Lohnabrechnung erstellen lassen: So finden Sie den richtigen Partner

Zuletzt aktualisiert: Februar 2026

Der erste Mitarbeiter ist eingestellt, der Arbeitsvertrag unterschrieben. Und jetzt? Die Lohnabrechnung muss her. Für viele Unternehmer und HR-Verantwortliche stellt sich dann die Frage: Selbst machen oder erstellen lassen?

Die Antwort hängt von vielen Faktoren ab. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Optionen Sie haben, wenn Sie Ihre Lohnabrechnung erstellen lassen möchten, welche Kriterien bei der Partnerwahl entscheidend sind und wie der Wechsel zu einem Dienstleister abläuft.

Wer darf Lohnabrechnungen erstellen?

Bevor wir über die Optionen sprechen, eine wichtige Grundlage: Lohnabrechnungen darf grundsätzlich jeder erstellen, der über die entsprechende Fachkenntnis verfügt. Anders als bei der Steuerberatung handelt es sich nicht um eine geschützte Tätigkeit.

Das bedeutet:

• Sie selbst können die Lohnabrechnung intern durchführen

• Steuerberater bieten Lohnbuchhaltung als Dienstleistung an

• Spezialisierte Lohnbüros fokussieren sich ausschließlich auf Entgeltabrechnung

• Full-Service-Anbieter kombinieren Abrechnung mit digitalen Tools und persönlicher Betreuung

Die Frage ist nicht, wer es darf, sondern wer es am besten für Ihr Unternehmen macht.

Wer kümmert sich um die Lohnabrechnung?

In deutschen Unternehmen gibt es verschiedene Konstellationen:

Kleine Unternehmen (bis 20 Mitarbeitende)

Hier übernimmt oft der Geschäftsführer selbst, die Buchhaltung oder ein externer Steuerberater die Lohnabrechnung. Die Komplexität ist meist überschaubar, aber der Zeitaufwand unterschätzt.

Mittelständische Unternehmen (20 bis 500 Mitarbeitende)

Ab dieser Größe gibt es häufig eine dedizierte Person in der HR-Abteilung oder ein externes Lohnbüro. Die Anforderungen steigen: Schichtmodelle, verschiedene Vertragsarten, Tarifbindungen.

Große Unternehmen (ab 500 Mitarbeitende)

Eigene Lohnabteilungen mit mehreren Mitarbeitenden oder spezialisierte Outsourcing-Partner übernehmen die Abrechnung. Hier geht es um Skalierung und Prozesseffizienz.

Für mittelständische Unternehmen ist die Entscheidung am schwierigsten: Intern aufbauen oder extern vergeben? Die folgenden Optionen helfen bei der Orientierung.

Diese Optionen haben Sie

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung erstellen lassen möchten, stehen Ihnen drei Hauptwege offen.

Option 1: Steuerberater

Der klassische Weg für kleine Unternehmen. Ihr Steuerberater, der ohnehin die Buchhaltung macht, übernimmt auch die Lohnabrechnung.

Vorteile:

• Alles aus einer Hand (Buchhaltung und Lohn)

• Bestehende Geschäftsbeziehung

• Für kleine Teams mit einfacher Struktur ausreichend

Nachteile:

• Lohnabrechnung ist Nebengeschäft, nicht Kernkompetenz

• Oft eingeschränkte Erreichbarkeit

• Wechselnde Sachbearbeiter in größeren Kanzleien

• Digitale Tools nicht immer auf dem neuesten Stand

Kosten: Typischerweise 20 bis 35 EUR pro Mitarbeiter und Monat nach Steuerberater-Vergütungsverordnung (StBVV).

Geeignet für: Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden und einfacher Lohnstruktur.

Option 2: Spezialisiertes Lohnbüro

Ein Lohnbüro konzentriert sich ausschließlich auf Entgeltabrechnung. Das bringt Spezialisierung, aber nicht unbedingt alle Services.

Vorteile:

• Fokus auf Lohnabrechnung

• Oft günstiger als Steuerberater

• Schnellere Bearbeitung durch Spezialisierung

Nachteile:

• Manchmal nur Basisleistungen

• Weniger individuelle Betreuung

• Integration mit anderen Systemen nicht immer möglich

Kosten: 10 bis 20 EUR pro Mitarbeiter und Monat, je nach Leistungsumfang.

Geeignet für: Unternehmen mit Standardanforderungen, die vor allem Kosten sparen möchten.

Option 3: Full-Service-Anbieter

Full-Service bedeutet: Lohnabrechnung plus digitale Prozesse, Schnittstellen zu Ihrer HR-Software, persönliche Betreuung und proaktive Information über Gesetzesänderungen.

