Jonas Berger, Geschäftsführer eines Berliner Architekturbüros mit 22 Angestellten, sitzt vor der Abrechnung des Steuerberaters. Die letzte Lohnabrechnung hat 1.840 EUR netto gekostet. Bei einer Lohnsumme von 22 Personen ist das im Schnitt 84 EUR pro Mitarbeitenden und Monat. Im Internet liest er, dass spezialisierte Lohnbüros 11 bis 17 EUR aufrufen. Faktor 5 bis 8. Jonas googelt: Lohnabrechnung Steuerberater oder Lohnbüro.
Die Frage stellen sich täglich Hunderte Unternehmensleitungen in Deutschland. Sie ist auch berechtigt, denn die Preisspanne ist real. Aber die ehrliche Antwort ist komplizierter als ein simples „Lohnbüro ist immer günstiger". Dieser Artikel zeigt, welche Stärken jede Anbietergruppe hat, wie der Preisvergleich konkret aussieht, ab welcher Mitarbeiterzahl ein Wechsel sinnvoll ist und warum Sie Ihren Steuerberater dabei nicht verlieren müssen.
Was Steuerberater und Lohnbüros rechtlich unterscheidet
Beide Anbietergruppen dürfen Lohnabrechnung leisten, allerdings auf unterschiedlicher rechtlicher Grundlage.
Steuerberater haben nach §1 Steuerberatungsgesetz (StBerG) das Privileg, in steuerlichen Angelegenheiten umfassend tätig zu werden. Dazu gehören Jahresabschluss, Steuererklärungen, Steueroptimierung und auch die Lohnabrechnung als Hilfeleistung in Steuersachen.
Lohnbüros und Lohnabrechnungs-Dienstleister stützen ihre Tätigkeit auf §6 Nr. 4 StBerG. Diese Norm erlaubt ausdrücklich „das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteueranmeldungen" auch außerhalb der Steuerberatungs-Vorbehaltsaufgaben. Wichtig: Lohnbüros dürfen keine steuerliche Beratung im engeren Sinne übernehmen. Sie rechnen ab, der Steuerberater bleibt für strategische Steuerthemen zuständig.
Diese Trennung ist kein Mangel, sondern Stärke. Beide Seiten konzentrieren sich auf das, was sie am besten können. Wer den Hintergrund zum Outsourcing-Modell und seine Vor- und Nachteile verstehen will, findet im Artikel Lohnabrechnung auslagern die ausführliche Pro-Contra-Diskussion.
Preisvergleich: Steuerberater vs. Lohnbüro 2026
Der häufigste Auslöser für den Wechsel ist der Preis. Hier die konkreten Größenordnungen, die wir aus Hunderten von Erstgesprächen kennen.
Steuerberater: Honorarbasis nach StBVV
Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab. Für die laufende Lohnabrechnung gilt §33 StBVV. Die Spannbreite reicht je nach Gegenstandswert (Bruttolohnsumme) und Komplexität von etwa 5 bis 18 EUR pro Mitarbeitenden und Monat im Bereich der mittleren Gebühr. Bei niedrigen Lohnsummen oder vielen Sonderfällen können effektiv auch deutlich höhere Stundenhonorare entstehen, weil die Beratungs- und Bearbeitungszeit zusätzlich berechnet wird (typisch 90 bis 150 EUR pro Stunde nach §13 StBVV).
In der Praxis liegt das durchschnittliche Honorar pro Lohnabrechnung beim Steuerberater 2026 zwischen 25 und 80 EUR pro Mitarbeitenden und Monat. Bei kleineren Unternehmen oder hoher Komplexität ist die Spitze möglich, wie Jonas mit seinen 84 EUR zeigt.
Lohnbüro: Festpreis pro aktivem Mitarbeitenden
Lohnbüros kalkulieren mit Festpreisen pro aktivem Mitarbeitenden und Monat. Marktüblich sind 8 bis 18 EUR netto. LohnDialog rechnet mit etwa 11 EUR für allgemeine Lohnabrechnung und 17 EUR für Baulohn. Im Festpreis enthalten sind: persönlicher Sachbearbeiter, Lohnsteueranmeldung, DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise, Reisekosten, monatliche Auswertungen und eine Probeabrechnung. Eine vollständige Aufstellung finden Sie unter LohnDialog Leistungen.
