Im Personalamt einer mittelgroßen Kommune spitzt sich eine Lage zu, die viele Verwaltungen kennen: Die einzige Kraft, die die Entgeltabrechnung wirklich beherrscht, geht Ende des Jahres in den Ruhestand. Die Stelle ist seit Monaten ausgeschrieben, ohne dass sich eine geeignete Nachbesetzung findet. Gleichzeitig steht die nächste Prüfung der Deutschen Rentenversicherung an, und die aktuelle TVöD-Tariferhöhung muss sauber durch die Abrechnung laufen. Die Frage im Raum lautet: selbst weitermachen oder abgeben?
An genau diesem Punkt stellt sich für öffentliche Arbeitgeber die Grundsatzentscheidung, die Lohnabrechnung im öffentlichen Dienst auszulagern. Dieser Beitrag beantwortet die Organisations- und Segmentfrage: wann und für welche Einrichtung sich das Abgeben lohnt, was rechtssicher an einen externen Dienstleister gehen darf und was zwingend in der Verwaltung bleibt. Es geht bewusst nicht um die Tarifmechanik im Detail, sondern um die saubere Entscheidung davor. Wie die Abrechnung im öffentlichen Dienst grundsätzlich abläuft, lesen Sie auf unserer Seite zur Personalabrechnung für den öffentlichen Dienst.
Warum die Personalabrechnung im öffentlichen Dienst eine eigene Welt ist
Wer die Abrechnung in einem Unternehmen der Privatwirtschaft kennt, unterschätzt oft, wie viel im öffentlichen Dienst zusätzlich zusammenkommt. Schon die Tariflandschaft ist verzweigt und entscheidet, nach welchem Regelwerk gerechnet wird.
- Kommunen und kommunale Einrichtungen rechnen ihre Tarifbeschäftigten nach dem TVöD ab. Zuständig ist die VKA, die Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände.
- Länder und ihre Einrichtungen wenden den TV-L an, ausgehandelt von der Tarifgemeinschaft deutscher Länder (TdL). Er gilt für 15 der 16 Länder, einzige Ausnahme ist Hessen mit einem eigenen TV-H.
- Der Bund wendet den TVöD (Bund) an.
- Freie und kirchliche Träger rechnen häufig nach AVR oder eigenen Tarifwerken ab, nicht nach TVöD oder TV-L.
Dazu kommt eine Besonderheit, die es in der Privatwirtschaft so nicht gibt: die betriebliche Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes über VBL oder ZVK. Sie läuft als eigenes Melde- und Zahlungswesen neben der klassischen Lohn- und Gehaltsabrechnung her. Die Details dazu folgen weiter unten, denn genau dieser Punkt macht das öD-Feld für viele Verwaltungen unübersichtlich. Diese Vielschichtigkeit ist der Grund, warum so viele Verwaltungen überhaupt erwägen, die Lohnabrechnung im öffentlichen Dienst auszulagern.
Ehrlich abgegrenzt: Dieser Beitrag erklärt nicht die eigentliche Entgeltmechanik. Wie ein Dienstleister Eingruppierung, Stufenlaufzeiten, Jahressonderzahlung und Zulagen im Detail abnimmt, behandelt der Schwester-Beitrag TV-L-Lohnabrechnung auslagern. Aktuelle Tarifwerte und den jüngsten Tarifabschluss finden Sie unter TV-L-Tarifabschluss 2026. Den TV-L selbst dokumentiert der Tarifgeber, die Tarifgemeinschaft deutscher Länder.
Fachkräftemangel trifft die Lohnstelle: wann Verwaltungen an ihre Grenzen kommen
Der öffentliche Dienst verliert überdurchschnittlich viele Beschäftigte an den Ruhestand und kann frei werdende Stellen nur schwer nachbesetzen. Laut einer Prognose von PwC bleiben bis 2030 rund 816.000 Stellen im öffentlichen Dienst unbesetzt, und mehr als jeder dritte Beschäftigte geht bis 2030 in den Ruhestand. Für die Entgeltstelle einer Verwaltung ist das keine abstrakte Statistik, sondern ein konkretes Risiko.
Denn Abrechnungswissen ist Spezialwissen, und häufig hängt es an einer einzigen erfahrenen Person. Fällt sie aus, wird die Lage schnell brenzlig. Typische Auslöser, an denen die Abgabe-Entscheidung reift:
- eine Vakanz in der Entgeltstelle, die sich über Monate nicht besetzen lässt,
- das gesamte Abrechnungswissen liegt bei einer Person, ohne echte Vertretung,
- Urlaub oder Krankheit gefährden den Monatsabschluss,
- neue Melde- und Rechtsänderungen kommen schneller, als sich Wissen aufbauen lässt.
