Auf dem Schreibtisch der Personalabteilung liegen an einem Montagmorgen drei Vorgänge gleichzeitig: die Eingruppierung einer neu eingestellten Fachkraft, ein fälliger Stufenaufstieg zum Monatsersten und die Vorbereitung der Jahressonderzahlung im November. Jeder dieser Fälle folgt eigenen Regeln des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), die mit einer gewöhnlichen Gehaltsabrechnung wenig gemeinsam haben.
Genau an diesem Punkt entscheiden viele Arbeitgeber, die TV-L-Lohnabrechnung auslagern zu wollen. Der TV-L ist arbeitsrechtlich klar geregelt. Abrechnungsseitig legt er sich aber als Zusatzgeflecht aus Eingruppierung, Stufenlaufzeit, Jahressonderzahlung und tariflichen Zulagen über die ohnehin nötige Abrechnung von Lohnsteuer, Sozialversicherung und Meldungen. Dieses Geflecht bindet jeden Monat Aufmerksamkeit und wird bei Fehlern rückwirkend teuer.
Das gilt nicht nur für Landeseinrichtungen. Auch private und gemeinnützige Arbeitgeber wenden den TV-L teils durch arbeitsvertragliche Bezugnahme an, also "in Anlehnung an den TV-L", ohne selbst Mitglied der Tarifgemeinschaft deutscher Länder zu sein. Sie haben damit dieselben TV-L-Fälle in der Abrechnung wie eine Landesbehörde. Dieser Artikel ist die Entscheidungshilfe dazu, was ein Full-Service-Dienstleister bei TV-L konkret abnimmt, und nicht die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Abrechnung selbst.
Warum die TV-L-Lohnabrechnung aufwändiger ist als in der freien Wirtschaft
In der freien Wirtschaft verhandeln Arbeitgeber und Beschäftigte das Gehalt individuell, und die Abrechnung folgt anschließend einem vergleichsweise geraden Weg. Der TV-L funktioniert anders. Er legt sich als tariflicher Regelkreis über die Abrechnung und bestimmt in weiten Teilen, was gezahlt wird und wann sich der Betrag verändert.
Vier Bausteine sorgen für den Mehraufwand, den Sie aus der normalen Entgeltabrechnung so nicht kennen:
- Die Eingruppierung ordnet jede Stelle einer von 15 Entgeltgruppen zu und steuert damit das Tabellenentgelt.
- Die Stufenlaufzeit hebt das Entgelt innerhalb der Entgeltgruppe zu festen Stichtagen automatisch an.
- Die Jahressonderzahlung kommt einmal im Jahr mit dem Novemberentgelt hinzu und wird eigens bemessen.
- Tarifliche Zulagen und Zuschläge kommen je nach Schicht- und Arbeitsmodell obendrauf.
Dazu kommt ein Effekt, den es in der freien Wirtschaft in dieser Form nicht gibt: Tarifabschlüsse im TV-L wirken häufig rückwirkend und lösen dann Nachberechnungen in der Lohnabrechnung aus. Ein Abschluss im laufenden Jahr kann also bedeuten, dass Sie zurückliegende Monate neu aufrollen. Wer die konkreten Werte des aktuellen Abschlusses sucht, findet sie kompakt im Beitrag zum TV-L-Tarifabschluss und seiner Lohnabrechnung.
Die tarifsetzende Seite ist die Tarifgemeinschaft deutscher Länder (TdL) auf Arbeitgeberseite, gemeinsam mit den Gewerkschaften ver.di und dbb. Details zum Tarifvertrag stellt die TdL bereit. Wenn Sie die reine Abrechnungsmechanik im öffentlichen Dienst im Detail nachlesen möchten, ist die Personalabrechnung für den öffentlichen Dienst der passende Ort. Hier geht es um die Frage, ob und wie Sie diesen Aufwand abgeben.
TV-L-Eingruppierung in der Abrechnung korrekt umsetzen
Der TV-L kennt 15 Entgeltgruppen von E 1 bis E 15. Welche Gruppe für eine Stelle gilt, richtet sich nach den Tätigkeitsmerkmalen der Entgeltordnung (Anlage A zum TV-L). Maßgeblich ist dabei die gesamte, nicht nur vorübergehend auszuübende Tätigkeit. Eine Entgeltgruppe ist einschlägig, wenn zeitlich mindestens zur Hälfte Arbeitsvorgänge anfallen, die ihren Tätigkeitsmerkmalen entsprechen.
