Der erste Beschäftigte, der die Regelaltersgrenze überschritten hat, bleibt an Bord und möchte die Aktivrente nutzen. Die Monatsabrechnung läuft in vier Tagen. Das Lohnprogramm hat das passende Update erst mit Verspätung gebracht, und im Fachforum widersprechen sich die Antworten zur richtigen Behandlung. Im Hinterkopf sitzt die Sorge vor der nächsten Betriebsprüfung. Genau in dieser Lage stecken 2026 viele HR- und Payroll-Verantwortliche zum ersten Mal.
Die Aktivrente ist steuerlich ein Bonus. In der Lohnabrechnung ist sie ein neuer Sonderfall mit drei Fallen: dem Steuerfreibetrag, der weiterhin vollen Sozialversicherung und dem Handling in der Steuerklasse VI. Die eigentliche Frage ist deshalb nicht nur, wie Sie einen einzelnen Fall buchen. Sie lautet: Rechnen Sie die Aktivrente selbst ab oder lassen Sie sie abrechnen? Ob es sinnvoll ist, die Aktivrente-Abrechnung auszulagern, hängt von Ihrer Fallzahl, Ihrer Kapazität und Ihrem Risikoappetit ab.
Dieser Artikel liefert die Entscheidungsgrundlage und beziffert den Aufwand ehrlich. Er ist keine Klick-Anleitung für die Software und keine vollständige Mechanik der Rentnerbeschäftigung. Für beides finden Sie an den passenden Stellen einen Verweis.
Aktivrente 2026: warum ein Steuerbonus neue Abrechnungsfälle schafft
Seit dem 01.01.2026 gilt die Aktivrente. Beschäftigte, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben und weiterarbeiten, können Arbeitslohn bis zu 2.000 Euro pro Monat steuerfrei beziehen, im Kalenderjahr insgesamt bis zu 24.000 Euro. Rechtsgrundlage ist § 3 Nr. 21 EStG. Der Gesetzestext nennt ausdrücklich eine Höhe von insgesamt 24.000 Euro im Jahr für Einnahmen, die nach Erreichen der Regelaltersgrenze zufließen.
Wichtig für das Verständnis: Die Aktivrente ist ein Steuerbonus, keine Leistung oder Zahlung der Rentenversicherung. Sie ist eine Steuerbefreiung nach § 3 EStG und wird im Betrieb über die Lohnabrechnung umgesetzt, nicht über einen Rentenbescheid.
Die Zugangsbedingungen sind eng gefasst:
Die Beschäftigten müssen die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben. Der Freibetrag greift ab dem Folgemonat nach Erreichen. Die Regelaltersgrenze steigt stufenweise auf 67 Jahre; der Jahrgang 1959 erreicht sie zum Beispiel mit 66 Jahren und 2 Monaten (SGB VI).
Es muss eine sozialversicherungspflichtige, nichtselbständige Beschäftigung vorliegen, für die der Arbeitgeber Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung zahlt.
Ausgeschlossen sind Selbstständige, Beamte und Minijobber.
Für die Abrechnung bedeutet das drei zusätzliche Handgriffe pro Fall. Und genau hier entscheidet sich, ob Sie selbst rechnen oder die Aktivrente-Abrechnung auslagern. Die vollständigen Arbeitgeberpflichten rund um die Aktivrente erklärt der Grundlagen-rtikel Aktivrente 2026: Was Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung jetzt beachten müssen.
Steuerfreibetrag und Sozialversicherung: die zwei stillen Fallen
Die erste Falle betrifft den Steuerfreibetrag. Der Arbeitgeber mindert den steuerpflichtigen Arbeitslohn um bis zu 2.000 Euro pro Monat, und zwar vor der Lohnsteuerberechnung. Der Freibetrag zählt nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. In der Lohnsteuerbescheinigung 2026 gehört der Betrag in eine frei zuzuordnende Zeile mit der exakten Bezeichnung SteuerfreibetragAktivrente. Die Schreibweise ist zwingend: ein Wort, ohne Leerzeichen. Wer hier frei formuliert, riskiert eine fehlerhafte Bescheinigung.
Die zweite Falle ist die häufigste. Die Aktivrente ändert nichts an der Sozialversicherungspflicht. Steuerfrei heißt nicht beitragsfrei. Die Beiträge fallen unverändert auf den vollen Arbeitslohn an, sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber. Der Freibetrag wirkt ausschließlich bei der Lohnsteuer, nicht bei den Sozialabgaben.