Für Verantwortliche wie unsere Payroll-Managerin Sandra, die vor jedem Monatsabschluss unter Zeitdruck steht, sich vor der nächsten Betriebsprüfung sorgt und sich einen festen Ansprechpartner wünscht, ist das der Alltag. Öffentliche Arbeitgeber unterliegen dabei genauso der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung wie private Unternehmen. Kommt dann noch die turnusmäßige Prüfung hinzu, die nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre stattfindet, geraten dünn besetzte Entgeltstellen zusätzlich unter Druck. Wann genau lohnt es sich also, die Lohnabrechnung im öffentlichen Dienst auszulagern? Die Antwort hängt vom Segment ab.
Kommunale Lohnabrechnung auslagern: Kommunen, Zweckverbände und Eigenbetriebe
Ob sich das Auslagern lohnt, entscheidet sich nicht an der Beschäftigtenzahl allein, sondern am jeweiligen Organisationstyp. Wer die kommunale Lohnabrechnung auslagern möchte, sollte drei Segmente auseinanderhalten.
Kommunen und Zweckverbände
Kommunen und Zweckverbände rechnen in der TVöD-Welt der VKA ab. Hier häufen sich Sonderfälle: Wechselschicht- und Schichtdienste, eine Vielzahl von Zulagen und Beschäftigte in ganz unterschiedlichen Entgeltgruppen. Je mehr dieser Sonderfälle zusammenkommen, desto größer wird der Nutzen, die laufende Abrechnung an ein eingespieltes Team abzugeben, das solche Konstellationen täglich sieht.
Kommunale Eigenbetriebe und Anstalten öffentlichen Rechts
Kommunale Eigenbetriebe und Anstalten öffentlichen Rechts führen ihre Wirtschaft eigenständig und rechnen oft nach TVöD oder nach dem TV-V für Versorgungsbetriebe ab. Sie haben einen eigenen Abrechnungslauf, kämpfen aber mit denselben Vertretungs- und Fachkräfteproblemen wie die Kernverwaltung. Gerade kleinere Eigenbetriebe kommen schnell an die Grenze, wenn die eine zuständige Person ausfällt.
Freie und kirchliche Träger
Freie und kirchliche Träger rechnen häufig nach AVR, etwa der AVR Caritas oder der AVR Diakonie, oder nach eigenen Tarifwerken ab. Die Regelungsdichte ist hoch, die Verwaltungsteams sind oft klein. Diese Kombination macht den Nutzen einer ausgelagerten Abrechnung besonders spürbar.
Wichtig für alle drei Fälle: Das Auslagern ist rechtlich zulässig. Die Arbeitgeberverantwortung bleibt beim öffentlichen Arbeitgeber, der Dienstleister handelt in seinem Auftrag. Er wird als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig, während Melde-, Beitrags- und Steuerpflichten weiter beim Arbeitgeber liegen.
VBL und ZVK: die Zusatzversorgung über einen Dienstleister abrechnen lassen
Die betriebliche Zusatzversorgung ist der Punkt, an dem die Abrechnung im öffentlichen Dienst am deutlichsten von der Privatwirtschaft abweicht. Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst haben einen tarifvertraglichen Anspruch auf eine betriebliche Zusatzversorgung, die sogenannte Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes. Sie ist eine ergänzende Altersvorsorge für Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes.
Welche Kasse zuständig ist, hängt vom Arbeitgeber ab:
- Für Bund und Länder läuft die Zusatzversorgung über die VBL, die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder. Sie ist der größte Träger der Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes.
- Für kommunale und kirchliche Arbeitgeber läuft sie über die ZVK, die kommunalen beziehungsweise kirchlichen Zusatzversorgungskassen. Neben der VBL bestehen rund 24 solcher Zusatzversorgungskassen.
Rechtsgrundlage sind eigene Tarifverträge: der ATV, der Altersvorsorge-Tarifvertrag für Bund und Länder, sowie der ATV-K für den kommunalen Bereich. Beide stammen vom 1. März 2002. Finanziert wird die Zusatzversorgung über Umlage und/oder Beitrag. Der Arbeitgeber meldet und führt laufend an die VBL oder die ZVK ab, etwa über das Meldeverfahren der VBL (zum Beispiel das Verfahren RIMA); der Zahlungsverkehr läuft im Rahmen der Pflichtversicherung. Im VBL-Abrechnungsverband West wird eine Umlage erhoben, an der sich Arbeitgeber und Beschäftigte beteiligen; zusätzlich kann Sanierungsgeld anfallen. Die konkreten Rechengrößen entnehmen Sie der VBL aus Arbeitgebersicht.
