Sandra Müller, HR-Managerin in einem mittelständischen Unternehmen, erfährt an einem Freitagnachmittag, dass ihr Steuerberater die Lohnabrechnung zum Monatsende abgibt. Der nächste Gehaltslauf steht in gut zwei Wochen an, die DEÜV-Meldungen laufen weiter, und plötzlich hängt alles an ihr. Der erste Reflex ist Panik, denn ein verspäteter Zahllauf kommt direkt bei jedem Mitarbeiter an, und eine gerissene SV-Meldung löst Säumniszuschläge aus. Der Aha-Moment kommt am Montag: Ein kurzfristiger Wechsel ist beherrschbar, wenn er strukturiert abläuft. Ein Probelauf-Monat, in dem alt und neu parallel rechnen, und eine feste Reihenfolge der Meldungen sorgen dafür, dass kein Gehalt zu spät kommt und keine Frist gerissen wird. Genau diesen Weg sind Unternehmen schon gegangen, die unter Zeitdruck vom Steuerberater oder von einer vorherigen Lohnbuchhaltung zu LohnDialog gewechselt sind.
Wenn Sie den Steuerberater kündigen und die Lohnabrechnung auf einen spezialisierten Dienstleister übertragen wollen, geht es in diesem Artikel nicht um die Frage, ob sich Auslagern lohnt. Diese Frage behandelt der Lohnabrechnung outsourcen: der vollständige Überblick (Hub). Hier geht es ausschließlich um die Mechanik des kurzfristigen Umzugs: Wechselauslöser, die Kündigung des Lohnmandats, die Datenherausgabe, den Umzug Schritt für Schritt und das GoBD-Archiv der Vorjahre. Ob sich die Treue zu einem Anbieter über Jahre lohnt, lesen Sie ergänzend im Beitrag Langfristige Lohnabrechnung-Partnerschaft: Total Cost und Wissensaufbau.
Definition: Den Steuerberater für die Lohnabrechnung zu kündigen und kurzfristig zu wechseln bedeutet, die laufende Entgeltabrechnung innerhalb weniger Wochen auf einen neuen Dienstleister zu übertragen, ohne dass ein Gehaltslauf oder eine gesetzliche Meldefrist verpasst wird. Möglich wird das durch einen Probelauf-Monat mit Parallelbetrieb, eine vollständige Datenmigration der Lohnkonten gemäß § 41 EStG und die Abmeldung beim Vor-Dienstleister in der richtigen Reihenfolge.
Häufige Auslöser: Warum die Lohnabrechnung oft kurzfristig wechseln muss
In der Praxis kommt der Wechsel selten geplant. Meist erzwingt ein konkretes Ereignis, dass die laufende Lohnabrechnung innerhalb weniger Wochen umziehen muss. Drei Auslöser tauchen bei Sandra Müller immer wieder auf, und alle drei stehen unter Zeitdruck.
Der Steuerberater gibt das Lohnmandat ab
Der häufigste Fall: Der Steuerberater konzentriert sich auf Jahresabschluss, Finanzbuchhaltung und steuerliche Themen und gibt die laufende Lohnabrechnung ab. Lohn ist für viele Kanzleien operativ aufwendig und liefert wenig Deckungsbeitrag. Sie müssen deshalb nicht das gesamte Mandat kündigen. Eine Teilkündigung genügt: Sie beenden ausschließlich das Lohnmandat und lassen Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss beim Steuerberater. Diese saubere Trennung ist wichtig, denn sie hält die Beziehung für die übrigen Aufgaben intakt, während ein spezialisiertes Lohnbüro die Entgeltabrechnung übernimmt.
Dass sich dieser Schritt lohnt, beschreibt ein Kunde, der genau diesen Weg gegangen ist:
Es war eine sehr gute Entscheidung vom Steuerberater, welcher die Lohnabrechnung nebenher gemacht hat, zu den wirklichen Profis von LohnDialog zu wechseln.
