LohnDialog übernimmt die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung für Unternehmen, die sie nicht mehr selbst führen wollen: Stammdatenpflege, Abrechnungslauf, Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen, Bescheinigungen und die Buchungsdaten für Ihre Finanzbuchhaltung. Wir arbeiten für kleine Betriebe ab drei Mitarbeitenden ebenso wie für mittelständische Unternehmen mit mehreren Abrechnungskreisen, jeweils mit einem festen Ansprechpartner. Payroll Outsourcing bedeutet dabei nicht, die Verantwortung abzugeben. Arbeitgeber bleiben Steuer- und Beitragsschuldner, wir liefern die operative Ausführung und halten die fachliche Aktualität nach. Diese Seite zeigt, was im Paket steckt, was es pro Mitarbeitendem kostet, wie ein Wechsel abläuft und woran Sie einen tragfähigen Anbieter erkennen. Wenn Sie das lieber im Gespräch klären: Kennlerngespräch buchen.
Payroll Outsourcing mit LohnDialog: was wir übernehmen
Im Paketpreis steckt der komplette Monatslauf. Wir richten Firmen- und Personalstamm ein und pflegen ihn, melden Eintritte an, erstellen die Lohnsteueranmeldung und die Beitragsnachweise, führen Pfändungen und Darlehen mit und rechnen Reisekosten, Abschläge und Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Dienstrad, Jobticket oder Kitakostenzuschuss ab. Dazu kommen die Fibuliste, SEPA-Dateien für Mitarbeitende, Krankenkassen und Finanzamt, die monatlichen und jährlichen Standardauswertungen und eine erste Probeabrechnung vor dem Echtlauf. LohnDialog ist ein Familienunternehmen, arbeitet seit 35 Jahren in der Entgeltabrechnung und wickelt monatlich mehr als 20.000 Löhne ab. Ausgezeichnet wurden wir als TOP Dienstleister 2023 und 2024.
Nicht alles gehört in eine Monatspauschale, und wir behaupten das auch nicht. Zusätzliche Probeabrechnungen, Wiederholungsläufe, einzelne Bescheinigungen, die Klärung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung, Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit und die Begleitung einer Prüfung weist unsere Preisliste getrennt aus. Sie sehen also vorher, wofür eine Rechnung entsteht.
Payroll Outsourcing für Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitenden
Ab etwa 50 Mitarbeitenden verändert sich die Abrechnung nicht nur im Volumen, sondern in der Struktur. Es entstehen mehrere Abrechnungskreise für Standorte, Gesellschaften oder Beschäftigtengruppen. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen greifen ineinander, oft mit eigenen Stichtagen für Erhöhungen, Einmalzahlungen und Zulagen. Kostenstellen und Kostenträger müssen tagesgenau mitlaufen, damit das Controlling die Personalkosten der richtigen Einheit zuordnen kann. Die Betriebsprüfung durch Rentenversicherung oder Finanzamt kommt in dieser Größe verlässlich.
Genau darauf ist unser Setup zugeschnitten. Wir bilden mehrere Abrechnungsgruppen in einem Mandanten ab, führen mehrere Firmen und Standorte parallel und halten die Daten revisionssicher vor, wie es § 8 Absatz 2 BVV für Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen verlangt. Ab 50 Mitarbeitenden bekommen Sie eine feste Vertretungsregelung mit zwei persönlichen Ansprechpartnern, damit Urlaub oder Krankheit auf unserer Seite Ihren Abrechnungstermin nicht berührt.
Payroll Outsourcing für komplexe Abrechnungen
Manche Abrechnungen sind kein Standardlohnzettel. Im Baugewerbe kommen SOKA-BAU, das Urlaubskassenverfahren und die Zusatzversorgung hinzu, dazu Saison-Kurzarbeitergeld und die Winterbau-Regelungen. Der SOKA-BAU-Gesamtbeitrag für gewerbliche Arbeitnehmer liegt seit dem 1. Juli 2026 im Bundesgebiet bei 19,8 Prozent im Westen und 18,3 Prozent im Osten, Berlin hat eigene, höhere Sätze, und ab dem 1. Januar 2027 sind manuelle Meldungen an die Sozialkasse nicht mehr zulässig. Wie wir das abwickeln, steht auf unserer Seite zur Baulohnabrechnung.
Der öffentliche Dienst bringt eigene Tarifwerke mit, dafür haben wir eine eigene Seite zur Personalabrechnung im öffentlichen Dienst. Schichtbetriebe brauchen Arbeitszeitkonten und die korrekte steuerliche und beitragsrechtliche Behandlung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen. Das sind alles Themen, bei denen eine Standardsoftware ohne erfahrene Sachbearbeitung schnell an ihre Grenze kommt. Bei uns laufen sie im normalen Monatsrhythmus mit.
Payroll Outsourcing und HR-Schnittstellen
Wenn Ihre Bewegungsdaten bereits in einem HR- oder Zeiterfassungssystem stehen, sollen sie von dort in die Abrechnung laufen und nicht ein zweites Mal getippt werden. Wir haben über 15 Schnittstellen im Programm. Aktiv angebunden sind derzeit Personio, Staffcloud, Gastromatic, TeamHero, HRLab, HeavenHR, Helix und Factorial; weitere Systeme befinden sich im Ausbau. Den aktuellen Stand pflegen wir auf der Übersicht zu Schnittstellen zu Personal- und Zeiterfassung.
Auf der anderen Seite des Prozesses steht Ihre Buchhaltung. Die Fibuliste und die Prima-Nota liefern wir online, auch im DATEV-Format, sodass Ihr Steuerberater die Buchungssätze ohne doppelte Erfassung übernimmt. Wer bei Ihnen anruft und wer zurückruft, bleibt dabei dieselbe Person. Das ist der Unterschied zu einem Ticketsystem, in dem Sie Ihren Sachverhalt jeden Monat neu erklären.
