Als Sie zum ersten Mal überlegten, die Lohnabrechnung aus der Kanzlei herauszulösen, kam sofort der Reflex: Darf ich das eigentlich? Diese Frage hält viele Personalverantwortliche länger auf, als nötig wäre. Denn die Lohnabrechnung ohne Steuerberater ist ausdrücklich erlaubt, das steht seit Jahrzehnten im Gesetz. Die laufende Lohnabrechnung ist keine Leistung, die dem Steuerberater vorbehalten ist. Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, ob Sie dürfen, sondern welcher Weg zu Ihrem Unternehmen passt.
Darf man die Lohnabrechnung ohne Steuerberater machen? Die klare Antwort
Ja. Die laufende Lohnabrechnung gehört ausdrücklich nicht zu den Aufgaben, die ausschließlich ein Steuerberater erledigen darf. Das Steuerberatungsgesetz nimmt sie sogar wörtlich vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen aus. Sie können die Lohnabrechnung also selbst erledigen oder an ein spezialisiertes Lohnbüro geben, ohne rechtliches Risiko und ohne Ihren Steuerberater einschalten zu müssen.
Diese Klarheit ist wichtig, weil sich um das Thema hartnäckige Mythen halten. Der häufigste lautet, nur der Steuerberater dürfe rechtssicher abrechnen. Das stimmt nicht. Was genau erlaubt ist und wo die Grenze verläuft, regelt eine einzige Vorschrift.
Was § 6 StBerG erlaubt und was dem Steuerberater vorbehalten bleibt
Der maßgebliche Paragraf ist § 6 StBerG. Er zählt die Tätigkeiten auf, die auch ohne Steuerberaterzulassung geschäftsmäßig erbracht werden dürfen. Zwei Nummern sind für den Lohn entscheidend.
Nach § 6 Nr. 4 StBerG sind das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen ausdrücklich erlaubt, sofern sie verantwortlich durch entsprechend qualifizierte Personen erbracht werden. Als Qualifikation nennt das Gesetz eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Vorbildung und mindestens drei Jahre praktische Tätigkeit im Buchhaltungswesen im Umfang von mindestens 16 Wochenstunden. § 6 Nr. 3 StBerG erlaubt zusätzlich die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Buchführung.
Genau auf dieser Grundlage arbeiten spezialisierte Lohnbüros. Sie dürfen die komplette laufende Lohnabrechnung übernehmen: Bewegungsdaten verarbeiten, Löhne berechnen, Meldungen an die Sozialversicherung und die Lohnsteuer-Anmeldung erstellen.
Was einem Lohnbüro nicht erlaubt ist, ist die steuerliche Beratung im engeren Sinne. Individuelle Gestaltungsfragen, Einspruch gegen Steuerbescheide oder die Vertretung vor dem Finanzamt und dem Finanzgericht bleiben dem Steuerberater vorbehalten. Diese Grenze ist keine Schwäche, sondern eine saubere Arbeitsteilung: Das Lohnbüro rechnet ab, der Steuerberater bleibt für strategische Steuerthemen zuständig. Aus genau diesem Grund spricht ein seriöses Lohnbüro auch nie von Steuerberatung, sondern davon, dass es Sie in der Lohnabrechnung unterstützt und begleitet.
Ernst nehmen sollten Sie die Qualifikation trotzdem. Wer die laufende Lohnabrechnung geschäftsmäßig ohne die Voraussetzungen des § 6 Nr. 4 StBerG anbietet, handelt unbefugt und riskiert nach § 160 StBerG ein Bußgeld. Für Sie als Auftraggeber heißt das: Achten Sie darauf, dass Ihr Dienstleister die fachliche Eignung nachweisen kann.
Die drei Wege ohne Steuerberater
Ohne Steuerberater bedeutet nicht automatisch, dass Sie alles selbst machen. Es gibt drei realistische Wege, und sie unterscheiden sich vor allem im internen Aufwand.