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Der Vor-Anbieter oder die bisherige Lohnbuchhaltung fällt aus
Der zweite Auslöser ist ein Ausfall: Der bisherige Dienstleister meldet Insolvenz an, gibt das Geschäft auf oder die Qualität bricht ein, weil Fristen gerissen und Korrekturen liegen bleiben. Hier ist der Zeitdruck am größten, weil der nächste Gehaltslauf oft schon naht, während der Vorgänger faktisch nicht mehr handlungsfähig ist. In dieser Lage zählt vor allem, wie schnell der neue Partner die Stammdaten übernehmen und einen Probelauf aufsetzen kann.
Der interne Lohnbuchhalter kündigt
Der dritte Auslöser entsteht intern: Der einzige Lohnbuchhalter im Haus kündigt, geht in Rente oder fällt langfristig aus. Damit geht das gesamte Wissen über Lohnarten, Tarife und Sonderfälle mit einer einzelnen Person. Dieses Risiko trifft kleine und mittlere Unternehmen besonders hart, weil es selten eine eingearbeitete Vertretung gibt. Warum die Abhängigkeit von einer einzelnen Person ein dauerhaftes Risiko ist, behandelt der Beitrag Langfristige Lohnabrechnung-Partnerschaft: Total Cost und Wissensaufbau ausführlich.
Wechsel-Auslöser | Typischer Zeitdruck | Erster Schritt |
|---|---|---|
Steuerberater gibt Lohnmandat ab | 2 bis 8 Wochen bis Stichtag | Teilkündigung schriftlich, Stichtag zum Monatsende festlegen |
Vor-Anbieter fällt aus (Insolvenz, Aufgabe) | oft unter 4 Wochen | Datenbestand sofort anfordern, Probelauf beim neuen Partner aufsetzen |
Interner Lohnbuchhalter kündigt | bis zum Ende der Kündigungsfrist | Wissen sichern, Stammdaten und Lohnarten dokumentieren |
Lohnmandat kündigen: Frist, Form und der richtige Zeitpunkt
Bevor der eigentliche Umzug startet, muss die Zusammenarbeit mit dem bisherigen Anbieter sauber beendet werden. Wer den Steuerberater für die Lohnabrechnung kündigen will, profitiert davon, dass das Steuerberatungs-Mandat rechtlich gut beweglich ist. Wichtig ist, rechtliche Lage und operativen Stichtag auseinanderzuhalten.
Kündigungsfrist: ein Mandat höherer Art ist jederzeit kündbar
Ein Steuerberatungs-Mandat ist ein Dienstverhältnis höherer Art. Nach § 627 BGB: fristlose Kündigung von Dienstverhältnissen höherer Art (Steuerberater-Mandat) darf der Mandant ein solches Dienstverhältnis grundsätzlich jederzeit kündigen, ohne eine feste Kündigungsfrist einhalten zu müssen. Sie sind also nicht an lange Vertragslaufzeiten gebunden, auch wenn der Vertrag etwas anderes nahelegt. Das gilt in beide Richtungen: Auch der Steuerberater kann das Mandat nach denselben Regeln beenden.
Form und Stichtag: schriftlich, klar abgegrenzt, zum Monatsende
Eine Begründung ist nicht erforderlich. Sinnvoll ist die Schriftform, weil sie den Stichtag und den Umfang der Kündigung dokumentiert. Wenn Sie nur das Lohnmandat kündigen, schreiben Sie das ausdrücklich hin, damit die Finanzbuchhaltung unberührt bleibt. Ein eigenes Muster müssen Sie nicht erfinden: In die schriftliche Kündigung gehören der Mandantenname, das genaue Mandat (laufende Lohnabrechnung), der gewünschte Stichtag und die Bitte um Herausgabe der Lohnunterlagen. Der sauberste Schnitt ist das Monatsende, ideal ist der Jahreswechsel, weil dann das Lohnkonto ohnehin neu startet. Für die Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses aus wichtigem Grund liefert § 314 BGB: Kündigung von Dauerschuldverhältnissen aus wichtigem Grund die zusätzliche Grundlage, etwa wenn der Vorgänger wiederholt Fristen versäumt.
