Ende Januar, die erste Urlaubsplanung des Jahres steht an. Ein Mitarbeiter fragt, wie viele Resturlaubstage er noch aus dem Vorjahr hat. Eine Teilzeitkraft möchte wissen, ob ihr weniger Urlaub zusteht als den Vollzeitkollegen. Und die Geschäftsführung fragt, ob nicht genommener Urlaub irgendwann automatisch verfällt.
Der Urlaubsanspruch beschäftigt Personalabteilungen das ganze Jahr über. Rund 8.100 Suchanfragen pro Monat zeigen, wie groß der Klärungsbedarf ist. Dieser Artikel erklärt die gesetzlichen Grundlagen nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), zeigt die korrekte Berechnung bei Teilzeit und klärt die wichtigsten Sonderfälle.
Gesetzlicher Mindesturlaub nach dem BUrlG
Das Bundesurlaubsgesetz regelt den Mindesturlaub für alle Arbeitnehmer in Deutschland. Die Grundregel steht in § 3 BUrlG:
24 Werktage pro Kalenderjahr bei einer 6-Tage-Woche.
Werktage sind alle Kalendertage, die nicht Sonntage oder gesetzliche Feiertage sind. Samstage zählen also als Werktage. Da die meisten Arbeitnehmer heute in einer 5-Tage-Woche arbeiten, wird der Mindesturlaub umgerechnet:
| Arbeitstage pro Woche | Gesetzlicher Mindesturlaub |
|---|---|
| 6 Tage | 24 Werktage |
| 5 Tage | 20 Arbeitstage |
| 4 Tage | 16 Arbeitstage |
| 3 Tage | 12 Arbeitstage |
| 2 Tage | 8 Arbeitstage |
| 1 Tag | 4 Arbeitstage |
Wichtig für Arbeitgeber: Der gesetzliche Mindesturlaub ist unabdingbar. Arbeitsvertragliche Regelungen, die weniger als den gesetzlichen Mindestanspruch vorsehen, sind unwirksam. Tarifverträge und individuelle Vereinbarungen können den Urlaubsanspruch nur erhöhen, nicht reduzieren.
Wartezeit (§ 4 BUrlG)
Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach einer Wartezeit von 6 Monaten (§ 4 BUrlG). In den ersten 6 Monaten erwirbt der Arbeitnehmer einen Teilurlaubsanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat (§ 5 Abs. 1 BUrlG).
Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 24 Urlaubstagen (6-Tage-Woche) beginnt am 1. März. Nach 3 vollen Monaten (bis 31. Mai) hat er 3/12 x 24 = 6 Tage Teilurlaub erworben. Ab dem 1. September hat er den vollen Anspruch.
Urlaubsanspruch bei Teilzeit berechnen
Eine der häufigsten Fragen in der Personalabrechnung: Steht Teilzeitkräften weniger Urlaub zu? Die Antwort: Nein, aber die Berechnung basiert auf Arbeitstagen, nicht auf Stunden.
Die Formel
Urlaubstage Teilzeit = (Arbeitstage pro Woche / 5) x Urlaubstage Vollzeit
Bei einer 5-Tage-Woche als Referenz. Wenn der Betrieb eine 6-Tage-Woche als Referenz nutzt, wird durch 6 geteilt.
Berechnungsbeispiele
| Situation | Arbeitstage/Woche | Vertraglicher Urlaub (VZ) | Berechnung | Urlaubstage TZ |
|---|---|---|---|---|
| Teilzeit 3 Tage/Woche | 3 | 30 Tage (5-Tage-Woche) | 3/5 x 30 | 18 Tage |
| Teilzeit 4 Tage/Woche | 4 | 30 Tage (5-Tage-Woche) | 4/5 x 30 | 24 Tage |
| Teilzeit 2,5 Tage/Woche | 2,5 | 30 Tage (5-Tage-Woche) | 2,5/5 x 30 | 15 Tage |
| Minijob 2 Tage/Woche | 2 | 30 Tage (5-Tage-Woche) | 2/5 x 30 | 12 Tage |
Achtung bei Bruchteilen: Ergeben sich Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag betragen, werden sie auf volle Urlaubstage aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Ein Ergebnis von 18,5 wird auf 19 Tage aufgerundet. Ein Ergebnis von 18,4 bleibt bei 18 Tagen.
