Sie sitzen im Homeoffice, ein Mitarbeiter hat eine Rückfrage zur Lohnabrechnung, und Ihre Lohnsoftware ist nur auf dem Rechner im Büro installiert. Genau dieses Szenario erleben tausende Unternehmen jeden Monat. Die Lösung liegt nahe: eine Lohnabrechnung in der Cloud. Doch was steckt dahinter? Welche Anbieter gibt es, was kostet das Ganze, und wie sicher sind Ihre Lohndaten wirklich?
Dieser Artikel gibt Ihnen einen vollständigen Überblick. Von der Definition über Kosten und Sicherheit bis hin zur konkreten Umstellung. Mit Vergleichstabellen, aktuellen Zahlen für 2026 und einer klaren Empfehlung, wann Cloud-Software die richtige Wahl ist und wann ein Full-Service-Outsourcing die bessere Option darstellt.
Was ist eine Cloud-Lohnabrechnung?
Eine Cloud-Lohnabrechnung bedeutet, dass Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung über eine webbasierte Software erstellen, die auf den Servern des Anbieters läuft. Sie greifen per Browser oder App auf das System zu. Installation auf Ihrem lokalen Rechner ist nicht nötig. Aktualisierungen, Wartung und Datensicherung übernimmt der Anbieter.
SaaS, On-Premise und Desktop: Die Unterschiede
Die drei gängigen Modelle für Lohnsoftware unterscheiden sich grundlegend:
SaaS (Software as a Service): Die Software läuft komplett beim Anbieter. Sie zahlen eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter und greifen per Browser zu. Beispiele: Sage Business Cloud, lexoffice, PayFit.
On-Premise: Sie kaufen eine Lizenz und installieren die Software auf Ihrem eigenen Server. Updates müssen Sie selbst einspielen. Beispiel: DATEV LODAS (lokale Installation).
Desktop-Software: Installiert auf einem einzelnen Arbeitsplatzrechner. Kein Zugriff von anderen Geräten, kein automatisches Backup. Beispiel: ältere Versionen von Lexware Lohn.
Der zentrale Vorteil von Lohnabrechnung SaaS: Sie brauchen keine eigene IT-Infrastruktur, keine Serverwartung und keine manuellen Updates. Die Software ist immer auf dem aktuellen Stand, auch wenn sich zum Jahreswechsel Beitragssätze, Beitragsbemessungsgrenzen oder der Mindestlohn ändern.
Cloud-Software vs. Full-Service Outsourcing
Wichtig ist die Abgrenzung: Bei einer Cloud-Payroll-Lösung nutzen Sie die Software selbst. Sie erfassen Stammdaten, buchen Überstunden, prüfen die Abrechnung. Bei einem Full-Service-Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister die komplette Lohnabrechnung für Sie. Sie liefern die Daten, der Dienstleister erstellt die Abrechnung, meldet an Krankenkassen und Finanzamt und archiviert die Dokumente.
Beides lässt sich kombinieren: Manche Anbieter stellen eine Cloud-Plattform bereit, auf der ein externer Dienstleister die Abrechnung durchführt. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten, ohne sich um die Abrechnung selbst kümmern zu müssen.
Vorteile der Lohnabrechnung in der Cloud
Die digitale Lohnabrechnung über eine Cloud-Lösung bietet gegenüber lokaler Software eine Reihe handfester Vorteile. Diese sind besonders relevant für kleine und mittlere Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben.
Ortsunabhängiger Zugriff
Sie können die Lohnabrechnung von jedem Gerät mit Internetverbindung durchführen. Im Homeoffice, unterwegs oder an einem zweiten Standort. Das ist vor allem für Unternehmen mit verteilten Teams oder mehreren Niederlassungen ein entscheidender Vorteil. Auch der Steuerberater kann bei Bedarf direkt auf die Daten zugreifen, ohne dass Dateien per E-Mail verschickt werden müssen.