Nicht zur Unzeit kündigen
§ 627 Abs. 2 BGB verlangt, nicht zur Unzeit zu kündigen. Das bedeutet konkret: Kündigen Sie nicht mitten im laufenden Abrechnungslauf und nicht so, dass der Vorgänger keine geordnete Übergabe mehr leisten kann. Vermeiden Sie außerdem einen Wechsel während einer laufenden Betriebsprüfung, solange diese den aktuellen Zeitraum betrifft. Mit einem Stichtag zum Monatsende und einer Vorlaufzeit von einigen Wochen vermeiden Sie beide Probleme.
Frage | Antwort | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
Gibt es eine Kündigungsfrist? | Nein, jederzeit kündbar | § 627 BGB |
Welche Form? | Schriftform sinnvoll, klar abgegrenzt | Praxis |
Begründung nötig? | Nein | § 627 BGB |
Bester Stichtag? | Monatsende, ideal Jahreswechsel | § 314 BGB bei wichtigem Grund |
Daten zurückbekommen: Herausgabepflicht des Vorgängers durchsetzen
Das größte praktische Risiko beim kurzfristigen Wechsel ist nicht die Kündigung selbst, sondern die Daten. Wenn der Alt-Dienstleister die Lohnunterlagen nicht rechtzeitig herausgibt, gerät der nächste Lauf ins Stocken. Deshalb gehört die Datenherausgabe ganz nach vorne in den Wechselplan.
Anspruch auf Herausgabe der Unterlagen
Sie haben einen klaren Anspruch auf die im Mandat erlangten Unterlagen. § 667 BGB: Anspruch auf Herausgabe aller im Mandat erlangten Unterlagen verpflichtet den Beauftragten, alles herauszugeben, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Für Steuerberater konkretisiert § 66 StBerG die Aufbewahrung und Herausgabe der Handakten. Dazu zählen Lohnkonten, Lohnjournale, Bescheinigungen und Vollmachten. Fordern Sie diese Unterlagen frühzeitig und schriftlich an, am besten direkt im Kündigungsschreiben.
Zurückbehaltungsrecht bei offenem Honorar
Ein Steuerberater darf Unterlagen unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Begleichung offener Honorare zurückbehalten. Dieses Zurückbehaltungsrecht ist in der Praxis der häufigste Grund für Verzögerungen. Entschärfen lässt es sich einfach: Begleichen Sie offene Rechnungen vor dem Wechsel, dann entfällt die Grundlage für ein Zurückhalten. So vermeiden Sie, dass eine Honorarstreitigkeit den Gehaltslauf blockiert.
Diese Daten brauchen Sie für einen unterbrechungsfreien Lauf
Für einen lückenlosen Übergang brauchen Sie nicht nur die laufende Periode, sondern auch die Werte, aus denen sich Jahreswerte und Bescheinigungen speisen.
Lohnkonten der laufenden Periode (Brutto, Netto, kumulierte Werte)
Vorjahreswerte und aufgelaufene Jahreswerte für Bescheinigungen
Stammdaten aller Mitarbeiter (Steuer-ID, SV-Nummer, Bankverbindung)
Lohnarten und individuelle Vereinbarungen
SV-Schlüssel und Beitragsgruppen
ELStAM-Bezug und Vollmachten
offene Pfändungen und Abtretungen
Tarifzuordnungen und Sonderzahlungen
Der Umzug Schritt für Schritt: Probelauf-Monat statt Blindstart
Hier liegt das Herzstück des kurzfristigen Wechsels. Das Problem von Sandra Müller löst sich genau an diesem Punkt auf: Nicht die Kündigung verhindert den gerissenen Lauf, sondern ein strukturierter Übergang mit Parallelbetrieb. Der Umzug folgt vier Schritten in fester Reihenfolge.
