Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 EUR pro Stunde. Damit Arbeitgeber nachweisen können, dass sie den Mindestlohn tatsächlich für jede geleistete Stunde zahlen, schreibt das Mindestlohngesetz (MiLoG) eine Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten vor. Wer diese Pflicht missachtet, riskiert Bußgelder bis zu 30.000 EUR.
In der Praxis betrifft die Dokumentationspflicht vor allem Branchen mit erhöhter Prüfdichte durch den Zoll und Betriebe mit geringfügig Beschäftigten. Dieser Artikel erklärt, wer aufzeichnen muss, was dokumentiert werden muss, welche Fristen gelten und wie Sie sich auf Kontrollen vorbereiten.
Wer muss Arbeitszeiten aufzeichnen?
Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG gilt nicht für alle Arbeitgeber gleichermaßen. Es gibt zwei Gruppen, die betroffen sind:
Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)
Für alle geringfügig Beschäftigten (Minijob bis 603 EUR/Monat in 2026) muss der Arbeitgeber die Arbeitszeiten aufzeichnen. Das gilt unabhängig von der Branche. Ausgenommen sind lediglich Minijobber im privaten Haushalt (z. B. Haushaltshilfen, die über die Minijob-Zentrale als Haushaltsscheckjobs angemeldet sind).
Zusätzlich gilt: Die Aufzeichnungspflicht greift auch für Arbeitnehmer mit einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt von weniger als 2.000 EUR brutto. Diese Grenze stellt sicher, dass auch bei niedrigen Gehältern oberhalb der Minijob-Grenze die Einhaltung des Mindestlohns überprüft werden kann.
Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
In bestimmten Wirtschaftsbereichen besteht die Aufzeichnungspflicht für alle Beschäftigten, unabhängig von der Vergütungshöhe. Diese Branchen sind im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG § 2a) aufgeführt:
| Branche | Anmerkung |
|---|---|
| Baugewerbe | Inkl. Baulohn, alle Gewerke |
| Gaststätten und Beherbergung | Hotels, Restaurants, Catering |
| Personenbeförderung | Taxi, Bus, Mietwagen |
| Spedition, Transport, Logistik | Lager, Fuhrpark, Kurierdienste |
| Gebäudereinigung | Gewerbliche Reinigung |
| Paket, Express, Kurierdienste | Inkl. Subunternehmer |
| Fleischwirtschaft (industriell) | Nicht das Fleischerhandwerk (seit 2026 gestrichen) |
| Schaustellergewerbe | Messen, Jahrmärkte |
| Friseur- und Kosmetikgewerbe | Neu seit 01.01.2026 (SchwarzArbMoDiG) |
| Plattformbasierte Lieferdienste | Neu seit 01.01.2026 (SchwarzArbMoDiG) |
Seit dem 1. Januar 2026 wurde der Branchenkatalog durch das SchwarzArbMoDiG aktualisiert: Das Friseur- und Kosmetikgewerbe sowie plattformbasierte Lieferdienste sind neu hinzugekommen. Die Forstwirtschaft und das Fleischerhandwerk (nicht die industrielle Fleischwirtschaft) wurden gestrichen.
Wer muss keine Stundenaufzeichnungen führen?
Die Dokumentationspflicht entfällt, wenn:
- Der Arbeitnehmer ein verstetigtes Monatsentgelt von über 2.000 EUR brutto erhält und nicht in einer der genannten Branchen beschäftigt ist
- Es sich um Familienangehörige des Arbeitgebers handelt (Ehegatte, eingetragener Lebenspartner, Kinder)
- Es sich um Minijobber im privaten Haushalt handelt
Achtung: Das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung (13.09.2022, 1 ABR 22/21) hat festgestellt, dass Arbeitgeber grundsätzlich ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen. Diese allgemeine Pflicht geht über die MiLoG-Dokumentationspflicht hinaus und betrifft alle Arbeitgeber. Ein konkretes Bußgeld für Verstöße gegen das BAG-Urteil gibt es allerdings bisher nicht. Die MiLoG-Dokumentationspflicht bleibt die schärfere Regelung, weil sie mit konkreten Bußgeldern bewehrt ist.
Was muss dokumentiert werden?
Die Dokumentation nach § 17 Abs. 1 MiLoG umfasst drei Angaben pro Arbeitstag:
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|
| Beginn der täglichen Arbeitszeit | 07:00 Uhr |
| Ende der täglichen Arbeitszeit | 16:00 Uhr |
| Dauer der täglichen Arbeitszeit | 8 Stunden 30 Minuten |
Was nicht dokumentiert werden muss
- Pausenzeiten: Lage und Dauer der Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden. Pausen gehören nicht zur Arbeitszeit und werden herausgerechnet.
