Lohnabrechnung kurzfristige Beschäftigung: Das müssen Arbeitgeber beachten

Ihre Saisonkraft fängt nächste Woche an. Die Vertretung ist nur für sechs Wochen eingeplant. In der Lohnbuchhaltung stellt sich die Frage: Wie wird das korrekt abgerechnet? Die Lohnabrechnung kurzfristige Beschäftigung unterscheidet sich grundlegend von der klassischen Abrechnung eines sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnisses. Keine SV-Beiträge, besondere Steueroptionen, strenge Zeitgrenzen und eine verpflichtende Meldung bei der Minijob-Zentrale.

Fehler bei der Abrechnung können teuer werden. Wer die Berufsmäßigkeit nicht prüft oder die 70-Tage-Grenze überschreitet, riskiert Nachforderungen bei der nächsten Betriebsprüfung. Dieser Leitfaden erklärt alle Regeln, zeigt zwei vollständige Praxisbeispiele und benennt die häufigsten Fehlerquellen. So stellen Sie sicher, dass Ihre kurzfristigen Beschäftigungen von Anfang an korrekt abgerechnet werden.

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn ein Arbeitsverhältnis von vornherein auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres befristet ist. Die gesetzliche Grundlage bildet § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV. Im Gegensatz zum geringfügig entlohnten Minijob gibt es bei der kurzfristigen Beschäftigung keine Verdienstgrenze. Die Vergütung kann also auch deutlich über 603 EUR pro Monat liegen.

Entscheidend ist, dass die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Eine Erntehelferin, die vier Wochen in einem landwirtschaftlichen Betrieb arbeitet und ansonsten als Studentin eingeschrieben ist, erfüllt diese Voraussetzung. Ein Arbeitsuchender, der die gleiche Tätigkeit als Haupteinkommensquelle nutzt, hingegen nicht. Die Berufsmäßigkeit ist das zentrale Prüfkriterium und der häufigste Stolperstein in der Praxis.

Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede zwischen einem geringfügig entlohnten Minijob und einer kurzfristigen Beschäftigung:

• 3 Monate: Diese Grenze gilt, wenn die Beschäftigung an mindestens 5 Tagen pro Woche ausgeübt wird.

• 70 Arbeitstage: Diese Grenze gilt, wenn die Beschäftigung an weniger als 5 Tagen pro Woche ausgeübt wird.

Wichtig: Alle kurzfristigen Beschäftigungen innerhalb eines Kalenderjahres werden zusammengerechnet. Das gilt sowohl für Tätigkeiten beim selben Arbeitgeber als auch bei verschiedenen Arbeitgebern. Wer im Januar bereits 40 Arbeitstage kurzfristig beschäftigt war, kann im Sommer nur noch maximal 30 weitere Arbeitstage kurzfristig arbeiten.

Seit dem 01.01.2026 gelten für kurzfristige Beschäftigungen in der Landwirtschaft erweiterte Zeitgrenzen: maximal 15 Wochen oder 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr. Diese Regelung trägt dem saisonalen Charakter landwirtschaftlicher Tätigkeiten Rechnung, etwa bei Ernte, Spargel- oder Weinlese. Die übrigen Voraussetzungen (Befristung, keine Berufsmäßigkeit) bleiben unverändert.

Die Prüfung der Berufsmäßigkeit entscheidet darüber, ob eine kurzfristige Beschäftigung überhaupt möglich ist. Die Grundregel: Eine Beschäftigung gilt als berufsmäßig, wenn sie für die betreffende Person nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist.

