Betriebsprüfungen gelassen entgegen sehen

Wenn Ihr Unternehmen schon einige Zeit existiert, kennen Sie turnusmäßige Betriebsprüfungen wie:

• Lohnsteuer-Außenprüfungen durch das Betriebsstättenfinanzamt
• Umsatzsteuersonderprüfung (Zusammenhang mit der Umsatzsteuerpflicht von Sachbezügen
• Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger
• Prüfung zur Unfallversicherung

Der § 42f Abs. 4 EStG schaffte die Voraussetzung zur zeitgleichen Durchführung von Außenprüfungen von Steuerverwaltung und Rentenversicherungsträgern :

Abs. 4 Auf Verlangen des Arbeitgebers können die Außenprüfung und die Prüfungen durch die Träger der Rentenversicherung (§ 28p Sozialgesetzbuch IV) zur gleichen Zeit durchgeführt werden.

Sie als Arbeitgeber können einen entsprechenden Antrag der zeitgleichen Durchführung zu Ihrer organisatorischen Entlastung  jederzeit stellen, unabhängig davon, ob eine Prüfung durch das Finanzamt oder den Rentenversicherungsträger bereits angekündigt worden ist. Ein Rechtsanspruch besteht nicht, in der Regel wird ein einvernehmlicher Termin unter den Beteiligten abgestimmt. Diesen Antrag stellen Sie formlos beim Betriebsstättenfinanzamt. Das Finanzamt ist für die Entscheidung über den Antrag zuständig.

Der Ablauf einer Betriebsprüfung  ist wie folgt:

1. Prüfungsvorbereitung
2. Prüfungsdurchführung im Unternehmen
3. Schlussbesprechung
4. Prüfungsbericht

Schwerpunkte von Betriebsprüfungen aus Sicht der Lohnabrechnung

• Korrekte Abrechnung der Bruttolöhne
• Lohnkonto der Arbeitnehmer
• Nettolohnzahlungen
• Sachbezüge (geldwerte Vorteile)
• Sachbezugswerte
• Korrekte Anwendung der 44-Euro-Freigrenze (Bagatellgrenze)
• Rabattfreibetrag
• Warengutscheine
• Dienstwagen zur privaten Nutzung
• Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• Pauschalierung der Lohnsteuer
• Prüfung der Aushilfslöhne )Geringfügig entlohnte Beschäftigungen und kurzfristige Beschäftigungen
• Erstattung von Reisekosten
• steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
• Aufmerksamkeiten
• Annehmlichkeiten
• Barlohnumwandlungen
• Betriebsveranstaltungen
• Besondere Zuwendungen (Geburts- und Heiratsbeihilfen, Unterstützungen bei einem rechtfertigenden Anlass, Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung)
• Kinderbetreuungskosten
• Abgrenzungsprüfung zwischen Mitarbeiter und Freiberuflern
• Prüfung der Arbeitsverträge zwischen nahen Angehörigen wie Ehegatten und Kindern

 

Digitale Betriebsprüfung

Nach § 147 Abs. 6 Satz 2 Abgabenordnung werden Betriebsprüfungen jetzt und zukünftig digital durchgeführt. Hierzu gestatten Sie den Prüfern elektronischen Zugriff (Nur-Lesezugriff) auf Ihre EDV-Systeme.

Laut dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 hat der Gesetzgeber die Einführung einer Digitalen LohnSchnittstelle -DLS- verbindlich vorgeschrieben

§41 Abs. 1 Satz 7 EStG i, V. m. § 4 Abs. 2a LStDV .

Ab dem 1. Januar 2018 aufzuzeichnende, lohnsteuerrelevante Daten im Lohnkonto müssen durch den Arbeitgeber der Finanzverwaltungüber eine amtlich vorgeschriebene digitale Schnittstelle bereitgestellt werden.

Hierbei beschränkt sich die Prüfung auf die Lohnsteuer. Das Betriebsstättenfinanzamt überwacht mit turnusmäßigen Lohnsteuer-Außenprüfungen: Sind Steuern vom Lohn (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) ordnungsgemäß einbehalten worden?

§196 Abgabenordnung beinhaltet:

Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich oder elektronisch zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung nach § 356.

Die Verlegung der Prüfung kann nach § 5 Abs. 5 BpO  beantragt werden, wenn wichtige Gründe vorliegen:

• Der Steuerpflichtige, sein Steuerberater oder ein sonstiger wichtiger Betriebsangehöriger ist erkrankt
• beträchtliche Betriebsstörungen (Renovierung, Umbau)
• höhere Gewalt

Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Seit dem 01.01.2010 liegen alle Sozialversicherungsprüfungen in der Hoheit der Rentenversicherung.

