Krankmeldung: Regeln und Tipps rund um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Alle Unternehmer*innen sollten die Regeln einer korrekten Krankmeldung kennen. Die Gesetzgebung hat in § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) die Anzeige- und Nachweispflichten für beide Seiten, Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen, klar geregelt.
Erkrankte Arbeitnehmer*innen müssen sich an feste Regeln halten, ansonsten droht eine Abmahnung.
Zwei Pflichten ergeben sich für Arbeitnehmer*innen nach dem Gesetz:

Für Sie als Arbeitgeber*in ist wichtig: Eine Verletzung dieser Pflichten ist abmahnfähig.
In der Abmahnung müssen Sie die Art der Pflichtverletzung genau benennen, sonst droht die Anfechtung durch die Arbeitnehmer*innen.

Einzelheiten zu den Pflichten der Arbeitnehmer*innen:

Anzeigepflicht
Bei Krankheit müssen Arbeitnehmer*innen Ihnen dies unverzüglich melden.
Dies kann durch Anruf oder E-Mail und auch durch einen Dritten erfolgen (Ehepartner*in, Verwandte und Freunde).
Arbeitsnehmer*innen müssen sicherstellen, dass Sie die Krankmeldung erreicht hat.

Nachweispflicht
Hierzu sagt §5 EFZG:
„Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.“

Somit liegt Ihnen spätestens am vierten Tag ein ärztliches Attest (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, AU) vor, das Ihnen sagt, wie lange die Arbeitnehmer*innen voraussichtlich fehlen werden. Diese Pflicht der Attestvorlage trifft Ihre Arbeitnehmer*innen – es bleibt ihnen überlassen, ob sie den gelben Schein persönlich abliefern, dies einer dritten Person überlässt oder per Post schickt – Hauptsache, die AU liegt fristgerecht vor.
Sie können auch durch arbeitsvertragliche Gestaltung ein Vorlegen der AU schon am ersten Krankheitstag festlegen – dieses liegt in Ihrem freien Ermessen.
Wenn Sie begründete Zweifel haben, ob Ihre Arbeitnehmer*innen tatsächlich krank sind, können Sie bei der Krankenkasse der Arbeitnehmer*innen eine Überprüfung durch den medizinischen Dienst einfordern.
Eine Überwachung Ihrer MitarbeiterInnen dürfen Sie nur bei konkret begründeten Verdachtsmomenten beauftragen. Hier gibt es enge Grenzen, urteilt das Bundearbeitsgericht (8 AZR 1007/13).
Neben einer möglichen Abmahnung bei Verletzung einer dieser Pflichten riskieren Ihre Arbeitnehmer*innen auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Ohne eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können Sie diese Zahlung verweigern ((§ 7 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 EFZG).
Krankenkassen haben Arbeitsunfähigkeitsrichtlinien erlassen, die vorschreiben, dass Ärzte Arbeitsunfähigkeiten erst ab dem Tag bescheinigen dürfen, an denen Ihre Arbeitnehmer*innen sie aufgesucht haben.

Keine Regel ohne Ausnahme: „Eine Rückdatierung des Beginns der Arbeitsunfähigkeit auf einen vor dem Behandlungsbeginn liegenden Tag ist ebenso wie eine rückwirkende Bescheinigung über das Fortbestehen der Arbeitsunfähigkeit nur ausnahmsweise und nur nach gewissenhafter Prüfung und in der Regel nur bis zu drei Tagen zulässig“

Hier müssen Ihre Arbeitnehmer*innen also plausible Gründe haben, warum sie weder zur Arbeit noch beim Arzt erscheinen konnten. Sie tragen die arbeitsrechtlichen Folgen, wenn ihnen die plausible Begründung nicht gelingt.

Sind Ihre Arbeitnehmer*innen über die attestierte, voraussichtliche Dauer hinaus weiter krank, benötigen sie eine AU-Folgebescheinigung. Diese muss ununterbrochen an die alte AU anknüpfen; somit müssen Ihre Arbeitnehmer*innen am nächsten Werktag nach Ablauf der ersten Bescheinigung erneut einen Arzt aufsuchen