Fehleranfällig ist das Ganze, weil es ein eigener Meldeweg neben Sozialversicherung und Lohnsteuer ist, mit kassenspezifischen Regeln und eigenen Fristen. Genau hier setzt der Nutzen eines Dienstleisters an. Die Personalabrechnung im öffentlichen Dienst berücksichtigt auch die betriebliche Zusatzversorgung; die konkrete Abwicklung der VBL- beziehungsweise ZVK-Meldungen klären wir im persönlichen Gespräch. Wer einen Dienstleister für die VBL- und ZVK-Abrechnung sucht, sollte diesen Abstimmungspunkt früh ansprechen.
TVöD-Lohnabrechnung outsourcen: was abgegeben werden darf und was intern bleibt
Wer die TVöD-Lohnabrechnung outsourcen will, braucht Klarheit über zwei Fragen: Was darf überhaupt an einen Dienstleister, und was muss in der Verwaltung bleiben?
Rechtlich ist die Sache eindeutig. Die Entgeltabrechnung von Tarifbeschäftigten darf an einen externen Dienstleister vergeben werden. Ein Lohnbüro darf die komplette laufende Lohnabrechnung erbringen, das erlaubt § 6 Nr. 4 StBerG. Melde-, Beitrags- und Steuerpflichten laufen dabei weiter, und die Arbeitgeberverantwortung bleibt beim öffentlichen Arbeitgeber. Der Dienstleister wird als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig.
Was sich abgeben lässt:
- die laufende Entgeltabrechnung der Tarifbeschäftigten,
- die Meldungen zur Sozialversicherung und zur Lohnsteuer,
- das Bescheinigungswesen,
- die Jahresabschlussarbeiten,
- die Digitalisierung der Lohndokumente.
Auch die betriebliche Zusatzversorgung wird in der Abrechnung berücksichtigt; wie die VBL- oder ZVK-Meldungen konkret abgewickelt werden, klären Arbeitgeber und Dienstleister im Einzelfall.
Was in der Verwaltung bleibt, ist die ehrliche Grenze des Auslagerns:
- Die Aufstellung und Bewirtschaftung des Stellenplans ist Teil des kommunalen Haushaltsrechts und lässt sich nicht an einen Dienstleister abgeben.
- Die Beteiligung des Personalrats nach dem BPersVG beziehungsweise den Landespersonalvertretungsgesetzen bleibt eine interne Aufgabe.
- Hoheitliche Personalentscheidungen und arbeitsrechtliche Grundsatzfragen bleiben in Ihrer Hand.
Ein Sonderfall sind Beamtinnen und Beamte. Sie werden nach Besoldungsrecht besoldet, also nach dem BBesG oder den Landesbesoldungsgesetzen, nicht nach Tarifvertrag. Ihre Bezügeabrechnung ist damit ein Sonderfall gegenüber der Tarifabrechnung, den Sie mit dem Dienstleister gesondert klären. Die ausgelagerte Abrechnung setzt in der Regel bei den Tarifbeschäftigten an.
Die eigentliche Tarifmechanik, also Eingruppierung, Stufen, Jahressonderzahlung und Zulagen, führt der Schwester-Beitrag TV-L-Lohnabrechnung auslagern aus. Und dass die Prüfung auch bei externer Abrechnung greift, ist gesetzlich geregelt: Nach § 28p SGB IV prüft die Deutsche Rentenversicherung insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen nach § 28a, und zwar mindestens alle vier Jahre. Nachlesen können Sie das im § 28p SGB IV.
Intern behalten oder die Lohnabrechnung im öffentlichen Dienst auslagern: der Vergleich
Die folgende Übersicht stellt gegenüber, was die interne Abrechnung und ein externer Full-Service-Dienstleister für öffentliche Arbeitgeber jeweils leisten.
Die Übersicht macht deutlich: Die Entscheidungstreiber im öffentlichen Dienst sind Vakanz, Komplexität und Vertretungssicherheit, nicht allein die Beschäftigtenzahl. Eine kleine Trägerverwaltung mit hoher Regelungsdichte kann von der Abgabe stärker profitieren als eine größere Verwaltung mit stabil besetzter Entgeltstelle. Umgekehrt bleibt auch bei externer Abrechnung immer eine klare Grenze: Stellenplan, Personalratsbeteiligung und hoheitliche Personalentscheidungen sind Kernaufgaben der Verwaltung und lassen sich nicht abgeben. Den allgemeinen Tarifkontext des öffentlichen Dienstes dokumentiert die Tarifgemeinschaft deutscher Länder.
Full-Service-Personalabrechnung für den öffentlichen Dienst
LohnDialog übernimmt die Personalabrechnung für öffentliche Arbeitgeber, einschließlich der TVöD- und TV-L-Abrechnung. Auf den Punkt gebracht heißt das auf unserer öD-Seite: Gehalt und Bezüge des TV-L und TVöD, persönlich, digital, gesetzeskonform. Die betriebliche Zusatzversorgung wird in der Abrechnung berücksichtigt; die konkrete Abwicklung der VBL- beziehungsweise ZVK-Meldungen klären wir mit Ihnen im persönlichen Gespräch.
