Herr Krause ist 41 Jahre im Betrieb, geht Ende des Monats in Rente und fragt Sie im Flur, ob er nicht zwei Tage die Woche bleiben könnte. Am selben Vormittag stellt Ihnen die Fertigung eine neue Aushilfe an der Packstation vor: 62 Jahre alt, bezieht bereits eine vorgezogene Altersrente, soll auf 603-Euro-Basis dazuverdienen. Zwei freundliche Zusagen an einem Vormittag. In der Lohnabrechnung werden daraus über Nacht zwei völlig unterschiedliche Sonderfälle.
Wer schon einmal einen Rentner beschäftigen und korrekt abrechnen musste, kennt das Muster. Arbeitsrechtlich ist so ein Fall meist unkompliziert, abrechnungsseitig ist er ein Geflecht aus Sonderregeln. Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung, der richtige Meldeschlüssel und die Frage, welche Rentenart überhaupt vorliegt: Für jeden dieser Punkte gelten bei Rentnern eigene Regeln. Und jeder Fehler fällt oft erst Jahre später auf, nämlich bei der nächsten Betriebsprüfung.
Dieser Beitrag nimmt bewusst die Arbeitgeber- und Beschäftigungssicht ein. Es geht darum, wie Sie einen weiterarbeitenden Rentner in Ihrer Payroll sauber führen, nicht um die Steuererklärung des Rentners selbst. Die Steuerperspektive mit dem persönlichen Freibetrag behandelt der Beitrag zum Steuerfreibetrag für Rentner in der Aktivrente.
Warum die Abrechnung von Rentnern zum Sonderfall wird
Wer Rentner beschäftigt und abrechnet, arbeitet nicht mit einem Sonderfall, sondern mit mehreren gleichzeitig. In der laufenden Abrechnung greifen verschiedene Regelkreise ineinander: In der Rentenversicherung sind Regelaltersrentner für ihr Arbeitsentgelt versicherungsfrei, der Arbeitgeber zahlt seinen Anteil aber trotzdem weiter. In der Arbeitslosenversicherung fällt seit 2022 wieder ein Arbeitgeberanteil an. In der Krankenversicherung gilt ab der Regelaltersgrenze ein ermäßigter Beitragssatz. Und für die Meldung an die Sozialversicherung gelten eigene Schlüssel.
Der Dreh- und Angelpunkt ist immer die Rentenart. Ob jemand eine vorgezogene Altersvollrente vor der Regelaltersgrenze bezieht, die Regelaltersgrenze bereits erreicht hat oder als Rentner einen Minijob ausübt: Diese Einordnung entscheidet über die komplette beitragsrechtliche Behandlung. Wird sie falsch getroffen, sind alle nachfolgenden Beiträge falsch. Genau das macht die Abrechnung so fehleranfällig, und genau deshalb prüfen viele Betriebe an dieser Stelle irgendwann, ob sie den Mehraufwand nicht besser aus der Hand geben.
Verschärft wird das Thema durch die Aktivrente: Seit dem 01.01.2026 macht sie das Weiterarbeiten jenseits der Regelaltersgrenze steuerlich attraktiver, denn im Rahmen der in § 3 Nummer 21 EStG geregelten Aktivrente können bis zu 2.000 EUR pro Monat, also 24.000 EUR pro Jahr, steuerfrei hinzuverdient werden, während das Entgelt sozialversicherungspflichtig bleibt. Für Ihre Abrechnung heißt das vor allem eins: mehr Rentnerfälle. Die steuerliche Mechanik der Aktivrente und die Entscheidung, ob Sie diese Fälle selbst rechnen oder auslagern, behandelt der Beitrag Aktivrente in der Lohnabrechnung: selbst oder auslagern; hier bleiben wir bei der Beschäftigungssicht.
Rentner und Sozialversicherung in der Lohnabrechnung
Die Sozialversicherung ist der Teil, an dem sich in der Praxis die meisten Fehler einschleichen. Hilfreich ist, drei Konstellationen sauber auseinanderzuhalten: die vorgezogene Altersrente vor der Regelaltersgrenze, den Regelaltersrentner nach Erreichen der Regelaltersgrenze und den Rentner im Minijob. Für die ersten beiden Konstellationen zeigt die folgende Tabelle die Behandlung je Versicherungszweig; den Minijob-Rentner nehmen wir uns weiter unten gesondert vor.
