Sie öffnen die Quartalsabrechnung Ihres Steuerberaters und sehen unter dem Posten Lohnbuchführung eine Zahl, die jeden Monat etwas anders aussieht. Mal 640 Euro, mal 810 Euro, im letzten Monat sogar 1.050 Euro, obwohl sich an der Zahl Ihrer Mitarbeitenden nichts geändert hat. Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater also wirklich, und woher kommen diese Schwankungen? Die Antwort steht in einer Verordnung, die kaum ein Personalverantwortlicher je gelesen hat: der Steuerberatervergütungsverordnung, kurz StBVV. Rechnen wir gemeinsam nach, was der Steuerberater berechnen darf, und wo die günstigere Alternative liegt.
Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater pro Mitarbeiter?
Für die laufende Lohnabrechnung darf ein Steuerberater nach § 34 der StBVV zwischen 6 und 30 Euro je Mitarbeitenden und Monat berechnen. In der Praxis liegen die meisten Kanzleien im mittleren bis oberen Bereich dieser Spanne, also bei etwa 15 bis 30 Euro pro Kopf. Dazu kommen einmalige Einrichtungsgebühren und Zeitgebühren für alles, was über die reine Routine hinausgeht.
Zum Vergleich: Ein spezialisiertes Lohnbüro rechnet mit einem festen Preis pro aktivem Mitarbeitenden. Bei LohnDialog sind das 11 Euro im Monat für die allgemeine Lohnabrechnung, bei Baulohn 17 Euro. Der Unterschied entsteht nicht, weil der Steuerberater zu teuer wäre, sondern weil beide Anbieter nach völlig verschiedenen Logiken kalkulieren. Diese Logik zu verstehen, ist der Schlüssel, um Ihr eigenes Angebot richtig einzuordnen.
Warum der Steuerberater nach der StBVV abrechnet
Ein Steuerberater kann seinen Preis für die Lohnabrechnung nicht frei erfinden. Er ist an die StBVV gebunden, eine bundesweite Gebührenordnung, die für jede Tätigkeit einen Rahmen vorgibt. Innerhalb dieses Rahmens wählt die Kanzlei die konkrete Gebühr nach Umfang und Schwierigkeit des Falls. Bei durchschnittlichen Fällen gilt die sogenannte Mittelgebühr als angemessen, also der mittlere Wert der jeweiligen Spanne.
Für die Lohnabrechnung ist § 34 StBVV einschlägig, überschrieben mit Lohnbuchführung. Genau hier entsteht das erste Missverständnis: Viele Ratgeber verweisen auf § 33 StBVV, doch der regelt die Finanzbuchführung, also das Kontieren von Belegen und das Führen der Bücher. Für den Lohn gilt § 34. Die exakten Werte stehen im § 34 StBVV beim Bundesamt für Justiz und sind für jeden nachprüfbar.
Die vier Preisstufen des § 34 StBVV
Das Entscheidende an § 34 StBVV: Die Höhe der Gebühr hängt davon ab, wie viel Vorarbeit Sie selbst leisten. Je mehr die Kanzlei übernimmt, desto teurer wird es. Vier Stufen sind vorgesehen.
Leistung nach § 34 StBVV | Gebührenrahmen je Mitarbeitenden |
|---|---|
Einrichtung Lohnkonto und Aufnahme der Stammdaten (Abs. 1, einmalig) | 6 bis 19 Euro |
Führung Lohnkonto und Anfertigung der Lohnabrechnung (Abs. 2, je Monat) | 6 bis 30 Euro |
Dasselbe auf Basis Ihrer vorbereiteten Buchungsunterlagen (Abs. 3, je Monat) | 2,50 bis 9,50 Euro |
Dasselbe, wenn Sie die Daten selbst per DV erfassen (Abs. 4, je Monat) | 1,20 bis 4,20 Euro |
Die meisten Unternehmen fallen unter Absatz 2: Sie liefern die Bewegungsdaten, die Kanzlei erledigt den Rest. Damit landen Sie im Rahmen von 6 bis 30 Euro pro Kopf. Nur wer die Daten weitgehend selbst aufbereitet oder sogar per Datenverarbeitung erfasst, rutscht in die günstigeren Absätze 3 und 4.
Was das konkret bedeutet, zeigt ein Betrieb mit 50 Mitarbeitenden: Nach Absatz 2 zur Mittelgebühr von 18 Euro zahlt er 900 Euro im Monat. Bereitet er die Daten selbst so weit auf, dass Absatz 3 greift, sinkt die Gebühr auf 6 Euro pro Kopf und damit auf 300 Euro. Der Preis halbiert sich also nicht durch Verhandlung, sondern durch Eigenleistung. Das setzt allerdings voraus, dass in Ihrem Haus jemand die Lohnlogik beherrscht, und genau daran scheitert es in kleinen HR-Teams oft.
