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Mindestlohn Dokumentationspflicht – das ist zu beachten

Laut Mindestlohngesetz wird der gesetzliche Mindestlohn alle zwei Jahre neu festgelegt. Für die Jahre 2017 und 2018 beträgt der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 1. Januar 2017 einheitlich 8,84 €. Seit Einführung des gesetzlichen Mindestlohns gibt es die Dokumentationspflicht für die Arbeitszeiten, um sicherzustellen, dass dieser für jede Arbeitsstunde bezahlt wird.

die Dokumentationspflicht gilt für:

  • geringfügig Beschäftigte (verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von weniger als 2.000,00 € brutto)
  • für Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind

In welchen Branchen gilt die Mindestlohn Dokumentationspflicht?

Die Dokumentationspflicht gilt zum Einen generell für geringfügig Beschäftigte mit Ausnahme der Minijobber im privaten Bereich. Zum Anderen für alle im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht. Laut § 2a SchwarzArbG müssen diese Branchen regelmäßig ihre Arbeitszeit aufzeichnen:

  • Logistik, Spedition, Transport
  • Baugewerbe
  • Herbergen und Gaststätten
  • Forstwirtschaftsunternehmen
  • Fleischwirtschaft
  • Messebau
  • Gebäudereinigung
  • Paket- und Zeitungszustellung
  • Personenbeförderung
  • Schausteller
  • Ausstellungs- und Messebau
  • Prostitution

Wenn Sie Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung Mitarbeiter beschäftigen, so gilt die Dokumentationspflicht auch für diese ausgeliehenen Kollegen.

So dokumentieren Sie richtig

Die Liste kann handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt werden. Sie können einen Vordruck wie diesen vom Bundesamt für Arbeit und Soziales verwenden oder einen einfachen Zettel. Arbeitstäglich ist zu notieren:

  • der Beginn der Arbeitszeit
  • das Ende der Arbeitszeit
  • die Dauer der Arbeitszeit in Stunden und Minuten

Achtung: Nicht erforderlich ist die Dokumentation von Lage (im Tagesauflauf) und Dauer der Pausen. Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit und müssen deshalb herausgerechnet werden. 

Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich. Die Dokumentation der Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages, erfolgt sein. Der Gesetzgeber gibt Ihnen also eine Woche Zeit, die Tageszettel zu schreiben. Eine Liste für beispielsweise Dienstag muss also spätestens am Dienstag der Folgewoche fertig sein.

Sie führen einen papierlosen Betrieb? Dann verwenden Sie die App „einfach erfasst“ vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) für Windows, Apple und Android. Hier finden Sie interessante Informationen zur App.

Die Bereithaltung der Unterlagen

Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll oder die Deutsche Rentenversicherung vorgezeigt werden können. Arbeitgeber müssen die für die Prüfung der Einhaltung der Arbeitsbedingungen nach dem MiLoG, dem AEntG und dem AÜG erforderlichen Unterlagen in Deutschland und in deutscher Sprache gemäß § 17 Abs. 2 MiLoG, § 19 Abs. 2 AEntG bzw. § 17c Abs. 2 AÜG bereithalten. Dies sind:

  • Arbeitsvertrag beziehungsweise die Dokumente, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Beschäftigungsverhältnisses ergeben (Nachweis-Richtlinie, Amtsblatt der EG Nr. L 288/32 vom 18.10.1991),
  • Arbeitszeitnachweise, die nach Beschäftigungsorten differenziert sein müssen, wenn regional unterschiedliche Mindestlöhne in Betracht kommen
  • Lohnabrechnungen und Nachweise über erfolgte Lohnzahlung

Der Zoll kontrolliert

Gemäß der aktuellen Gesetzeslage ist der Zoll, ein Organ der Finanzverwaltung, mit der Überprüfung beauftragt. Der Zoll und die Prüfungsorgane der Deutschen Rentenversicherung nehmen jeden Hinweis auf Verstoß der Mindestlohnvorschriften zur Nachprüfung gerne auf. Die Nachweise sollten deshalb entsprechend der Mindestlohn Dokumentationspflicht gewissenhaft gepflegt werden. Bußgelder bis zu 30.000 Euro werden verhangen, wenn der Zoll bei Kontrollen feststellt, dass die Tageszettel:

  • gar nicht
  • nicht vollständig
  • nicht korrekt
  • nicht nach vorgeschriebener Art und Weise geführt werden

Ihre Arbeitnehmer müssen Personalausweis oder Ausweisersatz, Pass oder Passersatz stets dabei haben und im Falle von Kontrollen den Zollbeamten vorzeigen können.

Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Unser Lohnbüro steht Ihnen mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner gern zur Seite.