Konkreter Vergleich für drei Unternehmensgrößen
Unternehmensgröße | Steuerberater typisch | Lohnbüro typisch | Differenz pro Jahr |
|---|---|---|---|
10 Mitarbeitende | 350 bis 500 EUR/Monat | 110 bis 180 EUR/Monat | 2.000 bis 4.000 EUR |
22 Mitarbeitende (Jonas) | 1.500 bis 1.800 EUR/Monat | 240 bis 350 EUR/Monat | 14.000 bis 18.000 EUR |
50 Mitarbeitende | 2.500 bis 3.500 EUR/Monat | 550 bis 800 EUR/Monat | 23.000 bis 32.000 EUR |
180 Mitarbeitende | 7.000 bis 12.000 EUR/Monat | 2.000 bis 2.800 EUR/Monat | 60.000 bis 110.000 EUR |
Die Zahlen sind grobe Mittelwerte aus dem deutschen Markt. Je nach Region, Steuerberater und Komplexität sind Abweichungen üblich. Klar ist trotzdem: Ab etwa 8 bis 10 Mitarbeitenden wird das Lohnbüro pro Monat günstiger als die meisten Steuerberater. Ab 20 Mitarbeitenden ist die Differenz so groß, dass selbst eine konservative Rechnung den Wechsel wirtschaftlich erscheinen lässt.
Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater wirklich?
Diese Frage wird oft gegoogelt, weil die Preise schwer zu vergleichen sind. Hier eine konkrete Aufschlüsselung dessen, was beim Steuerberater typischerweise auf die Rechnung kommt.
Grundgebühr nach §33 StBVV für die laufende Lohnabrechnung pro Mitarbeitenden und Monat: 5 bis 18 EUR im Mittelgebührenbereich, je nach Gegenstandswert.
Beratungs- und Bearbeitungshonorar für Sondersituationen wie eAU-Klärung, Pfändungseinrichtung, Bescheinigungen, Beitragsnachweis-Korrekturen oder Probeabrechnungen: Stundenbasis nach §13 StBVV mit 90 bis 150 EUR pro Stunde. Eine eAU-Abfrage dauert in der Regel 10 bis 15 Minuten, eine Pfändungseinrichtung 30 bis 60 Minuten.
Jahresarbeiten wie Jahreslohnkonto, elektronische Lohnsteuerbescheinigung, Übermittlung an die Sozialversicherungsträger: zusätzliche 50 bis 200 EUR pro Mitarbeitenden und Jahr.
Versteckte Posten: Mahnungsbearbeitung, Erstellung von Verdienstbescheinigungen, Klärung Krankenkassen-Anfragen. Diese werden häufig minutengenau auf den nächsten Viertelstundentakt aufgerundet.
Die Konsequenz: Die monatliche Steuerberater-Rechnung kann zwischen zwei nahezu identischen Monaten erheblich schwanken. Lohnbüros mit transparenten Festpreisen und einer separat ausgewiesenen Liste der Zusatzleistungen sind in diesem Punkt für die Kostenplanung einfacher.
Drei Fallbeispiele aus der Praxis
Damit die Zahlen greifbar werden, hier drei reale Konstellationen, die wir aus unzähligen Erstgesprächen kennen. Namen und Branchen wurden anonymisiert.
Fallbeispiel A: Architekturbüro mit 22 Angestellten in Berlin. Aktuelle Situation: Steuerberater rechnet seit zwölf Jahren ab, Honorar 1.840 EUR netto pro Monat (84 EUR pro Mitarbeitenden), Jahreskosten 22.080 EUR. Lohnbüro-Angebot bei 11 EUR pro Mitarbeitenden: 242 EUR pro Monat, 2.904 EUR pro Jahr. Differenz pro Jahr: 19.176 EUR. Migrationsaufwand einmalig ca. 30 Stunden interner Zeitaufwand plus 6 Wochen parallel-Lauf. Amortisation: weniger als ein Monat.
Fallbeispiel B: Pflegedienst mit 47 Mitarbeitenden in München. Aktuelle Situation: Steuerberater rechnet bei 45 EUR pro Mitarbeitenden und Monat ab (2.115 EUR pro Monat), Sondersituationen wie Pflegemindestlohn 16,52 EUR ab 01.07.2026 und Schichtmodelle erzeugen regelmäßig Korrekturläufe (zusätzliche 400 bis 600 EUR pro Monat). Jahreskosten ca. 30.000 EUR. Lohnbüro-Angebot bei 11 EUR pro Mitarbeitenden: 517 EUR pro Monat, 6.204 EUR pro Jahr. Differenz pro Jahr: 23.800 EUR. Hier ist der Wechsel kein Sparmodell, sondern eine strategische Neuaufstellung mit Schnittstelle zur Zeiterfassung.