Weg | Interner Aufwand | Ausfallsicherheit | Voraussetzung | Passt für |
|---|---|---|---|---|
Selbst mit Lohnsoftware | Hoch | Gering (Personenabhängigkeit) | Eigenes Lohn-Know-how nach § 6 Nr. 4 StBerG | Betriebe mit fester Fachkraft |
Spezialisiertes Lohnbüro | Gering | Hoch (Team statt Einzelperson) | Saubere Datenübergabe | Die meisten kleinen und mittleren Betriebe |
Hybride Lösung | Mittel | Mittel | Teilweises internes Know-how | Betriebe mit Kapazität, aber ohne Spezialwissen |
Weg eins: selbst mit einer Lohnsoftware. Sie erledigen die Abrechnung im eigenen Haus mit einer zertifizierten Lohnsoftware. Diese Option setzt voraus, dass jemand in Ihrem Team das Lohn-Know-how mitbringt und die genannte Qualifikation erfüllt. Der Vorteil ist die volle Kontrolle, der Nachteil die Personenabhängigkeit: Ist die zuständige Person im August drei Wochen krank, stehen DEÜV-Meldungen und die Lohnsteuer-Anmeldung zum 10. trotzdem an. Wer diesen Weg gehen will, braucht eine rechtssichere Software wie ADDISON SBS Lohn, die alle Meldewege abdeckt, sowie Support und Schulung. Genau das bietet der Softwarepartner Goldstein für Unternehmen an, die selbst abrechnen wollen.
Weg zwei: ein spezialisiertes Lohnbüro übernimmt. Sie geben die laufende Abrechnung vollständig an einen Dienstleister, der ausschließlich Lohn macht. Sie liefern die Bewegungsdaten, das Lohnbüro erledigt Berechnung, Meldungen und Bescheinigungen. Das ist der Weg mit dem geringsten internen Aufwand und der höchsten Ausfallsicherheit, weil ein ganzes Team statt einer Einzelperson arbeitet. Welche Aufgaben ein solcher Dienstleister konkret übernimmt, lesen Sie im Beitrag Dienstleister für die Lohnabrechnung.
Weg drei: die hybride Lösung. Sie erfassen bestimmte Daten selbst und lassen den anspruchsvollen Teil der Abrechnung extern erledigen. Das kombiniert Kontrolle mit Entlastung und eignet sich für Unternehmen, die interne Kapazität haben, aber das Spezialwissen nicht dauerhaft vorhalten wollen.
Was Sie bei der Selbstabrechnung beachten müssen
Wer den ersten Weg wählt und selbst abrechnet, übernimmt mehr als das reine Rechnen. Die Lohnabrechnung ist eng an gesetzliche Meldeverfahren gekoppelt, und die müssen technisch sauber laufen.
Sie brauchen eine ITSG-zertifizierte Software, weil nur zertifizierte Programme die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherung nach dem DEÜV-Verfahren, die ELStAM-Abfrage der Lohnsteuermerkmale und die Beitragsnachweise korrekt übermitteln. Dazu kommt die laufende Pflege: Gesetzesänderungen, neue Beitragssätze und Meldewege müssen zeitnah eingespielt werden. Genau hier liegt der versteckte Aufwand der Eigenabrechnung. Es reicht nicht, einmal eine Software zu kaufen, Sie müssen das Wissen dauerhaft aktuell halten und eine Vertretung für Urlaub und Krankheit organisieren. Für Betriebe, die diesen Aufwand nicht dauerhaft stemmen wollen, ist genau das der Punkt, an dem sich ein spezialisiertes Lohnbüro rechnet, das Software, Meldewege und Fachwissen in einem Paket mitbringt.
Wann sich ein spezialisiertes Lohnbüro gegenüber dem Steuerberater lohnt
Wenn die Lohnabrechnung ohnehin aus der Kanzlei soll, ist das Lohnbüro in den meisten Fällen die stärkere Wahl. Drei Gründe sprechen dafür.
Der erste ist die Spezialisierung: Ein Lohnbüro bearbeitet nichts als Löhne und kennt Schichtmodelle, Zuschläge, Pfändungen und Branchentarife aus dem Tagesgeschäft. Der zweite ist die Erreichbarkeit: Weil Lohn das Kerngeschäft ist, werden Bescheinigungen und Sonderfälle oft deutlich schneller erledigt als in der Kanzlei, wo sie zwischen den steuerlichen Aufgaben warten. Der dritte ist der planbare Festpreis: Ein Lohnbüro rechnet mit einem festen Betrag pro Kopf statt mit einer Gebührenordnung samt Zeitgebühr für jeden Sonderfall. Bei LohnDialog sind das 11 Euro im Monat für die allgemeine Lohnabrechnung und 17 Euro im Baulohn, ab einer Mindestgröße von drei Mitarbeitenden. Was der Steuerberater im Vergleich verlangt und ab welcher Größe sich der Wechsel rechnet, zeigt der Beitrag Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater.