Vorteile:

• Fester Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen kennt

• Moderne digitale Tools und Upload-Portale

• Schnittstellen zu Zeiterfassung und HR-Systemen

• Digitale Lohndokumente für Mitarbeitende

• Proaktive Unterstützung bei Gesetzesänderungen

• Branchenspezifische Expertise (Baulohn, Pflege, öffentlicher Dienst)

Nachteile:

• Höhere Kosten als reine Lohnbüros

• Nicht nötig für sehr kleine Unternehmen mit einfacher Struktur

Kosten: 15 bis 25 EUR pro Mitarbeiter und Monat, abhängig von Komplexität und Leistungsumfang.

Geeignet für: Mittelständische Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden, komplexen Anforderungen oder dem Wunsch nach digitalen Prozessen.

Vergleichstabelle

Kriterium	Steuerberater	Lohnbüro	Full-Service
Fokus	Nebentätigkeit	Kerngeschäft	Kerngeschäft plus Services
Kosten pro MA	20 bis 35 EUR	10 bis 20 EUR	15 bis 25 EUR
Fester Ansprechpartner	Selten	Manchmal	Ja
Digitale Tools	Unterschiedlich	Basis	Umfassend
Schnittstellen	Eingeschränkt	Eingeschränkt	Flexibel
Branchenexpertise	Generalistisch	Teilweise	Oft spezialisiert
Reaktionszeit	Langsam bis mittel	Mittel	Schnell

Wie viel kostet es, eine Lohnabrechnung zu erstellen?

Die Kosten hängen von mehreren Faktoren ab:

Einflussfaktoren auf die Kosten

Anzahl der Mitarbeitenden: Das wichtigste Kriterium. Mehr Mitarbeitende bedeuten mehr Abrechnungen.

Komplexität: Schichtmodelle, Zuschläge, Pfändungen, Baulohn oder besondere Tarifverträge erhöhen den Aufwand.

Leistungsumfang: Basisabrechnung kostet weniger als Full-Service mit persönlicher Betreuung und digitalen Tools.

Branche: Manche Branchen (Bau, Pflege, Gastronomie, öffentlicher Dienst) haben Sonderregelungen, die Expertise erfordern.

Konkrete Kostenbeispiele

Unternehmensgröße	Steuerberater	Lohnbüro	Full-Service
10 Mitarbeitende	200 bis 350 EUR/Monat	100 bis 200 EUR/Monat	150 bis 250 EUR/Monat
50 Mitarbeitende	1.000 bis 1.750 EUR/Monat	500 bis 1.000 EUR/Monat	750 bis 1.250 EUR/Monat
100 Mitarbeitende	2.000 bis 3.500 EUR/Monat	1.000 bis 2.000 EUR/Monat	1.500 bis 2.500 EUR/Monat

Versteckte Kosten bei interner Abrechnung

Wer selbst abrechnet, unterschätzt oft die wahren Kosten:

• Arbeitszeit der verantwortlichen Person (30 bis 60 Minuten pro Mitarbeiter pro Monat)

• Softwarelizenzen und Updates

• Schulungen und Weiterbildung

• Vertretungskosten bei Ausfall

• Fehlerkosten (Nachzahlungen, Bußgelder)

Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden, das intern abrechnet, bindet dafür mindestens eine halbe Vollzeitstelle. Mit Gehalt, Nebenkosten, Software und Schulungen kommt man schnell auf 30.000 bis 40.000 EUR pro Jahr, plus Risiko.

5 Kriterien für die Auswahl des richtigen Partners

Nicht jeder Anbieter passt zu jedem Unternehmen. Diese fünf Kriterien helfen bei der Entscheidung.

1. Branchenerfahrung

Fragen Sie konkret: Hat der Anbieter Erfahrung mit Ihrer Branche? Baulohn, Pflege, Gastronomie oder öffentlicher Dienst haben jeweils eigene Regelwerke. Ein Generalist kann überfordert sein.

Prüffrage: Können Sie mir Referenzkunden aus meiner Branche nennen?

2. Persönlicher Ansprechpartner

Der größte Unterschied zwischen Anbietern liegt oft in der Betreuung. Ein fester Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen kennt, spart Zeit und verhindert Fehler.

Prüffrage: Wer ist mein fester Ansprechpartner und wie ist die Vertretungsregelung?

3. Digitale Prozesse und Schnittstellen

Moderne Lohnabrechnung ist digital. Upload-Portale für Stammdaten, Schnittstellen zur Zeiterfassung und Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende sparen Zeit.

Prüffrage: Welche digitalen Tools bieten Sie an? Können Sie an unsere Zeiterfassung anbinden?

4. Reaktionszeit und Erreichbarkeit

In der Lohnabrechnung sind manchmal schnelle Entscheidungen nötig. Klären Sie, wie schnell Sie Antworten erhalten und wann der Anbieter erreichbar ist.

Prüffrage: Wie lange dauert es typischerweise, bis ich eine Antwort auf meine Fragen erhalte?

5. Transparente Preisgestaltung

Versteckte Kosten sind ärgerlich. Klären Sie vorab, was im Grundpreis enthalten ist und was extra berechnet wird.