Aspekt | Lohnsteuer | Sozialversicherung |
|---|---|---|
Wirkung des Freibetrags | steuerpflichtiger Arbeitslohn wird um bis zu 2.000 Euro pro Monat gemindert | keine Auswirkung |
Bemessungsgrundlage | reduziert um den Freibetrag | voller Arbeitslohn |
Beiträge | entsprechend geringere Lohnsteuer | AN- und AG-Anteil bleiben voll bestehen |
Wer beide Fallen verwechselt und den Freibetrag versehentlich auf die Beitragsberechnung durchschlagen lässt, produziert eine falsche Abrechnung. Solche Fehler fallen später auf. Die generellen Steuerthemen dazu bündelt das Bundesfinanzministerium. Wie der Freibetrag technisch im Programm gesetzt wird, ist nicht Thema dieses Artikels, sondern der Anleitung weiter unten.
Aktivrente und Steuerklasse VI abrechnen: der Sonderfall Zweitbeschäftigung
Der Freibetrag darf nur in einem Dienstverhältnis angewendet werden. Sobald die Aktivrente-Beschäftigung ein zweites Dienstverhältnis ist, kommt die Steuerklasse VI ins Spiel. Der Freibetrag lässt sich dort trotzdem nutzen, aber nur unter einer Bedingung: Der Arbeitnehmer muss schriftlich bestätigen, dass die Steuerbefreiung nicht zeitgleich in einem anderen Dienstverhältnis berücksichtigt wird.
Diese Bestätigung müssen Sie einholen, dokumentieren und zum Lohnkonto nehmen. Die Erklärung ist formfrei möglich, zum Beispiel per E-Mail. In den Steuerklassen I bis V ist keine gesonderte Bestätigung nötig. Nutzt der Beschäftigte den Freibetrag im Jahr nicht voll aus, lässt sich der ungenutzte Teil über die Einkommensteuererklärung nachholen.
Der Sonderfall ist fehleranfällig, weil er aus mehreren Schritten besteht: die richtige Steuerklasse erkennen, die Bestätigung anfordern, sie sauber archivieren und im Zweifel aktuell halten. Wird der Freibetrag versehentlich in zwei Dienstverhältnissen gleichzeitig angesetzt, droht eine Nachforderung.
Für einen einzelnen, sauberen Fall ist die Abrechnung in Steuerklasse VI intern machbar. Die Fehlerquote steigt mit der Zahl der Sonderfälle und mit dem Termindruck am Monatsende. Genau an diesem Punkt fragen sich viele Teams, ob sie den Fall besser abgeben sollten. Wie der Freibetrag Schritt für Schritt in der Software gesetzt wird, zeigt die Anleitung DATEV Aktivrente abrechnen.
Aktivrente-Lohnabrechnung: der ehrliche Aufwand, wenn Sie selbst rechnen
Damit die Entscheidung fair ausfällt, lohnt der ehrliche Blick auf den Aufwand pro Fall. Wer die Aktivrente selbst abrechnet, hat mindestens diese Schritte vor sich:
das Software-Update einspielen und den Programmstand prüfen,
die passende Lohnart korrekt anlegen,
Freibetrag und volle Sozialversicherung richtig kombinieren,
bei Steuerklasse VI die Bestätigung des Arbeitnehmers einholen und ablegen,
den Freibetrag korrekt in die Lohnsteuerbescheinigung eintragen,
die Probeabrechnung gegenprüfen, bevor der Lohnlauf schließt.
Dazu kommt ein Realitäts-Anker aus dem laufenden Jahr. Die Programm-Umsetzung der Aktivrente kam 2026 verzögert. Führende Anbieter verschoben ihre Updates auf Ende März bis Mitte April 2026, weil die Vorgaben zur Sozialversicherung und zu Teilmonaten zunächst unklar waren. Bei DATEV betraf die Meldung LN29442 Rentner bestimmter Geburtsmonate; ein Hotfix folgte etwa am 23.04.2026. Das ist kein Vorwurf an einen einzelnen Anbieter, sondern zeigt: Die Software allein löst den Fall nicht. Wer selbst rechnet, trägt das Update- und Korrekturrisiko selbst.
Der kritische Punkt ist dabei die Kombination aus Steuer und Beitrag: Der Freibetrag mindert die Lohnsteuer, die Sozialversicherung bleibt aber auf dem vollen Arbeitslohn. Wer diese beiden Größen im Programm sauber auseinanderhält, hat den Kern des Falls im Griff. Wer sie vermischt, produziert einen Fehler, der sich durch alle Folgemonate zieht.
Ein einzelner Aktivrente-Fall ist überschaubar. Der eigentliche Stresstest sind mehrere Aktivrentner zusammen mit dem Monatsabschluss und der Urlaubszeit im Team. Und dann ist da der Betriebsprüfungs-Winkel: Fehler beim Freibetrag oder bei der Sozialversicherung fallen in der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p SGB IV auf und können nachverbeitragt werden. Wer den Aufwand realistisch einschätzt, kann fundiert entscheiden, ob er diese Abrechnung selbst behält oder abgibt. Details zur Umsetzung im Programm liefert erneut die Anleitung DATEV Aktivrente abrechnen.
