Lohnabrechnung Pflege: Zuschläge, Bereitschaftsdienst und Schichtmodelle

Zuletzt aktualisiert: Februar 2026

Die Lohnabrechnung in der Pflege gehört zu den komplexesten Bereichen der Entgeltabrechnung. Unterschiedliche Qualifikationsstufen mit eigenen Mindestlöhnen, steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Bereitschaftsdienste und wechselnde Schichtmodelle erfordern fundiertes Fachwissen und präzise Dokumentation.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Besonderheiten der Pflege-Lohnabrechnung meistern, welche aktuellen Mindestlöhne gelten und wie Sie typische Fehler vermeiden.

Besonderheiten der Lohnabrechnung in der Pflege

Die Pflegebranche unterscheidet sich in mehreren Punkten von anderen Branchen. Diese Besonderheiten wirken sich direkt auf die Lohnabrechnung aus.

Branchenspezifischer Mindestlohn

Anders als in den meisten Branchen gilt in der Pflege nicht nur der allgemeine gesetzliche Mindestlohn (13,90 EUR seit Januar 2026), sondern ein deutlich höherer Branchenmindestlohn. Dieser ist nach Qualifikationsstufen gestaffelt und liegt aktuell zwischen 16,10 EUR und 20,50 EUR pro Stunde.

Komplexe Arbeitszeitmodelle

Pflegeeinrichtungen arbeiten rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr. Das bedeutet:

• Früh-, Spät- und Nachtschichten im Wechsel

• Wochenend- und Feiertagsdienste

• Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaft

• Teildienste mit Unterbrechungen

• Kurzfristige Dienstplanänderungen bei Personalausfällen

Diese Vielfalt erfordert eine exakte Zeiterfassung und differenzierte Zuschlagsberechnung.

Verschiedene Beschäftigungsformen

In Pflegeeinrichtungen arbeiten:

• Pflegefachkräfte (examinierte Pflegekräfte)

• Qualifizierte Pflegehilfskräfte (mit mindestens 1-jähriger Ausbildung)

• Pflegehilfskräfte (ungelernt)

• Betreuungskräfte nach § 43b SGB XI

• Hauswirtschaftskräfte

• Auszubildende

• Minijobber und Aushilfen

Jede Gruppe hat unterschiedliche Mindestlöhne und Qualifikationsanforderungen.

Tarifliche Besonderheiten

Viele Pflegeeinrichtungen sind tarifgebunden. Häufige Tarifwerke:

• TVöD-P (Öffentlicher Dienst Pflege)

• AVR Caritas und AVR Diakonie

• Tarifverträge privater Träger

Die Tarifbindung beeinflusst nicht nur die Grundvergütung, sondern auch Zuschlagsregelungen, Urlaubsansprüche und Sonderzahlungen.

Hohe Personalfluktuation

Die Pflegebranche kämpft mit überdurchschnittlicher Fluktuation. Mitarbeitende wechseln häufig zwischen Einrichtungen, steigen zeitweise aus dem Beruf aus oder reduzieren ihre Arbeitszeit. Für die Lohnabrechnung bedeutet das:

• Häufige Ein- und Austritte während des Jahres

• Ständige Aktualisierung der Stammdaten

• Regelmäßige Erstellung von Arbeitsbescheinigungen und Zeugnissen

• Komplexe Übergangsprozesse bei unterjährigem Wechsel

Diese Dynamik erfordert eine flexible und gut organisierte Lohnabrechnungsstruktur. Fehler bei Ein- oder Austritten können zu Problemen mit Sozialversicherungsträgern führen.

Dokumentationspflichten in der Pflege

Pflegeeinrichtungen unterliegen besonderen Dokumentationspflichten, die sich auch auf die Lohnabrechnung auswirken. Die Pflegekassen und Prüfbehörden achten auf die Einhaltung von Personalschlüsseln und Qualifikationsanforderungen. Deshalb muss die Lohnabrechnung eng mit der Personalplanung verzahnt sein.