Fallbeispiel C: GmbH mit 6 Mitarbeitenden in Hamburg. Aktuelle Situation: Steuerberater macht FiBu, Jahresabschluss und Lohn aus einer Hand, Lohn-Honorar 280 EUR pro Monat (47 EUR pro Mitarbeitenden), Jahreskosten 3.360 EUR. Lohnbüro-Angebot: Mindestabrechnung 66 EUR plus 6 × 11 EUR = 132 EUR pro Monat, Jahreskosten 1.584 EUR. Differenz pro Jahr: 1.776 EUR. Aber: Der Steuerberater liefert Synergien aus FiBu und Lohn. Der Wechsel rechnet sich finanziell, doch der organisatorische Mehraufwand der Aufgabenteilung dürfte den Vorteil teilweise auffressen. Empfehlung: prüfen, ob der Steuerberater seinen Preis reduzieren kann, oder den Wechsel erst mit weiterem Wachstum angehen.
Wann der Steuerberater dennoch die richtige Wahl ist
LohnDialog ist seit über 35 Jahren als Lohnbüro tätig. Trotzdem sagen wir offen, wann der Steuerberater die bessere Option ist.
1. Sehr kleine Unternehmen (1 bis 5 Mitarbeitende). Wenn der Steuerberater ohnehin Buchhaltung und Jahresabschluss macht und die Lohnabrechnung als Zusatzleistung mitläuft, kann der Synergie-Effekt den Preisnachteil ausgleichen. Faustregel: Unter 8 Mitarbeitenden lohnt der Wechsel oft nicht.
2. Hohe steuerliche Komplexität im Lohn. Bei häufigen Mitarbeiteraktien-Programmen, internationalen Entsendungen, komplexen BAV-Modellen oder Sondervergütungen mit steuerlichen Optimierungsfragen kann die Bündelung beim Steuerberater Vorteile haben.
3. Geschäftsführer-Gehälter mit besonderen Konstruktionen. Pensionszusagen, Tantiemen mit Bemessungsgrundlagen, verdeckte Gewinnausschüttungen sind klassische Steuerberater-Themen.
4. Bestehender Vertrauensaufbau. Wenn der Steuerberater ein langjähriger Partner ist, der das Unternehmen genau kennt, kann der Wechsel emotional und kommunikativ teurer sein, als die Zahlen vermuten lassen. Auch das ist ein legitimer Faktor.
In allen anderen Fällen, vor allem bei 10+ Mitarbeitenden, klassischen Beschäftigungsverhältnissen ohne exotische Konstruktionen und dem Wunsch nach planbarer Kostenstruktur, ist das Lohnbüro die wirtschaftlichere Wahl.
Wann das Lohnbüro klar überlegen ist
Es gibt Konstellationen, in denen das Lohnbüro nicht nur preislich, sondern auch operativ deutlich besser passt.
1. Mittelständische Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden. Die Skaleneffekte des Festpreises pro Mitarbeitenden machen sich hier mit Faktor 3 bis 6 gegenüber dem Steuerberater bemerkbar.
2. Branchen mit hoher Lohnkomplexität, aber ohne steuerliche Sondergebiete. Gastronomie, Produktion, Logistik, Pflege und Bau profitieren von Lohnbüros, die täglich mit Schichtmodellen, Zuschlägen und Tarifverträgen arbeiten. Speziell für Bau-Themen siehe Baulohn outsourcen.
3. Bedarf an Schnittstellen zu HR-Systemen. Steuerberater haben selten echte Schnittstellen zu Personio, StaffCloud, Bamboo HR, rexx, factorial oder AIDA ORGA. Lohnbüros wie LohnDialog haben diese standardmäßig.
4. Wunsch nach Skalierbarkeit. Wachsende Unternehmen, die in 12 Monaten von 30 auf 80 Mitarbeitende kommen wollen, brauchen einen Anbieter, der dieses Wachstum operativ abbildet, ohne Stundenhonorar-Explosionen.
5. Wunsch nach Self-Service für Mitarbeitende. Digitale Lohnzettel, Mitarbeiterportal, Self-Service für Adressänderungen und Bescheinigungen sind beim Lohnbüro Standard. Das BAG hat im Januar 2025 (Az. 9 AZR 12/24) entschieden, dass digitale Lohnabrechnungen rechtssicher sind. Steuerberater holen hier zwar auf, sind aber selten so weit wie spezialisierte Lohnbüros.
Das Kombi-Modell: Steuerberater plus Lohnbüro
Die häufig übersehene Antwort lautet: Beide Anbieter behalten und die Aufgaben sauber trennen. So funktioniert es in der Praxis.