Selbst abrechnen oder abrechnen lassen: der Vergleich für die Aktivrente
Die Entscheidung lässt sich an Aktivrente-spezifischen Kriterien festmachen. Die folgende Tabelle stellt gegenüber, was jeder Weg von Ihnen verlangt:
Kriterium | Selbst abrechnen | Externes Lohnbüro (LohnDialog) |
|---|---|---|
Software-Update und Programmstand | selbst einspielen und prüfen | im Service enthalten |
Freibetrag und SV korrekt kombinieren | eigenes Know-how nötig | Standardfall im Team |
Steuerklasse-VI-Bestätigung | selbst einholen und archivieren | Teil des Prozesses |
Eintrag Lohnsteuerbescheinigung | manuell, Schreibweise beachten | automatisiert |
Betriebsprüfungs-Sicherheit | eigenes Risiko | dokumentierte Prozesse |
Vertretung bei Urlaub und Krankheit | oft an einer Person | festes Team, fester Ansprechpartner |
Daraus ergibt sich eine einfache Entscheidungsregel. Ein sauberer Einzelfall und ausreichend Kapazität im Team sprechen dafür, die Aktivrente selbst abzurechnen. Mehrere Sonderfälle, knappe HR-Zeit oder spürbarer Prüfungsdruck sprechen dafür, die Aktivrente-Abrechnung auszulagern.
Ob Sie die Aktivrente-Abrechnung auslagern, ist am Ende eine Abwägung zwischen Kontrolle und Entlastung. Selbst rechnen hält alles im Haus, bindet aber Zeit und verlangt aktuelles Fachwissen. Auslagern verlagert das Update- und Korrekturrisiko auf einen Dienstleister, der den Fall regelmäßig sieht. Die Kosten für den Arbeitgeber spielen dabei eine Rolle, sind aber selten der einzige Faktor; einen kompakten Orientierungspreis finden Sie weiter unten.
Rentner beschäftigen und die Abrechnung: wer macht das eigentlich?
Sobald ein Betrieb ältere Beschäftigte über die Regelaltersgrenze hinaus hält, stellt sich die Zuständigkeitsfrage: Wer rechnet das ab? Die interne HR-Kraft? Der Steuerberater? Ein externes Lohnbüro? In der Praxis ist die Aktivrente-Abrechnung selten irgendwo nebenbei gut aufgehoben.
Der Steuerberater darf und kann die Lohnabrechnung übernehmen, ist aber oft weiter vom Tagesgeschäft im Betrieb entfernt und kennt die Schichtmodelle und Zeitkonten nicht aus erster Hand. Die interne Fachkraft hat diese Nähe, hat aber selten eine echte Vertretung, wenn sie im Urlaub oder krank ist. Ein spezialisiertes Lohnbüro bündelt Fachwissen und Vertretung, verlangt dafür aber eine saubere Datenübergabe. Wer die Aktivrente-Abrechnung auslagern will, sollte diese drei Optionen offen gegeneinander abwägen.
Wichtig ist die Abgrenzung: Dieser Artikel behandelt die Entscheidung rund um die Aktivrente. Die laufende Beschäftigung von Rentnern insgesamt, also Hinzuverdienst, Kranken- und Pflegeversicherung, Minijob-Rentner und die zugehörigen Meldungen, behandelt der Artikel Rentner beschäftigen: Lohnabrechnung auslagern. Den Kontext zu Hinzuverdienst und Einkommensanrechnung liefert die Deutsche Rentenversicherung.
Wie LohnDialog die Aktivrente-Abrechnung übernimmt
Wenn Sie die Aktivrente-Abrechnung auslagern, übernimmt nicht eine einzelne Person mit Restwissen den Sonderfall, sondern ein eingespieltes Team, das ihn in der laufenden Abrechnung mitführt. LohnDialog bildet Aktivrente-Fälle in der laufenden Lohnabrechnung ab: Freibetrag korrekt anwenden, volle Sozialversicherungsbeiträge auf den Arbeitslohn, das Steuerklasse-VI-Handling inklusive Bestätigung und der saubere Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung.
Dahinter steht ein Familienunternehmen in zweiter Generation mit 35 Jahren Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und einem großen, erfahrenen Team an vier Standorten. Sie erhalten einen festen persönlichen Ansprechpartner; ab 50 Mitarbeitenden kommt eine feste Vertretung mit einem zweiten Ansprechpartner hinzu, sodass Ihre Abrechnung auch in Urlaubs- und Krankheitszeiten weiterläuft. Im Hintergrund arbeitet mit ADDISON SBS Lohn ein etabliertes, ITSG-zertifiziertes Lohnprogramm, betreut über Goldstein Softwaresysteme; LohnDialog übernimmt Abrechnung und Support, Goldstein die Software und Technik.