Prüffrage: Was genau ist im monatlichen Preis enthalten? Welche Leistungen kosten zusätzlich?

Der Wechselprozess: So läuft die Übergabe ab

Der Wechsel zu einem neuen Dienstleister klingt aufwendig, ist aber mit guter Vorbereitung unkompliziert.

Phase 1: Vorbereitung (2 bis 4 Wochen vor Start)

• Kündigungsfristen beim bisherigen Anbieter prüfen

• Firmenstammdaten zusammenstellen

• Personalstammdaten aller Mitarbeitenden exportieren

• Lohnkonten und Vorjahreswerte anfordern

• Arbeitsverträge und Sondervereinbarungen bereitstellen

Phase 2: Datenübernahme (2 bis 4 Wochen)

• Der neue Dienstleister prüft und importiert alle Daten

• Schnittstellen zu Zeiterfassung und HR-Software werden eingerichtet

• Testläufe und Plausibilitätsprüfungen

• Bei komplexen Fällen: Parallelbetrieb für einen Monat

Phase 3: Produktivstart

• Erste echte Abrechnung durch den neuen Partner

• Intensive Begleitung in den ersten Monaten

• Feinabstimmung der Prozesse

Typische Stolpersteine

Unvollständige Daten: Fehlende Vorjahreswerte oder Stammdaten verzögern den Wechsel. Fordern Sie alles frühzeitig an.

Zu kurze Übergabezeit: Planen Sie mindestens 4 bis 6 Wochen für die Übergabe ein. Unter Zeitdruck passieren Fehler.

Fehlende Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über den Wechsel, besonders wenn sich die Abrechnungsdokumente ändern.

Häufige Fragen

Kann man eine Lohnabrechnung selbst machen?

Ja, mit entsprechender Software (DATEV, Lexware, Sage, ADDISON) können Sie die Lohnabrechnung intern durchführen. Voraussetzung ist fundiertes Fachwissen in Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sowie Zeit für die monatliche Abrechnung und kontinuierliche Weiterbildung.

Wo kann ich eine Lohnabrechnung selbst erstellen?

Verschiedene Softwareanbieter ermöglichen die interne Lohnabrechnung. Bekannte Lösungen sind DATEV (über Steuerberater), Lexware, Sage und ADDISON. Viele bieten auch Cloud-Versionen an. Beachten Sie: Die Software ist nur das Werkzeug. Sie benötigen trotzdem Fachwissen für die korrekte Abrechnung.

Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Steuerberater rechnen nach der Steuerberater-Vergütungsverordnung (StBVV) ab. Typisch sind 20 bis 5 EUR pro Mitarbeiter und Monat für die laufende Lohnbuchhaltung. Hinzu kommen Kosten für Sonderfälle, Jahresabschlussarbeiten und besondere Bescheinigungen.

Wann lohnt sich ein spezialisierter Dienstleister statt Steuerberater?

Ein Wechsel lohnt sich, wenn: Ihr Unternehmen wächst und die Komplexität steigt, Sie schnellere Reaktionszeiten benötigen, Ihr Steuerberater keine Branchenexpertise hat, Sie moderne digitale Prozesse möchten oder Sie einen festen Ansprechpartner wünschen.

Wie lange dauert der Wechsel zu einem neuen Anbieter?

Typischerweise 4 bis 8 Wochen, je nach Unternehmensgröße und Komplexität. Bei guter Vorbereitung und vollständigen Daten geht es schneller. Komplexe Fälle mit vielen Schnittstellen oder Branchenbesonderheiten können länger dauern.

Was passiert mit meinen Daten beim Wechsel?

Alle Stammdaten, Lohnkonten und Vorjahreswerte werden vom bisherigen Anbieter angefordert und an den neuen Partner übertragen. Die Datenübergabe erfolgt in standardisierten Formaten. Ihre Abrechnungshistorie bleibt erhalten.

Fazit: Den richtigen Partner finden

Die Entscheidung, die Lohnabrechnung erstellen zu lassen, ist der erste Schritt. Der zweite ist die Wahl des richtigen Partners. Zusammengefasst:

• Steuerberater eignen sich für kleine Unternehmen mit einfacher Struktur

• Lohnbüros bieten günstige Basisleistungen für Standardfälle

• Full-Service-Anbieter kombinieren Expertise mit digitalen Prozessen und persönlicher Betreuung

Achten Sie bei der Auswahl auf Branchenerfahrung, persönliche Ansprechpartner, digitale Tools, Reaktionszeiten und transparente Preise. Ein guter Partner entlastet Sie nicht nur monatlich, sondern denkt mit und informiert Sie proaktiv über relevante Änderungen.

Sprechen Sie mit unseren Experten. Mit über 35 Jahren Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt LohnDialog mittelständische Unternehmen bei allen Fragen rund um die Entgeltabrechnung. Als Familienunternehmen in zweiter Generation verbinden wir persönliche Betreuung mit modernen digitalen Prozessen.

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