Ob Ihr Setup passt, klären wir in 30 Minuten: Termin mit LohnDialog vereinbaren.
So läuft der Wechsel ab: fünf Schritte
Ein Anbieterwechsel dauert in der Regel ein bis drei Monate, abhängig von der Qualität Ihrer Daten und vom gewünschten Stichtag. Der Ablauf ist bei uns immer derselbe, und Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, wer was liefert.
- Erstgespräch und Vertrag. Wir klären Beschäftigtenzahl, Tarifbindung, Branchenspezifika und Ihre Systemlandschaft. Sie erhalten Angebot, Hauptvertrag und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und beide Seiten benennen ihre Ansprechpartner namentlich.
- Datenübernahme. Personalstammdaten, Lohnsteuerabzugsmerkmale, Sozialversicherungsdaten, Bankverbindungen, laufende Pfändungen und die Lohnkonten der zurückliegenden zwölf Monate gehen an uns.
- Schnittstellen einrichten. Anbindung an Ihr HR-System und Ihre Zeiterfassung, Übergabe an die Finanzbuchhaltung, Zugänge für das Mitarbeiterportal, Freigabewege für die monatlichen Bewegungsdaten.
- Parallellauf. Alter und neuer Dienstleister rechnen dieselbe Abrechnung, bis die Ergebnisse übereinstimmen.
- Stichtag und Stabilisierung. Wir übernehmen den Echtlauf, der bisherige Anbieter liefert die Jahresarbeiten und das Lohnkontenarchiv nach.
Begleitet wird die Einführung von einem Onboarding-Team, das neben der Sachbearbeitung mitläuft. Es klärt Verständnisfragen zu Lohnarten, Zuschlagsschlüsseln und Freigabewegen und übernimmt die technische Unterstützung beim Schnittstellenaufbau. Danach bleibt Ihr fester Ansprechpartner. Was in diesen Wochen und danach konkret zu tun ist, haben wir in einem eigenen Beitrag zu Aufgaben und Ablauf eines Lohnabrechnungs-Dienstleisters aufgeschlüsselt.
Der Aufwand auf Ihrer Seite konzentriert sich auf die Datenübergabe. Ein früh und schriftlich beim bisherigen Anbieter angeforderter Datenexport verkürzt die Migration spürbar. Sinnvoll ist außerdem, vor dem Start einmal aufzuräumen: veraltete Lohnarten, doppelte Personalnummern und Zuschläge, die niemand mehr erklären kann, wandern sonst ungeprüft ins neue System.
Was ist Payroll Outsourcing?
Payroll Outsourcing ist die Übertragung der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister. Der Arbeitgeber bleibt gegenüber Finanzamt und Krankenkasse Steuer- und Beitragsschuldner, der Dienstleister führt aus: Stammdaten, Berechnungslauf, Meldungen, Buchungsbelege, Auswertungen und Bescheinigungswesen. Der englische Begriff hat sich in deutschen Personalabteilungen durchgesetzt, weil internationale Konzernmütter ihn verwenden. Gemeint ist dasselbe wie bei den deutschen Varianten, die Lohnabrechnung auslagern oder die Lohnbuchhaltung abgeben.
Drei benachbarte Begriffe sollten Sie davon trennen. HR-Outsourcing umfasst zusätzlich Recruiting und Personalentwicklung. Business Process Outsourcing ist der Oberbegriff für die Auslagerung beliebiger Geschäftsprozesse. Eine reine Lohnsoftware im Abonnement ist kein Outsourcing, sondern ein Werkzeug: Sie zahlen für das Programm und rechnen selbst.
Auch Lohnbüro und Outsourcing sind zwei verschiedene Ebenen, obwohl sie im Sprachgebrauch oft zusammenfallen. Das Lohnbüro ist die Einheit, die abrechnet. Outsourcing beschreibt die Vertragsform, in der Sie diese Einheit extern beziehen statt sie intern aufzubauen. Ein internes Lohnbüro ist folglich kein Outsourcing, und ein externes Lohnbüro im Dienstleistungsvertrag ist die häufigste Form der Auslagerung in Deutschland.
Die Rechtsgrundlage steht im Steuerrecht. Die Ausnahme in § 6 Nr. 4 StBerG nennt das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteueranmeldungen ausdrücklich als erlaubte Tätigkeit außerhalb der Vorbehaltsaufgaben. Darauf stützt sich das Geschäftsmodell spezialisierter Lohnbüros. Die Pflicht selbst bleibt bei Ihnen: Die monatliche Lohnsteueranmeldung nach § 41a EStG ist eine Arbeitgeberpflicht, auch wenn ein Dienstleister sie technisch übermittelt. Gleiches gilt für die Meldungen an die Einzugsstelle nach § 28a SGB IV. Für die Sozialversicherungsbeiträge schuldet der Arbeitgeber nach § 28e SGB IV den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, unabhängig davon, wer die Meldung erstellt hat.
Diese Aufgabenteilung ist keine Formsache, sondern der Kern des Modells: Sie geben Arbeit ab, nicht Verantwortung. Ein guter Vertrag beschreibt deshalb ausdrücklich, wofür jede Seite einsteht, statt sich auf allgemeine Sorgfaltsformeln zu beschränken.