Besonders wichtig sind:

• Nachweis der Fachkraftquote (mindestens 50 Prozent Pflegefachkräfte in stationären Einrichtungen)

• Dokumentation von Qualifikationen und Fortbildungen

• Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten für die Refinanzierung

• Trennung von pflegerischen und nicht-pflegerischen Tätigkeiten

Pflegemindestlohn 2026: Die aktuelle Tabelle

Der Pflegemindestlohn gilt bundesweit einheitlich und wird regelmäßig von der Pflegekommission angepasst. Die Staffelung nach Qualifikation sorgt für eine faire Vergütung entsprechend der Ausbildung.

Aktuelle Pflegemindestlöhne (seit 1. Juli 2025)

Qualifikationsgruppe	Stundenlohn
Pflegehilfskräfte (ungelernt)	16,10 EUR
Qualifizierte Pflegehilfskräfte (mind. 1-jährige Ausbildung)	17,35 EUR
Pflegefachkräfte (3-jährige Ausbildung)	20,50 EUR

Geplante Erhöhungen

Qualifikationsgruppe	Ab 1. Juli 2026	Ab 1. Juli 2027
Pflegehilfskräfte	16,52 EUR	16,95 EUR
Qualifizierte Pflegehilfskräfte	17,80 EUR	18,26 EUR
Pflegefachkräfte	21,03 EUR	21,58 EUR

Die Erhöhungen wurden von der Pflegekommission im November 2025 beschlossen. Die Gesamterhöhung beträgt 5,2 Prozent über 27 Monate.

Wer fällt unter den Pflegemindestlohn?

Der Pflegemindestlohn gilt für alle Beschäftigten, die überwiegend pflegerische Tätigkeiten ausführen:

• Ambulante Pflegedienste

• Stationäre Pflegeeinrichtungen (Altenheime, Pflegeheime)

• Teilstationäre Einrichtungen (Tagespflege)

Nicht erfasst sind reine Hauswirtschaftskräfte, Verwaltungspersonal und Beschäftigte in Krankenhäusern (hier gilt der TVöD oder Haustarifvertrag).

Pflegemindestlohn und Qualifikation

Die Eingruppierung erfolgt nach der Qualifikation, nicht nach der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit:

• Pflegefachkraft: Abschluss als Altenpfleger/in, Gesundheits- und Krankenpfleger/in oder Pflegefachfrau/-mann

• Qualifizierte Pflegehilfskraft: Mindestens 1-jährige Ausbildung (z.B. Altenpflegehelfer/in, Pflegeassistent/in)

• Pflegehilfskraft: Ohne formale Qualifikation

Wichtig: Eine Pflegefachkraft, die vorübergehend einfache Tätigkeiten übernimmt, behält den Anspruch auf den Fachkraft-Mindestlohn.

Zuschläge in der Pflege richtig berechnen

Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sind in der Pflege an der Tagesordnung. Die korrekte Berechnung und Dokumentation ist entscheidend für die Rechtssicherheit.

Wie hoch sind die Zuschläge in der Pflege?

Die Zuschlagshöhe ergibt sich aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag. Übliche Sätze in der Pflege:

Zuschlagsart	Typischer Satz	Steuerfreier Anteil (max.)
Nachtarbeit (20 bis 6 Uhr)	15 bis 25%	25%
Nachtarbeit (0 bis 4 Uhr)	25 bis 40%	40%
Sonntagsarbeit	25 bis 50%	50%
Feiertagsarbeit	35 bis 150%	125% (150% an 24./25./31.12.)
Wechselschichtzulage	50 bis 150 EUR/Monat	steuerpflichtig

Ist der Nachtzuschlag 25% oder 40%?

Das hängt von der genauen Arbeitszeit ab:

• 25% steuerfrei: Für Arbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr

• 40% steuerfrei: Für Arbeit zwischen 0 Uhr und 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr begonnen hat

Die 40%-Regelung gilt also nur für die Kernzeit der Nacht, nicht für die gesamte Nachtschicht. Beginnt die Schicht erst um 0 Uhr, gilt nur der 25%-Satz.