Was Sie verlieren und was nicht, wenn der Lohn die Kanzlei verlässt
Die größte Sorge beim Wechsel ist der Kontrollverlust. In der Praxis verlieren Sie weniger, als Sie denken.
Sie behalten die volle Übersicht: alle Auswertungen, die Lohnzettel, die Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung. Sie geben jede Abrechnung frei, bevor sie live geht. Sie behalten Ihren Steuerberater für alles Steuerliche. Was Sie abgeben, ist die operative Lohnerfassung, nicht die Kontrolle über Ihre Zahlen.
Verlieren würden Sie den Synergie-Effekt, wenn Ihr Steuerberater Buchhaltung und Lohn heute aus einer Hand liefert und beides eng verzahnt ist. Bei sehr kleinen Betrieben kann dieser Effekt den Preisnachteil ausgleichen. Ab einer gewissen Größe überwiegen jedoch die Vorteile der Spezialisierung deutlich. Wenn Sie ohnehin kurzfristig aus der Kanzlei wollen, hilft der Beitrag Steuerberater für die Lohnabrechnung wechseln beim geordneten Übergang.
Zusammenspiel statt Entweder-oder
Der häufigste Denkfehler ist, die Frage als Entweder-oder zu sehen. In der Praxis ist die beste Lösung oft ein Nebeneinander.
Das Lohnbüro übernimmt die monatliche Lohnabrechnung, alle Meldungen und die Bereitstellung der Lohnzettel. Der Steuerberater behält die Finanzbuchhaltung, den Jahresabschluss, die Steuererklärungen und alle steuerlichen Sonderfragen. Die Lohnbuchungssätze kommen sauber vorbereitet vom Lohnbüro, meist im DATEV-Format, und werden von der Kanzlei ohne Doppelerfassung übernommen.
Für Ihren Steuerberater ist das oft eine Entlastung. Die operative Lohnerfassung bringt ihm wenig Deckungsbeitrag und selten Freude. Bleibt sie beim Spezialisten, gewinnt die Kanzlei Zeit für die Aufgaben, für die sie ausgebildet ist. Die meisten Steuerberater reagieren deshalb positiv auf eine saubere Aufgabenteilung.
Datenschutz: was beim Auslagern rechtlich gilt
Egal ob Sie zu einem Lohnbüro oder zu einem anderen Dienstleister wechseln: Lohndaten sind besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Der Anbieter wird zum Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, und Sie schließen mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV. Darin ist geregelt, wie die Daten verarbeitet, gespeichert und geschützt werden.
Eine besondere Erlaubnis brauchen Sie für das Auslagern nicht. Achten sollten Sie aber auf die Sorgfalt des Anbieters: eine ISO-27001-Zertifizierung, ein geprüftes Rechenzentrum und Hosting in Deutschland sind klare Qualitätssignale. Diese Punkte lassen sich vor Vertragsschluss abfragen und gehören in jede Anbieterprüfung. Denn auch wenn der Dienstleister die Daten verarbeitet, bleiben Sie als Arbeitgeber der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.
Entscheidungshilfe: Vier Fragen, die Ihren Weg bestimmen
Bevor Sie sich festlegen, beantworten Sie diese vier Fragen ehrlich.
Haben Sie internes Lohn-Know-how, das dauerhaft verfügbar ist? Wenn ja, ist der Weg über eigene Software eine Option. Wenn nein, spricht das für ein Lohnbüro.
Wie viele Mitarbeitende rechnen Sie ab? Ab etwa acht bis zehn wird ein externes Lohnbüro pro Monat meist günstiger als der Steuerberater.
Wie oft fallen Sonderfälle wie Pfändungen, Zuschläge oder wechselnde Beschäftigungsformen an? Je komplexer, desto mehr lohnt der Spezialist.
Wie wichtig ist Ihnen Ausfallsicherheit? Ein Team fängt Ausfälle auf, eine Einzelperson nicht.
Wenn Sie bei diesen Fragen ins Grübeln kommen, hilft der strukturierte Dienstleister-Vergleich, die Anbieter systematisch gegeneinander abzuwägen.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung ohne Steuerberater
Kann man eine Lohnabrechnung selbst machen?
Ja. Mit einer zertifizierten Lohnsoftware und ausreichendem Fachwissen dürfen Sie die Lohnabrechnung im eigenen Haus erledigen. Wichtig ist, dass die verantwortliche Person die Qualifikation nach § 6 Nr. 4 StBerG erfüllt und die Meldewege sicher beherrscht.
Wer darf in Deutschland die laufende Lohnabrechnung machen?