Modelle: Full-Service, Teilauslagerung, Hybrid
Nicht jedes Unternehmen will alles abgeben. In der Praxis haben sich drei Modelle etabliert, die sich in Leistungstiefe und Kontrolle unterscheiden.
| Modell | Was extern läuft | Was im Haus bleibt | Passt zu |
|---|---|---|---|
| Full-Service | Stammdaten, Abrechnungslauf, Meldungen, Bescheinigungen, Auswertungen | Bewegungsdaten liefern, Abrechnung freigeben | Unternehmen ohne eigene Lohnfachkraft |
| Teilauslagerung | Abrechnungslauf und Meldewesen | Stammdatenpflege, Ein- und Austritte, Vertragsänderungen | HR-Teams mit lohnrechtlicher Grundkompetenz |
| Hybrid | Software, Updates, Meldewege, Hotline und Fernwartung | Die Abrechnung selbst, in gewähltem Umfang | Kanzleien und Unternehmen mit eigener Lohnabteilung |
Full-Service ist die klassische Variante und der häufigste Fall. Sie liefern die monatlichen Bewegungsdaten, geben die Probeabrechnung frei, alles andere liegt bei uns. Ihre Personalsachbearbeitung muss kein Lohnrecht beherrschen und gewinnt Zeit für Themen, die im Unternehmen bleiben müssen: Einstellung, Bindung, Entwicklung. Wo bisher eine einzelne Person das gesamte Lohnwissen trug, verteilt sich dieses Wissen auf ein Team mit hinterlegten Tarifbibliotheken.
Bei der Teilauslagerung behalten Sie die Hoheit über die Stammdaten. Das ist attraktiv, wenn HR eng am Mitarbeitenden arbeitet und Vertragsänderungen ohnehin selbst pflegt. Der Preis dafür: Ihr Team braucht weiterhin lohnrechtliches Grundwissen, denn eine falsch gesetzte Stammdatenangabe schlägt bis in die Meldung durch. Sinnvoll ist das Modell vor allem dann, wenn eine erfahrene Fachkraft im Haus bleibt und nur der Rechenlauf mit seinem Update- und Meldeaufwand nach außen geht.
Das Hybridmodell fahren wir über Goldstein. Sie rechnen mit ADDISON SBS Lohn selbst ab, wir stellen die Software, die Meldewege für ELStAM, DEÜV und Zusatzversorgung, dazu Schulung, Hotline und Fernwartung. Das Programm ist mandanten- und filialfähig, rechnet also mehrere Firmen, Standorte und Einheiten getrennt ab. Für Steuerkanzleien und für Unternehmen mit eigener Lohnabteilung ist das oft die passendere Konstruktion als eine vollständige Auslagerung.
Welches Modell passt, hängt weniger an der Mitarbeiterzahl als an zwei Punkten. Der erste ist die Frage, ob Sie lohnrechtliche Kompetenz im eigenen Haus aufbauen oder halten wollen. Der zweite ist die Komplexität Ihrer Lohnarten, Tarife und Branchenregeln. Wo beides hoch ausfällt, führt das Hybridmodell zum Ziel. Wo beides niedrig ausfällt, sind Sie mit Full-Service schneller. Der Umfang lässt sich später verschieben, in beide Richtungen.
Was Payroll Outsourcing kostet
Abgerechnet wird im deutschen Markt fast immer pro Mitarbeitendem und Monat, international als PEPM bezeichnet. Unsere Preise sind veröffentlicht und gelten netto.
| Paket | Preis pro Mitarbeitendem und Monat | Mindestabrechnung |
|---|---|---|
| Easy Lohn | 11,00 EUR | 3 Mitarbeitende, also 33,00 EUR |
| Corporate Lohn | 13,00 EUR | 3 Mitarbeitende |
| Lohn Flat | 16,00 EUR | 3 Mitarbeitende |
| Baulohn | 17,00 EUR | 3 Mitarbeitende, also 51,00 EUR |
Die vollständigen Paketinhalte stehen in der Übersicht zu Leistungen und Preisen der Entgeltabrechnung. Der Aufschlag im Baulohn bildet die zusätzliche Arbeit ab, die SOKA-BAU, Urlaubskasse und Saisonregelungen verursachen.
Eine Mindestabrechnung ist branchenüblich. Unterhalb einer bestimmten Zahl von Beschäftigten übersteigen die anteiligen Fixkosten für Mandanteneinrichtung, Meldewege und Betreuung den Preis pro Kopf. Bei uns liegt diese Schwelle bei drei Mitarbeitenden. Die Rechnung ist entsprechend einfach: Ein Betrieb mit 60 Mitarbeitenden im Paket Easy Lohn zahlt 660,00 EUR im Monat, ein Bauunternehmen mit 40 gewerblichen Beschäftigten 680,00 EUR. Beides sind Beträge, die sich budgetieren lassen, ohne dass am Jahresende eine Nachbelastung auftaucht.
Preismodelle und was sie über den Anbieter verraten
Neben dem Preis pro Kopf sind vier weitere Modelle im Markt gebräuchlich, und jedes hat einen bestimmten Anwendungsfall.
| Preismodell | Wie abgerechnet wird | Passt zu |
|---|---|---|
| Pro Mitarbeitendem und Monat | Pauschale je aktiv abgerechnetem Kopf | Stabile Belegschaft, planbare Struktur |
| Transaktional | Preis je Abrechnungsvorgang plus Einzelpositionen | Hohe Fluktuation, viele Aushilfen |
| Monatspauschale | Fester Betrag unabhängig von der Kopfzahl | Sehr kleine, konstante Teams |
| Bündel aus Software und Service | Lizenz und Dienstleistung in einem Vertrag | Hybride Setups mit eigener Lohnabteilung |
Die Modelle unterscheiden sich weniger im Ergebnis als im Verhalten bei Veränderung. Eine Monatspauschale wird teuer, sobald das Team wächst. Eine transaktionale Abrechnung schwankt mit der Saison und lässt sich schlechter planen, bildet dafür aber Betriebe mit vielen kurzen Beschäftigungsverhältnissen fair ab.