| Versicherungszweig | Vorgezogene Altersrente (vor Regelaltersgrenze) | Regelaltersrentner (Regelaltersgrenze erreicht) |
|---|---|---|
| Rentenversicherung (RV) | Voll pflichtig, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil | Versicherungsfrei für das Entgelt; Arbeitgeber zahlt seinen Anteil weiter |
| Arbeitslosenversicherung (AV) | Voll pflichtig, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil | Nur Arbeitgeberanteil (seit 01.01.2022); kein Arbeitnehmeranteil |
| Krankenversicherung (KV) | Geteilt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer | Geteilt; ermäßigter Beitragssatz 14,0 %, da kein Krankengeldanspruch, plus kassenindividueller Zusatzbeitrag |
| Pflegeversicherung (PV) | Geteilt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer | Geteilt; der Zuschlag für Kinderlose trägt der Arbeitnehmer allein |
In der Rentenversicherung sind Regelaltersrentner in einer Beschäftigung für ihr Arbeitsentgelt rentenversicherungsfrei. Der Arbeitgeber zahlt für diese Beschäftigten aber weiterhin seinen Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung. Der Rentner kann außerdem auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichten und selbst Beiträge zahlen; dadurch erhöht sich seine Rente bei der nächsten Anpassung. Diese Wahlmöglichkeit muss in der Abrechnung korrekt abgebildet werden, weil sie den Beitragsabzug verändert.
In der Arbeitslosenversicherung hat sich die Lage 2022 gedreht. Seit dem 01.01.2022 zahlt der Arbeitgeber für beschäftigte Altersrentner, die die Regelaltersgrenze erreicht haben, wieder einen Beitragsanteil zur Arbeitslosenversicherung; die vorherige Befreiung galt von 2017 bis 2021 und endete am 31.12.2021. Der beschäftigte Regelaltersrentner selbst hat zur Arbeitslosenversicherung keinen Arbeitnehmerbeitragsanteil zu leisten. Wer diesen Arbeitgeberanteil in der Abrechnung vergisst, produziert eine klassische Nachforderung.
In der Kranken- und Pflegeversicherung werden die Beiträge bei gesetzlich versicherten beschäftigten Rentnern zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Für Beschäftigte ab Erreichen der Regelaltersgrenze gilt in der gesetzlichen Krankenversicherung der ermäßigte Beitragssatz von 14,0 %, weil kein Anspruch auf Krankengeld besteht; hinzu kommt der kassenindividuelle Zusatzbeitrag. Den Zuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose trägt der Arbeitnehmer allein, das gilt unabhängig vom Rentenbezug.
Ganz anders liegt der Fall bei der vorgezogenen Altersvollrente vor Erreichen der Regelaltersgrenze. Diese Bezieher sind in einer Beschäftigung voll renten- und arbeitslosenversicherungspflichtig, und zwar mit Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil. Für die Abrechnung bedeutet das: fast das Gegenteil des Regelaltersrentners, obwohl beide umgangssprachlich einfach "Rentner" sind. Wer hier die Rentenart verwechselt, rechnet den kompletten Fall falsch.
Die maßgeblichen Regelaltersgrenzen verschieben sich weiter. Die Regelaltersgrenze wird ab Jahrgang 1947 schrittweise von 65 auf 67 Jahre angehoben; für Versicherte des Jahrgangs 1964 und jünger gilt die volle Regelaltersgrenze von 67 Jahren. In der Praxis heißt das: Der Monat, in dem ein Mitarbeiter die Regelaltersgrenze erreicht, ist der Monat, in dem sich die beitragsrechtliche Behandlung ändert. Wer Rentner beschäftigen und abrechnen will, muss diesen Stichtag pro Person kennen und in der Abrechnung nachziehen. Die rechtlichen Grundlagen dazu stehen im Sechsten Buch Sozialgesetzbuch (SGB VI). Was beim Übergang in die Aktivrente sonst noch zu beachten ist, fasst der Beitrag Aktivrente 2026: was Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung beachten müssen zusammen.
Hinzuverdienst von Rentnern richtig abrechnen
Beim Hinzuverdienst herrscht in vielen Betrieben noch der alte Reflex: bloß nicht zu viel zahlen, sonst wird die Rente gekürzt. Für Altersrenten stimmt das nicht mehr. Seit dem 01.01.2023 gibt es bei vorgezogenen Altersrenten keine Hinzuverdienstgrenze mehr, der Hinzuverdienst ist also unbegrenzt möglich, ohne dass die Rente gekürzt wird. Bei Erwerbsminderungsrenten gelten dagegen weiterhin Hinzuverdienstgrenzen; das ist aber ein Randthema der Rentner-Beschäftigung und in diesem Zusammenhang nicht der Regelfall.
