Datei. Genau an dieser Stelle spielen systemgestützte Lösungen ihre Stärke aus, weil sie die Benennung automatisch normgerecht erzeugen.

Zwei Begriffe sind hier zentral. Revisionssicherheit bedeutet, dass ein einmal abgelegtes Dokument nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann und dass jede Änderung nachvollziehbar protokolliert wird. Nur so kann der Prüfdienst darauf vertrauen, dass die vorgelegten Unterlagen dem Original entsprechen.

Die Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus § 28f SGB IV: Der Arbeitgeber hat die Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Der Wortlaut steht in § 28f des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, der Prüfrhythmus von mindestens vier Jahren in § 28p SGB IV. Für steuerrelevante Lohnunterlagen gelten daneben die längeren steuerlichen Aufbewahrungspflichten. In der Praxis bedeutet das: Die Unterlagen müssen über Jahre hinweg unverändert, geordnet und jederzeit abrufbar bleiben.

Weil bei diesem Austausch sensible Personaldaten bewegt werden, ist der Datenschutz kein Nebenaspekt, sondern eine Kernanforderung. Wie der Datenschutz beim Austausch der Lohndokumente organisiert sein sollte, gehört von Anfang an in die Planung jeder digitalen Ablage. Eine detaillierte Auflistung der begleitenden Entgeltunterlagen und ihrer Form findet sich auch im Lexikon der Deutschen Rentenversicherung zum Stichwort Entgeltunterlagen.

An dieser Stelle taucht regelmäßig die Frage auf: Schreibt der Gesetzgeber eine digitale Personalakte ausdrücklich vor? Die ehrliche Antwort lautet: nein, nicht wortwörtlich. Es gibt keinen Paragrafen, der eine bestimmte Software oder eine benannte digitale Akte verlangt. Und trotzdem ist die Diskussion, ob eine digitale Personalakte Pflicht ist, an der Praxis vorbei gedacht.

Denn wenn ab 2027 sämtliche prüfungsrelevanten Nachweise elektronisch, revisionssicher, geordnet und über Jahre hinweg abrufbar vorliegen müssen, dann ist die digitale Mitarbeiterakte faktisch der einzige praktikable Weg, diese Pflicht zu erfüllen. Anders gesagt: Formal ist sie nicht vorgeschrieben, praktisch ist sie unverzichtbar. Wer versucht, die euBP-Anforderungen ohne eine strukturierte elektronische Personalakte zu erfüllen, baut sich einen Flickenteppich aus Einzeldateien, der bei der nächsten Prüfung zur Belastung wird.

Für die Sicherheit und Rechtskonformität stehen konkrete Merkmale:

Die revisionssichere Datenhaltung nach § 8 Absatz 2 BVV ist bei uns Bestandteil des Full-Service. Das Portal selbst finden Sie unter project b.. Es fügt sich nahtlos in die Abrechnung ein, sodass die Unterlagen dort landen, wo sie hingehören, und im Prüfungsfall auf Knopfdruck bereitstehen. Wie das Zusammenspiel von Abrechnung und Portal in der Praxis aussieht, zeigt der Weg zu Ihrem digitalen Lohnbüro: ein fester persönlicher Ansprechpartner, ausfallsichere Prozesse und die proaktive Information, sobald sich gesetzliche Vorgaben ändern, damit Sie nie wieder von einem Stichtag überrascht werden.

Genau dieser Punkt macht den Unterschied. Als Familienunternehmen mit über 35 Jahren Erfahrung und mehr als 60 Fachkräften an vier Standorten begleiten wir die Umstellung nicht als einmaliges Projekt, sondern als dauerhaften Prozess. Sie müssen die euBP-Anforderungen nicht selbst im Blick behalten, das übernehmen wir für Sie und melden uns, bevor es kritisch wird.

Thomas Keller, kaufmännischer Leiter eines Bauunternehmens, kennt das Gefühl, wenn ein Stichtag näher rückt und die Zuständigkeit unklar ist. Bei ihm kommen zur euBP noch die Besonderheiten des Baulohns hinzu: SOKA-BAU-Nachweise, tarifliche Sonderregelungen und die getrennte Dokumentation für Zoll- und SV-Prüfungen. Für ihn und für alle, die strukturiert vorgehen wollen, ist hier ein realistischer Sechs-Monats-Plan:

Wer diesen Plan im Sommer 2026 startet, geht entspannt in das Jahr 2027. Und wer merkt, dass die eigenen Kapazitäten dafür nicht reichen, muss die Aufgabe nicht allein stemmen. Gerade branchenspezifische Anforderungen wie im Baulohn lassen sich mit einem erfahrenen Partner deutlich leichter meistern, der die Fristen kennt und die Prozesse mitbringt, um der Betriebsprüfung gelassen entgegenzusehen.

Was bedeutet euBP?
euBP steht für elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Es ist das Verfahren, mit dem die Deutsche Rentenversicherung ihre turnusmäßige Betriebsprüfung digital durchführt. Der Arbeitgeber übermittelt die prüfungsrelevanten Daten in strukturierter elektronischer Form, statt sie in Papierform vorzulegen.

Der 1. Januar 2027 ist gesetzt, und er kommt schneller, als es heute wirkt. Die gute Nachricht: Die euBP-Pflicht ist kein Grund zur Panik, sondern ein guter Anlass, die Dokumentenverwaltung endlich sauber und zukunftssicher aufzustellen. Wer jetzt beginnt, hat genug Zeit, den Umstieg in Ruhe zu gestalten, statt kurz vor dem Stichtag improvisieren zu müssen.

Sie müssen diesen Weg nicht allein gehen. LohnDialog übernimmt die Lohnabrechnung als Full-Service und legt die prüfungsrelevanten Unterlagen ab 2027 revisionssicher im Portal project b. ab, integriert in den Prozess, den viele Kunden ohnehin schon nutzen. Als Familienunternehmen mit festem persönlichen Ansprechpartner, DSGVO-konformen und ISO-27001-zertifizierten Abläufen und der proaktiven Information bei jeder Gesetzesänderung sorgen wir dafür, dass Sie den nächsten Stichtag nicht mehr im Blick behalten müssen. Wenn Sie überlegen, die Lohnabrechnung samt euBP-Pflicht auszulagern, ist das der ruhigste Weg zum 1. Januar 2027.

Sprechen Sie mit unseren Experten, wie sich Ihre Entgeltunterlagen rechtzeitig und ohne IT-Projekt euBP-ready machen lassen. Wir schauen uns Ihre Ausgangslage an und begleiten Sie Schritt für Schritt. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.