Zeitgebühr, Einrichtung und die Posten, die gern übersehen werden
Die monatliche Grundgebühr ist nur ein Teil der Rechnung. Drei weitere Posten treiben die Kosten, und sie stehen selten auf dem ersten Angebot.
Die einmalige Einrichtung. Bevor die erste Abrechnung läuft, richtet die Kanzlei für jeden Mitarbeitenden ein Lohnkonto ein und nimmt die Stammdaten auf. Nach Absatz 1 sind das 6 bis 19 Euro pro Kopf, einmalig. Bei 50 Mitarbeitenden also bis zu 950 Euro, bevor überhaupt eine Abrechnung erstellt wurde.
Die Zeitgebühr für Sonderfälle. Alles, was nicht zur monatlichen Routine gehört, rechnet der Steuerberater nach Zeitaufwand ab. Die Zeitgebühr beträgt nach § 13 StBVV 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde. Darunter fallen die Klärung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die Einrichtung einer Pfändung, Bescheinigungen für Mitarbeitende, Korrekturläufe oder die Kommunikation mit einer Krankenkasse. Eine einzelne Pfändung kann so schnell 30 bis 60 Minuten Bearbeitungszeit auslösen. Bei angefangenen Viertelstunden sind das bis zu 164 Euro für einen einzigen Vorgang, der separat auf die Rechnung kommt.
Die Jahresarbeiten. Lohnkonto abschließen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermitteln, Meldungen an die Sozialversicherung: Diese jährlichen Aufgaben werden zusätzlich berechnet. Das erklärt, warum die Rechnung im Januar und im Dezember oft deutlich höher ausfällt als im restlichen Jahr.
Genau diese Zusatzposten sind der Grund für die schwankenden Beträge aus Ihrer Quartalsabrechnung. Zwei fast identische Monate können unterschiedlich teuer sein, weil im einen eine Bescheinigung und im anderen ein Korrekturlauf angefallen ist.
Rechenbeispiel: 50 und 120 Mitarbeitende im Jahr
Machen wir es konkret. Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden ohne exotische Sonderfälle, die Kanzlei arbeitet im mittleren Gebührenbereich.
Für 50 Mitarbeitende fallen bei einer angenommenen Gebühr von 18 Euro pro Kopf rund 900 Euro pro Monat allein für die laufende Abrechnung an, also etwa 10.800 Euro im Jahr. Hinzu kommen die einmalige Einrichtung von bis zu 950 Euro, die Zeitgebühren für Bescheinigungen und Sonderfälle sowie die Jahresarbeiten. Realistisch landet ein solcher Betrieb bei 12.000 bis 15.000 Euro im Jahr.
Bei 120 Mitarbeitenden verschiebt sich die Größenordnung deutlich: 120 Mitarbeitende mal 18 Euro ergeben rund 2.160 Euro pro Monat, also etwa 25.920 Euro im Jahr. Dazu kommt eine einmalige Einrichtung von bis zu 2.280 Euro, wiederum vor Zeitgebühren und Jahresarbeiten.
Zur Einordnung dieselben Betriebe bei einem Lohnbüro mit Festpreis: 50 Mitarbeitende mal 11 Euro sind 550 Euro pro Monat, 120 mal 11 Euro sind 1.320 Euro pro Monat. Im Festpreis enthalten sind der persönliche Sachbearbeiter, die Lohnsteueranmeldung, die Meldungen, Bescheinigungen im vereinbarten Umfang und die monatlichen Auswertungen. Der Betrag bleibt flach und planbar, statt bei jeder Bescheinigung erneut nach oben zu springen.
Pauschale oder Einzelabrechnung: die Alternative zur Rahmengebühr
Viele Kanzleien bieten für die Lohnabrechnung eine Pauschalvergütung an, statt jeden Monat nach den Absätzen des § 34 StBVV einzeln abzurechnen. Rechtlich möglich macht das § 14 StBVV: Steuerberater und Mandant vereinbaren schriftlich einen festen Betrag, der die laufenden Leistungen abdeckt. Für Sie hat das den Vorteil der Planbarkeit, ähnlich wie beim Lohnbüro.