Woran Sie ein faires Angebot erkennen
Der Preis pro Kopf sagt wenig, solange unklar ist, was darin enthalten ist. Prüfen Sie deshalb, welche Bestandteile ein Anbieter als Standard führt und welche er als Zusatzmodul verkauft. Zum Standard gehören 2026: ein Mitarbeiterportal mit digitalem Zugriff auf die Abrechnung, die Selbstpflege von Adresse und Bankverbindung, mehrsprachige Oberflächen, die gängigen Schnittstellen zu HR und Zeiterfassung, ein fester Ansprechpartner und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit ausformulierten technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Aufschläge sind dort berechtigt, wo echter Zusatzaufwand entsteht: eine Schnittstelle, die es noch nicht gibt, eine Tarifkonfiguration für eine seltene Branche, Korrekturläufe außerhalb des normalen Zyklus. Eine einzeln berechnete Portallizenz dagegen gehört zu einem Preismodell aus der Zeit vor der Cloud.
Der Vergleich mit den Alternativen
Drei Wege stehen praktisch zur Wahl. Die interne Lohnbuchhaltung kostet Gehalt, Softwarelizenz, Schulung und Vertretungsplanung, und sie trägt ein Konzentrationsrisiko: Fällt die eine Person aus, wackelt der Termin. Der Steuerberater rechnet nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab, § 34 StBVV regelt die Lohnbuchführung; das ist für sehr kleine Betriebe oft pragmatisch und wird mit wachsender Belegschaft schnell teurer als ein Festpreis pro Kopf. Der spezialisierte Dienstleister arbeitet mit einem kalkulierbaren Monatsbetrag, trägt Software- und Updateverantwortung und stellt die Vertretung sicher.
Wo genau der Kipppunkt liegt, hängt an Ihrer Lohnsumme, der Branchenkomplexität und daran, wie viel HR-Zeit die Abrechnung heute bindet. Eine Aufschlüsselung der einzelnen Kostenbestandteile finden Sie in unserem Beitrag zu den Kosten eines externen Lohnbüros, eine Betrachtung der Wirtschaftlichkeit im Artikel dazu, wann sich die Lohnabrechnung auslagern lohnt.
Vor- und Nachteile ehrlich betrachtet
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Planbarer Festpreis pro Mitarbeitendem | Abhängigkeit von einem Dienstleister |
| Zugang zu Spezialwissen für Tarife und Sonderbranchen | Lohn-Know-how im eigenen Haus baut sich ab |
| Vertretung bei Urlaub und Krankheit ist systemisch gelöst | Schnittstellen müssen gepflegt werden |
| Gesetzesänderungen kommen ohne eigenen Aufwand im System an | Datenflüsse müssen datenschutzkonform aufgesetzt sein |
| Meldewesen läuft automatisiert | Feinsteuerung im Tagesgeschäft gibt man ab |
| Auswertungen ohne zusätzliche Arbeit | Kündigung braucht Vorlauf und einen Migrationsplan |
Der stärkste Grund, die Lohnabrechnung auszulagern, ist selten der reine Preis. Es ist das Risiko. Eine Lohnabrechnung, die an einer einzigen Person hängt, gerät bei Kündigung, längerer Krankheit oder Elternzeit sofort unter Druck, und der Abrechnungstermin verschiebt sich nicht. Über 40 Lohnexperten fangen so etwas systemisch ab.
Ebenso ehrlich gehört die andere Seite dazu. Eine Auslagerung repariert keine unsauberen Vorprozesse. Wenn Krankmeldungen zu spät kommen, Zeiterfassungsdaten unvollständig sind oder Vertragsänderungen erst nach dem Stichtag gemeldet werden, ändert ein Anbieterwechsel daran nichts. Und die rechtliche Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn der Fehler beim Dienstleister entstanden ist. Regress ist möglich, aber er ersetzt keine funktionierende Zusammenarbeit.
Zwei weitere Risiken beim Payroll Outsourcing lassen sich steuern, wenn man sie vor Vertragsschluss anspricht. Das erste ist die Bindung an einen Anbieter. Sie entsteht, wenn Daten in einem geschlossenen Format liegen und ein Wechsel dadurch teuer wird. Vereinbaren Sie die Rückgabe in einem offenen, maschinenlesbaren Format und die Übergabe des vollständigen Archivs, dann bleibt die Entscheidung umkehrbar. Das zweite ist die Stabilität des Dienstleisters selbst. Ein Ausfall ist selten und im Ernstfall unangenehm, deshalb lohnt ein Blick auf Eigentümerstruktur, Größe und Beständigkeit der Geschäftsführung, bevor Sie unterschreiben.
Und schließlich verändert sich die Rolle Ihrer Personalabteilung. Sie erfasst nicht mehr, sie prüft und gibt frei. Das ist für die meisten Teams eine Entlastung, verlangt aber am Anfang eine klare Absprache darüber, wer welche Freigabe erteilt und bis wann die Bewegungsdaten vorliegen müssen.
Datenschutz, DSGVO und Compliance
Lohndaten gehören zu den sensibelsten Datenbeständen eines Unternehmens. Vier Themen entscheiden darüber, ob eine Auslagerung sauber aufgesetzt ist.
Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO
Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist die Weitergabe von Lohndaten an einen externen Dienstleister nicht zulässig. Der Vertrag muss Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung beschreiben, die Datenkategorien und die betroffenen Personengruppen benennen, das Weisungsrecht regeln und die Verschwiegenheit der eingesetzten Mitarbeitenden festlegen. Bei Lohndaten geht es dabei um Steuermerkmale, Sozialversicherungsnummern, Bankverbindungen, Pfändungen und Angaben zur Elterneigenschaft, also um Bestände, die im Ernstfall unmittelbar in die Privatsphäre der Beschäftigten reichen.