Der wichtigste Merksatz für die Abrechnung lautet: rentenrechtlich frei heißt nicht abrechnungsfrei. Dass ein Altersrentner unbegrenzt hinzuverdienen darf, sagt nichts darüber aus, wie sein Entgelt beitragsrechtlich zu behandeln ist. Die Einstufung in der Sozialversicherung und die Meldungen laufen unabhängig von der Rentenhöhe weiter. Ein Rentner, der 400 EUR verdient, und einer, der 3.000 EUR verdient, unterscheiden sich rentenrechtlich nicht mehr, abrechnungsseitig aber sehr wohl.
Ein zweiter Punkt wird oft verwechselt. Wer die Regelaltersrente nach Erreichen der Regelaltersgrenze nicht in Anspruch nimmt, sie also aufschiebt, erhält einen Zuschlag: Der Zugangsfaktor erhöht sich um 0,5 % (0,005) je Kalendermonat der Nichtinanspruchnahme. Dieser Zuschlag setzt aber den Aufschub voraus. Bloßes Weiterarbeiten bei gleichzeitigem Rentenbezug bringt ihn nicht. Wer während des Rentenbezugs auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet und Beiträge zahlt, erhöht seine Rente über zusätzliche Entgeltpunkte zur nächsten Anpassung, das ist ein anderer Mechanismus als der Aufschub-Zuschlag. In der Abrechnung müssen Sie beide sauber auseinanderhalten. Wie sich Hinzuverdienst und Einkommensanrechnung im Detail auswirken, erläutert die Deutsche Rentenversicherung.
Rentner im Minijob abrechnen
Der häufigste Einstieg ist der Minijob: Ein Rentner soll ein paar Stunden helfen, ohne dass ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis entsteht. Die Minijob-Grenze beträgt 2026 603 EUR pro Monat. Weil der gesetzliche Mindestlohn 2026 bei 13,90 EUR pro Stunde liegt, wirkt die Verdienstgrenze zugleich als Stundenbegrenzung: Bei 603 EUR und 13,90 EUR sind rund 43 Arbeitsstunden pro Monat möglich, dann ist die Grenze erreicht. Diese Kappung sollten Sie bei der Dienstplanung mitdenken, sonst rutscht ein Minijob unbemerkt über die Grenze.
Bei einem gewerblichen Minijob trägt der Arbeitgeber pauschale Abgaben. Die folgende Übersicht fasst die relevanten Sätze zusammen:
| Beitrag / Abgabe | Wer zahlt | Satz |
|---|---|---|
| Rentenversicherung (Pauschale) | Arbeitgeber | 15 % |
| Krankenversicherung (Pauschale, gesetzlich Versicherte) | Arbeitgeber | 13 % |
| Pauschsteuer (deckt Lohn-, Kirchensteuer und Soli ab) | Arbeitgeber, bei Pauschalierung | 2 % |
| Eigenanteil des Regelaltersrentners zur RV | entfällt | kein 3,6-%-Aufstockungsbetrag |
Bei einem gewerblichen Minijob zahlt der Arbeitgeber also einen Pauschalbeitrag von 15 % zur Rentenversicherung und bei gesetzlich Versicherten einen Pauschalbeitrag von 13 % zur Krankenversicherung; bei Pauschalierung fallen zusätzlich 2 % Pauschsteuer an, die Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag abdecken.
Für Regelaltersrentner kommt eine Besonderheit hinzu, die in der Abrechnung leicht übersehen wird. Regelaltersrentner sind im Minijob rentenversicherungsfrei und müssen keinen Eigenanteil zur Rentenversicherung zahlen, es fällt also kein Aufstockungsbetrag von 3,6 % an, den jüngere Minijobber sonst leisten. Der Arbeitgeber zahlt dennoch die 15-%-Pauschale zur Rentenversicherung. Wer hier den Aufstockungsbetrag fälschlich einbehält oder die Pauschale ausfallen lässt, rechnet den Minijob falsch. Die Details zu Minijob und Rentnern hält die Minijob-Zentrale bereit, die aktuelle 603-EUR-Verdienstgrenze ist dort ebenfalls dokumentiert.