- Unterschriften: Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer müssen die Aufzeichnungen unterschreiben.
Wie darf dokumentiert werden?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Erlaubt sind:
- Handschriftliche Stundenzettel
- Excel-Tabellen
- Digitale Zeiterfassungssysteme
- Apps (z. B. „einfach erfasst“ vom BMAS)
- Stempeluhren mit Ausdruck
Praxistipp: Digitale Systeme sind empfehlenswert, weil sie Manipulationen erschweren und bei Zollkontrollen schneller vorgelegt werden können. Im Baugewerbe sind mobile Zeiterfassungs-Apps besonders praktisch, weil die Dokumentation direkt auf der Baustelle erfolgen kann.
Fristen: Wann muss aufgezeichnet werden?
Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen. In der Praxis bedeutet das: Sie haben eine Woche Zeit.
| Arbeitstag | Frist für die Aufzeichnung |
|---|---|
| Montag, 05.05.2026 | Spätestens Montag, 12.05.2026 |
| Freitag, 09.05.2026 | Spätestens Freitag, 16.05.2026 |
Aufbewahrungspflicht
Die Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 Abs. 2 MiLoG). Die Unterlagen müssen in Deutschland und in deutscher Sprache bereitgehalten werden.
Weitere aufzubewahrende Unterlagen:
- Arbeitsvertrag oder Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen
- Lohnabrechnungen und Nachweise über erfolgte Lohnzahlung
- Arbeitszeitnachweise (differenziert nach Beschäftigungsorten, wenn regional unterschiedliche Mindestlöhne gelten)
Bußgelder bei Verstößen
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls überwacht die Einhaltung der Dokumentationspflicht. Bei Kontrollen werden die Stundenzettel angefordert und mit den Lohnabrechnungen abgeglichen.
| Verstoß | Bußgeld |
|---|---|
| Aufzeichnungen gar nicht geführt | bis 30.000 EUR |
| Aufzeichnungen nicht vollständig | bis 30.000 EUR |
| Aufzeichnungen nicht rechtzeitig erstellt | bis 30.000 EUR |
| Aufzeichnungen nicht korrekt | bis 30.000 EUR |
| Unterlagen nicht bereitgehalten | bis 30.000 EUR |
| Mindestlohn nicht gezahlt | bis 500.000 EUR |
Doppeltes Risiko: Fehlen die Arbeitszeitnachweise, kann der Zoll nicht nur ein Bußgeld für die fehlende Dokumentation verhängen, sondern auch den Verdacht auf Mindestlohnverstöße begründen. Ohne Nachweis der tatsächlich geleisteten Stunden kann die FKS anhand von Indizien (Auftragsvolumen, Umsatz, Branchenvergleich) schätzen, dass mehr Stunden gearbeitet wurden als abgerechnet.
Arbeitszeiterfassung bei Minijobbern
Die Dokumentationspflicht ist besonders relevant für Minijobber. Hier ist die Gefahr der Mindestlohnunterschreitung am größten, weil das Entgelt nahe an der Grenze liegt.
Rechenbeispiel: Minijob und Mindestlohn 2026
| Position | Berechnung |
|---|---|
| Minijob-Grenze 2026 | 603 EUR/Monat |
| Mindestlohn 2026 | 13,90 EUR/Stunde |
| Maximale Stunden pro Monat | 603 / 13,90 = 43,38 Stunden |
| Maximale Stunden pro Woche (Durchschnitt) | 43,38 / 4,33 = 10,02 Stunden |
Ein Minijobber darf also maximal rund 10 Stunden pro Woche arbeiten, um bei 603 EUR Vergütung den Mindestlohn einzuhalten. Arbeitet er mehr, wird entweder der Mindestlohn unterschritten (Bußgeld) oder die Minijob-Grenze überschritten (Sozialversicherungspflicht).
Die Stundenaufzeichnung ist hier der Beweis: Ohne Dokumentation kann der Zoll bei einer Prüfung nicht nachvollziehen, ob der Minijobber tatsächlich nur 10 Stunden pro Woche gearbeitet hat.
