Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
1 Personengruppe
2 Teilnehmende Einrichtungen
3 Vorgehensweise
3.1 Abfrage via SV-Meldeportal
3.2 Digitale Anlieferung
3.2.1 Excel-Erfassungstabelle
3.2.2 Export aus Personalverwaltungs- oder Zeiterfassungssoftware
3.2.3 Software der LohnDialog
3.2.4 Self-Service im OnlineArchiv (WebCenter)
3.3 Vollständige Abfrage durch LohnDialog
4 Ablauf nach der Abfrage
Seit dem 01.01.2023 ist die Nutzung des Meldeverfahrens für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verpflichtend. Die eAU ersetzt die bisherige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und dient grundsätzlich nur der Bestätigung der Krankschreibung des Arbeitnehmenden. Der ehemalige schnelle Blick auf den Krankenschein zur Bestätigung der Krankschreibung wird durch einen teildigitalen Prozess ersetzt.
Die Vorlage der Bescheinigung ist nicht mehr notwendig, und diese wird nicht mehr ausgestellt (Ausnahmen nachfolgend). Arbeitgeber müssen ab diesem Zeitpunkt die Daten über die Arbeitsunfähigkeit (AU) bei der jeweiligen Krankenkasse abfragen. Eine pauschale monatliche Abfrage über alle Beschäftigten ist nicht zulässig. Daher müssen die Arbeitnehmenden ihren Arbeitgeber weiterhin über die AU und deren voraussichtlichen Zeitraum informieren.
1 Personengruppe
Die eAU kann nur für gesetzlich pflicht-, freiwillig-, oder familienversicherte abgefragt werden, welche bei einer Vertragspraxis oder einem Vertragskrankenhaus der Krankenkasse in Behandlung sind bzw. waren. Arbeitnehmende mit einer privaten Krankenversicherung erhalten weiterhin die Arbeitgeber-Seite der AU-Bescheinigung und müssen diese ihrem Arbeitgeber vorlegen.
2 Teilnehmende Einrichtungen
Die Vertragsarztpraxen, Vertragszahnärzte und Vertragskrankenhäuser melden den Beginn, das Ende und die Art der Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkassen. Nicht unterstützt wird dieses Verfahren von privaten Arztpraxen, Arztpraxen aus dem Ausland, Rehabilitationseinrichtungen und Physio- & Psychotherapeuten. Von diesen muss ebenfalls weiterhin die AU-Bescheinigung dem Arbeitgeber vorgelegt werden.
3 Vorgehensweise
Für die Abfrage der Krankheitszeiträume bei den jeweiligen Krankenkassen stehen Ihnen mehrere Wege zur Auswahl. Im Folgenden werden alle bei uns möglichen Optionen detailliert beschrieben.
Die Berechnung für die Abfrage gilt ab dem 26.01.2023.
3.1 Abfrage via SV-Meldeportal
Sie können die Abfrage der Krankheitszeiträume als Arbeitgeber bei den Krankenkassen über das SV-Meldeportal selbst vornehmen. Die Standard-Version ist kostenfrei und umfasst bis zu 100 Transaktionen.
Bitte beachten Sie: Das sv.net wird zum 30.06.23 eingestellt und durch das SV-Meldeportal ersetzt. Preise und weitere Informationen können Sie der website sv.net entnehmen. In unserer Mandanteninformation haben wir dieses Thema bereits aufgegriffen.
Der Weg der Anmeldung wird im nächsten Absatz beschrieben. Sobald ein Ergebnis vorliegt, werden Sie via E-Mail informiert und können dieses ganz bequem im SV-Meldeportal abrufen. Bitte übermitteln Sie uns im Anschluss den bestätigten Krankheitszeitraum, damit wir ihn in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigen können
Anmeldung im SV-Meldeportal
Auf “Formulare” klicken
“Anforderung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen” auswählen
Eingabemaske öffnet sich (je nach Einstellung in Ihrem Browser werden die Daten gespeichert) Bei der Abfrage im sv.net benötigen Sie das Datum des Arztbesuchs nicht.
Sie können unter “Prüfen und Vorschau” Ihre Eingaben noch einmal kontrollieren und mit dem “senden”-Button übermitteln.
Wir empfehlen, dass Sie sich immer das Transfer-Ticket herunterladen, da dieses für eventuelle Rückfragen benötigt wird.
3.2 Digitale Anlieferung
Erhalten wir die Daten zur Abfrage digital einlesbar, kostet dieser Service 4,00 EUR je Abfrage, da die digitalen Informationen weitere durch LohnDialog auszuführende Schritte auslösen. Nachfolgend stellen wir Ihnen die möglichen Wege hierfür vor.