Abrechnungsseitig ist diese Zuordnung folgenreich. Die Entgeltgruppe bestimmt zusammen mit der Stufe das Tabellenentgelt. Eine falsche Zuordnung bleibt deshalb nicht auf einen Monat beschränkt, sondern zieht sich durch alle Folgemonate und wird bei einer späteren Höhergruppierung noch komplizierter. Ein Zahlendreher in der Entgeltgruppe ist damit kein einmaliger Fehler, sondern eine wiederkehrende Fehlerquelle.
Hier ist die Grenze wichtig, die auch dann bestehen bleibt, wenn Sie die TV-L-Lohnabrechnung auslagern: Die tarifrechtliche Eingruppierungs-Entscheidung, also welche Entgeltgruppe für eine Stelle gilt, trifft der Arbeitgeber, gegebenenfalls unter Beteiligung von Personalrat oder Rechtsberatung durch Dritte. Ein Dienstleister nimmt Ihnen diese Entscheidung nicht ab. LohnDialog setzt die vom Arbeitgeber vorgegebene Eingruppierung in der laufenden Abrechnung korrekt um und pflegt Höhergruppierungen im Personalstamm. Die konkreten Entgelttabellen und Eurobeträge bilden wir hier bewusst nicht ab, sondern verweisen auf den TV-L-Tarifabschluss und den TV-L-Tarifvertrag der TdL.
Stufenlaufzeiten und Stufenaufstieg im Blick behalten
Innerhalb jeder Entgeltgruppe steigt das Entgelt über Stufen. Der TV-L kennt bis zu sechs Stufen von Stufe 1 bis Stufe 6. In Entgeltgruppe 1 erfolgt die Einstellung zwingend in Stufe 2 als Eingangsstufe. In den übrigen Entgeltgruppen von E 2 bis E 15 werden Beschäftigte bei Einstellung ohne einschlägige Berufserfahrung der Stufe 1 zugeordnet.
Der Aufstieg folgt festen Laufzeiten, die sich mit jeder Stufe verlängern. Der Wechsel erfolgt nach einem Jahr in Stufe 2, nach zwei weiteren Jahren in Stufe 3, nach drei Jahren in Stufe 4, nach vier Jahren in Stufe 5 und nach fünf Jahren in Stufe 6. Dabei reichen die Entgeltgruppen E 2 bis E 8 bis zur Stufe 6, während die Entgeltgruppen E 9 bis E 15 bei Stufe 5 enden.
Für die Abrechnung bedeutet jeder Stufenaufstieg einen Stichtag, der nicht übersehen werden darf. Ein verpasster Aufstieg führt zu Nachzahlung, Korrektur und Unmut beim Beschäftigten. Eine zu früh gebuchte Erhöhung führt umgekehrt zur Rückforderung. Noch anspruchsvoller wird es bei einer Höhergruppierung: Dann beginnt die Stufenlaufzeit in der höheren Entgeltgruppe mit dem Tag der Höhergruppierung neu. Die Stufenzuordnung erfolgt betragsmäßig, das heißt der oder die Beschäftigte wird der Stufe zugeordnet, in der er oder sie mindestens das bisherige Tabellenentgelt erhält, mindestens jedoch Stufe 2. Bei geringem Unterschied greift ein Garantiebetrag von 25 EUR in den Entgeltgruppen E 1 bis E 8 und 50 EUR in den Entgeltgruppen E 9 bis E 15.
Jede Höhergruppierung ist damit ein eigener Rechenfall aus neuer Laufzeit, betragsmäßiger Zuordnung und möglichem Garantiebetrag. Wenn Sie die TV-L-Lohnabrechnung auslagern, führt LohnDialog die Stufenlaufzeiten im Personalstamm mit und berücksichtigt den fälligen Stufenaufstieg termingerecht in der laufenden Abrechnung. Die Mechanik im Detail und alle Rechenschritte finden Sie in der Personalabrechnung für den öffentlichen Dienst.
TV-L-Jahressonderzahlung abrechnen
Die Jahressonderzahlung nach § 20 TV-L ist ein Baustein, der einmal jährlich anfällt und gerade deshalb Fehler begünstigt, weil die Routine fehlt. Sie wird mit dem Tabellenentgelt für November ausgezahlt, also nur ein einziges Mal im Jahr.
