Lohnfortzahlung im Krankheitsfall 2026: Pflichten für Arbeitgeber

Ein Mitarbeiter ruft montags an und meldet sich krank. Am dritten Tag kommt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. In der Personalabteilung stellen sich die üblichen Fragen: Wie lange müssen wir zahlen? Wie berechnen wir den Betrag? Was passiert nach sechs Wochen? Und wie funktioniert die Erstattung?

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (offiziell: Entgeltfortzahlung) ist eine der häufigsten Abrechnungssituationen in der Lohnbuchhaltung. Rund 8.100 Arbeitgeber und HR-Verantwortliche suchen monatlich nach Antworten zu diesem Thema. Dieser Artikel erklärt die Regeln nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), zeigt die Berechnung mit Beispielen und klärt Sonderfälle.

Rechtsgrundlage: Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist in § 3 EFZG geregelt. Das Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber, einem arbeitsunfähig erkrankten Arbeitnehmer das Arbeitsentgelt für die Dauer von bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) fortzuzahlen. Die Höhe entspricht dem regulären Arbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne die Arbeitsunfähigkeit erhalten hätte.

Voraussetzungen für den Anspruch

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung setzt voraus:

1. Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens vier Wochen (§ 3 Abs. 3 EFZG). In den ersten vier Wochen besteht kein Anspruch gegen den Arbeitgeber, sondern gegen die Krankenkasse (Krankengeld).

2. Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit. Die Krankheit muss die alleinige Ursache der Arbeitsunfähigkeit sein. Bei Arbeitsunfällen gilt das gleiche Prinzip, die Erstattung läuft dann über die Berufsgenossenschaft.

3. Kein Verschulden des Arbeitnehmers. Wer die Arbeitsunfähigkeit grob fahrlässig selbst verursacht hat (z. B. Trunkenheitsfahrt), kann den Anspruch verlieren. Allerdings legt die Rechtsprechung des BAG hier strenge Maßstäbe an: Sportverletzungen, auch bei Risikosportarten, gelten in der Regel nicht als Verschulden.

Anzeige- und Nachweispflicht

Der Arbeitnehmer hat zwei Pflichten:

Anzeigepflicht (§ 5 Abs. 1 EFZG): Der Arbeitnehmer muss die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. In der Praxis heißt das: am ersten Krankheitstag, idealerweise vor Arbeitsbeginn. Die Form ist nicht vorgeschrieben, ein Anruf oder eine E-Mail genügt.

Nachweispflicht: Ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit muss eine ärztliche Bescheinigung vorliegen. Der Arbeitgeber kann die Bescheinigung auch ab dem ersten Tag verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Seit 2023 erfolgt der Nachweis über das eAU-Verfahren (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung): Der Arzt übermittelt die Daten an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft sie elektronisch ab.

Die 6-Wochen-Frist: So zählen die 42 Tage

Die Entgeltfortzahlung ist auf 42 Kalendertage (6 Wochen) pro Krankheitsfall begrenzt. Gezählt wird ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit, nicht ab dem ersten Fehltag.

Zählung bei durchgehender Krankheit

Beispiel: Ein Mitarbeiter erkrankt am Montag, 3. März. Die 42-Tage-Frist läuft bis einschließlich Sonntag, 13. April. Ab dem 14. April zahlt die Krankenkasse Krankengeld.

Kalendertage bedeutet: Samstage, Sonntage und Feiertage zählen mit. Bei einer Erkrankung, die am Freitag beginnt, laufen Samstag und Sonntag mit, auch wenn der Arbeitnehmer an diesen Tagen nicht gearbeitet hätte.

Neue Krankheit nach Genesung (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG)

Wird ein Arbeitnehmer nach vollständiger Genesung erneut arbeitsunfähig wegen einer anderen Krankheit, beginnt die 6-Wochen-Frist von vorn. Der Arbeitnehmer muss dazwischen nicht gearbeitet haben. Entscheidend ist, dass die erste Krankheit tatsächlich ausgeheilt war.

Fortsetzungserkrankung (gleiche Krankheit)

Wird ein Arbeitnehmer innerhalb von 12 Monaten erneut wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig, werden die Fehlzeiten zusammengerechnet. Die 6-Wochen-Frist beginnt nur dann erneut, wenn:

• seit dem letzten Auftreten der Krankheit mindestens 6 Monate vergangen sind, oder

• seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit 12 Monate vergangen sind.

Praxisproblem: Der Arbeitgeber erfährt in der Regel nicht, welche Diagnose hinter der Arbeitsunfähigkeit steckt. Die eAU enthält keine Diagnose. Ob es sich um eine Fortsetzungserkrankung handelt, kann nur die Krankenkasse feststellen. Im Zweifel empfiehlt es sich, die Krankenkasse um Klärung zu bitten.

