Drei Mitarbeiter, ein Minijobber und eine Teilzeitkraft. Die Lohnabrechnung macht bisher der Steuerberater, aber die Kosten steigen und die Rückfragen dauern immer länger. Kommt Ihnen das bekannt vor? Viele kleine Unternehmen stehen vor genau dieser Frage: Lohnabrechnung selber machen, eine Software nutzen oder an einen spezialisierten Dienstleister abgeben?
Dieser Artikel zeigt Ihnen alle drei Wege zur Lohnabrechnung für kleine Unternehmen. Mit konkreten Kosten, einer Entscheidungsmatrix und den aktuellen Pflichten für 2026.
Lohnabrechnung ab dem ersten Mitarbeiter: Was ist Pflicht?
Die gesetzliche Grundlage ist eindeutig: § 108 GewO verpflichtet jeden Arbeitgeber, seinen Arbeitnehmern eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen. Das gilt ab dem allerersten Beschäftigungsverhältnis, unabhängig davon, ob es sich um eine Vollzeitstelle, eine Teilzeitkraft oder einen Minijob handelt.
Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) regelt dabei exakt, welche Angaben auf der Abrechnung stehen müssen. Dazu gehören unter anderem:
Bruttolohn mit Aufschlüsselung aller Bestandteile
Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil)
Nettolohn und Auszahlungsbetrag
Stammdaten (Name, Steuer-ID, SV-Nummer, Steuerklasse, Beitragsgruppe)
Meldepflichten ab dem ersten Tag
Neben der monatlichen Abrechnung müssen Sie als Arbeitgeber weitere Pflichten erfüllen. Die wichtigsten:
SV-Anmeldung: Jeder neue Mitarbeiter muss bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet werden. Die Anmeldefrist beträgt sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn.
ELStAM-Abruf: Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale müssen vor der ersten Abrechnung beim Bundeszentralamt für Steuern abgerufen werden.
DEÜV-Meldungen: Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung schreibt regelmäßige Meldungen an die Sozialversicherungsträger vor. Anmeldung, Jahresmeldung, Abmeldung, Unterbrechungsmeldung.
Es gibt nur zwei Ausnahmen von der monatlichen Abrechnungspflicht: wenn in einem Monat keine Zahlung erfolgt, oder wenn sich gegenüber dem Vormonat nichts verändert hat. In der Praxis kommt das selten vor.
Digitale Lohnabrechnung ist rechtssicher
Ein wichtiges BAG-Urteil vom Januar 2025 (Az. 9 AZR 12/24) hat klargestellt: Die digitale Lohnabrechnung ohne Papierausdruck ist rechtlich zulässig. Voraussetzung ist eine dokumentierte Einwilligung des Mitarbeiters, die freiwillig und widerrufbar sein muss. Der Arbeitgeber muss den Zugang zu einem Self-Service-Portal gewährleisten. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel zur Lohnabrechnung in der Cloud.
Für kleine Unternehmen bedeutet das: Sie können von Anfang an auf Papier verzichten und die Abrechnung digital bereitstellen.
Drei Wege zur Lohnabrechnung: Selber machen, Software oder Dienstleister
Grundsätzlich stehen Ihnen drei Optionen offen. Jede hat ihre Berechtigung, abhängig von Ihrer Situation.
Kriterium | Selber machen | Software | Dienstleister |
|---|---|---|---|
Kosten | niedrig | mittel | höher |
Zeitaufwand | hoch | mittel | minimal |
Fachwissen nötig | ja | teilweise | nein |
Fehlerrisiko | hoch | mittel | gering |
Skalierbarkeit | begrenzt | gut | sehr gut |
Die Tabelle zeigt das grundsätzliche Muster: Je mehr Sie abgeben, desto geringer der eigene Aufwand und das Risiko. Dafür steigen die direkten Kosten. Die entscheidende Frage ist, welchen Wert Ihre eigene Zeit hat und wie viel Risiko Sie tragen wollen.
Im Folgenden schauen wir uns jeden Weg im Detail an.
Lohnabrechnung selber machen: Für wen ist das realistisch?