Automatische Updates bei Gesetzesänderungen
Die Lohnabrechnung in Deutschland ist die zweitkomplexeste in Europa (nach Frankreich). Jedes Jahr ändern sich Dutzende Parameter: Beitragsbemessungsgrenzen, Sozialversicherungssätze, Freibeträge, Umlageverfahren. Zum 1. Januar 2026 stieg der Mindestlohn auf 13,90 EUR pro Stunde, die Minijob-Grenze auf 603 EUR pro Monat. Cloud-Anbieter spielen solche Änderungen automatisch ein. Sie müssen kein Update herunterladen und keine Tabellen manuell anpassen.
Keine lokale IT-Infrastruktur
Kein eigener Server, keine Backup-Routinen, kein IT-Dienstleister für Wartung. Die gesamte Infrastruktur liegt beim Cloud-Anbieter. Das spart nicht nur Kosten, sondern reduziert auch das Risiko eines Datenverlusts durch defekte Festplatten oder fehlende Sicherungen.
Automatische Meldungen
Gute Cloud-Lösungen übernehmen den elektronischen Meldungsverkehr: ELStAM-Abruf (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale), SV-Meldungen an Krankenkassen, DEÜV-Meldungen und die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt. Das reduziert manuelle Fehler und spart Zeit.
Skalierbarkeit
Ihr Unternehmen wächst von 5 auf 50 Mitarbeiter? Bei einer Cloud-Lösung buchen Sie einfach zusätzliche Lizenzen. Kein Serverwechsel, keine neue Installation. Das Preismodell wächst mit.
GoBD-konforme Archivierung
Lohnabrechnungen unterliegen einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Cloud-Anbieter speichern Ihre Daten revisionssicher und GoBD-konform. Das bedeutet: unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar. Bei einer lokalen Lösung müssen Sie diese Archivierung selbst sicherstellen.
Wer die Vorteile der Lohnabrechnung online nutzen, sich aber nicht selbst um die Abrechnung kümmern möchte, findet in unserem Beitrag Lohnbuchhaltung extern vergeben einen detaillierten Überblick über die Möglichkeiten.
Ist die Lohnabrechnung in der Cloud sicher?
Die Sicherheit ist die häufigste Sorge, wenn es um Lohnabrechnung und Datenschutz geht. Zu Recht: Lohndaten enthalten Sozialversicherungsnummern, Steuerklassen, Bankverbindungen und teils Gesundheitsdaten (z. B. bei Entgeltfortzahlung). Diese Daten fallen unter die DSGVO und erfordern besonderen Schutz.
DSGVO-Anforderungen an Cloud-Lohnabrechnungen
Lohndaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Enthält die Abrechnung Informationen zu Krankentagen oder Behinderungsgraden, handelt es sich sogar um besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Dafür gelten verschärfte Schutzanforderungen.
Serverstandort: Deutschland oder EU
Ein zentrales Kriterium bei der Anbieterwahl: Wo stehen die Server? Für eine DSGVO-konforme Lohnabrechnung sollten die Daten ausschließlich in Deutschland oder innerhalb der EU verarbeitet werden. Anbieter, die Daten auf US-Servern speichern, bergen rechtliche Risiken. Fragen Sie gezielt nach dem Serverstandort und lassen Sie sich diesen vertraglich zusichern.
Zertifizierungen und Standards
Achten Sie auf folgende Zertifizierungen:
ISO 27001: Internationaler Standard für Informationssicherheitsmanagement. Weist nach, dass der Anbieter systematische Sicherheitsprozesse implementiert hat.
ISO 27018: Ergänzung speziell für den Schutz personenbezogener Daten in der Cloud.
SOC 2 Typ II: Prüfung der Sicherheitskontrollen über einen längeren Zeitraum.
Verschlüsselung
Professionelle Anbieter setzen auf doppelte Verschlüsselung:
SSL/TLS für die Datenübertragung (erkennbar am Schloss-Symbol im Browser)
AES-256 für die Speicherung der Daten auf dem Server
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Wenn ein externer Anbieter Ihre Lohndaten verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Dieser regelt, wie der Anbieter mit Ihren Daten umgeht, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen er trifft und wie im Falle einer Datenpanne verfahren wird. Ohne AVV ist die Nutzung eines Cloud-Dienstes für Lohndaten rechtswidrig.
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Schützt den Zugang auch bei gestohlenem Passwort.
Rollen- und Rechtekonzept: Nur autorisierte Personen sehen bestimmte Daten.