Meldungen und Betriebsprüfung: wo Fehler teuer werden
Die Sonderregeln aus den vorherigen Abschnitten münden am Ende in eine Meldung. Für beschäftigte Rentner gelten in der DEÜV-Meldung eigene Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel. Diese Schlüssel bilden ab, welche Rentenart vorliegt und welcher Versicherungsstatus gilt. Ein falscher Schlüssel führt fast zwangsläufig zu falschen Beiträgen, weil die nachgelagerten Systeme auf dieser Einordnung aufsetzen. Genau hier verbindet sich die inhaltliche Komplexität mit einem konkreten Prüfungsrisiko.
Denn diese Meldungen werden kontrolliert. Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre im Rahmen der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV. Bei fehlerhaften Beiträgen kann die Deutsche Rentenversicherung rückwirkend Beiträge nachfordern, gegebenenfalls mit Säumniszuschlägen. Das Tückische daran: Ein falscher Rentnerschlüssel bleibt im Tagesgeschäft meist unauffällig und fällt erst bei der Prüfung auf, dann aber für mehrere zurückliegende Jahre auf einmal.
Für viele HR-Verantwortliche ist genau das der wunde Punkt. Die einzelne Abrechnung wirkt harmlos, das Risiko sammelt sich über Jahre an und materialisiert sich in einem Prüfbescheid. Wenn Sie regelmäßig Rentner beschäftigen und abrechnen, verschiebt sich die eigentliche Aufgabe deshalb von der monatlichen Rechnung hin zur Frage, ob Ihre Meldungen prüfungsfest sind. Wie die Betriebsprüfung aus Arbeitgebersicht abläuft, beschreibt die Deutsche Rentenversicherung auf ihren Seiten für Arbeitgeber.
Was ein Lohnbüro bei der Beschäftigung von Rentnern übernimmt
An dieser Stelle stellt sich die praktische Frage: Muss Ihr Team diese Sonderfälle wirklich selbst tragen? Ein Lohnbüro übernimmt genau die Teile, die fehleranfällig sind. Konkret heißt das: die korrekte Einstufung in der Sozialversicherung je nach Rentenart, die richtigen Melde- und Beitragsgruppenschlüssel, die Pauschalabrechnung bei Minijob-Rentnern und die laufende Anpassung, sobald ein Mitarbeiter die Regelaltersgrenze erreicht. LohnDialog richtet diese Fälle ein, meldet sie korrekt und dokumentiert sie revisionssicher, damit sie einer späteren Steuer- oder Sozialversicherungsprüfung standhalten.
Der zweite Punkt betrifft einen Pain, den viele HR-Managerinnen kennen: den fehlenden festen Ansprechpartner. Bei LohnDialog hat jeder Kunde einen festen persönlichen Ansprechpartner; ab 50 Mitarbeitenden kommt zusätzlich eine feste Vertretungsregelung mit zwei persönlichen Ansprechpartnern hinzu. Gerade bei Sonderfällen wie Rentnern ist das entscheidend, weil Sie nicht bei jeder Rückfrage einer neuen Person den Fall neu erklären müssen.
Dahinter steht Erfahrung, keine Improvisation. LohnDialog hat 35 Jahre Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation, mit über 60 Experten an vier Standorten. Die Zusammenarbeit beginnt schon ab drei Arbeitnehmern pro Monat, die allgemeine Lohnabrechnung ist ab 11 EUR pro Mitarbeiter und Monat möglich. So lässt sich der Mehraufwand für Rentnerfälle abgeben, ohne gleich die gesamte Personalstruktur umzubauen.
Ehrlich bleibt dabei die Abgrenzung: Ein Lohnbüro übernimmt die Abrechnung und die Meldungen, nicht die arbeitsrechtliche Gestaltung. Ob ein Rentner überhaupt weiterbeschäftigt wird, wie der Vertrag aussieht und ob eine Befristung sinnvoll ist, bleibt Entscheidung des Arbeitgebers, bei Bedarf mit Rechtsberatung durch Dritte. Diese Grenze zu kennen schützt Sie vor falschen Erwartungen und sorgt dafür, dass jede Aufgabe an der richtigen Stelle landet.
Wenn Sie regelmäßig Rentner beschäftigen und abrechnen und den Mehraufwand aus dem Tagesgeschäft nehmen wollen, sprechen Sie mit unseren Experten. In einem 30-minütigen Kennlerngespräch schauen wir uns Ihre konkreten Fälle an und zeigen, wie sich die Abrechnung entlasten lässt.
Häufige Fragen zur Beschäftigung und Abrechnung von Rentnern
Müssen beschäftigte Rentner Sozialversicherungsbeiträge zahlen?