Die Lohnabrechnung selber machen klingt zunächst nach der günstigsten Variante. Keine monatlichen Gebühren, volle Kontrolle. In der Praxis ist die Hürde allerdings höher als viele Gründer erwarten.
Was Sie dafür wissen müssen
Wer die Lohnabrechnung eigenständig erstellt, braucht fundierte Kenntnisse in drei Bereichen:
Lohnsteuerrecht: Steuerklassen, Freibeträge, Pauschalversteuerung, geldwerte Vorteile
Sozialversicherungsrecht: Beitragsgruppen, Beitragsbemessungsgrenzen, Umlageverfahren, Gleitzone
Meldepflichten: DEÜV-Meldungen, ELStAM-Abruf, UV-Jahresmeldung, Krankenkassen-Kommunikation
Das deutsche Lohnrecht gilt als das zweitkomplexeste weltweit. Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich jedes Jahr. Neue Beitragsbemessungsgrenzen (2026: BBG RV/AV 8.450 EUR/Monat, BBG KV/PV 5.812,50 EUR/Monat), neue Mindestlohnwerte (2026: 13,90 EUR/Stunde), neue Minijob-Grenzen (2026: 603 EUR/Monat), geänderte Freibeträge (2026: Grundfreibetrag 12.348 EUR). Wer hier nicht am Ball bleibt, macht Fehler. Einen Überblick über die aktuellen Änderungen finden Sie in unserem Beitrag zu den Änderungen Lohnabrechnung 2026.
Zeitaufwand und Fehlerrisiko
Rechnen Sie mit 15 bis 30 Minuten pro Mitarbeiter pro Monat für die reine Abrechnung. Dazu kommen Meldungen, Jahresabschlussarbeiten und die laufende Einarbeitung in Gesetzesänderungen.
Die häufigsten Fehlerquellen bei der Eigenabrechnung:
Falsche SV-Beurteilung (z. B. bei Teilzeitkräften oder befristeten Verträgen)
Steuerklasse nicht aktualisiert (ELStAM-Abruf vergessen)
Minijob-Grenze unbemerkt überschritten
Meldepflichten versäumt oder verspätet eingereicht
Fazit: Realistisch nur bei einfachen Verhältnissen
Kann ich die Lohnabrechnung selber machen? Grundsätzlich ja. Realistisch ist das aber nur, wenn Sie maximal 1 bis 3 Mitarbeiter mit einfachen Beschäftigungsverhältnissen haben. Keine Schichtarbeit, kein Baulohn, keine Kurzarbeit, keine geldwerten Vorteile. Sobald es komplexer wird, steigt das Fehlerrisiko überproportional.
Lohnsoftware für kleine Unternehmen im Vergleich
Eine Lohnsoftware für kleine Unternehmen ist der Mittelweg zwischen Eigenabrechnung und Outsourcing. Die Software übernimmt die Berechnung und das Meldewesen, Sie liefern die Eingabedaten.
Aktuelle Lösungen im Überblick
Software | Preis/Monat | Besonderheit |
|---|---|---|
Sage Business Cloud | ab 20 EUR (5 MA inkl.) | Testsieger 2026, Note 1,1 |
Lexware Office Lohn | ab 12 EUR | Note 1,2, integriert mit Buchhaltung |
Lohnfix | ab 9 EUR (108 EUR/Jahr) | Desktop-Lösung |
Quick-Lohn | ab 18 EUR (bis 5 MA) | Gut für Handwerk und Bau |
Alle genannten Programme bieten die vorgeschriebenen Schnittstellen für ELSTER-Meldungen, DEÜV und Krankenkassen-Kommunikation. Der Unterschied liegt im Bedienkomfort, im Support und in der Integration mit anderen Buchhaltungstools.