Warum die Stundenzahl irrelevant ist
Ob ein Teilzeitmitarbeiter an seinen Arbeitstagen 4 oder 8 Stunden arbeitet, spielt für den Urlaubsanspruch keine Rolle. Entscheidend sind allein die Arbeitstage pro Woche. Ein Mitarbeiter, der an 5 Tagen jeweils 4 Stunden arbeitet, hat denselben Urlaubsanspruch wie ein Vollzeitmitarbeiter mit 8 Stunden pro Tag. Der Unterschied liegt im Urlaubsentgelt (Stunden x Stundenlohn), nicht in den Urlaubstagen.
Sonderfall: Ungleichmäßige Arbeitstage
Arbeitet ein Teilzeitmitarbeiter in geraden Wochen 3 Tage und in ungeraden Wochen 2 Tage, wird der Durchschnitt gebildet: (3 + 2) / 2 = 2,5 Tage pro Woche. Bei 30 Urlaubstagen Vollzeit ergibt das: 2,5 / 5 x 30 = 15 Urlaubstage. Ergeben sich Bruchteile ab 0,5, wird auf den nächsten vollen Tag aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG).
Urlaubsanspruch bei der 4-Tage-Woche
Die 4-Tage-Woche wird für viele Unternehmen zum Thema (2.400 monatliche Suchanfragen). Wer von einer 5-Tage-Woche auf eine 4-Tage-Woche umstellt, reduziert den Urlaubsanspruch anteilig: 4/5 x 30 = 24 Urlaubstage statt 30. Die freien Wochentage ersetzen den rechnerischen Unterschied. Der Arbeitnehmer hat am Ende gleich viele freie Tage, nur anders verteilt.
Resturlaub und Verfall: Die Hinweispflicht des Arbeitgebers
Grundregel: Urlaub verfällt zum 31. Dezember
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Nicht genommener Urlaub verfällt zum 31. Dezember. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. In diesem Fall muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.
BAG-Hinweispflicht: Kein Verfall ohne Aufforderung
Das Bundesarbeitsgericht hat die Regeln zum Urlaubsverfall grundlegend verschärft. In mehreren Urteilen (zuletzt BAG vom 20.12.2022, Az. 9 AZR 266/20 und 9 AZR 245/19) hat das Gericht klargestellt:
Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber:
-
Den Arbeitnehmer konkret und rechtzeitig auf den bestehenden Urlaubsanspruch hingewiesen hat
-
Den Arbeitnehmer aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen
-
Darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub andernfalls verfällt
Dieser Hinweis muss nach Auffassung des BAG zu Beginn des Urlaubsjahres erfolgen, spätestens innerhalb einer Woche nach Entstehung des Anspruchs. Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag reicht nicht. Die Aufforderung muss sich auf den konkreten Urlaubsanspruch des jeweiligen Jahres beziehen.
Konsequenz für Arbeitgeber: Ohne nachweisbare Hinweispflicht-Erfüllung verfällt der Urlaub nicht. Er sammelt sich an, ohne zu verjähren. Das BAG hat bestätigt, dass weder Verfall noch Verjährung greifen, solange der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht nachgekommen ist.
Praxistipp: Versenden Sie zu Beginn jedes Jahres (spätestens Ende Januar) eine schriftliche Mitteilung an jeden Mitarbeiter mit: Anzahl der Resturlaubstage aus dem Vorjahr, Gesamturlaubsanspruch des laufenden Jahres, Aufforderung zur Urlaubsplanung und Hinweis auf den Verfall. Dokumentieren Sie den Versand.
Verfall bei Langzeitkrankheit
Ein Sonderfall: Ist ein Arbeitnehmer das gesamte Urlaubsjahr über durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der Urlaub nach einer Frist von 15 Monaten (BAG vom 07.08.2012, Az. 9 AZR 353/10). Der Urlaubsanspruch aus 2026 verfällt also spätestens am 31. März 2028, wenn der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend krank war. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist.