Mehrere Krankheiten gleichzeitig

Erkrankt ein Arbeitnehmer an einer zweiten Krankheit, während er wegen der ersten noch arbeitsunfähig ist, ändert sich an der 6-Wochen-Frist nichts. Die Frist läuft weiter ab dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit. Endet die erste Krankheit, aber die zweite dauert an, läuft die Frist trotzdem nicht neu. Erst wenn der Arbeitnehmer wieder arbeitsfähig war und dann erneut erkrankt, beginnt eine neue Frist für die neue Krankheit.

Kündigung während der Krankheit

Eine Kündigung beendet den Anspruch auf Entgeltfortzahlung nicht. Der Arbeitnehmer hat auch nach Ablauf der Kündigungsfrist weiterhin Anspruch auf Entgeltfortzahlung für den laufenden Krankheitsfall, maximal bis zum Ende der 6-Wochen-Frist. Wird der Arbeitnehmer erst nach der Kündigung krank, besteht der Anspruch bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses.

Berechnung der Entgeltfortzahlung

Die Entgeltfortzahlung berechnet sich nach dem Lohnausfallprinzip (§ 4 EFZG): Der Arbeitnehmer erhält das Entgelt, das er ohne die Arbeitsunfähigkeit verdient hätte.

Was zum fortzuzahlenden Entgelt gehört

Entgeltbestandteil	Fortzuzahlen?	Hinweis
Grundgehalt/Stundenlohn	Ja	Basis der Berechnung
Regelmäßige Zuschläge (Schicht, Nacht)	Ja	Wenn sie ohne Krankheit angefallen wären
Überstundenvergütung	Nur bei regelmäßigen Überstunden	Gelegentliche Überstunden nicht
Provisionen	Ja (Durchschnitt)	Durchschnitt der letzten 12 Monate
Sachbezüge (Firmenwagen)	Ja	Werden weiter gewährt
Einmalzahlungen (Weihnachtsgeld)	Kommt auf Vertrag an	Nur wenn nicht an Anwesenheit geknüpft
VWL-Zuschuss	Ja	Wird weiter gezahlt

Berechnungsbeispiel: Festgehalt

Ein Angestellter mit 3.500 EUR brutto/Monat ist 10 Arbeitstage krank. Die Lohnfortzahlung beträgt weiterhin 3.500 EUR brutto. Bei Festgehalt ist die Berechnung einfach: Das volle Monatsgehalt wird weitergezahlt, unabhängig von der Anzahl der Krankheitstage im Monat.

Berechnungsbeispiel: Stundenlohn mit Zuschlägen

Ein Schichtarbeiter verdient 18 EUR/Stunde und arbeitet regulär 160 Stunden/Monat. Er bekommt regelmäßig einen Nachtzuschlag von 25 % für 40 Stunden. Er ist 2 Wochen krank (80 Stunden Ausfall).

Die Entgeltfortzahlung bei Stundenlohn wird in der Regel nach dem Durchschnitt der letzten 3 Monate (Referenzzeitraum) berechnet. Der Durchschnittsverdienst ergibt sich aus dem tatsächlich erzielten Entgelt der letzten 3 abgerechneten Monate vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit, geteilt durch die Arbeitstage dieses Zeitraums.

Schritt 1: Durchschnittlichen Tagesverdienst ermitteln

Monat	Stunden	Grundlohn	Nachtzuschlag (25 %)	Gesamt brutto
Dezember	168 h	3.024 EUR	40 h x 4,50 = 180 EUR	3.204 EUR
Januar	152 h	2.736 EUR	38 h x 4,50 = 171 EUR	2.907 EUR
Februar	160 h	2.880 EUR	42 h x 4,50 = 189 EUR	3.069 EUR
Summe 3 Monate				9.180 EUR

Arbeitstage im Referenzzeitraum: 63 Tage

Durchschnittlicher Tagesverdienst: 9.180 EUR / 63 = 145,71 EUR

Schritt 2: Entgeltfortzahlung berechnen

Position	Berechnung	Betrag
Krankheitstage (2 Wochen)	10 Arbeitstage
Entgeltfortzahlung	10 x 145,71 EUR	1.457,10 EUR

Wichtig zur steuerlichen Behandlung: Die Nachtzuschläge fließen in die Berechnung der Entgeltfortzahlung ein, weil der Mitarbeiter ohne die Krankheit Nachtschichten gearbeitet hätte. Allerdings sind die Zuschlagsanteile in der Entgeltfortzahlung steuerpflichtig und beitragspflichtig, da keine tatsächliche Arbeitsleistung zu ungünstigen Zeiten erbracht wird. Die Steuerfreiheit nach § 3b EStG gilt ausschließlich für Zuschläge bei tatsächlich geleisteter Arbeit. Für den Arbeitgeber bedeutet das: Die Nachtzuschläge in der Entgeltfortzahlung werden nicht von der Krankenkasse über die U1 erstattet, da die Erstattung sich auf das steuerpflichtige Arbeitsentgelt beschränkt.

eAU-Verfahren 2026: Was Arbeitgeber wissen müssen

Seit Januar 2023 ist das eAU-Verfahren für Arbeitgeber verpflichtend. Der Arbeitnehmer muss keine Papierbescheinigung mehr vorlegen. Stattdessen ruft der Arbeitgeber die AU-Daten elektronisch bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers ab.