Schritt 1: Datenmigration und Stammdaten-Aufbau
Im ersten Schritt übernimmt der neue Dienstleister die Stammdaten und baut die Lohnkonten lückenlos auf. Das Lohnkonto muss nach § 41 EStG: lückenlose Lohnkonto-Fortführung beim Anbieterwechsel fortgeführt werden, damit die kumulierten Jahreswerte stimmen und am Jahresende eine korrekte Lohnsteuerbescheinigung entsteht. Lohnarten, SV-Schlüssel und individuelle Vereinbarungen werden sauber angelegt. Wie diese Datenübernahme technisch über Schnittstellen läuft, beschreibt der Beitrag Das digitale Lohnbüro von LohnDialog: Datenübernahme und Schnittstellen.
Schritt 2: Der Probelauf-Monat
Der Probelauf-Monat ist das zentrale Sicherheitsnetz. Alter und neuer Dienstleister rechnen denselben Monat parallel, und die Ergebnisse werden centgenau abgeglichen, bevor scharf geschaltet wird. Stimmen Brutto, Netto, Steuer und Sozialversicherung für jeden Mitarbeiter überein, ist der Datenbestand korrekt übernommen. Weicht etwas ab, fällt es im Probelauf auf, nicht erst beim echten Zahllauf. Genau dieser Parallelbetrieb verhindert, dass ein Mitarbeiter ein falsches oder verspätetes Gehalt bekommt.
Dass dieser strukturierte Umzug in der Praxis reibungslos funktioniert, bestätigt ein Kunde, der von einer vorherigen Lohnbuchhaltung gewechselt ist:
Sowohl der Wechsel von unserer vorherigen Lohnbuchhaltung, als auch die aktuelle Betreuung funktioniert perfekt.
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Schritt 3: Abmeldungen und Vollmachten in richtiger Reihenfolge
Im dritten Schritt werden die Meldewege umgestellt. Krankenkassen, Finanzamt und die Datenannahmestelle müssen in der richtigen Reihenfolge informiert werden, damit die DEÜV-Meldungen weder doppelt noch lückenhaft laufen. Die Meldegrund-Logik der DEÜV entscheidet darüber, ob die Sozialversicherung den Übergang sauber verbucht. Auch Ihre Mitarbeiter sollten Sie kurz informieren, dass sich der Absender ihrer Lohnabrechnung ändert, damit niemand verunsichert ist. Vollmachten für den Datenversand werden auf den neuen Dienstleister übertragen.
Schritt 4: Erster scharfer Lauf und Kontrolle
Im letzten Schritt erfolgt der erste echte Lauf über den neuen Dienstleister: Zahllauf, Beitragsnachweise und die ersten DEÜV-Meldungen. Weil der Probelauf-Monat den Datenbestand bereits geprüft hat, ist dieser erste scharfe Lauf eine Bestätigung, keine Premiere mit offenem Ausgang.
Woche / Phase | Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|---|
Woche 1 | Teilkündigung, Datenanforderung, offene Honorare klären | Unternehmen |
Woche 1 bis 2 | Stammdaten und Lohnkonten übernehmen (§ 41 EStG) | Dienstleister |
Woche 2 bis 3 | Lohnarten, SV-Schlüssel, Sonderfälle einrichten | Dienstleister |
Woche 3 bis 4 | Probelauf-Monat parallel, centgenauer Abgleich | beide |
Woche 4 | Abmeldungen, Vollmachten, Mitarbeiter informieren | Unternehmen und Dienstleister |
ab Woche 5 | Erster scharfer Lauf, Beitragsnachweise, DEÜV | Dienstleister |
Keine Frist reißen: SV-Meldungen, Datenschutz und Doppelkosten im Übergang
Ein kurzfristiger Wechsel wird dort teuer, wo eine Frist reißt oder Daten unsauber übergeben werden. Diese Risiken lassen sich planen. Wichtig ist, ehrlich zu benennen, was sich durch den Wechsel ändert und was nicht.
Der Arbeitgeber bleibt Beitragsschuldner
Eine zentrale Tatsache ändert sich durch den Wechsel nicht: Der Arbeitgeber bleibt für die fristgerechte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich. § 28e SGB IV: Der Arbeitgeber bleibt unabhängig vom Dienstleister Beitragsschuldner stellt klar, dass diese Pflicht beim Unternehmen liegt, egal ob Steuerberater, Lohnbüro oder eine interne Kraft abrechnet. Gerade im Wechselmonat ist deshalb eine saubere Meldekette entscheidend, damit keine Beitragsnachweise zu spät kommen und keine Säumniszuschläge entstehen.