Vier Anlagen gehören dazu: die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Tätigkeit, die Regelung zur Unterstützung bei Betroffenenrechten und die dokumentierte Löschroutine nach Vertragsende. Klären Sie außerdem, wie Ihr Prüfrecht ausgestaltet ist: Ein dokumentierter Auditbericht ist der übliche Weg, ein Vor-Ort-Termin die Ausnahme. Seriöse Anbieter legen den Vertrag im Angebotsprozess vor, nicht erst bei Vertragsschluss, damit Ihre eigene Datenschutzfunktion ihn in Ruhe prüfen kann.
ITSG-Systemuntersuchung des Abrechnungssystems
Für den elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ist eine geprüfte Software Voraussetzung. Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung untersucht Entgeltabrechnungsprogramme systematisch; ohne bestandene Systemuntersuchung sind Meldungen nicht zulässig. Das betrifft den gesamten Meldeweg, von der Anmeldung eines neuen Beschäftigten über die Jahresmeldung bis zur elektronischen Abfrage der Arbeitsunfähigkeit. Wir arbeiten softwareseitig mit ADDISON SBS Lohn aus dem Haus Goldstein Softwaresysteme, und dieses Programm ist ITSG-zertifiziert. Fragen Sie bei jedem Anbieter den Programmnamen, den Versionsstand und die Gültigkeit der Zertifizierung ab. Wer darauf ausweichend antwortet, fällt aus der Auswahl.
GoBD und revisionssichere Archivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form verlangen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit. Für die Lohnabrechnung heißt das: Jede Abrechnung wird zehn Jahre revisionssicher archiviert, jede Änderung am Stammdatensatz ist mit Zeitstempel und Verursacher protokolliert, und eine einmal festgeschriebene Abrechnung lässt sich nicht stillschweigend überschreiben. Korrekturen laufen als nachvollziehbarer Vorgang, nicht als Überschreibung. Unsere Datenhaltung erfüllt die Anforderungen des § 8 Absatz 2 BVV an Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen. Verlangen Sie im Auswahlprozess eine Verfahrensdokumentation und lassen Sie sich zeigen, wie ein Prüfer im System auf die Daten zugreift.
EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Die größte lohnrelevante Neuerung dieses Jahres kommt aus Brüssel. Die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz war bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umzusetzen. Sie bringt eine Berichtspflicht zum geschlechtsbezogenen Entgeltunterschied ab bestimmten Unternehmensgrößen, ein Reporting nach Entgeltgruppen für gleichwertige Tätigkeiten und ein Auskunftsrecht der Beschäftigten über durchschnittliche Entgeltniveaus in vergleichbaren Gruppen.
Praktisch heißt das: Die Abrechnungsdaten müssen so strukturiert sein, dass sich Beschäftigte überhaupt zu Gruppen gleichwertiger Tätigkeit zusammenfassen lassen. Wer Entgeltgruppen bisher nur im Arbeitsvertrag führt und nicht im Abrechnungssystem, hat hier Vorarbeit. Klären Sie mit Ihrem Anbieter, ob die Auswertung als Standardbericht vorliegt und welche Felder er dafür gepflegt braucht. Wenn beides offenbleibt, landet die Arbeit wieder in Ihrer Personalabteilung.
Die Anbieterlandschaft in Deutschland
Der Markt teilt sich in vier Gruppen, die selten dasselbe verkaufen, obwohl sie ähnlich klingen.
| Anbietergruppe | Beispiele | Servicemodell | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| Spezialisierte Lohndienstleister | LohnDialog, Paychex, LOHNunion | Feste Sachbearbeitung, Festpreis pro Kopf | Tarif- und Branchentiefe, kurze Wege | In der Regel auf Deutschland begrenzt |
| Internationale Anbieter | ADP, SD Worx | Hotline, Ticketsystem | Abrechnung in mehreren Ländern, konsolidiertes Reporting | Deutsche Sonderfälle, hoher Einführungsaufwand |
| HR-Suiten mit Lohnmodul | rexx Systems, HRworks | Plattform mit Support | Durchgängiges Datenmodell von HR bis Lohn | Servicetiefe bei Tarif- und Sonderthemen |
| Software für die Eigenabrechnung | DATEV, Lexware | Lizenz plus Support | Volle Kontrolle, niedriger Lizenzpreis | Kein Outsourcing, die Verantwortung bleibt im Haus |
Spezialisierte Lohndienstleister sind der klassische deutsche Mittelstandsanbieter. Sie übernehmen die operative Verantwortung vollständig und differenzieren sich über die Person am anderen Ende der Leitung. Die Gruppe ist überschaubar, weil die Eintrittshürden hoch sind: geprüfte Software, gewachsene Tarifbibliotheken und ein Stamm erfahrener Lohnbuchhalter lassen sich nicht in einem Jahr aufbauen. LohnDialog betreut in dieser Gruppe über 1.000 aktive Kunden. Wer hier auswählt, sollte weniger auf die Unternehmensgröße des Anbieters schauen als auf das monatliche Abrechnungsvolumen in der eigenen Branche.
Internationale Anbieter spielen ihre Stärke aus, sobald Sie tatsächlich in mehreren Ländern abrechnen. Konsolidiertes Reporting über alle Gesellschaften aus einem System ist ein echter Vorteil, wenn eine Konzernzentrale ihn braucht. Für ein Unternehmen, das nur eine deutsche Gesellschaft hat, überwiegt der Aufwand meist den Nutzen: lange Einführungsprojekte, hohe Einrichtungskosten und eine Betreuung über Ticketsysteme statt über eine bekannte Sachbearbeitung. Eine verbreitete Zwischenlösung ist die Kombination aus einem internationalen Anbieter für das Konzernreporting und einem deutschen Spezialisten für die Abrechnung der hiesigen Gesellschaft.