Wann Software Sinn macht
Eine Lohnabrechnungsprogramm-Lösung eignet sich für Unternehmen mit 1 bis 10 Mitarbeitern, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Sie verfügen über grundlegende Kenntnisse im Sozialversicherungs- und Steuerrecht
Sie haben Zeit, sich regelmäßig in Gesetzesänderungen einzuarbeiten
Ihre Beschäftigungsverhältnisse sind überwiegend standardisiert
Sie wollen die Kontrolle über den Abrechnungsprozess behalten
Wichtig: Auch mit Software tragen Sie die volle Verantwortung für die Richtigkeit der Abrechnung. Die Software rechnet korrekt, aber nur, wenn Sie die richtigen Daten eingeben. Falsche Stammdaten oder eine falsche SV-Beurteilung erkennt kein Programm automatisch.
Was kostet eine externe Lohnabrechnung?
Die externen Kosten einer Lohnabrechnung hängen davon ab, an wen Sie die Aufgabe abgeben.
Preisvergleich nach Dienstleistertyp
Dienstleister | Kosten pro MA/Monat | Bemerkung |
|---|---|---|
Lohnbüro | 11-1 EUR | Günstigste Option, spezialisiert auf Lohnabrechnung |
Steuerberater | 15-30 EUR | Nach StBVV § 34, oft mit Steuerberatung kombiniert |
Full-Service-Anbieter | 10-25 EUR | Inkl. Meldungen, Bescheinigungen, Ansprechpartner |
Beim Steuerberater kommt häufig eine Einrichtungsgebühr von 6 bis 19 EUR einmalig pro Mitarbeiter hinzu. Diese Kosten fallen bei der Erstanlage der Personalstammdaten an. Welche Firmenstammdaten für die Lohnabrechnung benötigt werden, erfahren Sie in unserem separaten Beitrag.
Was ist im Preis enthalten?
Achten Sie beim Vergleich genau darauf, welche Leistungen im Monatspreis inbegriffen sind. Typische Unterschiede:
Grundpreis: Monatliche Lohnabrechnung mit Lohnjournal und Lohnkonto
Meldewesen: SV-Meldungen, ELSTER, UV-Meldungen (manchmal Aufpreis)
Bescheinigungen: Verdienst-, Arbeits- und sonstige Bescheinigungen (oft extra)
Jahresabschluss: Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen (separat berechnet oder inklusiv)
Betreuung: Telefonischer Ansprechpartner für Rückfragen
Ein detaillierter Lohnabrechnung Dienstleister Vergleich hilft Ihnen, die Angebote richtig einzuordnen.
Ab wann lohnt sich ein Dienstleister? Die Entscheidungsmatrix
Die Entscheidung zwischen Software und Dienstleister ist keine reine Kostenfrage. Die Komplexität Ihrer Beschäftigungsverhältnisse spielt eine ebenso große Rolle wie Ihre eigene verfügbare Zeit.
Empfehlung nach Situation
Situation | Empfehlung |
|---|---|
1 MA, Minijob | Software oder Minijob-Zentrale (Haushaltsscheck) |
1-2 MA, einfache Verhältnisse | Software reicht meistens |
3-10 MA | Dienstleister prüfen: Zeitersparnis vs. Kosten abwägen |
10+ MA | Dienstleister fast immer wirtschaftlicher |
Komplexe Fälle (Baulohn, Schichtarbeit, Kurzarbeit) | Dienstleister ab 3 MA empfehlenswert |
Kostenvergleich: Software vs. Dienstleister
Rechnen wir die drei häufigsten Szenarien durch:
3 Mitarbeiter (typischer Einstieg beim Dienstleister): – Software: ca. 12-20 EUR/Monat + ca. 1,5 Stunden Zeitaufwand – Dienstleister: ab 33 EUR/Monat (z. B. LohnDialog ab 11 EUR/MA, Mindestabrechnung 3 MA), minimaler Zeitaufwand – Ergebnis: Die Differenz ist gering. Dafür entfällt der gesamte Aufwand für Meldewesen, Gesetzesänderungen und Fehlerrisiko.
5 Mitarbeiter: – Software: ca. 20 EUR/Monat + ca. 3 Stunden Zeitaufwand – Dienstleister: 55-75 EUR/Monat, minimaler Zeitaufwand – Ergebnis: Die Kostendifferenz beträgt 35-55 EUR pro Monat. Dafür gewinnen Sie rund 3 Stunden zurück.