Datenschutz beim Wechsel
Der Datenaustausch beim Wechsel betrifft sensible Personaldaten und muss DSGVO-konform laufen. Mit dem neuen Lohnbüro schließen Sie nach Art. 28 DSGVO und § 62 BDSG einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Datenübergabe gehört nicht in unverschlüsselte E-Mail-Anhänge, sondern in einen geordneten, verschlüsselten Kanal. LohnDialog setzt hier auf das eigene Self-Service-Tool project b., das nach ISO 27001:2022 zertifiziert ist und in Deutschland gehostet wird.
Doppelkosten im Übergang kurz halten
Im Probelauf-Monat können kurz Kosten bei beiden Anbietern anfallen, weil alt und neu denselben Monat rechnen. Diese Überlappung lässt sich auf einen Monat begrenzen. Zur Einordnung des Preisrahmens: LohnDialog rechnet mit etwa 11 EUR pro Arbeitnehmer und Monat für die allgemeine Lohnabrechnung und 17 EUR im Baulohn, bei einer Mindestabrechnung von 33 bzw. 51 EUR pro Monat ab drei Arbeitnehmern. Eine vollständige Aufstellung finden Sie unter Preismodelle externer Lohnabrechnung: Kostenklarheit nach dem Wechsel.
Korrekturen nach dem Wechsel
Eine bereits erstellte Lohnabrechnung lässt sich auch nach dem Wechsel rückwirkend korrigieren. Üblich ist eine Rückrechnung im Folgemonat mit einer korrigierten DEÜV-Meldung, Beitragsdifferenzen werden im nächsten Beitragsnachweis ausgeglichen. Ein eingearbeiteter Dienstleister erkennt Differenzen meist schon im Probelauf-Monat, sodass nach dem ersten scharfen Lauf selten korrigiert werden muss.
GoBD-Archiv: Die Vorjahre sicher mitnehmen
Beim Schnellwechsel konzentrieren sich alle auf den nächsten Lauf, und genau dabei wird die Historie leicht vergessen. Nicht nur die laufende Periode muss umziehen, auch die Vorjahre müssen revisionssicher verfügbar bleiben.
Aufbewahrungspflicht und revisionssichere Archivierung
Lohnkonten, Bescheinigungen und Belege unterliegen einer mehrjährigen Aufbewahrungspflicht und müssen nach den GoBD unveränderbar und nachvollziehbar archiviert sein. Lassen Sie die Vorjahre nicht beim Alt-Anbieter liegen, sondern sichern Sie den vollständigen Bestand. Ein digitales, deutschlandgehostetes Archiv ist loser Dateiablage beim Vorgänger klar überlegen, weil der Zugriff jederzeit gesichert ist. Wie ein solches Archiv beim neuen Partner aussieht, zeigt der Beitrag Das digitale Lohnbüro von LohnDialog: Datenübernahme und Schnittstellen.
Eine Betriebsprüfung übersteht den Wechsel problemlos
Ein häufiger Irrtum lautet, ein Wechsel mitten im Jahr gefährde eine spätere Betriebsprüfung. Das Gegenteil ist der Fall, solange die Daten geschlossen vorliegen. Die DRV-Betriebsprüfung: lückenlose Dokumentation auch über einen Anbieterwechsel hinweg erwartet eine durchgehende Dokumentation, nicht einen durchgehend gleichen Anbieter. Wenn die Lohnkonten lückenlos fortgeführt wurden und das Archiv vollständig ist, gefährdet ein Anbieterwechsel die Prüfung nicht.
Den richtigen Nachfolger kurzfristig finden und einarbeiten
Unter Zeitdruck zählt nicht die lange Kriterienliste, sondern die schnelle Einsatzfähigkeit. Eine vollständige Bewertung aller Anbietertypen finden Sie im Beitrag Lohnabrechnung-Dienstleister im Vergleich: worauf Sie beim neuen Partner achten. Für den kurzfristigen Fall genügen drei Kriterien.