Nicht berufsmäßig (kurzfristige Beschäftigung möglich):

• Arbeitnehmer mit einer bestehenden sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung

• Studenten in einem ordentlichen Studium (Vollzeitstudium)

• Schülerinnen und Schüler

• Rentner mit Bezug einer Vollrente wegen Alters

• Hausfrauen und Hausmänner ohne Leistungsbezug

Berufsmäßig (keine kurzfristige Beschäftigung möglich):

• Personen mit Bezug von Arbeitslosengeld I

• Arbeitssuchend gemeldet ohne Leistungsbezug, wenn das Entgelt 603 EUR pro Monat übersteigt

• Personen, die die Beschäftigung als Haupteinkommensquelle nutzen

• Berufsanfänger zwischen Ausbildungsende und nächster Beschäftigung (unter bestimmten Umständen)

Auch wenn keine SV-Beiträge anfallen, ist der Arbeitgeber zur Zahlung von Umlagen verpflichtet. Diese werden an die Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) abgeführt. Die aktuellen Sätze für 2026:

Beachten Sie: Die U1-Umlage entfällt, wenn die kurzfristige Beschäftigung auf maximal vier Wochen befristet ist. Bei einer Messeaushilfe, die nur fünf Tage arbeitet, fällt also keine U1 an. Bei einer Saisonkraft mit sechs Wochen Einsatz wird die U1 hingegen fällig.

Die Gesamtbelastung des Arbeitgebers durch Umlagen beträgt bei einer Beschäftigung über vier Wochen also 1,17% des Bruttoentgelts. Im Vergleich zu den pauschalen SV-Beiträgen eines 603-EUR-Minijobs (rund 28% Arbeitgeberanteil) ist das ein erheblicher Kostenvorteil.

Bei der Versteuerung einer kurzfristigen Beschäftigung stehen zwei Optionen zur Verfügung: der individuelle Lohnsteuerabzug nach ELStAM oder die Pauschalversteuerung mit 25%. Die Wahl beeinflusst die Kosten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erheblich.

Beim ELStAM-Verfahren wird die Lohnsteuer nach den persönlichen Steuermerkmalen des Arbeitnehmers berechnet. Der Arbeitgeber ruft die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Freibeträge, Kirchensteuermerkmal) beim Finanzamt ab und berechnet die Lohnsteuer individuell.

Die optimale Wahl hängt von den individuellen Umständen ab:

ELStAM ist oft günstiger bei:

• Steuerklasse I oder II, weil der Grundfreibetrag genutzt wird und bei niedrigem Verdienst kaum oder keine Lohnsteuer anfällt.

• Beschäftigungen mit mehr als 18 Arbeitstagen, weil die Pauschalierung dann nicht zulässig ist.

• Stundenlöhnen über 19 EUR oder Tageslöhnen über 150 EUR, weil die Pauschalierung ausgeschlossen ist.

Pauschalsteuer 25% ist fast immer günstiger bei:

• Steuerklasse VI, weil hier der individuelle Lohnsteuerabzug bereits ab dem ersten Euro greift.

• Kurzen Einsätzen (z. B. Messeaushilfe, Inventur) mit bis zu 18 Arbeitstagen.

• Arbeitnehmern, für die kein ELStAM-Abruf möglich oder gewünscht ist.

In der Praxis lohnt sich eine kurze Vergleichsrechnung vor Beginn der Beschäftigung. So vermeiden Sie, dass der Arbeitgeber unnötig hohe Pauschalsteuern trägt oder der Arbeitnehmer durch ungünstige Steuerklassen belastet wird.

Zwei vollständige Praxisbeispiele zeigen, wie die Lohnabrechnung kurzfristige Beschäftigung in der Praxis aussieht. Das erste Beispiel verwendet den individuellen Lohnsteuerabzug, das zweite die Pauschalversteuerung.

Hinweis: Die U1 fällt hier an, weil die Beschäftigung vier Wochen dauert und damit die Vier-Wochen-Grenze erreicht. Wäre die Beschäftigung auf drei Wochen befristet, würde die U1 entfallen. Die Gesamtbelastung des Arbeitgebers liegt bei nur 1,17% über dem Bruttolohn. Im Vergleich zu einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung mit rund 20% Arbeitgeberanteil ist das ein deutlicher Vorteil.