Audit-Trail: Jede Änderung wird protokolliert und ist nachvollziehbar.
Regelmäßige Penetrationstests: Seriöse Anbieter lassen ihre Systeme extern auf Schwachstellen prüfen.
Die gute Nachricht: Professionelle Cloud-Anbieter investieren deutlich mehr in IT-Sicherheit als die meisten mittelständischen Unternehmen es für ihre lokale Infrastruktur tun. Die Daten in der Cloud sind daher in vielen Fällen sicherer als auf dem Büro-PC.
Was kostet eine Cloud-Lohnabrechnung?
Die Frage “Was kostet eine Lohnabrechnung pro Mitarbeiter?” gehört zu den meistgestellten. Die Antwort hängt vom Anbieter, der Unternehmensgröße und dem Funktionsumfang ab.
Typisches Preismodell
Die meisten Cloud-Lösungen arbeiten mit einer Kombination aus:
Monatlicher Grundgebühr (bei einigen Anbietern enthalten)
Preis pro Mitarbeiter und Monat
Kostenvergleich der Anbieter
Anbieter | Preis ab | Zielgruppe |
|---|---|---|
Sage Business Cloud | 3,00 EUR/MA/Mo | KMU (1-250 MA) |
lexoffice Lohn | 8,00 EUR/Mo Basis | Kleinunternehmen (1-10 MA) |
PayFit | auf Anfrage | Startups, KMU |
Personio | auf Anfrage | Wachsende Unternehmen (50+ MA) |
edlohn (eurodata) | auf Anfrage | Steuerberater, KMU |
DATEV | über Steuerberater | Mit Steuerberater |
Stand: Februar 2026. Preise können je nach Funktionsumfang und Vertragslaufzeit variieren.
Kostenbeispiel: 10 Mitarbeiter
Für ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern ergeben sich monatliche Kosten zwischen 60 und 150 EUR je nach Anbieter und Funktionsumfang. Bei Anbietern wie Sage liegen die reinen Softwarekosten bei rund 30 EUR pro Monat (10 x 3 EUR). Hinzu kommen je nach Tarif Grundgebühren und Zusatzmodule.
Cloud selbst machen vs. Steuerberater
Der Kostenvergleich zeigt deutliche Unterschiede:
Cloud-Software selbst nutzen: ca. 3 bis 8 EUR pro Mitarbeiter und Monat
Abrechnung über den Steuerberater: ca. 15 bis 25 EUR pro Mitarbeiter und Monat
Der Steuerberater kostet also rund drei- bis fünfmal so viel wie die reine Softwarelösung. Allerdings übernimmt der Steuerberater auch die fachliche Verantwortung. Bei der Selbstabrechnung mit Cloud-Software tragen Sie das Risiko für Fehler selbst. Einen detaillierten Kostenvergleich finden Sie in unserem Beitrag Was kostet eine externe Lohnabrechnung?
Versteckte Kosten beachten
Achten Sie bei der Anbieterwahl auf:
Einrichtungsgebühren für die initiale Datenmigration
Kosten für Zusatzmodule (z. B. Bescheinigungswesen, digitale Personalakte)
Kosten pro Korrekturabrechnung bei einzelnen Anbietern
Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
Die Lohnabrechnung Kosten pro Mitarbeiter sind bei Cloud-Lösungen planbar und transparent. Das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber dem unkalkulierbaren Zeitaufwand bei manueller Abrechnung.
Cloud-Lohnabrechnung: Anbieter im Vergleich
Der Markt für Lohnabrechnung Software in Deutschland ist vielfältig. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Anbieter und ihre Stärken.