Die Höhe ist ein nach Entgeltgruppe gestaffelter Prozentsatz des Monatsentgelts, wobei höhere Entgeltgruppen einen niedrigeren Prozentsatz erhalten. Die genauen Prozentsätze je Entgeltgruppe und die Unterschiede zwischen den Ländern schreiben wir hier bewusst nicht aus, sondern bündeln sie im Beitrag zum TV-L-Tarifabschluss. Wichtiger für die Abrechnung ist die Systematik: Bemessungsgrundlage ist das monatliche Entgelt, das in den Kalendermonaten Juli, August und September durchschnittlich gezahlt wurde, ohne Überstundenvergütungen und Leistungsprämien.
Die eigentliche Fehleranfälligkeit steckt in den Sonderfällen. Bei unterjährigem Eintritt oder Austritt wird die Jahressonderzahlung anteilig berechnet. Der Anspruch vermindert sich um ein Zwölftel für jeden Kalendermonat ohne Anspruch auf Entgelt oder Entgeltfortzahlung. Bestimmte Zeiten wie der Mutterschutz und teils die Elternzeit sind davon ausgenommen. Wer also einen Monat ohne Entgeltanspruch oder ein ruhendes Arbeitsverhältnis korrekt abbilden will, muss Bemessungszeitraum, Zwölftelung und Ausnahmen sauber zusammenführen.
LohnDialog berechnet die TV-L-Jahressonderzahlung inklusive anteiliger und gekürzter Fälle und zahlt sie termingerecht mit dem Novemberentgelt ab. Der Bemessungszeitraum wird dabei aus den bereits laufenden Abrechnungsdaten gezogen, sodass die einmal jährliche Sonderzahlung nicht zum jährlichen Sonderprojekt wird.
Tarifliche Zulagen, Zuschläge und Fristen im Griff behalten
Neben Entgeltgruppe, Stufe und Jahressonderzahlung kommen tarifliche Zulagen und Zuschläge hinzu, die sich stark nach dem Arbeitsmodell richten. Dazu zählen Schicht- und Wechselschichtmodelle sowie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit. Gerade komplexe Schichtmodelle machen die monatliche Abrechnung unübersichtlich, weil jeder Zuschlag korrekt erfasst und steuerlich richtig behandelt werden muss.
Bei den Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN) ist die steuerliche Behandlung entscheidend. Nach § 3b EStG sind diese Zuschläge nur für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn steuerfrei, und nur bis zu den gesetzlichen Höchstsätzen. Der amtliche Titel der Vorschrift lautet "Steuerfreiheit von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit". In der Entgeltfortzahlung, also etwa bei Krankheit oder Urlaub, sind dieselben Zuschläge dagegen steuer- und beitragspflichtig. Genau diese Unterscheidung zwischen tatsächlich geleisteter Arbeit und Entgeltfortzahlung ist eine häufige Fehlerquelle. Den Wortlaut der Vorschrift finden Sie bei § 3b EStG.
Parallel dazu laufen Fristen, die unabhängig vom Tarif gelten und keinen Aufschub dulden:
- Die Lohnsteuer-Anmeldung ist spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums, in der Regel des Kalendermonats, beim Finanzamt abzugeben (§ 41a EStG).
- Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird (§ 23 Abs. 1 SGB IV).
Für viele HR-Verantwortliche steht hinter diesen Fristen die Sorge vor der Betriebsprüfung. Die Träger der Rentenversicherung prüfen die Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre und prüfen dabei insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Fehler bei Zuschlägen und Meldeschlüsseln fallen oft erst rückwirkend auf, und dann für mehrere Jahre gleichzeitig. Wer die TV-L-Lohnabrechnung auslagern möchte, verlagert damit auch die Verantwortung für die fristgerechte Meldung und die korrekte steuerliche Behandlung der Zuschläge.
Was ein Full-Service-Dienstleister bei der Lohnabrechnung für Tarifbeschäftigte übernimmt
Die vorherigen Abschnitte zeigen das Muster: TV-L ist kein einzelner schwieriger Punkt, sondern eine Kette von Bausteinen, die jeden Monat zusammenpassen müssen. Ein Full-Service-Dienstleister übernimmt diese Kette. Die folgende Übersicht fasst zusammen, warum die einzelnen Bausteine aufwändig sind und was ein Dienstleister jeweils abnimmt.