§28p SGB IV definiert die Prüfung bei den Arbeitgebern:

(1) Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28a) mindestens alle vier Jahre. Die Prüfung soll in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Die Einzugsstelle unterrichtet den für den Arbeitgeber zuständigen Träger der Rentenversicherung, wenn sie eine alsbaldige Prüfung bei dem Arbeitgeber für erforderlich hält. Die Prüfung umfasst auch die Entgeltunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt wurden. (Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28p.html)

Die Betriebsprüfung wird am Betriebssitz des Arbeitgebers durchgeführt, es sei denn der Arbeitgeber hat eine externe Abrechnungsstelle, einen Steuerberater oder einen Wirtschaftsprüfer bevollmächtigt.

Betriebsprüfung zur Unfallversicherung

§28p Abs. 8 SGB IV:

Die Datenstelle der Rentenversicherung führt für die Prüfung bei den Arbeitgebern eine Datei, in der neben der Betriebsnummer eines jeden Arbeitgebers, die Betriebsnummer des für den Arbeitgeber zuständigen Unfallversicherungsträgers, die Unfallversicherungsmitgliedsnummer des Arbeitgebers, das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Entgelt der bei ihm Beschäftigten in Euro, die anzuwendenden Gefahrtarifstellen der bei ihm Beschäftigten, die Versicherungsnummern der bei ihm Beschäftigten einschließlich des Beginns und des Endes von deren Beschäftigung, die Bezeichnung der für jeden Beschäftigten zuständigen Einzugsstelle sowie eine Kennzeichnung des Vorliegens einer geringfügigen Beschäftigung gespeichert sind.

Wie wird die Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger durchgeführt?

Grundsätze der Prüfung nach§ 7 BVV (Beitragsverfahrensverordnung):

Nach vorheriger Ankündigung durch die Versicherungsträger erfolgt die Prüfung. Die Prüfung erfolgt im Unternehmen, es sei denn der Arbeitgeber hat eine externe Abrechnungsstelle, einen Steuerberater oder einen Wirtschaftsprüfer bevollmächtigt.

Die Größe des Unternehmens bestimmt die Dauer der Prüfung. Der Prüfer benötigt einen umfangreichen Überblick. So reichen in der Regel bei kleinen Unternehmen ein bis zwei Tage, hingegen werden große Unternehmen oft sogar von mehreren Prüfern über einen längeren Zeitraum geprüft.

Innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung ist das Ergebnis der Prüfung dem Arbeitgeber mitzuteilen. Diese Mitteilung ist vom Unternehmen bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren.

Was ist Gegenstand der Sozialversicherungsprüfung?

• Beitrag zur Krankenversicherung
• Beitrag zur Pflegeversicherung
• Beitrag zur Rentenversicherung
• Beitrag zur Arbeitslosenversicherung
• Umlagen U1 und U2
  • Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
  • Mutterschaftsaufwendungen
• Künstlersozialabgabe
• Insolvenzgeldumlage
• Unfallumlage

Wie hoch ist der Umfang der Sozialversicherungsprüfung?

• Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit?)
• Wurden alle Bestandteile des Arbeitsentgelts korrekt berechnet? (einzelne Beurteilung)
• Waren alle DEÜV-Meldungen korrekt und vollständig?
• Wurden alle Beiträge zeitlich korrekt abgeführt?
• Sind alle Umlagebeiträge entsprechend dem Aufwendungsausgleichsgesetz korrekt berechnet und abgeführt?

Sind die Entgeltunterlagen korrekt erstellt?

• Entspricht die Aufzeichnungspflicht und die Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung dem § 28f SGB IV?
• Werden Wertguthabenkonten korrekt geführt und gesichert?
• Werden Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung korrekt  gemeldet, berechnet und abgeführt?
• Wie ist die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der bei der Lohnsteueraußenprüfung festgestellten Auswertungen?

Fehler, die häufig vorkommen:

• Einmalzahlungen werden falsch zugeordnet
• Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen werden falsch abgerechnet
• Reisekostenabrechnungen sind nicht korrekt
• Bei der betrieblichen Altersversorgung entstehen Fehler
• Die Abrechnung geringfügig Beschäftigter ist falsch
• Das Entgelt in der Gleitzone wird geprüft
• Wurden Schüler, Studenten, Praktikanten und weiterbeschäftigte Altersrentner korrekt abgerechnet?
• Wurden Gesellschafter und mithelfende Familienangehörige korrekt abgerechnet?

Auch diese Prüfung wird elektronisch unterstützt, indem die für die Prüfung relevanten Daten elektronisch angeliefert werden.

Meistern Sie Ihre Betriebsprüfung.

Haben Sie keine Angst vor Finanzamt und Sozialversicherungsträgern. Durch die Partnerschaft mit LohnDialog sind Sie gezielt vorbereitet und können der Prüfung gelassen entgegensehen.