Das hängt von der Rentenart ab. Regelaltersrentner sind für ihr Arbeitsentgelt rentenversicherungsfrei und leisten zur Arbeitslosenversicherung keinen Arbeitnehmerbeitragsanteil. In der Kranken- und Pflegeversicherung werden die Beiträge bei gesetzlich Versicherten dagegen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Bezieher einer vorgezogenen Altersvollrente vor der Regelaltersgrenze sind dagegen voll renten- und arbeitslosenversicherungspflichtig.
Welche Sozialabgaben zahlt der Arbeitgeber für einen beschäftigten Rentner?
Für einen beschäftigten Regelaltersrentner zahlt der Arbeitgeber weiterhin seinen Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung, obwohl der Rentner selbst versicherungsfrei ist. Seit dem 01.01.2022 kommt der Arbeitgeberanteil zur Arbeitslosenversicherung hinzu. In der Kranken- und Pflegeversicherung trägt der Arbeitgeber seinen geteilten Anteil; ab der Regelaltersgrenze gilt in der Krankenversicherung der ermäßigte Beitragssatz von 14,0 %.
Dürfen Rentner unbegrenzt hinzuverdienen?
Bei vorgezogenen Altersrenten ja: Seit dem 01.01.2023 gibt es keine Hinzuverdienstgrenze mehr, der Hinzuverdienst ist ohne Rentenkürzung unbegrenzt möglich. Bei Erwerbsminderungsrenten gelten dagegen weiterhin Hinzuverdienstgrenzen. Wichtig für die Praxis: Auch wenn rentenrechtlich keine Grenze mehr besteht, laufen die Einstufung in der Sozialversicherung und die Meldungen unverändert weiter.
Wie wird ein Rentner im Minijob abgerechnet?
Über die Minijob-Grenze von 603 EUR pro Monat (2026). Bei einem gewerblichen Minijob zahlt der Arbeitgeber 15 % Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung, bei gesetzlich Versicherten 13 % zur Krankenversicherung und bei Pauschalierung 2 % Pauschsteuer. Regelaltersrentner sind im Minijob rentenversicherungsfrei und zahlen keinen Eigenanteil, der Arbeitgeber leistet die 15-%-Pauschale aber trotzdem.
Was ändert sich in der Lohnabrechnung, wenn ein Mitarbeiter die Regelaltersgrenze erreicht?
Ab diesem Zeitpunkt wird der Mitarbeiter in der Rentenversicherung für das Entgelt versicherungsfrei, der Arbeitgeber zahlt seinen Anteil aber weiter. In der Arbeitslosenversicherung entfällt der Arbeitnehmeranteil, der Arbeitgeberanteil bleibt. In der Krankenversicherung greift der ermäßigte Beitragssatz, weil kein Krankengeldanspruch mehr besteht. Zusätzlich ändert sich der Meldeschlüssel. Die volle Regelaltersgrenze von 67 Jahren gilt für den Jahrgang 1964 und jünger.
Wie wird die Beschäftigung eines Rentners bei der Sozialversicherung gemeldet?
Über das DEÜV-Meldeverfahren mit den passenden Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüsseln. Für beschäftigte Rentner gelten dabei eigene Schlüssel, die die jeweilige Rentenart und den Versicherungsstatus abbilden. Ein falscher Schlüssel führt zu falschen Beiträgen und wird spätestens bei der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV auffällig, die mindestens alle vier Jahre stattfindet.
Was kann ein Lohnbüro bei der Beschäftigung von Rentnern übernehmen?
Die fehleranfälligen Teile: die korrekte Einstufung in der Sozialversicherung nach Rentenart, die richtigen Melde- und Beitragsgruppenschlüssel, die Pauschalabrechnung bei Minijob-Rentnern, die Anpassung beim Erreichen der Regelaltersgrenze und die revisionssichere Dokumentation für spätere Prüfungen. Die arbeitsrechtliche Gestaltung, also ob und wie ein Rentner weiterbeschäftigt wird, bleibt dagegen Sache des Arbeitgebers.
Rentner beschäftigen und abrechnen ist arbeitsrechtlich oft eine schnelle Zusage, abrechnungsseitig aber ein Zusammenspiel aus Rentenart, Sozialversicherung, Hinzuverdienst und korrekter Meldung. Wenn diese Sonderfälle in Ihrem Betrieb zunehmen, muss Ihr Team sie nicht selbst tragen. Sprechen Sie mit unseren Experten und entlasten Sie sich im Tagesgeschäft.