| TV-L-Abrechnungsbaustein | Warum aufwändig | Was der Dienstleister übernimmt |
|---|---|---|
| Eingruppierung | 15 Entgeltgruppen steuern das Tabellenentgelt, ein Fehler wirkt fort | Setzt die vorgegebene Eingruppierung in der laufenden Abrechnung um, pflegt Höhergruppierungen im Personalstamm |
| Stufenlaufzeit und Stufenaufstieg | Feste Stichtage je Stufe, neue Laufzeit bei Höhergruppierung, Garantiebetrag | Führt die Stufenlaufzeiten im Personalstamm mit, berücksichtigt den fälligen Aufstieg termingerecht |
| Jahressonderzahlung | Einmal jährlich, Bemessung Juli bis September, anteilige und gekürzte Fälle | Berechnet die Jahressonderzahlung inklusive anteiliger und gekürzter Fälle, zahlt sie mit dem Novemberentgelt |
| Tarifliche Zulagen und Zuschläge | SFN-Zuschläge nur bei tatsächlicher Arbeit steuerfrei, in Entgeltfortzahlung pflichtig | Rechnet tarifliche Zulagen und Zuschläge ab und behandelt sie steuerlich korrekt |
| Rückwirkende Tarifrunden | Abschlüsse wirken rückwirkend, Monate müssen neu aufgerollt werden | Setzt Nachberechnungen aus dem Tarifabschluss in der Abrechnung um |
| Laufende Meldungen und Fristen | Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsfälligkeit, Betriebsprüfung alle vier Jahre | Übernimmt Meldungen, Beitragsnachweise und Fristen |
Dass ein Lohnbüro dies überhaupt darf, ist gesetzlich abgesichert. Ein Lohndienstleister darf die komplette laufende Lohnabrechnung von Tarifbeschäftigten erbringen. Die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen sind nach § 6 Nr. 4 StBerG ausdrücklich vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen ausgenommen. Die steuerliche Gestaltung bleibt dem Steuerberater vorbehalten. Den Wortlaut finden Sie bei § 6 StBerG.
LohnDialog rechnet tarifliche Zulagen und Zuschläge, unter anderem Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge, ab und übernimmt Meldungen, Beitragsnachweise und Fristen. Für Sandra und andere HR-Verantwortliche sind dabei zwei Punkte besonders relevant. Erstens die feste Ansprechbarkeit: Jeder Kunde hat einen festen persönlichen Ansprechpartner, und ab 50 Arbeitnehmern kommt eine feste Vertretungsregelung mit zwei persönlichen Ansprechpartnern hinzu. Zweitens die digitale Übergabe: LohnDialog bietet über 15 Schnittstellen zu Zeiterfassung und Personalverwaltung und vermeidet so Medienbrüche zwischen Ihren Systemen und der Abrechnung.
LohnDialog ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation mit 35 Jahren Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und über 60 Experten an vier Standorten. Bedient werden alle Branchen einschließlich des öffentlichen Dienstes. Der Einstieg ist nüchtern kalkulierbar: Die allgemeine Lohnabrechnung beginnt ab 11 EUR pro Mitarbeiter und Monat, die Mindestabrechnung liegt bei drei Arbeitnehmern pro Monat.
Bei aller Übernahme bleibt die Grenze klar und ehrlich, und das schafft Vertrauen: Der Dienstleister rechnet ab, berechnet Stufen und Jahressonderzahlung und meldet fristgerecht. Die tarifrechtliche Eingruppierungs-Entscheidung und die arbeitsrechtliche Gestaltung, also Vertrag, Befristung und Stellenbewertung, bleiben beim Arbeitgeber.
Zwei Fragen gehen über das reine Leistungsbild hinaus: wann und für wen sich das Abgeben der öffentlichen Personalabrechnung wirklich lohnt und wie die Zusatzversorgung über VBL oder ZVK angebunden wird. Diese Punkte behandeln wir gesondert im Beitrag Öffentliche Personalabrechnung abgeben. Wenn Sie sehen möchten, wie der digitale Full-Service in der Praxis aussieht, finden Sie einen Überblick im digitalen Lohnbüro.
Sie möchten die TV-L-Lohnabrechnung auslagern und den tariflichen Mehraufwand abgeben? Sprechen Sie mit unseren Experten in einem persönlichen Kennenlerngespräch.
Häufige Fragen zur TV-L-Lohnabrechnung und zum Auslagern
Was macht die TV-L-Lohnabrechnung so aufwändig?