Detaillierter Anbietervergleich
Kriterium | Sage Business Cloud | lexoffice Lohn | DATEV LODAS/Lohn | Personio | edlohn (eurodata) | PayFit |
|---|---|---|---|---|---|---|
Preis ab | 3,00 EUR/MA/Mo | 8,00 EUR/Mo Basis | über Steuerberater | auf Anfrage | auf Anfrage | auf Anfrage |
Mitarbeiterzahl | 1-250 | 1-10 (Basis) | unbegrenzt | 50+ | unbegrenzt | 10-500 |
Cloud-nativ | Ja | Ja | Teilweise | Ja | Ja | Ja |
Steuerberater-Zugang | Ja | Ja | Standard | Ja | Ja | Ja |
SV-Meldungen | Automatisch | Automatisch | Automatisch | Automatisch | Automatisch | Automatisch |
ELStAM-Abruf | Automatisch | Automatisch | Automatisch | Automatisch | Automatisch | Automatisch |
Digitale Personalakte | Ja | Eingeschränkt | Über Zusatzmodul | Ja | Ja | Ja |
Mitarbeiter-Self-Service | Ja | Nein | Über DATEV Arbeitnehmer online | Ja | Eingeschränkt | Ja |
Baulohn | Nein | Nein | Ja | Nein | Ja | Nein |
Serverstandort DE | Ja | Ja | Ja | EU | Ja | EU |
Empfehlung nach Unternehmensgröße
1 bis 10 Mitarbeiter: lexoffice Lohn oder Sage Business Cloud bieten ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Software ist einfach zu bedienen und deckt die Grundfunktionen ab. Für kleine Unternehmen mit wenigen Abrechnungen pro Monat ist die Selbstabrechnung per Cloud-Software eine wirtschaftliche Option.
10 bis 50 Mitarbeiter: Sage Business Cloud oder edlohn bieten mehr Tiefe im Funktionsumfang. Branchenspezifische Abrechnungen (Baulohn, Schichtarbeit, Zuschläge) werden hier besser abgedeckt. Ab dieser Größe lohnt sich auch ein Blick auf professionelle Outsourcing-Dienstleister, die über eine eigene Cloud-Plattform arbeiten.
50+ Mitarbeiter: Personio, PayFit oder DATEV in Kombination mit einem Steuerberater. Ab dieser Unternehmensgröße stehen Integrationen mit HR-Systemen, Zeiterfassung und einem Mitarbeiter-Self-Service im Vordergrund. Die Komplexität der Abrechnung steigt, und Fehler werden teurer. Ein Dienstleister-Vergleich hilft bei der Orientierung.
Worauf Sie beim Vergleich achten sollten
Neben dem Preis sind folgende Kriterien entscheidend:
Branchenspezifische Funktionen: Benötigen Sie Baulohn, Kurzarbeitergeld oder branchenspezifische Zuschlagsmodelle?
Schnittstellen: Lässt sich die Software an Ihre bestehende Buchhaltung, Zeiterfassung oder HR-Software anbinden?
Support: Ist der Support auf Deutsch erreichbar? Gibt es telefonische Hilfe oder nur ein Ticketsystem?
Testphase: Bietet der Anbieter eine kostenlose Testphase an?
Mandantenfähigkeit: Relevant für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften oder Steuerberater.
Die beste Lohnsoftware gibt es nicht pauschal. Die richtige Wahl hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Branche und dem gewünschten Grad der Eigenleistung ab.
Lohnabrechnung selber machen oder auslagern?
Zwischen “alles selbst machen” und “komplett auslagern” gibt es einen Mittelweg: die Cloud-Software. Doch welche Variante passt zu Ihrem Unternehmen?
Drei Modelle im Vergleich
Kriterium | Cloud selbst (DIY) | Cloud + Steuerberater | Full-Service Outsourcing |
|---|---|---|---|
Kosten pro MA/Monat | 3-8 EUR | 15-25 EUR | 10-20 EUR |
Fachliche Verantwortung | Bei Ihnen | Beim Steuerberater | Beim Dienstleister |
Zeitaufwand intern | Hoch | Mittel | Niedrig |
Eigenes Know-how nötig | Ja, umfangreich | Grundkenntnisse | Minimal |
Zugriff auf Daten | Jederzeit | Nach Absprache | Über Portal |
Fehlerrisiko | Hoch (bei fehlender Erfahrung) | Niedrig | Niedrig |
Flexibilität | Hoch | Mittel | Abhängig vom Dienstleister |
Warum Cloud-Software allein nicht reicht
Die deutsche Lohnabrechnung gilt als die zweitkomplexeste weltweit (nach Frankreich). Über 4.000 Regelungen, Ausnahmen und Sonderfälle fließen in eine korrekte Abrechnung ein. Cloud-Software hilft bei der technischen Umsetzung. Aber sie ersetzt kein Fachwissen.