Besonderheiten im Baugewerbe
Für Baubetriebe gelten verschärfte Anforderungen:
- Die Dokumentationspflicht besteht für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber
- Zusätzlich zur MiLoG-Dokumentation fordert das SchwarzArbMoDiG seit 2026 eine schriftliche Belehrung der Beschäftigten über ihre Mitwirkungspflichten bei Kontrollen
- Im Baugewerbe gelten Branchenmindestlöhne, die über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen (Mindestlohn 1: 13,90 EUR, Mindestlohn 2 ab LG 2: 17,54 EUR ab 01.04.2026)
- Die Arbeitszeitnachweise müssen nach Baustellen differenziert geführt werden, wenn an verschiedenen Standorten gearbeitet wird
Auf Baustellen kontrolliert der Zoll die Stundenzettel häufig direkt vor Ort. Arbeitnehmer müssen ihren Personalausweis oder Reisepass mitführen und bei Kontrollen vorzeigen können. Fehlende Ausweise allein begründen schon ein Bußgeld.
Mehr zur verschärften Kontrolle auf Baustellen lesen Sie in unserem Artikel SchwarzArbMoDiG 2026: Neue Pflichten für Arbeitgeber im Baugewerbe. Eine Übersicht zu den Sofortmeldepflichten finden Sie unter Sofortmeldung im Baugewerbe.
Checkliste: Dokumentationspflicht korrekt umsetzen
Erfassung einrichten:
- Zeiterfassungssystem wählen (digital empfohlen)
- Alle betroffenen Mitarbeiter einpflegen (Minijobber, Branchenpflicht, unter 2.000 EUR brutto)
- Tägliche Erfassung von Beginn, Ende und Dauer sicherstellen
Fristen einhalten:
- Aufzeichnung spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag
- Unterlagen mindestens 2 Jahre aufbewahren
- Unterlagen in Deutschland und auf Deutsch bereithalten
Kontrolle vorbereiten:
- Arbeitsverträge griffbereit halten
- Lohnabrechnungen den Zeitnachweisen zuordnen können
- Mitarbeiter über Ausweispflicht bei Zollkontrollen informieren
- Stichproben: monatlich prüfen, ob Stundenzettel lückenlos vorliegen
- Bei Minijobbern: Stunden gegen Minijob-Grenze gegenrechnen (max. 43,38 h/Monat bei 603 EUR)
- Bei Leiharbeitern: Aufzeichnungspflicht gilt auch für entliehene Arbeitnehmer im eigenen Betrieb
Häufige Fragen
Wer muss Arbeitszeiten nach dem Mindestlohngesetz aufzeichnen?
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten für zwei Gruppen aufzeichnen: erstens für alle geringfügig Beschäftigten (Minijobber) und Arbeitnehmer mit einem Monatsentgelt unter 2.000 EUR brutto, zweitens für alle Beschäftigten in den im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen (Bau, Gastronomie, Transport, Gebäudereinigung und weitere).
Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlender Arbeitszeitdokumentation?
Verstöße gegen die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 EUR geahndet werden. Das gilt für fehlende, unvollständige, verspätete oder fehlerhafte Aufzeichnungen. Kommt zusätzlich ein Mindestlohnverstoß hinzu, drohen Bußgelder bis zu 500.000 EUR.
Müssen Pausen aufgezeichnet werden?
Nein. Das Mindestlohngesetz verlangt nur die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Pausenzeiten müssen nicht dokumentiert werden, weil sie nicht zur vergütungspflichtigen Arbeitszeit zählen. Sie werden bei der Ermittlung der Arbeitsdauer herausgerechnet.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Die Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 Abs. 2 MiLoG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Tag der Arbeitsleistung. Die Unterlagen müssen in Deutschland und in deutscher Sprache bereitgehalten werden.
Muss der Arbeitnehmer die Stundenzettel unterschreiben?
Nein. Das Mindestlohngesetz schreibt keine Unterschrift vor. Die Aufzeichnung kann handschriftlich oder digital erfolgen, ohne dass der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber unterschreiben muss. In der Praxis ist eine Gegenzeichnung dennoch empfehlenswert, um bei Streitfällen einen Nachweis zu haben.
Gilt die Dokumentationspflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?
Ja. Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht. Wenn ein Arbeitnehmer in einer betroffenen Branche arbeitet oder weniger als 2.000 EUR brutto verdient, muss der Arbeitgeber die Arbeitszeiten dokumentieren, auch wenn intern keine Zeiterfassung vorgesehen ist.
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Die korrekte Arbeitszeitdokumentation schützt Sie vor Bußgeldern und bildet die Grundlage für eine prüfungssichere Lohnabrechnung. Besonders in Branchen mit Zollkontrollen ist eine lückenlose Erfassung entscheidend.
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