Der TV-L legt sich als tariflicher Regelkreis über die normale Abrechnung. Zusätzlich zu Lohnsteuer, Sozialversicherung und Meldungen kommen Eingruppierung, Stufenautomatik, Jahressonderzahlung und tarifliche Zulagen hinzu. Dazu wirken Tarifabschlüsse häufig rückwirkend und lösen Nachberechnungen aus. Diese Zusatzebene bindet jeden Monat Aufmerksamkeit und ist die Hauptursache dafür, dass Arbeitgeber die Abrechnung abgeben.
Wer entscheidet über die Eingruppierung nach TV-L?
Die tarifrechtliche Eingruppierungs-Entscheidung, also welche der 15 Entgeltgruppen für eine Stelle gilt, trifft der Arbeitgeber, gegebenenfalls unter Beteiligung von Personalrat oder Rechtsberatung durch Dritte. Ein Dienstleister setzt die vorgegebene Eingruppierung anschließend in der laufenden Abrechnung korrekt um und pflegt Höhergruppierungen im Personalstamm.
Wann wird die TV-L-Jahressonderzahlung ausgezahlt und wie wird sie berechnet?
Die Jahressonderzahlung nach § 20 TV-L wird einmal jährlich mit dem Tabellenentgelt für November ausgezahlt. Die Höhe ist ein nach Entgeltgruppe gestaffelter Prozentsatz des Monatsentgelts, bei höheren Entgeltgruppen ein niedrigerer Prozentsatz. Bemessungsgrundlage ist das durchschnittliche Monatsentgelt der Monate Juli bis September. Die genauen Prozentsätze finden Sie im Beitrag zum TV-L-Tarifabschluss.
Kann man die Lohnabrechnung für Tarifbeschäftigte an einen Dienstleister auslagern?
Ja. Nach § 6 Nr. 4 StBerG darf ein Lohnbüro die komplette laufende Lohnabrechnung von Tarifbeschäftigten sowie das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen erbringen, der öffentliche Dienst eingeschlossen. Diese Tätigkeiten sind ausdrücklich vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen ausgenommen. Die steuerliche Gestaltung bleibt dem Steuerberater vorbehalten.
Was übernimmt ein Lohnbüro bei TV-L konkret?
Es setzt die Eingruppierung in der Abrechnung um, führt die Stufenlaufzeiten im Personalstamm mit und berücksichtigt den fälligen Stufenaufstieg, berechnet die Jahressonderzahlung inklusive anteiliger und gekürzter Fälle, rechnet tarifliche Zulagen und Zuschläge ab und übernimmt Meldungen, Beitragsnachweise und Fristen.
Was bleibt bei uns, wenn wir die TV-L-Abrechnung auslagern?
Bei Ihnen bleiben die tarifrechtliche Eingruppierungs-Entscheidung und die arbeitsrechtliche Gestaltung wie Vertrag, Befristung und Stellenbewertung. Außerdem liefern Sie die Stammdaten und Änderungen zu. Der Dienstleister rechnet ab, berechnet Stufen und Jahressonderzahlung und meldet fristgerecht. Diese ehrliche Grenze ist bewusst gezogen und schützt vor falschen Erwartungen.
Für wen lohnt sich das Auslagern der öffentlichen Personalabrechnung?
Ob sich das Abgeben lohnt, hängt von Größe, Struktur und Systemlandschaft ab, etwa bei Kommunen, Trägern und Eigenbetrieben, und von der Anbindung der Zusatzversorgung über VBL oder ZVK. Diese Wann-und-für-wen-Entscheidung behandeln wir gesondert im Beitrag Öffentliche Personalabrechnung abgeben.
Den tariflichen Mehraufwand abgeben
TV-L ist nicht schwierig, weil ein einzelner Schritt kompliziert wäre, sondern weil Eingruppierung, Stufen, Jahressonderzahlung, Zulagen und Fristen jeden Monat zusammenpassen müssen und rückwirkende Tarifrunden das Ganze zusätzlich bewegen. Wer die TV-L-Lohnabrechnung auslagern möchte, gibt genau diese Kette ab und behält die Entscheidungen, die zum Arbeitgeber gehören.
LohnDialog übernimmt die laufende Abrechnung mit festen Ansprechpartnern, digitaler Übergabe über mehr als 15 Schnittstellen und der Erfahrung eines Familienunternehmens in zweiter Generation, ausgezeichnet als TOP Dienstleister 2023, 2024 und 2025. Sprechen Sie mit unseren Experten und entlasten Sie sich im Tagesgeschäft.