So funktioniert der Abruf

1. Der Arbeitnehmer meldet sich krank (Anruf, E-Mail)

2. Der Arbeitnehmer geht zum Arzt, der die AU-Daten an die Krankenkasse übermittelt

3. Der Arbeitgeber ruft die eAU-Daten über das Entgeltabrechnungsprogramm bei der Krankenkasse ab

4. Die Krankenkasse übermittelt: Beginn, voraussichtliches Ende, ob Erst- oder Folgebescheinigung

Wichtig: Der Abruf darf nur nach Krankmeldung durch den Arbeitnehmer erfolgen. Ein pauschaler oder regelmäßiger Abruf für alle Mitarbeiter ist nicht zulässig.

Neuerung 2026: Proaktive Meldung der Krankenkasse

Ab 2026 melden Krankenkassen dem Arbeitgeber proaktiv, wenn die Krankengeldzahlung eines Mitarbeiters endet (Abgabegrund 62). Arbeitgeber müssen die Fortdauer der Arbeitsunfähigkeit nicht mehr aktiv abfragen. Solange keine Meldung über das Ende kommt, kann die Fortdauer der AU angenommen werden.

Nach 6 Wochen: Krankengeld und Umlage U1

Was passiert nach der Entgeltfortzahlung?

Ab dem 43. Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Die Höhe beträgt 70 % des Bruttoentgelts, maximal 90 % des Nettoentgelts. Das Krankengeld wird direkt an den Arbeitnehmer gezahlt. Der Arbeitgeber muss eine Entgeltbescheinigung (EEL-Meldung) an die Krankenkasse übermitteln.

Erstattung über Umlage U1

Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten nehmen am Umlageverfahren U1 teil. Über die U1-Umlage erstattet die Krankenkasse einen Teil der Entgeltfortzahlungskosten. Die Erstattungsquote liegt je nach gewähltem Tarif zwischen 40 % und 80 %.

Merkmal	U1-Umlage
Pflicht für	Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten
Erstattungsquote	40 % bis 80 % (je nach Tarif)
Finanzierung	AG-Umlage an Krankenkasse
Erstattung beantragen	Elektronisch nach Ende der AU

Für Arbeitgeber mit mehr als 30 Beschäftigten gibt es keine U1-Erstattung. Sie tragen die Kosten der Entgeltfortzahlung vollständig selbst.

Tipp: Prüfen Sie Ihren U1-Tarif regelmäßig. Ein höherer Umlagesatz bedeutet höhere Erstattung im Krankheitsfall, aber auch höhere laufende Kosten. Für Unternehmen mit überdurchschnittlich vielen Krankheitstagen lohnt sich oft ein Tarif mit höherer Erstattungsquote (70 % oder 80 %). Die Tarifwahl kann in der Regel zum Jahresanfang angepasst werden.

Sonderfälle in der Entgeltfortzahlung

Minijob und Entgeltfortzahlung

Auch Minijobber haben nach vier Wochen Betriebszugehörigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Die Berechnung erfolgt auf Basis des regelmäßigen Verdienstes. Für Minijob-Arbeitgeber ist die U1-Umlage verpflichtend: Die Minijob-Zentrale erstattet zwischen 40 % und 80 % der Kosten.

Wichtig: Nach Ablauf der 6-Wochen-Frist haben geringfügig Beschäftigte keinen Anspruch auf Krankengeld, da sie nicht mit Anspruch auf Krankengeld versichert sind. Die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber endet nach 42 Tagen ohne Folgeabsicherung durch die Krankenkasse.

Arbeitsunfall und Berufskrankheit

Bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten zahlt der Arbeitgeber ebenfalls bis zu 6 Wochen Entgeltfortzahlung. Ab der 7. Woche übernimmt die Berufsgenossenschaft mit Verletztengeld (80 % des Bruttoentgelts). Die Erstattung der Entgeltfortzahlung erfolgt auch bei Arbeitsunfällen über die Krankenkasse im Rahmen des AAG-Verfahrens (Aufwendungsausgleichsgesetz). Die Krankenkasse holt sich die Kosten anschließend von der zuständigen Berufsgenossenschaft zurück.