10 Mitarbeiter: – Software: ca. 30 EUR/Monat + 5-8 Stunden Zeitaufwand – Dienstleister: 110-150 EUR/Monat, minimaler Zeitaufwand – Ergebnis: Die Differenz liegt bei 80-120 EUR pro Monat. Bei 5-8 Stunden Zeitersparnis.
Opportunitätskosten nicht vergessen
Die eigene Arbeitszeit hat einen Wert. Wenn Sie als Unternehmer einen Stundensatz von 60 EUR ansetzen, kosten Sie die 3 Stunden Lohnabrechnung bei 5 Mitarbeitern effektiv 180 EUR. Die 50-75 EUR für den Dienstleister sind dann die deutlich günstigere Option.
Hinzu kommt das Haftungsrisiko. Fehler in der Lohnabrechnung können bei einer Betriebsprüfung Nachzahlungen auslösen. Bei einem professionellen Dienstleister liegt die Verantwortung für die korrekte Berechnung beim Dienstleister. Das ist ein Wert, der sich schwer in Euro beziffern lässt, aber im Ernstfall entscheidend ist.
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an einen Dienstleister übergeben möchten, finden Sie alle Details zum Prozess in unserem Beitrag Lohnabrechnung erstellen lassen.
Typische Fehler bei der Lohnabrechnung in kleinen Unternehmen
Gerade in kleinen Unternehmen ohne eigene Lohnbuchhaltungsabteilung schleichen sich Fehler ein, die erst bei der Betriebsprüfung auffallen. Hier sind die fünf häufigsten:
1. SV-Beurteilung falsch vorgenommen
Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses ist komplex. Besonders bei Teilzeitkräften, befristeten Verträgen und Beschäftigungen im Übergangsbereich (603,01 bis 2.000 EUR) passieren Fehler. Folge: Die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung deckt die Fehler auf, und es drohen Nachforderungen für den gesamten Prüfzeitraum von vier Jahren.
2. ELStAM nicht abgerufen
Wird der elektronische Lohnsteuerabzug nicht korrekt abgerufen oder aktualisiert, greift automatisch Steuerklasse VI mit den höchsten Abzügen. Das führt zu Unzufriedenheit beim Mitarbeiter und zu Korrekturbedarf in der Jahresabrechnung. Der ELStAM-Abruf ist Pflicht, nicht optional.
3. Minijob-Grenze überschritten
Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 EUR pro Monat. Wird sie auch nur um wenige Euro überschritten, wird aus dem Minijob ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis. Die Folge: Rückwirkende SV-Pflicht, Nachzahlungen und Korrekturen bei der Minijob-Zentrale. Besonders tückisch: Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld können die Grenze kippen.
4. Meldepflichten versäumt
DEÜV-Meldungen haben feste Fristen. Eine verspätete Anmeldung, eine fehlende Jahresmeldung oder eine vergessene Unterbrechungsmeldung führen zu Säumniszuschlägen und Mahnverfahren durch die Krankenkassen. Kleine Unternehmen ohne Erinnerungssystem sind hier besonders gefährdet.
5. Aufbewahrungspflichten missachtet
Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) müssen Lohnabrechnungen und alle zugehörigen Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für Lohnkonten, Beitragsnachweise, Meldebescheinigungen und Arbeitsverträge. Digitale Unterlagen müssen revisionssicher archiviert werden. Wer Unterlagen zu früh vernichtet, riskiert Probleme bei Betriebsprüfungen.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung für kleine Unternehmen
Ist eine Lohnabrechnung für jeden Mitarbeiter Pflicht?
Ja. Nach § 108 GewO muss jeder Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer eine Entgeltabrechnung in Textform erteilen. Das gilt für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Minijobber gleichermasen. Eine Ausnahme besteht nur, wenn in einem Monat keine Zahlung erfolgt oder sich gegenüber dem Vormonat nichts geändert hat.
Muss ich auch für Minijobber eine Lohnabrechnung erstellen?