Die laufende Lohnabrechnung darf jeder erbringen, der die Anforderungen des § 6 Nr. 4 StBerG erfüllt: eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Vorbildung und mindestens drei Jahre praktische Tätigkeit im Buchhaltungswesen im Umfang von mindestens 16 Wochenstunden. Das gilt für interne Fachkräfte ebenso wie für spezialisierte Lohnbüros.
Kann ich DATEV ohne Steuerberater nutzen?
Ja, aber differenziert. Sie brauchen für die Lohnabrechnung keinen DATEV-Zugang über eine Kanzlei. Ein spezialisiertes Lohnbüro rechnet mit einer eigenen zertifizierten Lohnsoftware ab und liefert Ihnen die Buchungssätze bei Bedarf im DATEV-Format, sodass Ihr Steuerberater sie ohne Doppelerfassung übernehmen kann. Wollen Sie selbst abrechnen, nutzen Sie eine eigene Lohnsoftware, ein direkter DATEV-Zugang ist dafür nicht zwingend.
Brauche ich für die Lohnabrechnung überhaupt einen Steuerberater?
Nein. Die Lohnabrechnung ist keine dem Steuerberater vorbehaltene Aufgabe. Für Jahresabschluss, Steuererklärung und steuerliche Beratung bleibt der Steuerberater zuständig, für die laufende Lohnabrechnung nicht.
Ist ein Lohnbüro günstiger als ein Steuerberater?
In den meisten Fällen ab etwa acht bis zehn Mitarbeitenden ja, weil das Lohnbüro mit einem Festpreis pro Kopf statt mit Zeitgebühren für Sonderfälle rechnet. Den vollständigen Preisvergleich mit Rechenbeispielen finden Sie im Beitrag Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater.
Was darf ein Lohnbüro nicht?
Ein Lohnbüro darf keine steuerliche Beratung im engeren Sinne leisten. Individuelle Steuergestaltung, der Einspruch gegen Steuerbescheide und die Vertretung vor Finanzamt oder Finanzgericht bleiben dem Steuerberater vorbehalten. Die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung darf das Lohnbüro dagegen vollständig übernehmen.
Brauche ich eine besondere Erlaubnis, um die Lohnabrechnung auszulagern?
Nein. Sie brauchen keine Genehmigung, um die Lohnabrechnung an ein Lohnbüro zu geben. Erforderlich ist lediglich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den seriöse Anbieter standardmäßig bereitstellen.
Haftet der Dienstleister für Fehler in der Abrechnung?
Für die korrekte Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen bleibt der Arbeitgeber gegenüber Finanzamt und Krankenkassen verantwortlich. Ein seriöser Dienstleister minimiert das Risiko durch sorgfältige Prozesse und haftet im Rahmen seiner vertraglichen Pflichten. Die gesetzliche Verantwortung nimmt er Ihnen jedoch nicht vollständig ab.
Was bedeutet Full-Service bei der Lohnabrechnung?
Full-Service heißt, dass der Anbieter die komplette laufende Lohnabrechnung inklusive Software, Meldungen, Bescheinigungen und persönlicher Betreuung übernimmt. Sie liefern nur die Bewegungsdaten und geben die Abrechnung frei. Das ist der Weg mit dem geringsten internen Aufwand und der höchsten Ausfallsicherheit.
Kann ich Lohnbüro und Steuerberater gleichzeitig beauftragen?
Ja, das ist sogar der häufigste Fall. Das Lohnbüro übernimmt die laufende Lohnabrechnung und die Meldungen, der Steuerberater bleibt für Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und steuerliche Fragen zuständig. Die Lohnbuchungssätze kommen im DATEV-Format sauber von einem zum anderen.
Wie finde ich heraus, ob ein Lohnbüro qualifiziert ist?
Fragen Sie nach der fachlichen Eignung nach § 6 Nr. 4 StBerG, nach Referenzen aus Ihrer Branche und nach den Nachweisen zur Datensicherheit wie einer ISO-27001-Zertifizierung. Ein seriöser Anbieter legt diese Punkte von sich aus offen.
Wenn Sie die Lohnabrechnung neu aufstellen wollen
Sprechen Sie mit unseren Experten. Wir zeigen Ihnen, welcher der drei Wege zu Ihrer Größe und Ihrem Team passt, wie die Aufgabenteilung mit Ihrem Steuerberater funktioniert und was der Wechsel für Ihre Kosten bedeutet.
Unser Team freut sich auf Sie.