HR-Suiten punkten mit dem durchgängigen Datenmodell: Eine Vertragsänderung im System landet ohne Umweg in der Abrechnung, das Onboarding startet die Stammdatenanlage automatisch, und das Portal für Mitarbeitende gehört zum Standard. Bei Tarifwerken mit Sonderregeln und bei Rückfragen zu einem konkreten Einzelfall zeigt sich dann der Unterschied zwischen einer Plattform und einer Sachbearbeitung, die Ihren Betrieb kennt. Softwarelösungen für die Eigenabrechnung schließlich sind kein Outsourcing: Sie kaufen ein Werkzeug, die fachliche Verantwortung für jede Eingabe bleibt bei Ihnen. Rechnen Sie in diesem Fall Personalkosten, Schulung und den Aufwand für laufende Programmaktualisierungen in den Vergleich mit ein, sonst vergleichen Sie einen Lizenzpreis mit einem Servicepreis.
Auswahl und Ausschreibung: die Checkliste
Bei der Anbietersuche zählen Nachweise mehr als die Präsentation. Der Ablauf ist in den meisten Unternehmen derselbe: eine lange Liste möglicher Anbieter, eine schriftliche Anfrage mit klar formulierten Anforderungen, zwei bis drei Gespräche mit den verbliebenen Kandidaten und am Ende ein Referenzgespräch mit einem Bestandskunden aus vergleichbarer Branche. Die eigentliche Arbeit steckt in der Anfrage, denn sie legt fest, worüber Sie später verhandeln. Die folgende Ausschreibungs- und Vertragscheckliste deckt genau diesen Teil ab.
Diese zehn Punkte gehören in jede Anfrage und lassen sich unverändert in ein Lastenheft übernehmen.
- Nachweis der ITSG-Systemuntersuchung für die eingesetzte Abrechnungssoftware, mit Programmname, Versionsstand und Gültigkeitszeitraum.
- Serverstandort Deutschland, Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit ausformulierten technischen und organisatorischen Maßnahmen und vollständiger Liste der Unterauftragsverarbeiter.
- Servicemodell: fester Ansprechpartner mit dokumentierter Vertretungsregelung statt wechselnder Bearbeitung im Ticketsystem.
- Branchenerfahrung, belegt an Referenzkunden aus vergleichbaren Betrieben und am monatlichen Abrechnungsvolumen in Ihrer Branche.
- Schnittstellen zu Ihrem vorhandenen HR-System und Ihrer Zeiterfassung, im Standard und ohne Sonderentwicklung.
- Übergabe der Buchungsdaten an Ihre Finanzbuchhaltung, das DATEV-Format eingeschlossen.
- Skalierbarkeit über Ihren Planungshorizont, damit ein Wachstumsschritt keinen erneuten Anbieterwechsel auslöst.
- Service-Level mit verbindlichen Reaktionszeiten, gestaffelt nach Standardanfrage und Notfall, und mit einer Folge bei Überschreitung.
- Preisstruktur getrennt nach Monatspauschale, Sonderläufen und Bescheinigungen, ohne Positionen, die erst auf der Rechnung auftauchen.
- Exit- und Migrationsklausel mit Rückgabefrist, maschinenlesbarem Exportformat und Übergabe des Lohnkontenarchivs.
Fordern Sie zu jedem Punkt einen Beleg an, kein Bekenntnis. Ein Anbieter, der die Zertifikatsnummer seiner Software nicht innerhalb eines Tages liefert, wird auch im Betrieb nicht schneller. Aussagekräftig sind außerdem die Fragen, die ein Anbieter Ihnen stellt: Wer nach Tarifbindung, Lohnarten, Zuschlagsregeln und dem Weg der Bewegungsdaten fragt, hat verstanden, worauf es ankommt. Wer sofort einen Preis pro Kopf nennt, ohne Ihre Struktur zu kennen, wird diesen Preis später anpassen.
Drei Warnzeichen tauchen in der Praxis regelmäßig auf. Erstens ein Angebot ohne getrennte Positionen für Sonderleistungen. Zweitens die Zusage einer Schnittstelle, die noch entwickelt werden muss, ohne Termin und ohne Preis. Drittens ein Vertrag, der die Datenrückgabe nicht regelt. Wie sich die einzelnen Kriterien zwischen den Anbietertypen konkret unterscheiden, haben wir im Vergleich der Lohnabrechnungs-Dienstleister gegenübergestellt.
Sie wollen diese Punkte an einem konkreten Angebot durchgehen? Termin buchen.
Payroll Outsourcing nach Unternehmensgröße
Die Frage, ab wann sich die Auslagerung lohnt, hat keine allgemeingültige Antwort. Aber es gibt Muster, und sie folgen weniger einer Kostenschwelle als der Frage, wie viel Spezialwissen ein Betrieb dauerhaft vorhalten kann.
Unter zehn Beschäftigten ist die Mindestabrechnung der bestimmende Faktor. Viele Betriebe lassen die Lohnabrechnung in dieser Phase beim Steuerberater mitlaufen, weil die Bündelung mit Buchführung und Jahresabschluss praktisch ist. Sobald die Belegschaft in den zweistelligen Bereich wächst und die ersten Sonderfälle auftauchen, kippt die Rechnung zugunsten eines spezialisierten Anbieters.