Der Haken liegt im Detail. Eine Pauschale deckt in der Regel nur die im Vertrag genannten Standardleistungen ab. Alles darüber hinaus, also die typischen Sonderfälle wie Bescheinigungen, Pfändungen oder Korrekturläufe, wird weiterhin nach Zeitgebühr berechnet oder erhöht die Pauschale bei der nächsten Anpassung. Bevor Sie eine Pauschale unterschreiben, lohnt deshalb ein genauer Blick darauf, welche Leistungen enthalten sind und welche extra kosten. Genau dieser Punkt entscheidet, ob die Pauschale wirklich günstiger ist oder nur übersichtlicher aussieht.
Ein Festpreis pro Kopf beim Lohnbüro funktioniert nach demselben Prinzip der Planbarkeit, bündelt aber von vornherein einen größeren Teil der monatlichen Arbeit inklusive der gängigen Bescheinigungen und Meldungen. Der Unterschied ist also nicht die Pauschale an sich, sondern wie viel sie tatsächlich abdeckt.
Was den Preis beim Steuerberater nach oben treibt
Nicht jede Kanzlei ist teuer, und nicht jeder Fall ist gleich. Vier Faktoren entscheiden, ob Sie am unteren oder oberen Rand der StBVV-Spanne landen.
Erstens die Komplexität Ihrer Abrechnung: Schichtmodelle, Zuschläge für Sonntag, Feiertag und Nacht, Pfändungen, Sachbezüge oder Firmenwagen erhöhen den Aufwand pro Kopf. Zweitens Ihre Betriebsgröße: Kleine Betriebe zahlen relativ mehr, weil der Fixaufwand pro Abrechnung auf wenige Köpfe verteilt wird. Drittens Ihre Vorarbeit: Wer die Daten sauber und digital liefert, kann in einen günstigeren Absatz des § 34 rutschen. Viertens die Häufigkeit von Sonderfällen: Jede eilige Bescheinigung, jeder Korrekturlauf, jede Krankenkassenanfrage ist Zeitgebühr.
Beim Lohnbüro wirken dieselben Faktoren anders. Komplexität ist dort Tagesgeschäft und im Festpreis eingepreist, nicht ein Aufschlag pro Vorgang. Wie sich die beiden Modelle im direkten Vergleich schlagen, lesen Sie im ausführlichen Beitrag Steuerberater oder Lohnbüro im ehrlichen Vergleich.
Die günstigere Alternative: der Festpreis eines spezialisierten Lohnbüros
Der zentrale Unterschied ist nicht der Stundensatz, sondern das Preismodell. Der Steuerberater rechnet nach einer Gebührenordnung mit Zeitgebühr für Sonderfälle. Ein spezialisiertes Lohnbüro rechnet mit einem festen Preis pro Kopf, der den größten Teil der monatlichen Arbeit abdeckt. Für Sie bedeutet das drei Dinge: planbare Kosten, keine ungeplanten Zusatzposten bei Bescheinigungen und ein Preis, der bei wachsender Mitarbeiterzahl linear und nicht sprunghaft steigt.
Dass ein Lohnbüro die laufende Lohnabrechnung überhaupt übernehmen darf, ist keine Grauzone, sondern gesetzlich geregelt. § 6 Nr. 4 StBerG nimmt die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldungen ausdrücklich vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen aus, sofern sie durch entsprechend qualifizierte Fachkräfte erbracht werden. LohnDialog rechnet ab einer Mindestgröße von drei Mitarbeitenden ab. Im Festpreis von 11 Euro allgemein oder 17 Euro im Baulohn stecken ein fester persönlicher Sachbearbeiter, die laufende Abrechnung, alle Standardmeldungen und die monatlichen Auswertungen. Als Software kommt ADDISON SBS Lohn zum Einsatz, dieselbe Plattform, mit der die Kanzleien selbst arbeiten. Welche Preismodelle es am Markt gibt, zeigt der Überblick Was kostet eine externe Lohnabrechnung.
Wichtig bleibt: Das Lohnbüro ersetzt nicht den Steuerberater. Für Jahresabschluss, Steuererklärung und steuerliche Beratung bleibt Ihre Kanzlei zuständig. Ob und wann Sie die Lohnabrechnung ganz ohne Steuerberater organisieren können, klärt der Beitrag Lohnabrechnung ohne Steuerberater.
So prüfen Sie Ihr Steuerberater-Angebot gegen die StBVV
Nehmen Sie Ihre letzte Lohnabrechnung zur Hand und ordnen Sie die Posten den Absätzen des § 34 StBVV zu. Drei Fragen bringen schnell Klarheit.