Beispiel: Eine Pflegekraft arbeitet von 22 Uhr bis 6 Uhr.

• 22 bis 0 Uhr: 25% steuerfrei (2 Stunden)

• 0 bis 4 Uhr: 40% steuerfrei (4 Stunden)

• 4 bis 6 Uhr: 25% steuerfrei (2 Stunden)

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Nachtzuschläge zu zahlen?

Gesetzlich besteht keine Pflicht, Nachtzuschläge in Geld zu zahlen. Das Arbeitszeitgesetz (§ 6 Abs. 5 ArbZG) verlangt nur einen „angemessenen Ausgleich“. Dieser kann auch in Form von bezahlter Freizeit erfolgen.

In der Praxis zahlen jedoch fast alle Pflegeeinrichtungen Nachtzuschläge, weil:

• Tarifverträge dies vorsehen

• Es zur Mitarbeitergewinnung nötig ist

• Die Steuerfreiheit ein attraktiver Vorteil für Beschäftigte ist

Dokumentationspflicht für steuerfreie Zuschläge

Damit Zuschläge steuerfrei bleiben, muss die Lohnabrechnung dokumentieren:

• Tatsächlich geleistete Arbeitszeiten (Beginn und Ende)

• Klare Zuordnung zu Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit

• Trennung von Grundlohn und Zuschlag

• Nachweis, dass der Grundlohn nicht über 50 EUR/Stunde liegt

Ohne ordentliche Dokumentation kann das Finanzamt bei einer Prüfung die Steuerfreiheit aberkennen.

Bereitschaftsdienst in der Pflege abrechnen

Bereitschaftsdienst ist in der Pflege weit verbreitet, besonders in stationären Einrichtungen und ambulanten Diensten mit Nachtbereitschaft.

Wie wird Bereitschaft gerechnet?

Bereitschaftsdienst ist Arbeitszeit, wird aber anders vergütet als reguläre Arbeitszeit. Die Vergütung hängt von der erwarteten Arbeitsbelastung ab.

Grundsatz: Je höher die erwartete Inanspruchnahme, desto höher die Vergütung.

Bereitschaftsdienst im TVöD

Im TVöD-P (Pflege) wird Bereitschaftsdienst in Stufen eingeteilt:

Stufe	Erwartete Inanspruchnahme	Faktor
I	Bis 25%	60%
II	25 bis 40%	75%
III	40 bis 49%	90%

Beispiel: Eine Pflegefachkraft mit Stundenlohn 22 EUR leistet 8 Stunden Bereitschaftsdienst Stufe II (75%).

• Vergütung: 8 Stunden x 22 EUR x 75% = 132 EUR

Bereitschaftsdienst vs. Rufbereitschaft

Merkmal	Bereitschaftsdienst	Rufbereitschaft
Aufenthaltsort	Vom AG bestimmt	Frei wählbar
Reaktionszeit	Sofort	Angemessen (z.B. 30 Min.)
Vergütung	60 bis 90% des Stundenlohns	12,5 bis 25% oder Pauschale
Arbeitszeitanrechnung	Vollständig	Nur tatsächliche Arbeit

Wie werden 24-Stunden-Dienste vergütet?

24-Stunden-Dienste sind in der ambulanten Intensivpflege und bei Einzelfallversorgung üblich. Die Vergütung setzt sich zusammen aus:

1. Reguläre Arbeitszeit: Volle Vergütung

2. Bereitschaftszeit: Anteilige Vergütung (60 bis 90%)

3. Zuschläge: Für Nacht-, Sonn- und Feiertagsanteile

Typische Aufteilung eines 24-Stunden-Dienstes:

• 8 Stunden aktive Pflege (volle Vergütung)

• 16 Stunden Bereitschaft (anteilige Vergütung)

• Plus Nachtzuschläge für die Nachtanteile

Arbeitszeitgesetz beachten

Auch bei Bereitschaftsdiensten gelten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes:

• Maximale Arbeitszeit: 10 Stunden (inkl. Bereitschaft), mit Ausgleich bis 48 Stunden/Woche im Durchschnitt

• Ruhezeit nach dem Dienst: Mindestens 11 Stunden

• Ausnahmen nur bei Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung

In der Pflege erlauben viele Tarifverträge längere Bereitschaftsdienste, wenn entsprechende Ruhezeiten gewährleistet sind.