Zwischen zehn und fünfzig Beschäftigten entsteht der typische Engpass. Die Abrechnung ist zu umfangreich für nebenbei, aber zu klein für eine eigene Vollzeitstelle mit Vertretung. Genau in dieser Spanne entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür, die Lohnabrechnung zu outsourcen, oft ausgelöst durch eine Kündigung im Lohnbüro. Regionale Nähe spielt für viele Unternehmen weiterhin eine Rolle, etwa bei einem Lohnbüro Berlin mit Kenntnis der örtlichen Behördenlandschaft.
Ab etwa fünfzig Beschäftigten geht es weniger um Kosten als um Struktur und Ausfallsicherheit. Mehrere Abrechnungskreise, Tarifbindung und regelmäßige Prüfungen verlangen Routine, die sich intern nur mit mehreren Personen aufbauen lässt. In dieser Größe wird auch die Vertretungsfrage konkret: Eine Abrechnung, die im August liegen bleibt, weil die zuständige Kollegin im Urlaub ist, kostet mehr als jeder Preisunterschied zwischen zwei Anbietern.
Jenseits von zweihundertfünfzig Beschäftigten wählen Organisationen manchmal ein geteiltes Modell: die Standardabrechnung im Haus, die komplexen Gruppen extern. Das setzt eine funktionierende eigene Lohnabteilung voraus und lohnt sich vor allem dann, wenn einzelne Sondergruppen viel Spezialwissen binden. Unabhängig von der Größe gilt: Die Branche entscheidet oft mehr als die Kopfzahl. Ein Bauunternehmen mit vierzig gewerblichen Beschäftigten hat einen höheren Abrechnungsaufwand als ein Dienstleister mit zweihundert Angestellten in einem einzigen Tarifmodell.
Der Wechsel: Datenübernahme, Parallellauf, Stichtag
Der Einstieg ins Payroll Outsourcing steht und fällt mit der Datenübernahme, denn sie entscheidet über die Qualität der ersten Monate. Drei Bestände müssen übergeben werden. Erstens die Stammdaten: Personaldaten, Steuermerkmale, Sozialversicherungsdaten, Bankverbindungen, laufende Pfändungen, Darlehen und Zusagen aus der betrieblichen Altersvorsorge. Zweitens die Lohnkonten des laufenden Jahres, damit Jahreswerte, Freibeträge und Beitragsgrenzen korrekt fortgeschrieben werden. Drittens das historische Archiv, das Sie für Bescheinigungen und Auskünfte über Jahre hinweg brauchen.
Ein sauberer Export aus dem alten System spart hier die meiste Zeit. Vereinbaren Sie deshalb früh, in welchem Format Sie die Daten bekommen, und lassen Sie sich die Vollständigkeit bestätigen. Offene Formate lassen sich einlesen, proprietäre Ausgaben müssen konvertiert werden, und jede Konvertierung ist eine Fehlerquelle.
Der Parallellauf ist kein Formalismus. Ein bis zwei Monate rechnen beide Anbieter dieselben Personen, und beide Ergebnisse werden Zeile für Zeile verglichen. Abweichungen entstehen fast immer, meist bei Pauschalversteuerungen, Sachbezügen oder Zulagen mit eigener steuerlicher Behandlung. Wer sie im Parallellauf findet, korrigiert sie ohne Meldung ans Finanzamt.
Beim Stichtag ist der Jahreswechsel die einfachste Variante. Der bisherige Anbieter schließt die Jahresarbeiten ab, der neue startet zum 1. Januar mit sauberen Anfangswerten. Ein Wechsel im laufenden Jahr ist möglich, verlangt aber die vollständige Übernahme der bisherigen Jahreswerte und mehr Prüfaufwand im ersten Lauf. Legen Sie im Vertrag fest, wer die Jahresarbeiten verantwortet und wann das Archiv übergeben wird, sonst entsteht genau an dieser Stelle die Lücke, die später niemand schließen will.
Unterschätzt wird regelmäßig die Kommunikation in die Belegschaft. Für Mitarbeitende ändert sich das Aussehen der Abrechnung, oft auch der Zugang zu den Dokumenten und der Weg, auf dem sie eine Bescheinigung anfordern. Eine kurze Information vor dem ersten neuen Lauf, dazu eine benannte Ansprechperson im eigenen Haus, nimmt den Großteil der Rückfragen vorweg.
Im ersten Echtlauf lohnt ein strukturierter Blick auf vier Punkte. Die Nettobeträge sollten mit dem Vormonat übereinstimmen, soweit sich nichts geändert hat. Die Jahreswerte für Steuer und Sozialversicherung müssen korrekt fortgeschrieben sein. Die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt gehen fristgerecht heraus. Die Buchungsdatei kommt in der Finanzbuchhaltung so an, wie sie dort erwartet wird. Wer diese vier Punkte abhakt, hat den Wechsel hinter sich.
DATEV-Format und Schnittstellen zur Buchhaltung
Am Ende jedes Abrechnungslaufs stehen Buchungsdaten, die in die Finanzbuchhaltung müssen. Wir stellen die Fibuliste und die Prima-Nota online bereit, auch im DATEV-Format. Ihr Steuerberater oder Ihre eigene Buchhaltung übernimmt die Buchungssätze damit ohne doppelte Erfassung. Das ist der Punkt, an dem viele Auslagerungen in der Praxis scheitern: Wenn das Ausgabeformat nicht zum Buchhaltungssystem passt, entsteht jeden Monat Handarbeit, die niemand eingeplant hat.
