Digitale Personalakte: was ab 2027 elektronisch geführt werden muss und was nicht

Nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Bisher gab es dafür einen Ausweg. Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich ein Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit.

Ein Teil der Pflicht gilt bereits heute. § 9 Abs. 1 BVV verlangt, dass der Arbeitgeber ein Verzeichnis aller Beschäftigten für die Beitragsabrechnung elektronisch erfasst und lesbar zur Verfügung stellt. Außerdem gilt nach § 9 Abs. 5 BVV eine Umwandlungspflicht. Erhält der Arbeitgeber Dokumente, die zu den Entgeltunterlagen zählen, in Papierform, muss er sie in ein elektronisches Format umwandeln.

Die elektronischen Entgeltunterlagen sind die Grundlage für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Nach § 28p Abs. 6a SGB IV übermitteln Arbeitgeber die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Programm über die Datenstelle der Rentenversicherung. Wie das Verfahren abläuft und was bis zum Jahreswechsel im Betrieb stehen muss, lesen Sie im Beitrag zu den elektronischen Entgeltunterlagen und der euBP ab 2027. Den Ablauf der Prüfung selbst beschreibt der Beitrag zur Betriebsprüfung der Rentenversicherung.

In den genannten Gesetzen findet sich keine Vorschrift, die Arbeitgeber allgemein verpflichtet, eine Personalakte zu führen. Entsprechend gibt es auch keine Pflicht, sie zu digitalisieren. Die meisten Betriebe führen trotzdem eine, weil sie Nachweise, Vereinbarungen und Schriftwechsel an einem Ort brauchen.

Wenn Sie eine Personalakte führen, regeln zwei Vorschriften den Umgang mit ihr. § 83 BetrVG gibt Beschäftigten das Recht, in die über sie geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Erklärungen des Beschäftigten zum Inhalt sind der Akte auf sein Verlangen beizufügen.

§ 26 BDSG legt fest, wann Daten von Beschäftigten verarbeitet werden dürfen. Maßgeblich ist, ob die Verarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Beide Normen gelten für die Papierakte genauso wie für eine elektronisch geführte Akte.

Das Lohnkonto ist ein eigenes Dokument und steuerlich geregelt. § 41 Abs. 1 EStG verpflichtet den Arbeitgeber, für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto am Ort der Betriebsstätte zu führen. Eine bestimmte Form schreibt der Wortlaut nicht vor.

Elektronisch wird es erst bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder Lohnsteuer-Nachschau. Dann muss der Arbeitgeber die Daten nach § 4 Abs. 2a LStDV über eine digitale Schnittstelle bereitstellen. In der Praxis entsteht das Lohnkonto ohnehin in der Lohnsoftware, sodass diese Anforderung selten Mehraufwand bedeutet.

Bei einigen Dokumenten der Personalakte entscheidet die Form über die Wirksamkeit.

Das Nachweisgesetz verlangt als Grundregel weiterhin eine schriftliche, unterzeichnete Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen. Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt § 2 Abs. 1 NachwG nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zusätzlich die Textform. Das Dokument muss dann für den Beschäftigten zugänglich sein, sich speichern und ausdrucken lassen. Außerdem muss der Arbeitgeber mit der Übermittlung um einen Empfangsnachweis bitten.

Die Öffnung für die Textform gilt nicht für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Gebäudereinigung sowie Spedition, Transport und Logistik.

Nach § 2 Abs. 5 NachwG entfällt die gesonderte Niederschrift, wenn der Beschäftigte einen Arbeitsvertrag in Textform erhält, der alle geforderten Angaben enthält.

Ein Arbeitszeugnis darf nach § 109 Abs. 3 GewO elektronisch erteilt werden, wenn der Beschäftigte eingewilligt hat. Ohne Einwilligung bleibt es beim Papierzeugnis.

Der Arbeitsvertrag selbst ist formfrei. Das galt vor dem Bürokratieentlastungsgesetz und gilt danach genauso. Die einzige Ausnahme ist die Befristung, für die das oben Gesagte gilt.

Die Umstellung gelingt am besten in einer festen Reihenfolge. Zuerst kommt, was gesetzlich zum Stichtag fällig ist. Danach folgt der Rest der Akte nach Bedarf und Kapazität.

Prüfen Sie, ob alle Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV elektronisch vorliegen. Dazu zählen auch Dokumente, die bisher im Personalordner abgeheftet sind, etwa Aufenthaltstitel, Nachweise zur Elterneigenschaft oder die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz. Papierdokumente, die zu den Entgeltunterlagen gehören, wandeln Sie nach § 9 Abs. 5 BVV in ein elektronisches Format um.

Planen Sie außerdem, wie Beschäftigte ihr Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG wahrnehmen. Auch Gegendarstellungen, die ein Beschäftigter zur Akte gibt, müssen ihren Platz in der digitalen Struktur finden.

Jede Unterlagenart hat ihre eigene Frist, und die Fristen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht laufen nicht einheitlich. Welche Unterlage wie lange bleibt und was Sie zum Jahreswechsel vernichten dürfen, zeigt der Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen. Hinterlegen Sie diese Fristen im System, damit Löschungen nicht von Hand erinnert werden müssen.

Bewerbungsunterlagen, Beurteilungen und Schriftwechsel können Sie schrittweise digitalisieren. Ein sinnvoller Einstieg sind neue Arbeitsverhältnisse ab einem festen Datum. Altbestände folgen, wenn Kapazität frei ist oder ein Umzug des Archivs ohnehin ansteht. Achten Sie beim Scannen darauf, dass jedes Dokument vollständig und lesbar erfasst ist und eindeutig einem Beschäftigten und einer Dokumentart zugeordnet wird. Nur dann findet die Personalabteilung später schneller, was sie sucht.

Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Nein. Ab dem 1. Januar 2027 müssen die Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch geführt werden, und die Befreiung auf Antrag endet am 31. Dezember 2026. Für die übrige Personalakte gibt es keine Digitalpflicht.

Was gehört zu den Entgeltunterlagen?
§ 8 Abs. 2 BVV zählt sie einzeln auf. Beispiele sind die Daten der erstatteten Meldungen, Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltstitel, der Nachweis über den Krankenversicherungsschutz, der Nachweis der Elterneigenschaft und eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz.

Darf ich Papierakten nach dem Scannen vernichten?
Das hängt vom Dokument ab. Originale von Kündigungen, Auflösungsverträgen und befristeten Verträgen sollten Sie auf Papier behalten, weil ihre Wirksamkeit an der Schriftform hängt. Für alle übrigen Unterlagen richtet sich die Entscheidung nach den Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen.

Darf eine Kündigung per E-Mail oder digital signiert erfolgen?
Für Kündigung und Auflösungsvertrag schließt § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich aus. Das gilt auch mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Was die ausgelagerte Abrechnung abdeckt, steht in der Übersicht zur Entgeltabrechnung. Für Ihren Betrieb buchen Sie ein Kennenlerngespräch über 30 Minuten. Unser Team freut sich auf Sie!