Urlaubsanspruch bei Kündigung
Voller Anspruch in der zweiten Jahreshälfte
Hat das Arbeitsverhältnis mindestens 6 Monate bestanden und scheidet der Arbeitnehmer in der zweiten Jahreshälfte (ab 1. Juli) aus, hat er Anspruch auf den vollen Jahresurlaub (§ 5 Abs. 1 lit. c BUrlG).
Teilanspruch in der ersten Jahreshälfte
Scheidet der Arbeitnehmer in der ersten Jahreshälfte aus, hat er Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat im laufenden Jahr.
Urlaubsabgeltung
Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, muss er finanziell abgegolten werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Die Urlaubsabgeltung berechnet sich aus dem durchschnittlichen Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs.
Berechnungsbeispiel: Ein Mitarbeiter hat bei Kündigung zum 30. Juni noch 10 Urlaubstage offen. Sein Durchschnittsentgelt der letzten 13 Wochen beträgt 3.500 EUR/Monat. Tagesentgelt: 3.500 / 21,67 Arbeitstage = 161,52 EUR. Urlaubsabgeltung: 10 x 161,52 = 1.615,20 EUR brutto.
Wichtig: Die Urlaubsabgeltung ist sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Sie unterliegt der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen. In der Lohnabrechnung wird sie als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt. Die Abgeltung ist mit der letzten Gehaltsabrechnung auszuzahlen.
Freistellung statt Abgeltung
Alternativ kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer für die restlichen Urlaubstage freistellen. Die Freistellung muss unwiderruflich sein und ausdrücklich unter Anrechnung auf den Urlaubsanspruch erfolgen. Eine widerrufliche Freistellung reicht nicht, um den Urlaubsanspruch zu erfüllen (BAG, Az. 9 AZR 849/13).
Sonderfälle im Urlaubsrecht
Urlaubsanspruch im Minijob
Auch Minijobber haben vollen Urlaubsanspruch nach dem BUrlG. Die Berechnung richtet sich nach den Arbeitstagen pro Woche. Ein Minijobber, der an 3 Tagen pro Woche arbeitet und im Betrieb 30 Urlaubstage (5-Tage-Woche) gelten, hat Anspruch auf 3/5 x 30 = 18 Urlaubstage. Dieses Keyword wird monatlich 14.800 Mal gesucht, was zeigt, wie häufig Arbeitgeber unsicher sind.
Urlaubsanspruch in der Probezeit
Während der Probezeit entsteht kein voller, aber ein anteiliger Urlaubsanspruch (1/12 pro Monat). Der Arbeitgeber darf den Urlaub in der Probezeit nicht generell verweigern, kann aber betriebliche Gründe geltend machen. Eine arbeitsvertragliche Klausel, die Urlaub in der Probezeit komplett ausschließt, ist unwirksam.
Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter mit 30 Urlaubstagen beginnt am 1. Februar. In der Probezeit (bis 31. Juli) erwirbt er 6/12 x 30 = 15 Tage. Will er im Mai 5 Tage Urlaub nehmen, hat er zu diesem Zeitpunkt bereits 4/12 x 30 = 10 Tage erworben. Der Arbeitgeber muss den Urlaub gewähren, sofern keine dringenden betrieblichen Gründe dagegen sprechen.
Urlaubsanspruch in der Elternzeit
Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis. Der Arbeitgeber darf den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen (§ 17 Abs. 1 BEEG). Die Kürzung muss ausdrücklich erklärt werden. Ohne Erklärung bleibt der volle Anspruch bestehen.
Urlaubsanspruch bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Krankheitstage, die in einen genehmigten Urlaub fallen, werden nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet (§ 9 BUrlG). Voraussetzung: Der Arbeitnehmer legt eine ärztliche Bescheinigung vor. Die Krankheitstage werden dem Urlaubskonto gutgeschrieben und können zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden.
Urlaubsanspruch bei Änderung der Arbeitstage
Wechselt ein Mitarbeiter im laufenden Jahr von Vollzeit (5 Tage) auf Teilzeit (3 Tage), wird der Urlaubsanspruch anteilig berechnet. Für die Monate in Vollzeit gilt die Vollzeitformel, für die Teilzeitmonate die Teilzeitformel. Das BAG hat klargestellt, dass eine nachträgliche Umrechnung des gesamten Jahresurlaubs auf die reduzierte Arbeitszeit unzulässig ist (BAG, Az. 9 AZR 51/16).