Was den Unterschied macht, wenn Verwaltungen ihre Lohnabrechnung im öffentlichen Dienst auslagern:
- Fester persönlicher Ansprechpartner. Unsere direkten Ansprechpartner nehmen sich Zeit für Ihre Bedürfnisse. Jeder Kunde erhält einen festen persönlichen Ansprechpartner; ab 50 Arbeitnehmern zusätzlich eine feste Vertretungsregelung mit einem zweiten Ansprechpartner.
- Erfahrung und Stabilität. LohnDialog ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation mit 35 Jahren Erfahrung und über 60 Experten an vier Standorten. Das bedeutet ein großes, erfahrenes Team ohne Abhängigkeit von Einzelpersonen, ausgezeichnet als TOP Dienstleister 2023, 2024 und 2025.
- Datenschutz für die öffentliche Hand. Die Abrechnung läuft in einem DSGVO-konformen, TÜV-geprüften Rechenzentrum in Deutschland mit revisionssicherer Datenhaltung für Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen.
Wie eine digitale Full-Service-Abrechnung im Alltag aussieht, zeigt unsere Seite zum digitalen Lohnbüro. Der Wechsel zu einem externen Lohnbüro ist grundsätzlich jederzeit möglich; der Übernahmestichtag liegt meist zum Monats- oder Jahreswechsel. Den passenden Zeitpunkt und den Ablauf stimmen wir individuell mit Ihnen ab.
Sprechen Sie mit unseren Experten. In einem persönlichen Kennenlerngespräch klären wir, wie sich Ihre Abrechnung sinnvoll entlasten lässt.
Häufige Fragen (FAQ)
Dürfen Kommunen ihre Lohnabrechnung an einen privaten Dienstleister auslagern?
Ja. Die Entgeltabrechnung von Tarifbeschäftigten darf an ein externes Lohnbüro vergeben werden; ein Lohnbüro darf die komplette laufende Lohnabrechnung nach § 6 Nr. 4 StBerG erbringen. Die Arbeitgeberverantwortung sowie Melde-, Beitrags- und Steuerpflichten bleiben bei der Kommune, der Dienstleister handelt als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Wer rechnet die VBL- und ZVK-Zusatzversorgung ab, wenn wir die Personalabrechnung abgeben?
Die betriebliche Zusatzversorgung wird in der Personalabrechnung berücksichtigt. Ob sie über die VBL (Bund und Länder) oder eine ZVK (kommunal und kirchlich) läuft, hängt von Ihrem Arbeitgebertyp ab. Wie die VBL- beziehungsweise ZVK-Meldungen konkret abgewickelt werden, klären wir im persönlichen Gespräch.
Was bleibt bei uns im Haus, wenn wir die TVöD-Lohnabrechnung outsourcen?
In der Verwaltung bleiben die Aufstellung und Bewirtschaftung des Stellenplans (Haushaltsrecht), die Beteiligung des Personalrats sowie hoheitliche Personalentscheidungen. Die laufende Abrechnung, das Meldewesen und das Bescheinigungswesen lassen sich dagegen abgeben.
Können auch freie und kirchliche Träger ihre Entgeltabrechnung abgeben?
Ja. LohnDialog rechnet auch für Kirchen und Wohlfahrtsverbände ab. Freie und kirchliche Träger arbeiten häufig mit AVR oder eigenen Tarifwerken; ob Ihr konkretes Tarifwerk abgebildet wird, klären wir im persönlichen Gespräch.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung, wenn extern abgerechnet wird?
Öffentliche Arbeitgeber unterliegen wie private der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung nach § 28p SGB IV, mindestens alle vier Jahre. Bei externer Abrechnung stellt der Dienstleister die nötigen Unterlagen bereit und arbeitet mit dokumentierten, nachvollziehbaren Prozessen; die revisionssichere Datenhaltung unterstützt Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen.
Werden Beamtinnen und Beamte mit abgerechnet oder nur Tarifbeschäftigte?
Die ausgelagerte Abrechnung setzt in der Regel bei den Tarifbeschäftigten an. Beamtinnen und Beamte werden nach Besoldungsrecht besoldet, nicht nach Tarifvertrag; ihre Bezügeabrechnung ist ein Sonderfall, den wir mit Ihnen gesondert klären.
Wie lange dauert der Wechsel zu einem externen Lohnbüro im laufenden Haushaltsjahr?
Der Wechsel ist grundsätzlich jederzeit möglich; der Übernahmestichtag liegt meist zum Monats- oder Jahreswechsel. Wie lange die Umstellung in Ihrem Fall dauert, hängt von der Ausgangslage ab und besprechen wir konkret im persönlichen Termin.