Typische Stolperfallen, die Software allein nicht abfängt:
Fehlerhafte Beurteilung von Mehrfachbeschäftigungen
Falsche Zuordnung von steuerfreien Zuschlägen
Versäumte Meldungen bei Personalwechseln
Fehlende SOKA-Bau-Meldungen im Baugewerbe
Fehlerhafte Berechnung von Entgeltfortzahlung bei Krankheit
Wann sich welche Lösung lohnt
Cloud-Software selbst nutzen: – Sie haben eine Fachkraft für Lohnabrechnung im Unternehmen – Weniger als 10 Mitarbeiter mit einfachen Abrechnungen (keine Schichtarbeit, keine Zuschläge, keine Baulohn) – Sie möchten maximale Kontrolle über alle Daten
Cloud + Steuerberater: – Kein internes Lohn-Know-how vorhanden – Sie möchten die Verantwortung für korrekte Abrechnungen abgeben – Ihr Steuerberater arbeitet bereits mit DATEV
Full-Service Outsourcing: – Ab 20 Mitarbeitern mit komplexen Abrechnungen – Mehrere Standorte oder Branchen – Sie möchten den internen Zeitaufwand minimieren – Feste Ansprechpartner sind Ihnen wichtig
Mehr dazu, wann sich das Outsourcing der Lohnabrechnung lohnt, erfahren Sie in unserem separaten Leitfaden.
Auf digitale Lohnabrechnung umstellen: So geht’s
Die Umstellung auf eine digitale Lohnabrechnung ist seit einem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts rechtssicher möglich. Das BAG entschied im Januar 2025 (Az. 9 AZR 12/24): Die digitale Zustellung der Lohnabrechnung ohne Papierausdruck ist zulässig, wenn der Arbeitnehmer zugestimmt hat.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Anforderungen definieren
Listen Sie auf, was Ihre neue Lösung können muss. Wie viele Mitarbeiter haben Sie? Welche Branchen und Tarifverträge sind relevant? Brauchen Sie Baulohn, Kurzarbeitergeld oder Pfändungsberechnungen? Diese Anforderungsliste ist die Basis für die Anbieterwahl.
Schritt 2: Anbieter auswählen und testen
Nutzen Sie kostenlose Testphasen. Prüfen Sie die Software mit realen Daten (anonymisiert). Achten Sie auf Bedienbarkeit, Meldewesen und Steuerberater-Schnittstelle. Vergleichen Sie mindestens drei Anbieter.
Schritt 3: Daten migrieren
Übertragen Sie Ihre Stammdaten (Mitarbeiterdaten, Lohnarten, Kostenstellen) in das neue System. Bei einem Wechsel zum Jahresbeginn ist die Migration am einfachsten, weil keine unterjährigen Werte übernommen werden müssen. Viele Anbieter unterstützen den Import aus DATEV oder anderen Systemen.
Schritt 4: Einwilligung der Mitarbeiter einholen
Wenn Sie die Lohnabrechnung künftig digital zustellen möchten (z. B. über ein Self-Service-Portal statt per Papier), benötigen Sie die dokumentierte Einwilligung jedes Mitarbeiters. Diese Einwilligung muss:
Freiwillig erteilt werden (kein Druck durch den Arbeitgeber)
Schriftlich dokumentiert sein
Widerrufbar sein (der Mitarbeiter kann jederzeit zurück zur Papierform)
Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter Zugang zum Portal hat und die technischen Voraussetzungen erfüllt (E-Mail-Adresse, Internetzugang).
Schritt 5: Parallellauf durchführen
Erstellen Sie die Lohnabrechnung einen bis zwei Monate parallel im alten und neuen System. Vergleichen Sie die Ergebnisse Zeile für Zeile. Erst wenn beide Systeme identische Ergebnisse liefern, schalten Sie das alte System ab.
Schritt 6: Go-Live und Nachbetreuung
Kommunizieren Sie den Wechsel an alle Beteiligten: Mitarbeiter, Steuerberater, Krankenkassen. Planen Sie in den ersten Monaten zusätzliche Zeit für Rückfragen ein. Dokumentieren Sie Abweichungen und klären Sie diese zeitnah.