Schichtmodelle in der Pflege

Die Organisation von Schichtarbeit in der Pflege ist anspruchsvoll. Die Lohnabrechnung muss die verschiedenen Schichten korrekt erfassen und bewerten.

Typische Schichtmodelle

Schichtmodell	Arbeitszeiten	Besonderheit
Frühdienst	6 bis 14 Uhr	Keine Nachtzuschläge
Spätdienst	14 bis 22 Uhr	Teils Nachtzuschläge (ab 20 Uhr)
Nachtdienst	22 bis 6 Uhr	Volle Nachtzuschläge
Teildienst	7 bis 11 + 16 bis 20 Uhr	Geteilte Dienste
12-Stunden-Schicht	6 bis 18 oder 18 bis 6 Uhr	Lange Dienste

Wechselschichtzulage

Wer regelmäßig zwischen verschiedenen Schichten wechselt, hat in vielen Tarifverträgen Anspruch auf eine Wechselschichtzulage. Im TVöD beträgt diese:

• Wechselschicht: ca. 105 EUR/Monat

• Ständige Wechselschicht: ca. 155 EUR/Monat

Die Wechselschichtzulage ist steuerpflichtig, da sie keine Zuschläge für bestimmte Arbeitszeiten, sondern eine Erschwernisvergütung darstellt.

Dienstplangestaltung und Lohnabrechnung

Eine saubere Dienstplanung erleichtert die Lohnabrechnung erheblich:

• Klare Schichtzeiten (Beginn, Ende, Pausen)

• Eindeutige Zuordnung zu Vergütungsgruppen

• Dokumentation von Dienständerungen

• Erfassung von Überstunden und Mehrarbeit

Auszubildende in der Pflege abrechnen

Mit der generalistischen Pflegeausbildung seit 2020 gelten einheitliche Regeln für alle Pflegeauszubildenden. Die Ausbildungsvergütung ist gesetzlich geregelt und muss in der Lohnabrechnung korrekt abgebildet werden.

Ausbildungsvergütung 2026

Die Mindestausbildungsvergütung für Pflegeberufe liegt deutlich über anderen Ausbildungsberufen:

Ausbildungsjahr	Mindestvergütung 2026
1. Jahr	ca. 1.340 EUR/Monat
2. Jahr	ca. 1.400 EUR/Monat
3. Jahr	ca. 1.500 EUR/Monat

Tarifgebundene Einrichtungen zahlen oft mehr. Im TVöD-P liegt die Ausbildungsvergütung im ersten Jahr bei etwa 1.340 EUR, im dritten Jahr bei rund 1.500 EUR.

Besonderheiten bei Azubis

Für die Lohnabrechnung von Auszubildenden in der Pflege gelten einige Besonderheiten:

• Azubis sind sozialversicherungspflichtig ab dem ersten Euro

• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit gelten auch für Azubis

• Praxisanleiterstunden müssen dokumentiert werden

• Bei externen Praxiseinsätzen (z.B. im Krankenhaus) bleibt der Ausbildungsbetrieb Arbeitgeber

Refinanzierung der Ausbildungskosten

Die Ausbildungskosten werden über den Ausbildungsfonds refinanziert. Dafür müssen Pflegeeinrichtungen die Ausbildungsvergütungen und Anleitungszeiten genau dokumentieren. Die Lohnabrechnung liefert hier wichtige Daten für die Meldung an die zuständige Stelle.

Betriebsprüfungen in der Pflege

Pflegeeinrichtungen werden regelmäßig geprüft, sowohl von der Deutschen Rentenversicherung als auch von Finanzbehörden. Eine korrekte Lohnabrechnung ist die beste Vorbereitung.