Der Steuerkanzlei übernimmt die Finanzbuchhaltung mit Übernahme der Lohnbuchungssätze aus der Fibu-Liste, den Jahresabschluss, die Steuererklärungen, alle steuerlichen Sonderfragen und die strategische Beratung. Die Lohnabrechnungsdaten kommen sauber vorbereitet vom Lohnbüro.
Die Schnittstelle läuft technisch über DATEV-Export-Files oder andere Standardformate. Eine Vollmacht des Mandanten an das Lohnbüro klärt die Befugnis zur Datenweitergabe. Eine entsprechende Vollmacht-PDF stellen die meisten Lohnbüros kostenfrei zur Verfügung.
Vorteil für den Mandanten: Der vertrauensvolle Steuerberater bleibt, gewinnt sogar Zeit für strategische Themen, weil er die operative Lohnerfassung nicht mehr selbst leisten muss. Das Lohnbüro liefert die monatliche Routine zu marktgerechten Festpreisen.
Wechsel-Praxis: Wie Sie ohne Reibung umsteigen
Wer vom Steuerberater zum Lohnbüro wechselt, muss drei Phasen sauber gestalten. Eine detailliertere Beschreibung des kompletten Migrationsprozesses finden Sie im Beitrag Lohnabrechnung erstellen lassen (Abschnitt „So viel Zeit dauert die Umstellung").
Phase 1: Klärung der Aufgabenverteilung mit dem Steuerberater (Wochen 1 bis 2). Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater offen über den Plan. Klären Sie, ob er weiter die FiBu und steuerliche Themen übernimmt. In über 80 Prozent der Fälle reagieren Steuerberater positiv auf die Aufgabenteilung, weil ihnen die Lohnerfassung selten Freude bereitet.
Phase 2: Datenübergabe und Setup beim Lohnbüro (Wochen 3 bis 6). Das Lohnbüro übernimmt die Stammdaten direkt vom Steuerberater (oder aus Ihrer Quellsoftware). Sondervereinbarungen, Tarifverträge, Pfändungen und Lohnarten werden eingepflegt. Eine Probeabrechnung läuft parallel zur letzten Steuerberaterabrechnung.
Phase 3: Live-Übernahme (ab Monat 3). Ab dem dritten Monat läuft die Lohnabrechnung im Lohnbüro. Der Steuerberater erhält monatlich die Fibu-Liste im DATEV-Format. Bei guten Lohnbüros verläuft das nahtlos.
Fünf Mythen rund um den Wechsel
Aus über Tausend Erstgesprächen lassen sich fünf wiederkehrende Bedenken benennen, die bei näherer Betrachtung selten Bestand haben.
Mythos 1: „Mein Steuerberater wird beleidigt sein." Realität: Lohn ist für die meisten Steuerberater operativ unangenehme Arbeit, die wenig Deckungsbeitrag liefert. Eine offene Kommunikation, dass Sie die FiBu und steuerliche Themen gerne weiter bei ihm lassen wollen, wird in der Regel positiv aufgenommen. Häufig hört man: „Endlich kann ich mich auf das konzentrieren, was wirklich Wert schafft."
Mythos 2: „Ein Lohnbüro versteht meine Branche nicht." Realität: Spezialisierte Lohnbüros bedienen tendenziell mehr Mandanten in einer bestimmten Branche als der durchschnittliche Steuerberater. Wer mit 200 Pflegedienst-Mandanten arbeitet, kennt die Pflegemindestlohn-Logik 16,52 EUR ab 01.07.2026 oder die SOKA-DACH-Sätze besser als ein Generalist.
Mythos 3: „Die Migration ist zu aufwendig." Realität: Eine saubere Migration von Steuerberater zu Lohnbüro dauert in der Regel acht bis zwölf Wochen, davon liegt der Hauptaufwand auf Seiten des Lohnbüros (Stammdaten-Pflege, Schnittstellen, Probeabrechnung). Ihr interner Aufwand beschränkt sich auf zwei bis drei Workshops, die Bereitstellung von Stammdaten und die Freigabe der ersten Probeabrechnung.
Mythos 4: „Externe sind unflexibler als der Steuerberater." Realität: Spezialisierte Lohnbüros haben kürzere Reaktionszeiten als die meisten Steuerberater, weil Lohn ihr operatives Tagesgeschäft ist. Eine Bescheinigung wird häufig am gleichen Werktag erstellt, eine Sondersituation innerhalb von Stunden geklärt. Steuerberater in der Saison können tendenziell langsamer sein.