Wenn Sie die Lohnabrechnung kontrollieren möchten, achten Sie besonders auf den korrekten Personengruppenschlüssel 110 und den Beitragsgruppenschlüssel 0000.

Szenario: Eine Messeaushilfe wird für fünf Tage auf einer Fachmesse eingesetzt. Sie arbeitet 8 Stunden pro Tag und erhält 15 EUR pro Stunde (120 EUR pro Tag). Die Beschäftigung ist gelegentlich und kehrt nicht regelmäßig wieder.

Prüfung der Pauschalsteuer-Voraussetzungen:

1. Gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend: Ja.

2. Maximal 18 zusammenhängende Arbeitstage: Ja (5 Tage).

3. Durchschnittlicher Arbeitslohn maximal 150 EUR/Tag: Ja (120 EUR/Tag).

4. Stundenlohn maximal 19 EUR: Ja (15,00 EUR/Stunde).

Alle vier Voraussetzungen sind erfüllt. Die Pauschalversteuerung ist zulässig.

Berechnung:

Arbeitgeberkosten:

Der Arbeitgeber muss folgende Meldungen erstatten:

• Anmeldung: Zu Beginn der Beschäftigung mit Personengruppenschlüssel 110 und Beitragsgruppenschlüssel 0000.

• Abmeldung: Bei Ende der Beschäftigung.

• Jahresmeldung: Bei Beschäftigungen, die über den Jahreswechsel hinausgehen.

Seit dem 01.01.2022 muss bei der Anmeldung der Versicherungsstatus des Arbeitnehmers angegeben werden. Damit prüft die Minijob-Zentrale, ob die Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung vorliegen.

Nach der Anmeldung liefert die Minijob-Zentrale eine Rückmeldung über Vorbeschäftigungszeiten. Diese Rückmeldung zeigt, ob und wie viele Tage der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bereits kurzfristig beschäftigt war. Diese Information ist entscheidend, um die Einhaltung der 70-Tage-Grenze sicherzustellen.

Praxistipp: Warten Sie nicht auf die Rückmeldung der Minijob-Zentrale, bevor Sie die Beschäftigung beginnen. Lassen Sie sich vom Arbeitnehmer zusätzlich eine schriftliche Erklärung über Vorbeschäftigungen im laufenden Kalenderjahr geben. So haben Sie sofort Klarheit und können bei der Rückmeldung abgleichen.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Arbeitnehmer eine kurzfristige Beschäftigung neben einem anderen Arbeitsverhältnis ausüben. Die Frage der Zusammenrechnung ist dabei entscheidend.

Deshalb ist die Rückmeldung der Minijob-Zentrale über Vorbeschäftigungszeiten so wichtig. Sie schützt den Arbeitgeber vor unbeabsichtigten Überschreitungen.

Die Abrechnung kurzfristiger Beschäftigungen birgt einige typische Fehlerquellen. Diese fünf Fehler begegnen Prüfern der Deutschen Rentenversicherung besonders häufig.

Der häufigste und teuerste Fehler: Der Arbeitgeber prüft die Berufsmäßigkeit nicht oder dokumentiert die Prüfung nicht. Bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung wird die kurzfristige Beschäftigung dann rückwirkend als sozialversicherungspflichtig eingestuft. Die Folge: Nachforderung sämtlicher SV-Beiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) zuzüglich Säumniszuschläge. Lassen Sie sich vom Arbeitnehmer immer eine schriftliche Erklärung zum Erwerbsstatus geben und bewahren Sie diese bei den Lohnunterlagen auf.

Die 70-Tage-Grenze gilt über alle Arbeitgeber hinweg. Wer nur die eigenen Beschäftigungszeiten betrachtet, übersieht möglicherweise, dass der Arbeitnehmer bereits bei einem anderen Arbeitgeber kurzfristig beschäftigt war. Das Ergebnis: Überschreitung der Zeitgrenze und rückwirkende Sozialversicherungspflicht. Nutzen Sie die Rückmeldung der Minijob-Zentrale und die schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers zur Absicherung.