Typische Fehler beim Urlaubsanspruch
1. Hinweispflicht nicht erfüllt
Ohne nachweisbare Aufforderung zur Urlaubsnahme verfällt der Urlaub nicht. Arbeitgeber, die keine jährliche Mitteilung versenden, sammeln unbewusst Urlaubsrückstellungen an. Im Extremfall stehen bei Kündigung Dutzende Urlaubstage zur Abgeltung.
2. Teilzeiturlaub falsch berechnet
Häufiger Fehler: Die Stunden statt der Arbeitstage als Berechnungsgrundlage verwenden. Eine Mitarbeiterin mit 20 Stunden auf 5 Tage verteilt hat denselben Urlaubsanspruch wie eine Vollzeitkraft. Wird fälschlich nach Stunden gerechnet, ergibt sich ein zu niedriger Anspruch.
3. Elternzeit-Kürzung nicht erklärt
Die Kürzung des Urlaubsanspruchs während der Elternzeit geschieht nicht automatisch. Ohne ausdrückliche Erklärung des Arbeitgebers bleibt der volle Anspruch bestehen. Das kann bei Rückkehr aus der Elternzeit zu erheblichen Nachholungsansprüchen führen.
4. Resturlaub pauschal gestrichen
“Resturlaub aus dem Vorjahr ist verfallen” stimmt nur, wenn die Hinweispflicht erfüllt wurde und keine Übertragungsgründe vorlagen. Ohne Nachweis riskiert der Arbeitgeber Klagen auf Urlaubsabgeltung.
5. Urlaubsabgeltung bei Kündigung vergessen
Bei jedem Austritt muss der Resturlaub geprüft und abgegolten werden. Das gilt auch für fristlose Kündigungen und für Arbeitnehmer, die in der Probezeit ausscheiden. Die Abgeltung ist beitragspflichtiges Entgelt und muss in der Lohnabrechnung korrekt abgerechnet werden.
Häufige Fragen
Wie viele Urlaubstage stehen mir 2026 gesetzlich zu?
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche, umgerechnet 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche. Tarifverträge und Arbeitsverträge sehen oft mehr vor (häufig 28 bis 30 Tage).
Wie berechne ich den Urlaubsanspruch bei Teilzeit?
Mit der Formel: Arbeitstage pro Woche geteilt durch 5 (oder 6 bei 6-Tage-Referenz), multipliziert mit dem Urlaubsanspruch der Vollzeitkräfte. Die tägliche Arbeitszeit spielt keine Rolle.
Wann verfällt Resturlaub?
Grundsätzlich am 31. Dezember, bei Übertragung spätestens am 31. März des Folgejahres. Voraussetzung für den Verfall: Der Arbeitgeber muss nachweislich auf den Urlaubsanspruch hingewiesen und zur Urlaubsnahme aufgefordert haben. Ohne diese Hinweispflicht-Erfüllung verfällt der Urlaub nicht.
Haben Minijobber Urlaubsanspruch?
Ja, in vollem Umfang nach dem BUrlG. Die Berechnung richtet sich nach den Arbeitstagen pro Woche, nicht nach der Verdiensthöhe. Ein Minijobber mit 2 Arbeitstagen pro Woche hat bei 30 Urlaubstagen (Vollzeit) Anspruch auf 12 Tage.
Was passiert mit dem Urlaub bei Kündigung?
Nicht genommener Urlaub muss finanziell abgegolten werden. In der zweiten Jahreshälfte besteht Anspruch auf den vollen Jahresurlaub, in der ersten Jahreshälfte auf 1/12 pro Monat. Die Abgeltung ist beitragspflichtiges Entgelt.
Kann der Arbeitgeber den Urlaub in der Elternzeit kürzen?
Ja, um 1/12 pro vollem Kalendermonat der Elternzeit (§ 17 BEEG). Die Kürzung muss ausdrücklich erklärt werden. Ohne Erklärung bleibt der volle Anspruch bestehen.
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