Zur Orientierung: Die allgemeine Lohnabrechnung startet ab 11 Euro pro Mitarbeiter und Monat (netto), abgerechnet wird ab 3 Arbeitnehmern pro Monat. Das genaue Paket klären Sie im Termin.
Ehrlich bleibt auch die Grenze des Auslagerns. Zwei Dinge bleiben auf Ihrer Seite: Sie liefern die Stunden- und Bewegungsdaten, und Sie holen die Aktivrente-Bestätigung des Beschäftigten für die Steuerklasse VI ein. Der Dienstleister übernimmt die Abrechnung, nicht die Datenerhebung im Betrieb. Wie der digitale Ablauf im Detail aussieht, zeigt die Seite Ihr digitales Lohnbüro. Steuerliche Gestaltungsfragen bleiben dabei Sache Ihres Steuerberaters; die korrekte Umsetzung in der laufenden Abrechnung übernehmen wir.
Häufige Fragen zur Aktivrente in der Lohnabrechnung
Ist die Aktivrente von 2.000 Euro wirklich steuerfrei?
Ja. Arbeitslohn ist bis zu 2.000 Euro pro Monat und insgesamt bis zu 24.000 Euro im Kalenderjahr steuerfrei, sofern die Beschäftigten die Regelaltersgrenze erreicht haben. Rechtsgrundlage ist § 3 Nr. 21 EStG. Der Freibetrag wirkt ab dem Folgemonat nach Erreichen der Regelaltersgrenze.
Muss ich für die Aktivrente trotzdem Sozialversicherung abführen?
Ja. Steuerfrei heißt nicht beitragsfrei. Die Aktivrente hat keine Auswirkung auf die Sozialversicherung. Die Beiträge fallen unverändert auf den vollen Arbeitslohn an, für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Welche Steuerklasse gilt bei der Aktivrente?
Im Regelfall die Steuerklasse des jeweiligen Dienstverhältnisses. Ist die Aktivrente-Beschäftigung ein zweites Dienstverhältnis, gilt die Steuerklasse VI. Der Freibetrag lässt sich dort nur mit schriftlicher Bestätigung des Arbeitnehmers anwenden, dass die Steuerbefreiung nicht zeitgleich in einem anderen Dienstverhältnis genutzt wird.
Muss die Aktivrente in die Lohnsteuerbescheinigung?
Ja. In der Lohnsteuerbescheinigung 2026 wird der Betrag in eine frei zuzuordnende Zeile mit der exakten Bezeichnung SteuerfreibetragAktivrente eingetragen, in einem Wort und ohne Leerzeichen.
Wie hoch ist der Aufwand, die Aktivrente selbst abzurechnen?
Pro Fall fallen mehrere Schritte an: Update einspielen und Programmstand prüfen, Lohnart anlegen, Freibetrag und Sozialversicherung kombinieren, bei Steuerklasse VI die Bestätigung einholen, den Eintrag in die Lohnsteuerbescheinigung setzen und die Probeabrechnung gegenprüfen. Im Einzelfall ist das machbar, bei mehreren Fällen und Termindruck wird es fehleranfällig.
Wer sollte die Aktivrente-Abrechnung machen: HR, Steuerberater oder Lohnbüro?
Das hängt von Nähe zum Tagesgeschäft, Fachwissen und Vertretung ab. Die interne Kraft hat die Nähe, oft aber keine Vertretung; der Steuerberater hat das Fachwissen, aber weniger Nähe; ein Lohnbüro bündelt beides gegen eine saubere Datenübergabe. Die laufende Rentnerbeschäftigung insgesamt behandelt der Artikel Rentner beschäftigen: Lohnabrechnung auslagern.
Lohnt es sich, die Aktivrente-Abrechnung auszulagern?
Bei mehreren Sonderfällen, knapper Kapazität im HR-Team oder spürbarem Prüfungsdruck spricht vieles für das Auslagern. Bei einem sauberen Einzelfall mit genug Zeit kann die interne Abrechnung ausreichen. Zur Orientierung: Die allgemeine Lohnabrechnung startet ab 11 Euro pro Mitarbeiter und Monat (netto), abgerechnet wird ab 3 Arbeitnehmern pro Monat.
Die Entscheidung, die zu Ihrem Betrieb passt
Ob Sie die Aktivrente selbst abrechnen oder abrechnen lassen, ist keine Grundsatzfrage, sondern eine Frage von Fallzahl, Kapazität und Prüfungssicherheit. Wenn Sie unsicher sind, ob sich das Auslagern für Ihre Konstellation rechnet, klären wir das gemeinsam. Sprechen Sie mit unseren Experten in einem kurzen Kennlerngespräch.