Was Prüfer in der Pflege besonders beachten

Bei Betriebsprüfungen in Pflegeeinrichtungen schauen Prüfer besonders genau auf:

Pflegemindestlohn: Wird der gestaffelte Branchenmindestlohn für alle Qualifikationsstufen eingehalten? Stimmt die Eingruppierung mit der tatsächlichen Qualifikation überein?

Steuerfreie Zuschläge: Sind die Nachweise für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit vollständig? Stimmen die abgerechneten Zeiten mit den Dienstplänen und der Zeiterfassung überein?

Bereitschaftsdienste: Ist die Vergütung von Bereitschaftsdiensten korrekt berechnet? Gibt es eine schriftliche Vereinbarung über die Bereitschaftsdienststufen?

Sachbezüge: Werden geldwerte Vorteile wie Dienstkleidung, Verpflegung oder Unterkunft korrekt abgerechnet?

Typische Prüfungsfeststellungen

Die häufigsten Beanstandungen bei Prüfungen in der Pflege sind:

• Nachtzuschläge ohne ausreichende Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten

• Falsche Eingruppierung von Pflegehilfskräften (ungelernt statt qualifiziert)

• Fehlende oder unvollständige Bereitschaftsdienstvereinbarungen

• Nicht gemeldete Sachbezüge bei Personalunterkünften

Eine sorgfältige Dokumentation und regelmäßige interne Kontrollen helfen, diese Probleme zu vermeiden.

Typische Fehler bei der Pflege-Lohnabrechnung

Aus unserer Erfahrung sind dies die häufigsten Fehlerquellen in der Pflege:

Fehler 1: Falsche Qualifikationseinstufung

Pflegehilfskräfte werden als ungelernt eingestuft, obwohl sie eine 1-jährige Ausbildung haben. Das führt zu Mindestlohnverstößen und Nachzahlungen.

Lösung: Bei Einstellung Qualifikationsnachweise prüfen und dokumentieren.

Fehler 2: Zuschläge ohne Zeitnachweis

Steuerfreie Zuschläge werden pauschal gezahlt, ohne die tatsächlichen Arbeitszeiten zu dokumentieren.

Lösung: Elektronische Zeiterfassung mit exakten Schichtzeiten einführen.

Fehler 3: Bereitschaftsdienst als reguläre Arbeitszeit

Bereitschaftsdienst wird wie normale Arbeitszeit voll vergütet, obwohl eine anteilige Vergütung zulässig wäre.

Lösung: Bereitschaftsdienstvereinbarung mit klaren Vergütungsregeln erstellen.

Fehler 4: Überschreitung der Arbeitszeitgrenzen

Durch Personalengpässe werden Arbeitszeitgrenzen regelmäßig überschritten, ohne dass dies dokumentiert und ausgeglichen wird.

Lösung: Arbeitszeitkonto führen, Überschreitungen erfassen und zeitnah ausgleichen.

Fehler 5: Fehlende Anpassung bei Mindestlohnerhöhungen

Der Pflegemindestlohn wird erhöht, aber die Lohnabrechnung nicht rechtzeitig angepasst.

Lösung: Kalendereintrag für Mindestlohnänderungen (Juli jeden Jahres) oder Dienstleister nutzen.

Was ändert sich 2026 in der Pflege?

Für die Lohnabrechnung in der Pflege sind 2026 folgende Änderungen relevant:

Pflegemindestlohn-Erhöhung (1. Juli 2026)

• Pflegehilfskräfte: 16,10 EUR → 16,52 EUR (+2,6%)

• Qualifizierte Hilfskräfte: 17,35 EUR → 17,80 EUR (+2,6%)

• Pflegefachkräfte: 20,50 EUR → 21,03 EUR (+2,6%)

Allgemeiner Mindestlohn (seit 1. Januar 2026)

Der allgemeine Mindestlohn beträgt 13,90 EUR. Für Pflegekräfte gilt jedoch der höhere Branchenmindestlohn.