Fragen Sie deshalb früh, welches Format Ihre Buchhaltung erwartet, und lassen Sie sich eine Beispieldatei geben, bevor der erste Echtlauf ansteht. Ein Testimport dauert eine halbe Stunde und erspart drei Monate manuelle Nacharbeit.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Format und Programmanbindung. Wir liefern das Format, das der Import auf der Gegenseite erwartet. Eine direkte Programmschnittstelle zu DATEV gehört nicht zu unseren aktiven Anbindungen, sie steht auf der Ausbauliste. Für die Praxis der Übergabe macht das keinen Unterschied, für Ihre Erwartungshaltung schon, deshalb sagen wir es an dieser Stelle deutlich.
Auf der Ebene der Buchungssätze entscheidet die Kontierung darüber, wie brauchbar die Daten im Rechnungswesen sind. Wir führen Kostenstellen, Kostenträger und ein tagesgenaues Kalendarium mit, sodass Personalkosten der richtigen Einheit und der richtigen Periode zugeordnet werden. Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Projekten ist das der Unterschied zwischen einer Summe und einer auswertbaren Zahl.
Neben den Buchungsdaten übergeben wir SEPA-Dateien für die Zahlungen an Mitarbeitende, Krankenkassen und Finanzamt sowie die monatlichen und jährlichen Standardauswertungen. Auf der Eingangsseite stehen die Schnittstellen zu HR- und Zeiterfassungssystemen. Prüfen Sie bei einem Anbieterwechsel beide Richtungen, nicht nur die eingehende. Achten Sie außerdem darauf, dass beide Seiten ein offenes Format beherrschen, denn davon hängt später auch die Rückgabe Ihrer Daten ab.
Häufige Fragen zum Payroll Outsourcing
Was ist Payroll Outsourcing?
Payroll Outsourcing ist die Übertragung der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister. Der Dienstleister pflegt die Stammdaten, führt den Abrechnungslauf durch, übermittelt die Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen und liefert Buchungsbelege, Auswertungen und Bescheinigungen. Die rechtliche Verantwortung als Steuer- und Beitragsschuldner bleibt beim Arbeitgeber. Im Unternehmen verbleiben damit im Wesentlichen die monatlichen Bewegungsdaten und die Freigabe der Abrechnung.
Was kostet die Lohnabrechnung pro Mitarbeitendem?
Bei LohnDialog liegt der Preis je nach Paket bei 11,00 EUR für Easy Lohn, 13,00 EUR für Corporate Lohn und 16,00 EUR für Lohn Flat pro Mitarbeitendem und Monat, im Baulohn bei 17,00 EUR. Die Mindestabrechnung entspricht drei Mitarbeitenden. Alle Preise verstehen sich netto. Sonderleistungen wie zusätzliche Probeabrechnungen oder einzelne Bescheinigungen weist die Preisliste getrennt aus.
Wie lange dauert der Wechsel zu einem externen Lohnbüro?
Rechnen Sie in der Regel mit ein bis drei Monaten. Die Spanne hängt an der Qualität der Altdaten, an der Zahl der Schnittstellen und am gewählten Stichtag. Ein Wechsel zum Jahresende ist am einfachsten, weil der bisherige Anbieter die Jahresarbeiten abschließt und der neue mit sauberen Anfangswerten startet. Planen Sie in jedem Fall einen Parallellauf von mindestens einem Monat ein. Der Aufwand auf Ihrer Seite liegt vor allem bei der Datenübergabe und beim Abgleich der Ergebnisse.
Wer haftet, wenn in der Abrechnung ein Fehler passiert?
Gegenüber Finanzamt und Krankenkasse bleibt der Arbeitgeber Steuer- und Beitragsschuldner. Eine Nachforderung nach einer Betriebsprüfung geht deshalb an Sie, nicht an den Dienstleister. Ob und in welchem Umfang Sie anschließend Regress nehmen können, regelt der Vertrag. Achten Sie darauf, dass die Verantwortlichkeiten dort ausdrücklich beschrieben sind und nicht in einer allgemeinen Sorgfaltsklausel verschwinden. Wichtig ist außerdem, wer die Prüfung begleitet und wie diese Leistung abgerechnet wird.
Wie sind unsere Lohndaten beim Dienstleister geschützt?
Unsere Verarbeitung läuft in einem DSGVO-konformen, TÜV-geprüften Rechenzentrum mit verschlüsselter Übertragung. Bei internationalen Anbietern ist der Datenstandort dagegen oft unklar, im Angebot steht häufig nur „EU“ ohne konkrete Zusage. Lassen Sie sich den Standort deshalb vertraglich bestätigen, prüfen Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen als Anlage zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung und verlangen Sie die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Tätigkeit.
Können wir unsere bestehende HR-Software weiter nutzen?
In den meisten Fällen ja. Wir haben über 15 Schnittstellen im Programm, aktiv angebunden sind Personio, Staffcloud, Gastromatic, TeamHero, HRLab, HeavenHR, Helix und Factorial. Weitere Systeme befinden sich im Ausbau. Nennen Sie uns im Erstgespräch Ihr HR-System und Ihre Zeiterfassung, dann klären wir vorab, ob die Anbindung im Standard läuft oder ob ein Zwischenschritt nötig ist. Den aktuellen Stand veröffentlichen wir auf unserer Schnittstellenseite.
Lässt sich die Auslagerung wieder rückgängig machen?
Ja, wenn der Vertrag es sauber regelt. Sie brauchen eine Rückgabefrist, ein maschinenlesbares Exportformat für Stamm- und Bewegungsdaten und die Übergabe des Lohnkontenarchivs für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ist diese Klausel beim Abschluss verhandelt, gibt es später keine Diskussion. Prüfen Sie den Punkt vor der Unterschrift, nicht bei der Kündigung.
Sie wollen wissen, was die Umstellung in Ihrem Unternehmen konkret bedeutet? Buchen Sie ein unverbindliches Kennlerngespräch oder rufen Sie uns an unter 030 467 223 13. Unser Team freut sich auf Sie.