Drei Auswahlkriterien für den schnellen Fall
Erstens die Branchenerfahrung: Kennt der Partner Ihre Lohnmechanik sofort, oder muss er sie erst lernen? Zweitens die Erreichbarkeit mit festem Ansprechpartner, denn unter Zeitdruck zählt, dass jemand kurzfristig antwortet. Drittens die gesetzliche Eignung. Spezialisierte Lohnbüros stützen ihre laufende Lohnabrechnung auf § 6 Nr. 4 StBerG: gesetzliche Befugnis spezialisierter Lohnbüros zur laufenden Lohnabrechnung. Das ist die saubere Rechtsgrundlage, auf der ein Lohnbüro nach der Kündigung übernehmen darf.
Branchenfall Bau und Handwerk
Im Bau zählt zusätzlich, ob der neue Partner die Baulohn-Mechanik beherrscht. SOKA-BAU-Sätze liegen ab 01.07.2025 bei 20,2 Prozent im Westen und 18,7 Prozent im Osten, Baulohn rechnet LohnDialog mit 17 EUR pro Arbeitnehmer und Monat. Ab 01.01.2027 gilt zudem eine digitale SOKA-BAU-Meldepflicht aus systemgeprüften Programmen. Ein Partner, der das schon kann, spart wertvolle Einarbeitungszeit, gerade wenn der Wechsel unter Druck steht.
KMU: betreuter Mittelstands-Partner statt Enterprise-BPO
Kleine und mittlere Unternehmen brauchen keinen anonymen Enterprise-Dienstleister. Es gibt drei Wege, die sich klar unterscheiden: reine Software wie Lexware oder DATEV, bei der Sie selbst rechnen, anonymes Enterprise-BPO wie SD Worx oder ADP, bei dem Sie in der Hotline-Warteschleife landen, und der betreute Mittelstands-Partner mit festem persönlichen Ansprechpartner. Welches Modell zur eigenen Größe passt, beschreibt der Beitrag Lohnabrechnung für kleine Unternehmen: passt der neue Partner zur Größe?. Wer einen Steuerberater nur für das Lohnmandat verlässt, sollte die Entscheidung im Überblick im Beitrag Vom Steuerberater zum spezialisierten Lohnbüro wechseln: die Entscheidung im Überblick nachlesen.
Gerade die schnelle Erreichbarkeit entscheidet im Wechsel oft über den ersten Eindruck. Ein Kunde beschreibt das so:
alles erstklassig, konnte auch sehr kurzfristig ins Büro kommen, wurde immer nett und höflich empfangen.
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LohnDialog ist seit 35 Jahren als Familienunternehmen in zweiter Generation aktiv, mit über 60 Experten an vier Standorten und rund 20.000 Abrechnungen pro Monat. Das Unternehmen wurde 2023, 2024 und 2025 als TOP Dienstleister ausgezeichnet und kommt auf 4,97 von 5 Punkten aus 112 verifizierten Bewertungen auf ausgezeichnet.org. Über 15 Schnittstellen zu Systemen wie Personio, StaffCloud, Sage HR, factorial und rexx beschleunigen die Datenübernahme, und ab 50 Arbeitnehmern sorgt eine feste Vertretungsregelung mit zwei Ansprechpartnern für Ausfallsicherheit.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich mein Lohnabrechnungsunternehmen kurzfristig wechseln?
Ja, ein Wechsel ist jederzeit möglich, ein strukturierter Umzug dauert je nach Mitarbeiterzahl meist zwei bis acht Wochen. Entscheidend ist ein Probelauf-Monat, in dem alter und neuer Dienstleister parallel rechnen, bevor scharf geschaltet wird. So kommt kein Gehalt zu spät und keine SV-Meldung wird gerissen.
Gilt beim Steuerberater eine Kündigungsfrist für das Lohnmandat?