Mythos 5: „Mit dem Wechsel verliere ich Kontrolle." Realität: Die Kontrolle bleibt bei Ihnen. Sie erhalten weiterhin alle Auswertungen, die Lohnzettel, die Buchungssätze für die FiBu. Sie geben die monatliche Abrechnung frei, bevor sie live geht. Was Sie verlieren, ist die operative Lohnerfassung, nicht die Übersicht.
Datenschutz und rechtliche Verantwortung
Egal ob Steuerberater oder Lohnbüro, beide sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für Ihre Lohndaten. Sie als Arbeitgeber bleiben Verantwortlicher und schließen mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Wichtig: Die Haftung nach §28e SGB IV für die korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge bleibt beim Arbeitgeber, unabhängig davon, ob die Berechnung intern, beim Steuerberater oder beim Lohnbüro erfolgt. Wählen Sie daher einen Anbieter mit nachgewiesener Sorgfalt: ISO 27001-Zertifizierung, TÜV-geprüftes Rechenzentrum, Hosting in Deutschland und transparenter AVV-Vertrag sind klare Qualitätssignale.
Häufige Fragen zum Vergleich Steuerberater oder Lohnbüro
Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater im Schnitt?
2026 liegen die typischen Honorare zwischen 25 und 80 EUR pro Mitarbeitenden und Monat. Bei sehr kleinen Unternehmen und hoher Komplexität kann der Betrag auch deutlich höher liegen. Spezialisierte Lohnbüros kalkulieren mit 11 bis 16 EUR pro Mitarbeitenden und Monat.
Ab welcher Mitarbeiterzahl rechnet sich der Wechsel zum Lohnbüro?
Faustregel: Ab 8 bis 10 Mitarbeitenden ist das Lohnbüro pro Monat günstiger. Ab 20 Mitarbeitenden ist der Vorteil so deutlich, dass auch konservative Berechnungen den Wechsel empfehlen. Unter 8 Mitarbeitenden hängt die Wirtschaftlichkeit vom Einzelfall ab.
Kann ich Steuerberater und Lohnbüro parallel beauftragen?
Ja, das ist der häufigste Anwendungsfall. Das Lohnbüro übernimmt die monatliche Routine, die Steuerkanzlei bleibt für FiBu, Jahresabschluss und steuerliche Strategie. Eine Vollmacht des Mandanten regelt die Datenweitergabe zwischen beiden.
Verliere ich die Beziehung zum Steuerberater, wenn ich zum Lohnbüro wechsle?
Nein, im Gegenteil. Die meisten Steuerberater begrüßen die Trennung der operativen Lohnerfassung von ihren strategischen Aufgaben. Die Beziehung bleibt erhalten, gewinnt aber an Qualität, weil der Steuerberater wieder das machen kann, wofür er ausgebildet ist.
Was passiert mit den Lohn-Buchungssätzen für die FiBu?
Ein professionelles Lohnbüro liefert die Buchungssätze als Fibu-Liste im DATEV-Format oder im Format Ihrer Buchhaltungssoftware (Sage, Lexware, ADDISON). Der Steuerberater importiert sie ohne Doppelerfassung.
Wie sicher ist der Datenaustausch zwischen Lohnbüro und Steuerberater?
Bei seriösen Anbietern erfolgt der Austausch verschlüsselt über Cloud-Portale mit ISO 27001-zertifizierter Infrastruktur. Die DSGVO-Anforderungen sind in den AVV-Verträgen geregelt.
Wer ist der Ansprechpartner beim Lohnbüro?
Bei spezialisierten Lohnbüros wie LohnDialog erhalten Sie einen festen persönlichen Sachbearbeiter, der die Stammdaten kennt und auch nach der Umstellung Ihr Hauptkontakt bleibt. Eine feste Vertretungsregelung ab 50 Mitarbeitenden sorgt für Ausfallsicherheit.
Wenn Sie heute beim Steuerberater abrechnen lassen
Sprechen Sie mit unseren Experten. In einem ersten Gespräch nehmen wir Ihre Ist-Situation auf, kalkulieren ehrlich, was der Wechsel wirtschaftlich bringen würde, und zeigen Ihnen, wie die Aufgabenteilung mit Ihrem Steuerberater funktioniert. Wenn die Zahlen nicht überzeugen, sagen wir Ihnen das auch. Wir sind nicht daran interessiert, Kundinnen und Kunden zu gewinnen, denen wir nicht wirtschaftlich helfen können.
Unser Team freut sich auf Sie.