3.2.1 Excel-Erfassungstabelle
Um diesen Prozess für Sie und uns so zeitsparend wie möglich zu gestalten, bieten wir Ihnen eine automatisiert generierte CSV-Datei an, in welche Sie die eAU-Daten eintragen können. Eine Abfrage und damit auch Berechnung erfolgt lediglich für Arbeitnehmende, für die eine Abfrage gestellt wird.
Mindestens der Beginn der Krankheit sowie der Termin des Arztbesuches müssen in die Tabelle eingetragen werden, andernfalls ist eine Abfrage nicht möglich, bzw. muss erneut gestellt werden. Müssen die Abfragen manuell nacherfasst werden, würde hier der höhere Rechnungspreis gelten.
Gerne senden wir Ihnen die Vorlage vorab – sprechen Sie Ihre Sachbearbeiterin / Ihren Sachbearbeiter an.
Die Vorlage sieht ungefähr so aus:
▶ Wichtig: Bitte verändern Sie die Struktur der Tabelle nicht und benennen sie diese nicht um. ◀
3.2.2 Export aus Personalverwaltung- oder Zeiterfassungssoftware
Falls Sie bereits mit einem Personalverwaltungs- oder Zeiterfassungsprogramm arbeiten, können Sie uns auch eine Datei mit den benötigten Daten aus Ihrem System senden. Auf Wunsch senden wir Ihnen die Schnittstellenbeschreibung mit den Anforderungen, die zum automatisierten Einlesen benötigt werden.
Bitte senden Sie uns nach der Anpassung eine Test-Datei zu, damit wir ausreichend Zeit zur Prüfung haben. Durch das Einlesen einer fehlerhaften Datei entsteht bei uns ein hoher Zeitaufwand, den wir Ihnen weiterberechnen müssen und ggf. kann auch ihr Abrechnungstermin nicht eingehalten werden.
Auch hier gilt: Die Datei sollte nach dem erfolgreichen Initial-Import in der Struktur nicht mehr abgeändert werden.
3.2.3 Software der LohnDialog
Wie in der Mandanteninformation bereits angekündigt, wird durch LohnDialog eine Web-Anwendung entwickelt, über die dann auch unkompliziert eAU-Abfragen gestellt werden können. Die Eingabe funktioniert hier als Self-Service. Die Arbeitnehmenden tragen den Zeitraum der Krankheit direkt selbst in das Portal ein.
Die Übertragung wird dann täglich automatisch durchgeführt.
3.2.4 Self-Service im OnlineArchiv (WebCenter)
Ebenfalls als Self-Service funktioniert heute schon die automatisierte Abfrage über das OnlineArchiv (WebCenter), sofern Ihre Mitarbeitenden einen eigenen Zugang besitzen. Das folgende Eingabefenster wird dann im Bereich Kommunikation für den Arbeitnehmer sichtbar:
▶ Sollten Sie das WebCenter noch nicht u. a. als Archiv für die Übergabe der digitalen Vergütungsbescheinigung nutzen, dann informiert Sie Ihr/-e Sachbearbeiter/-in gern über dieses Portal. ◀
3.3 Vollständige Abfrage durch LohnDialog
Die manuelle Abfrage durch uns bleibt als zeitaufwendige Alternative. Für den Zeitaufwand für die Abfrage sowie die anschließende Überwachung der Rückmeldung berechnen wir für diesen Service 8,00 EUR je Abfrage und Arbeitnehmenden.
Die Rückmeldungen dauern erfahrungsgemäß länger als bei der Variante über das SV-Meldeportal, so dass wir Anfragen kurz vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung ggf. nicht mehr in der aktuellen Abrechnungsperiode verarbeiten können.
▶ Wichtig: Grundsätzlich bleibt die allgemeine Prüfungspflicht bei Ihnen bestehen. ◀
4 Ablauf nach der Abfrage
Bei der Abfrage über das SV-Meldeportal erhalten Sie die Bestätigung oder Fehlermeldung via E-Mail und ob der Krankheitszeitraum bei der Krankenkasse hinterlegt wurde. Senden Sie uns bitte die bestätigten Abfragen zu, damit wir diese in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigen können. Bei einer Fehlermeldung muss eine erneute Abfrage gestellt werden.
Wird die Abfrage durch LohnDialog durchgeführt, erhalten Sie Rückmeldungen zu fehlerhaften Daten durch Ihren/-en Sachbearbeiter/-in. Nach Klärung muss die Abfrage ggf. erneut erstellt und in Rechnung gestellt werden.
Bestätigte Zeiträume werden in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt und, sofern notwendig, ein AAG-Antrag über unser System gestellt.