Ja. Auch geringfügig Beschäftigte haben Anspruch auf eine monatliche Entgeltabrechnung. Zusätzlich müssen Sie den Minijobber bei der Minijob-Zentrale anmelden und die Pauschalabgaben abführen. Für Minijobs im Privathaushalt gibt es das vereinfachte Haushaltsscheckverfahren.
Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?
Die Kosten richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV § 34). Pro Mitarbeiter und Monat liegen die Kosten typischerweise zwischen 15 und 30 EUR. Hinzu kommt oft eine einmalige Einrichtungsgebühr von 6 bis 19 EUR pro Mitarbeiter. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Artikel Was kostet eine externe Lohnabrechnung?
Kann ich als Kleinunternehmer die Lohnabrechnung selbst machen?
Grundsätzlich ja. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die Sie daran hindert. Allerdings müssen Sie die Lohnabrechnung korrekt erstellen, alle Meldepflichten einhalten und die aktuellen Steuer- und SV-Werte kennen. Bei einfachen Beschäftigungsverhältnissen (1-3 Mitarbeiter, keine Sonderfälle) ist die Lohnbuchhaltung selber machen mit einer geeigneten Software machbar. Bei komplexeren Konstellationen empfiehlt sich ein Dienstleister.
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich ein Lohnbüro?
Ab etwa 3 Mitarbeitern übersteigt die Zeitersparnis in den meisten Fällen die Kosten für einen Dienstleister. Viele spezialisierte Lohnbüros setzen eine Mindestabrechnung von 3 Arbeitnehmern voraus. Bei komplexen Abrechnungen (Baulohn, Schichtarbeit, viele Teilzeitkräfte) lohnt sich der Dienstleister ab dieser Schwelle fast immer. Entscheidend ist die Abwägung zwischen Ihrem Stundensatz und den Kosten des Dienstleisters.
Welche Software eignet sich für kleine Unternehmen?
Für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern eignen sich cloudbasierte Lösungen wie Sage Business Cloud (Testsieger 2026) oder Lexware Office Lohn. Beide bieten integriertes Meldewesen, automatische Updates bei Gesetzesänderungen und einen guten Support. Desktop-Lösungen wie Lohnfix sind günstiger, erfordern aber mehr eigene Wartung. Für Handwerks- und Baubetriebe bietet Quick-Lohn branchenspezifische Funktionen.
Brauche ich für einen 603-Euro-Job eine Lohnabrechnung?
Ja. Auch für Minijobs bis 603 EUR monatlich (Grenze 2026) muss eine Lohnabrechnung erstellt werden. Die Abrechnung ist einfacher als bei regulären Beschäftigungsverhältnissen, da der Minijobber in der Regel keine Lohnsteuer und keine SV-Beiträge zahlt. Der Arbeitgeber führt die Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale ab. Diese müssen auf der Abrechnung dokumentiert werden.
Lohnabrechnung kleine Unternehmen: Professionelle Unterstützung ab 3 Mitarbeitern
Die Lohnabrechnung gehört zu den Pflichten, die ab dem ersten Arbeitnehmer gelten. Ob Sie mit Software starten oder direkt einen Dienstleister beauftragen, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Fest steht: Ab 3 Mitarbeitern wird die professionelle Lohnabrechnung durch einen spezialisierten Dienstleister fast immer wirtschaftlicher als die Eigenabrechnung.
LohnDialog betreut kleine und mittelständische Unternehmen ab einer Mindestabrechnung von 3 Arbeitnehmern. Das günstigste Paket startet bei 11 EUR pro Mitarbeiter und Monat. Feste Ansprechpartner, transparente Preise und über 35 Jahre Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Über 60 Experten an vier Standorten. Ausgezeichnet als TOP Dienstleister 2023, 2024 und 2025.
Sprechen Sie mit unseren Experten. Ob Sie gerade Ihr Team aufbauen oder Ihre bestehende Lohnabrechnung optimieren möchten: Wir unterstützen Sie. Lohnabrechnung erstellen lassen und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft gewinnen.