Liegt Ihre monatliche Gebühr pro Kopf über 30 Euro, obwohl Ihre Abrechnung keine Sonderfälle enthält? Dann lohnt ein Gespräch mit der Kanzlei über die Gebührenwahl. Tauchen regelmäßig Zeitgebühren für Vorgänge auf, die Sie für Routine gehalten hätten? Dann lohnt der Vergleich mit einem Festpreismodell. Schwankt Ihre Rechnung stark von Monat zu Monat? Dann fehlt Ihnen die Planbarkeit, die ein Festpreis mitbringt. Wie lange die Kanzlei überhaupt für einen Durchlauf braucht und warum ein Lohnbüro schneller liefert, lesen Sie im Beitrag Wie lange braucht ein Steuerberater für die Lohnabrechnung.
Häufige Fragen zu den Kosten der Lohnabrechnung beim Steuerberater
Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?
Für die laufende Lohnabrechnung erlaubt § 34 Abs. 2 StBVV 6 bis 30 Euro je Mitarbeitenden und Monat. Dazu kommen die einmalige Einrichtung des Lohnkontos von 6 bis 19 Euro pro Kopf sowie Zeitgebühren für Sonderfälle. In der Praxis liegen die meisten Kanzleien bei 15 bis 30 Euro pro Kopf.
Was verlangt ein Steuerberater pro Stunde für die Lohnabrechnung?
Für Tätigkeiten außerhalb der monatlichen Routine gilt die Zeitgebühr nach § 13 StBVV von 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde. Das entspricht rund 66 bis 164 Euro pro Stunde, je nach Umfang und Schwierigkeit.
Wie viel kostet die einmalige Einrichtung des Lohnkontos?
Nach § 34 Abs. 1 StBVV darf der Steuerberater für die Einrichtung des Lohnkontos und die Aufnahme der Stammdaten 6 bis 19 Euro je Mitarbeitenden berechnen, einmalig zu Beginn der Zusammenarbeit.
Ist die StBVV für Steuerberater verbindlich?
Ja. Die Steuerberatervergütungsverordnung gibt den Gebührenrahmen vor, innerhalb dessen der Steuerberater die konkrete Gebühr nach Umfang und Schwierigkeit wählt. Möglich ist auch eine schriftliche Pauschalvereinbarung, die den laufenden Aufwand zu einem festen Monatsbetrag bündelt.
Was ist günstiger: Steuerberater oder Lohnbüro?
Für kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden, bei denen die Kanzlei ohnehin die Buchhaltung führt, kann der Steuerberater mithalten. Ab etwa acht bis zehn Mitarbeitenden ist ein Lohnbüro mit Festpreis pro Monat in der Regel günstiger, weil die Zeitgebühren für Sonderfälle entfallen. Den vollständigen Modellvergleich lesen Sie im Beitrag Steuerberater oder Lohnbüro im ehrlichen Vergleich.
Kann ich mit dem Steuerberater eine Pauschale für die Lohnabrechnung vereinbaren?
Ja. Nach § 14 StBVV ist eine schriftliche Pauschalvergütung zulässig, die den laufenden Aufwand zu einem festen Monatsbetrag bündelt. Achten Sie darauf, welche Leistungen enthalten sind, denn Sonderfälle außerhalb der Pauschale werden meist zusätzlich nach Zeitgebühr berechnet.
Sind die Kosten für die Lohnabrechnung steuerlich absetzbar?
Ja. Die Kosten für die Lohnabrechnung sind Betriebsausgaben und mindern den Gewinn, unabhängig davon, ob die Abrechnung beim Steuerberater, bei einem Lohnbüro oder intern erfolgt. Das gilt für die Grundgebühr ebenso wie für Zeitgebühren und Pauschalen.
Warum ist die Lohnabrechnung beim Steuerberater oft teurer als beim Lohnbüro?
Weil beide unterschiedlich kalkulieren. Der Steuerberater rechnet nach der StBVV mit einer Rahmengebühr plus Zeitgebühr für Sonderfälle, das Lohnbüro mit einem Festpreis pro Kopf, der den größten Teil der Routine abdeckt. Mit steigender Mitarbeiterzahl und Zahl der Sonderfälle wächst der Abstand zugunsten des Lohnbüros.
Wenn Sie Klarheit über Ihre Lohnkosten wollen
Sprechen Sie mit unseren Experten. In einem ersten Gespräch nehmen wir Ihre aktuelle Situation auf, vergleichen Ihre Steuerberater-Rechnung ehrlich mit einem Festpreismodell und zeigen Ihnen, wie die saubere Aufgabenteilung mit Ihrer Kanzlei funktioniert. Wenn der Wechsel sich für Sie nicht rechnet, sagen wir Ihnen das offen.
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