Digitale Zeiterfassung

Die Verpflichtung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung wird auch in der Pflege konkreter umgesetzt. Pflegeeinrichtungen sollten auf digitale Systeme umstellen.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die eAU ist verpflichtend. Bei den häufigen Krankmeldungen in der Pflege (hohe Krankheitsquote) ist ein reibungsloser elektronischer Abruf wichtig.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung in der Pflege

Was ist ein gutes Gehalt in der Pflege?

Das hängt von Qualifikation, Region und Arbeitgeber ab. Orientierungswerte für Pflegefachkräfte:

Region	Bruttogehalt (Vollzeit)
Westdeutschland	3.200 bis 4.200 EUR/Monat
Ostdeutschland	2.900 bis 3.800 EUR/Monat
Tarifgebunden (TVöD-P)	3.400 bis 4.500 EUR/Monat

Hinzu kommen Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, die das Gehalt erheblich erhöhen können.

Wie wird in der Pflege abgerechnet?

Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis der geleisteten Arbeitszeit. Komponenten sind:

• Grundgehalt (Stunden x Stundenlohn oder Festgehalt)

• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit

• Bereitschaftsdienstvergütung

• Wechselschichtzulagen

• Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld)

Wie hoch ist die Vergütung für Bereitschaftsdienst im TVöD?

Im TVöD-P wird Bereitschaftsdienst je nach Stufe mit 60%, 75% oder 90% des Stundenlohns vergütet. Bei einer Pflegefachkraft mit 22 EUR Stundenlohn ergibt sich:

• Stufe I (60%): 13,20 EUR/Stunde

• Stufe II (75%): 16,50 EUR/Stunde

• Stufe III (90%): 19,80 EUR/Stunde

Wie muss eine korrekte Lohnabrechnung aussehen?

Eine Lohnabrechnung in der Pflege muss enthalten:

• Name, Anschrift, Steuer-ID des Arbeitnehmers

• Abrechnungszeitraum

• Geleistete Arbeitsstunden (aufgeschlüsselt)

• Grundlohn und Zuschläge (getrennt)

• Steuerfreie und steuerpflichtige Beträge

• Sozialversicherungsbeiträge (AN und AG-Anteil)

• Nettoauszahlung

• Kumulierte Jahreswerte

Die Trennung von steuerfreien Zuschlägen und steuerpflichtigem Lohn ist besonders wichtig für die korrekte Steuerberechnung.

Wann kommt die nächste Lohnerhöhung in der Pflege?

Die nächste Erhöhung des Pflegemindestlohns ist für den 1. Juli 2026 geplant. Danach folgt eine weitere Anhebung zum 1. Juli 2027. Die Pflegekommission hat diese Erhöhungen im November 2025 beschlossen.

Neben dem Pflegemindestlohn gibt es weitere Faktoren, die zu Lohnerhöhungen führen können:

• Tarifliche Anpassungen (TVöD wird jährlich verhandelt)

• Stufenaufstiege bei Tarifbeschäftigten

• Höhergruppierung nach Qualifikationserwerb

• Betriebliche Vereinbarungen

Für die Lohnabrechnung bedeutet das: Mindestens einmal jährlich (zum Juli) müssen die Grundlöhne überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Bei tarifgebundenen Einrichtungen kommen weitere Anpassungstermine hinzu.

Minijobs in der Pflege

Auch in der Pflege sind Minijobs verbreitet, besonders für Betreuungskräfte, Hauswirtschaftshilfen oder Aushilfen am Wochenende. Dabei gelten die allgemeinen Minijob-Regeln, aber mit einer wichtigen Besonderheit: Der Pflegemindestlohn ist deutlich höher als der allgemeine Mindestlohn.

Bei einem Minijob-Limit von 603 EUR (Stand 2026) und dem Pflegemindestlohn von 16,10 EUR für Hilfskräfte ergibt sich eine maximale Arbeitszeit von nur etwa 37 Stunden pro Monat. Bei Pflegefachkräften (20,50 EUR) sind es sogar nur rund 29 Stunden monatlich.

Arbeitgeber müssen daher genau kalkulieren, ob ein Minijob in der Pflege wirtschaftlich sinnvoll ist oder ob eine reguläre Teilzeitbeschäftigung die bessere Wahl darstellt.

