Zuletzt aktualisiert: Februar 2026
Eine der ersten Fragen, wenn Unternehmen über Outsourcing nachdenken: Was kostet eine externe Lohnabrechnung eigentlich? Die Antwort ist nicht ganz einfach, denn die Kosten hängen von vielen Faktoren ab.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Preismodelle es gibt, was im Preis enthalten ist, welche Zusatzkosten anfallen können und wie sich externe Abrechnung im Vergleich zur internen Lösung rechnet.
Wie viel kostet eine externe Lohnabrechnung?
Die kurze Antwort: Zwischen 10 und 25 EUR pro Mitarbeiter und Monat. Die lange Antwort ist differenzierter.
Typische Preisspannen nach Anbietertyp
|
Anbietertyp |
Kosten pro Mitarbeiter/Monat |
Typische Zielgruppe |
|---|---|---|
|
Lohnbüro |
10 bis 20 EUR |
Standardfälle, wenig Komplexität |
|
Steuerberater |
20 bis 35 EUR |
Kleine Unternehmen |
|
Full-Service-Anbieter |
15 bis 25 EUR |
Mittelstand, komplexe Anforderungen, Branchen mit Sonderregelungen |
Die gängigen Preismodelle
Preismodell 1: Pro Mitarbeiter pro Monat
Das mit Abstand häufigste Modell. Sie zahlen einen festen Betrag für jeden Mitarbeiter, der abgerechnet wird.
Typische Staffelung:
|
Mitarbeiterzahl |
Preis pro MA/Monat |
|---|---|
|
1 bis 20 |
20 bis 30 EUR |
|
21 bis 50 |
15 bis 25 EUR |
|
51 bis 100 |
12 bis 20 EUR |
|
101 bis 200 |
10 bis 18 EUR |
|
ab 201 |
8 bis 15 EUR |
Preismodell 2: Monatliche Pauschale
Manche Anbieter bieten Festpreise unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Das kann attraktiv sein, birgt aber Risiken bei Wachstum oder Schrumpfung.
Preismodell 3: Nach Aufwand (Stundensatz)
Eher selten für die laufende Abrechnung, typische Stundensätze: 50 bis 100 EUR. Häufig bei Sonderprojekten oder komplexen Übergangsphasen.
Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?
Steuerberater rechnen nach der Steuerberater-Vergütungsverordnung (StBVV) ab. Typischerweise 20 bis 35 EUR pro Mitarbeiter und Monat.
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Aspekt |
Steuerberater |
Spezialisierter Anbieter |
|---|---|---|
|
Kosten pro MA |
20 bis 35 EUR |
10 bis 25 EUR |
|
Fokus |
Nebentätigkeit |
Kerngeschäft |
|
Erreichbarkeit |
Kanzleizeiten |
Oft erweitert |
|
Digitale Tools |
Unterschiedlich |
Modern |
Was ist im Preis enthalten?
Standardleistungen (meist inklusive)
-
Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung
-
Sozialversicherungsmeldungen (DEUEV)
-
ELStAM-Abruf
-
Lohnjournal und Buchungsbelege
-
Standardbescheinigungen
-
Jahresabschlussarbeiten
-
Fester Ansprechpartner
-
Unterstützung bei Betriebsprüfungen
Was kostet extra?
|
Zusatzleistung |
Typische Kosten |
|---|---|
|
Pfändungsberechnung |
15 bis 30 EUR pro Fall/Monat |
|
Insolvenzgeldantrag |
50 bis 150 EUR pro Fall |
|
Retroaktive Korrekturen |
Nach Aufwand |
|
Schnittstellen-Entwicklung |
Einmalig 500 bis 2.000 EUR |
|
Baulohn-Zuschlag |
5 bis 15 EUR pro MA zusätzlich |
Kostenvergleich: Intern vs. Extern
Kostenrechnung für 100 Mitarbeitende
Externe Abrechnung: ca. 19.200 EUR pro Jahr
Interne Abrechnung: ca. 36.000 EUR pro Jahr
Ersparnis durch Outsourcing: ca. 17.000 EUR pro Jahr
Ab welcher Größe lohnt sich Outsourcing?
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Mitarbeiterzahl |
Empfehlung |
|---|---|
|
1 bis 10 |
Software oder Steuerberater |
|
11 bis 30 |
Steuerberater oder günstiges Lohnbüro |
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31 bis 100 |
Spezialisierter Anbieter meist wirtschaftlicher |
|
101 bis 300 |
Full-Service-Anbieter mit Schnittstellen |
Versteckte Kosten bei der internen Abrechnung
-
Zeitaufwand: 45 bis 90 Minuten pro Mitarbeiter pro Monat (nicht nur 30 Minuten für die reine Abrechnung)
-
Opportunitätskosten: Zeit fehlt für Recruiting, Mitarbeiterentwicklung
-
Fehlerkosten: Nachzahlungen, Bußgelder bis 25.000 EUR
-
Ausfallrisiko: Vertretung muss organisiert werden
-
Software und Updates: 1.000 bis 5.000 EUR pro Jahr
Häufige Fragen zu den Kosten
Was kostet eine Lohnabrechnung für einen Mitarbeiter?
Bei externer Abrechnung typischerweise 10 bis 25 EUR pro Monat. Bei internen Lösungen liegen die Vollkosten oft bei 25 bis 50 EUR pro Mitarbeiter und Monat.
Wie viel kostet Lohnabrechnungssoftware?
Einstiegslösungen: 15 bis 50 EUR/Monat. Mittelstandslösungen: 50 bis 200 EUR/Monat. Enterprise: ab 500 EUR/Monat.
Lohnt sich Outsourcing auch für kleine Unternehmen?
Ja. Der Steuerberater ist oft die praktischste Lösung. Ab 10 bis 15 Mitarbeitenden wird ein spezialisiertes Lohnbüro interessant.
Wie kann ich die Kosten senken?
Digitale Prozesse nutzen, saubere Stammdaten liefern, Verträge standardisieren und langfristige Partnerschaften eingehen.
Fazit: Kosten im Kontext betrachten
Die Kosten für externe Lohnabrechnung liegen typischerweise zwischen 10 und 2 EUR pro Mitarbeiter und Monat. Bei 100 Mitarbeitenden spart Outsourcing oft ca. 17.000 EUR pro Jahr gegenüber der internen Lösung.
Hinzu kommen Vorteile, die sich nicht direkt in Euro messen lassen: Rechtssicherheit, Ausfallschutz, moderne Prozesse und Zeit für wichtigere Aufgaben.
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