Nein, ein Steuerberatungs-Mandat ist ein Dienstverhältnis höherer Art und nach § 627 BGB jederzeit ohne Frist kündbar. Sinnvoll sind die Schriftform und ein sauberer Stichtag zum Monatsende, eine Begründung ist nicht erforderlich. Wichtig ist nur, nicht zur Unzeit mitten im laufenden Abrechnungslauf zu kündigen.
Kann ich nur die Lohnabrechnung beim Steuerberater kündigen und die Finanzbuchhaltung behalten?
Ja, das ist eine Teilkündigung: Sie beenden ausschließlich das Lohn-andat und lassen die übrige Zusammenarbeit unberührt. So bleibt die Beziehung für Buchhaltung und Jahresabschluss bestehen, während ein spezialisiertes Lohnbüro die laufende Entgeltabrechnung übernimmt. Halten Sie die Teilkündigung schriftlich und klar abgegrenzt.
Was passiert, wenn der bisherige Dienstleister die Lohnunterlagen nicht herausgibt?
Sie haben einen Herausgabeanspruch auf alle im Mandat erlangten Unterlagen nach § 667 BGB und § 66 StBerG, dazu zählen Lohnkonten, Journale und Bescheinigungen. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht meist nur bei offenen Honoraren, deshalb sollten Sie offene Rechnungen vor dem Wechsel begleichen. Fordern Sie die Daten frühzeitig und schriftlich an, damit der nächste Lauf nicht ins Stocken gerät.
Kann man die Lohnabrechnung im laufenden Jahr wechseln, ohne eine Frist zu reißen?
Ja, ein Wechsel mitten im Jahr ist üblich und unkritisch, wenn das Lohnkonto nach § 41 EStG lückenlos übernommen wird. Der Arbeitgeber bleibt während des Übergangs Beitragsschuldner nach § 28e SGB IV, deshalb müssen Abmeldungen und SV-Meldungen in der richtigen Reihenfolge laufen. Ein Probelauf-Monat sichert ab, dass der erste scharfe Lauf korrekt ist.
Kann ich eine Lohnabrechnung nach dem Wechsel noch rückwirkend korrigieren?
Ja, eine bereits erstellte Lohnabrechnung lässt sich rückwirkend korrigieren, üblicherweise über eine Rückrechnung im Folgemonat und eine korrigierte DEÜV-Meldung. Bei Beitragsdifferenzen werden diese im nächsten Beitragsnachweis ausgeglichen. Ein eingearbeiteter Dienstleister erkennt solche Differenzen im Probelauf-Monat meist schon vor dem ersten scharfen Lauf.
Gefährdet ein Wechsel mitten im Jahr eine spätere Betriebsprüfung?
Nein, eine Betriebsprüfung erwartet eine lückenlose Dokumentation, nicht einen durchgehend gleichen Anbieter. Wenn die Lohnkonten nach § 41 EStG ohne Lücke fortgeführt wurden und das GoBD-Archiv der Vorjahre vollständig vorliegt, übersteht die Prüfung den Anbieterwechsel problemlos. Wichtig ist nur, dass Sie die Vorjahre beim Wechsel vollständig mitnehmen und nicht beim Vorgänger zurücklassen.
Entlasten Sie sich im Tagesgeschäft: Wir übernehmen den Wechsel strukturiert
Sie müssen den Steuerberater für die Lohnabrechnung nicht im Alleingang kündigen und den Wechsel allein stemmen. LohnDialog übernimmt den Umzug strukturiert: Datenmigration, Probelauf-Monat als Standard, Meldekette in richtiger Reihenfolge und ein GoBD-Archiv, das auch die Vorjahre sicher mitnimmt. So kommt kein Gehalt zu spät und keine Frist wird gerissen.
Als Familienunternehmen in zweiter Generation mit 35 Jahren Erfahrung, über 60 Experten an vier Standorten und einem festen persönlichen Ansprechpartner begleiten wir Sie vom ersten Tag des Übergangs bis zum ersten scharfen Lauf. Sprechen Sie mit unserem Team, wir nehmen Ihre Situation auf und zeigen Ihnen den konkreten Wechsel-Fahrplan für Ihr Unternehmen.