Kur und Rehabilitation

Nimmt ein Arbeitnehmer an einer medizinischen Rehabilitationsmaßnahme teil, die von einem Sozialversicherungsträger bewilligt wurde, besteht ebenfalls Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu 6 Wochen. Voraussetzung: Die Reha muss die Arbeitsfähigkeit wiederherstellen oder sichern.

Entgeltfortzahlung bei Mutterschutz

Während der Schutzfristen (6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Entbindung) greift nicht die Entgeltfortzahlung nach EFZG, sondern der Mutterschutz nach MuSchG. Erkrankt eine Arbeitnehmerin außerhalb der Schutzfristen, gelten die regulären EFZG-Regeln.

Typische Fehler bei der Entgeltfortzahlung

1. Regelmäßige Zuschläge nicht einbezogen

Schichtzuschläge, Nachtzuschläge und regelmäßige Überstunden gehören zum fortzuzahlenden Entgelt. Wird nur das Grundgehalt gezahlt, ist die Abrechnung fehlerhaft, und der Arbeitnehmer hat Nachforderungsansprüche.

2. Wartezeit falsch berechnet

Die 4-Wochen-Wartezeit beginnt am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses, nicht am ersten Arbeitstag. Wer am 1. März einen Vertrag beginnt und am 28. März erkrankt, hat die Wartezeit noch nicht erfüllt.

3. Fortsetzungserkrankung nicht erkannt

Ohne Diagnose kann der Arbeitgeber nicht erkennen, ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt. Wer die 6-Wochen-Frist bei jeder Krankmeldung neu startet, zahlt möglicherweise zu viel. Fragen Sie bei der Krankenkasse nach.

4. eAU-Abruf ohne Krankmeldung

Manche Arbeitgeber rufen eAU-Daten routinemäßig für alle Mitarbeiter ab. Das ist datenschutzrechtlich unzulässig. Der Abruf darf nur nach Krankmeldung des jeweiligen Mitarbeiters erfolgen.

5. U1-Erstattung nicht beantragt

Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten haben Anspruch auf Erstattung. Wird der Antrag vergessen, verschenken sie bis zu 80 % der Entgeltfortzahlungskosten. Die Erstattung muss elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse beantragt werden. Der Erstattungsantrag kann bis zu 4 Jahre rückwirkend gestellt werden. Auch ältere, nicht beantragte Krankheitsfälle lassen sich also noch nachholen.

Häufige Fragen

Wie lange zahlt der Arbeitgeber Lohnfortzahlung bei Krankheit?

Maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) pro Krankheitsfall. Danach übernimmt die Krankenkasse mit Krankengeld. Bei einer neuen, anderen Erkrankung beginnt die Frist erneut. Bei derselben Erkrankung innerhalb von 12 Monaten werden die Zeiten zusammengerechnet.

Wie berechnet man die Entgeltfortzahlung?

Nach dem Lohnausfallprinzip: Der Arbeitnehmer erhält das Entgelt, das er ohne Krankheit verdient hätte. Bei Festgehalt ist das der volle Monatslohn. Bei Stundenlohn die durchschnittliche Stundenzahl multipliziert mit dem Stundensatz plus regelmäßige Zuschläge.

Wer erstattet dem Arbeitgeber die Lohnfortzahlung?

Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten erhalten über die Umlage U1 eine Erstattung zwischen 40 % und 80 % von der Krankenkasse. Arbeitgeber mit mehr als 30 Beschäftigten tragen die Kosten selbst. Bei Arbeitsunfällen erfolgt die Erstattung ebenfalls über die Krankenkasse (AAG-Verfahren), die sich die Kosten von der Berufsgenossenschaft zurückholt.

Wie zählen die 42 Tage Lohnfortzahlung?

In Kalendertagen ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Samstage, Sonntage und Feiertage zählen mit. Erkrankt ein Mitarbeiter am Freitag, laufen Samstag und Sonntag mit, auch wenn er an diesen Tagen nicht gearbeitet hätte.

Wie lange muss man zwischen zwei Krankschreibungen arbeiten, damit die Frist neu beginnt?

Bei derselben Krankheit: mindestens 6 Monate seit dem letzten Auftreten oder 12 Monate seit Beginn der ersten AU wegen dieser Krankheit. Bei einer anderen Krankheit beginnt die Frist sofort neu, auch ohne dazwischenliegende Arbeitstage.

Was muss man machen, wenn man länger als 6 Wochen krank ist?

Der Arbeitgeber übermittelt eine Entgeltbescheinigung (EEL-Meldung) an die Krankenkasse. Die Krankenkasse zahlt dann Krankengeld direkt an den Arbeitnehmer. Seit 2026 meldet die Krankenkasse dem Arbeitgeber proaktiv, wenn die Krankengeldzahlung endet.

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