Die Pauschalversteuerung mit 25% ist nur unter den vier genannten Voraussetzungen zulässig. Wird eine davon nicht erfüllt (z. B. Tageslohn über 150 EUR oder Beschäftigung über 18 Arbeitstage), ist die Pauschalierung unzulässig. Der Arbeitgeber muss dann auf den individuellen Lohnsteuerabzug nach ELStAM umstellen. Wird dieser Fehler erst bei einer Lohnsteuerprüfung entdeckt, drohen Nachforderungen.

Nein. Im Gegensatz zum 603-EUR-Minijob gibt es bei der kurzfristigen Beschäftigung keine Verdienstgrenze. Die Vergütung kann beliebig hoch sein. Entscheidend sind ausschließlich die Zeitgrenzen (3 Monate oder 70 Arbeitstage) und die Verneinung der Berufsmäßigkeit. Allerdings muss für die Pauschalversteuerung mit 25% der Tageslohn maximal 150 EUR und der Stundenlohn maximal 19 EUR betragen. Wird mehr verdient, ist nur der individuelle Lohnsteuerabzug nach ELStAM möglich.

Die wichtigsten Änderungen für 2026: Die Minijob-Grenze steigt auf 603 EUR pro Monat (vorher 556 EUR), wodurch sich auch die Berufsmäßigkeitsprüfung bei Arbeitssuchenden ohne Leistungsbezug verschiebt. Die U1-Umlage sinkt von 1,10% auf 0,80%. In der Landwirtschaft gelten erweiterte Zeitgrenzen von 90 Arbeitstagen bzw. 15 Wochen. Der Mindestlohn steigt auf 13,90 EUR pro Stunde.

Wird die 70-Tage-Grenze (oder 3-Monats-Grenze) überschritten, liegt ab dem ersten Tag der Beschäftigung eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vor. Das gilt rückwirkend. Der Arbeitgeber muss die SV-Beiträge nachzahlen, und zwar sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil. Säumniszuschläge kommen hinzu. Die Abmeldung bei der Minijob-Zentrale und die Ummeldung zur zuständigen Krankenkasse sind ebenfalls erforderlich.

Ja, grundsätzlich schon. Wer Arbeitslosengeld I bezieht, gilt als berufsmäßig beschäftigt. Eine kurzfristige Beschäftigung ist dann nicht möglich. Gleiches gilt für Personen, die arbeitssuchend gemeldet sind und keinen Leistungsbezug haben, wenn das monatliche Entgelt aus der Beschäftigung 603 EUR übersteigt. In diesen Fällen muss die Beschäftigung als sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis oder als 603-EUR-Minijob abgerechnet werden.

Die Lohnabrechnung kurzfristiger Beschäftigung erfordert Sorgfalt bei der Prüfung der Voraussetzungen und Präzision bei der Umsetzung. Die Berufsmäßigkeit muss vor Beginn der Beschäftigung geprüft und dokumentiert werden. Die Zeitgrenzen müssen über alle Arbeitgeber hinweg eingehalten werden. Die Entscheidung zwischen ELStAM und Pauschalsteuer sollte bewusst getroffen werden, nicht aus Gewohnheit.

Wer kurzfristige Beschäftigungen regelmäßig einsetzt, etwa im Eventbereich, in der Gastronomie oder in der Landwirtschaft, profitiert von standardisierten Prozessen. Dazu gehören ein Fragebogen zur Berufsmäßigkeit, die systematische Auswertung der Rückmeldungen der Minijob-Zentrale und klare Vorgaben für die Steuerbehandlung.

Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Lohndienstleister schafft zusätzliche Sicherheit. Gerade bei der Abrechnung von Nachtschichtzuschlägen, Sonn- und Feiertagszuschlägen oder wechselnden Einsatzorten im Rahmen kurzfristiger Beschäftigungen braucht es Erfahrung und aktuelle Fachkenntnis.

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