Unterschiede: Ambulante vs. stationäre Pflege

Die Lohnabrechnung unterscheidet sich je nach Pflegesetting:

Ambulante Pflege:

• Häufiger Einsatz von Bereitschaftsdiensten für Notrufe

• Fahrtzeiten zwischen Einsätzen sind Arbeitszeit

• Kilometerpauschalen oder Dienstwagen müssen abgerechnet werden

• Oft höherer Anteil an Teilzeitkräften

Stationäre Pflege:

• Klassische Schichtmodelle (Früh, Spät, Nacht)

• Wechselschichtzulagen relevant

• Sachbezüge für Verpflegung häufiger

• Nachtbereitschaftsdienste üblich

Die jeweiligen Besonderheiten müssen in der Lohnabrechnung korrekt abgebildet werden. Ein Dienstleister mit Pflegeerfahrung kennt diese Unterschiede und kann entsprechend abrechnen.

Pflegezulagen und Sonderzahlungen

Neben dem Grundgehalt und den Zuschlägen gibt es in der Pflege weitere Vergütungsbestandteile:

Funktionszulagen: Für besondere Aufgaben wie Wohnbereichsleitung, Praxisanleitung oder Hygienebeauftragte

Qualifikationszulagen: Für zusätzliche Qualifikationen wie Wundmanagement, Palliative Care oder Demenzbetreuung

Jahressonderzahlungen: Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld nach Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung

Leistungsprämien: In manchen Einrichtungen gibt es leistungsbezogene Vergütungsbestandteile

All diese Bestandteile müssen in der Lohnabrechnung korrekt erfasst und steuerlich richtig behandelt werden.

Lohnabrechnung in der Pflege auslagern

Angesichts der Komplexität entscheiden sich viele Pflegeeinrichtungen für die Auslagerung der Lohnabrechnung.

Vorteile des Outsourcings in der Pflege

• Expertise: Spezialisten kennen Pflegemindestlohn, Zuschläge und Tarifrecht

• Rechtssicherheit: Gesetzesänderungen werden automatisch umgesetzt

• Zeitersparnis: Pflegeleitung kann sich auf die Kernaufgaben konzentrieren

• Skalierbarkeit: Flexibel bei Personalwachstum oder -schwankungen

• Prüfungssicherheit: Korrekte Dokumentation für Betriebsprüfungen

Wann lohnt sich ein spezialisierter Dienstleister?

Ein Dienstleister mit Pflegebranchenerfahrung lohnt sich besonders, wenn:

• Sie mehr als 20 Mitarbeitende beschäftigen

• Sie verschiedene Beschäftigungsformen haben (Vollzeit, Teilzeit, Minijob)

• Ihre Schichtmodelle komplex sind

• Sie tarifgebunden sind

• Die interne Lohnabrechnung regelmäßig Fehler produziert

Mehr zur Auswahl des richtigen Dienstleisters finden Sie in unserem Artikel Lohnabrechnung Dienstleister Vergleich.

Fazit: Pflege-Lohnabrechnung erfordert Spezialwissen

Die Lohnabrechnung in der Pflege ist komplex. Der gestaffelte Pflegemindestlohn, steuerfreie Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit, Bereitschaftsdienstabrechnung und verschiedene Tarifwerke erfordern fundiertes Fachwissen.

Die wichtigsten Punkte:

• Pflegemindestlohn beachten (aktuell 16,10 bis 20,50 EUR, ab Juli 2026: 16,52 bis 21,03 EUR)

• Zuschläge korrekt berechnen und dokumentieren

• Bereitschaftsdienste nach Tarifvertrag oder Vereinbarung vergüten

• Arbeitszeitgrenzen einhalten und dokumentieren

• Bei Mindestlohnerhöhungen rechtzeitig anpassen

Mit den richtigen Prozessen, einer guten Zeiterfassung und gegebenenfalls einem spezialisierten Dienstleister lassen sich die Herausforderungen meistern.

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