Checkliste für die Umstellung
Anforderungsprofil erstellt
Mindestens 3 Anbieter verglichen
DSGVO-Konformität und Serverstandort geprüft
AVV mit dem Cloud-Anbieter abgeschlossen
Stammdaten exportiert und importiert
Mitarbeitereinwilligungen für papierlose Lohnabrechnung eingeholt
Parallellauf durchgeführt und Ergebnisse verglichen
Steuerberater-Schnittstelle eingerichtet
Archivierung der alten Daten sichergestellt (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Mitarbeiter über neues Portal informiert und geschult
Weitere Details zur digitalen Lohnabrechnung und der rechtssicheren Zustellung finden Sie in unserem Fachbeitrag.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung in der Cloud
Ist eine digitale Lohnabrechnung rechtsgültig?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat im Januar 2025 (Az. 9 AZR 12/24) entschieden, dass die digitale Zustellung der Lohnabrechnung ohne Papierausdruck rechtsgültig ist. Voraussetzung ist die dokumentierte Einwilligung des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Mitarbeiter die Abrechnung tatsächlich abrufen kann, beispielsweise über ein Self-Service-Portal.
Muss der Arbeitnehmer der digitalen Lohnabrechnung zustimmen?
Ja. Die Einwilligung muss freiwillig, schriftlich und widerrufbar sein. Der Arbeitgeber darf keinen Druck ausüben. Verweigert ein Mitarbeiter die Zustimmung, muss die Abrechnung weiterhin in Papierform zugestellt werden. Das BAG-Urteil stellt klar: Ohne Einwilligung keine digitale Zustellung.
Welche Daten dürfen in der Lohnabrechnung stehen?
Die Lohnabrechnung muss laut § 108 GewO mindestens folgende Angaben enthalten: Bruttolohn, Abzüge (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge), Nettolohn, Abrechnungszeitraum sowie den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers. Darüber hinaus dürfen nur Daten enthalten sein, die für die Abrechnung erforderlich sind. Sensible Gesundheitsdaten (z. B. Diagnosen) gehören nicht auf die Lohnabrechnung.
Wie müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?
Lohnabrechnungen und lohnsteuerlich relevante Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 41 Abs. 1 EStG). Die Aufbewahrung kann digital erfolgen, muss aber GoBD-konform sein: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und maschinell auswertbar. Cloud-Anbieter bieten in der Regel eine integrierte Archivierung, die diese Anforderungen erfüllt. Bei Papierunterlagen, die digitalisiert werden, gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Digitalisierung.
Wer darf die Lohnabrechnung einsehen?
Zugang zur Lohnabrechnung haben nur Personen, die diesen für ihre Aufgaben benötigen: die Lohnbuchhaltung, die Geschäftsführung (soweit erforderlich) und der betroffene Mitarbeiter selbst. Bei externer Abrechnung hat auch der Dienstleister Zugang, abgesichert durch den AVV. Betriebsräte haben kein generelles Einsichtsrecht in individuelle Lohnabrechnungen, sondern nur in anonymisierte Übersichten.
Ist Outsourcing der Lohnabrechnung DSGVO-konform?
Ja, wenn die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Der Dienstleister muss einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen abschließen. Darin werden technische und organisatorische Maßnahmen, Weisungsrechte und Löschpflichten geregelt. Der Serverstandort muss in Deutschland oder der EU liegen. Mehr zur DSGVO-konformen Auslagerung lesen Sie in unserem Beitrag Lohnbuchhaltung extern vergeben.
Was muss ich bei der Auslagerung beachten?
Die wichtigsten Punkte: Prüfen Sie den AVV sorgfältig. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in Deutschland oder der EU verarbeitet werden. Klären Sie, wer für Fehler haftet. Vereinbaren Sie klare Fristen für die monatliche Abrechnung und den Meldungsversand. Legen Sie fest, wie Daten bei Vertragsende zurückgegeben oder gelöscht werden. Ein ausführlicher Kriterienkatalog findet sich in unserem Dienstleister-Vergleich.
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