Jahressonderzahlung TVöD: Bemessungszeitraum, Teilzeit und Ruhenszeiten

Anfang November steht der Lohnlauf an, in dem die Sonderzahlung mitläuft. Auf dem Schreibtisch liegen drei Fälle nebeneinander: Eine Kollegin ist seit März in Elternzeit. Ein Kollege ist zum 1. Oktober neu eingestiegen. Eine dritte Person hat zum 30. November gekündigt. Für alle drei stellt sich dieselbe Frage zur Jahressonderzahlung TVöD, und zwar in dieser Reihenfolge: Anspruch ja oder nein, und wenn ja, in welcher Höhe.

Die Antwort steht im Wortlaut von § 20 des jeweils geltenden Tarifvertrags, und dort trennen sich die Fälle. Der Stichtag entscheidet über das Ob, der Bemessungszeitraum über das Wie viel, und die Ruhenszeiten entscheiden darüber, wie viele Zwölftel am Ende übrig bleiben.

Diese Seite ordnet jeden Punkt der Norm zu, aus der er stammt, jeweils mit Fassung und Stand. Grundlage für den kommunalen Bereich ist die Lesefassung der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände zum TVöD-AT, 10. Auflage 2025, in der Fassung des Änderungstarifvertrags Nr. 22 vom 6. April 2025, die den Stand vom 1. Januar 2026 wiedergibt. Für die Länder ist es der Volltext des § 20 TV-L mit dem Seitenvermerk "Text gilt ab: 01.07.2026". Nach 35 Jahren Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung fällt vor allem eines auf: Die Fehler passieren fast immer bei den Sonderfällen daneben.

Die Jahressonderzahlung ist eine tariflich vereinbarte Einmalzahlung. Im kommunalen Bereich regelt sie § 20 (VKA) des TVöD, für die Länder regelt sie § 20 des TV-L. Umgangssprachlich heißt sie Weihnachtsgeld oder 13. Monatsgehalt. Im Tarifvertrag steht sie als eigenständiger Anspruch mit eigenem Stichtag, eigenem Bemessungszeitraum und eigenen Kürzungsregeln.

Dieser Unterschied ist im Lohnlauf praktisch spürbar. Der Tarifvertrag lässt hier keinen Spielraum, auch wenn die Zahlung im Betrieb wie eine freiwillige Gratifikation gehandhabt wird. Anspruch, Höhe, Kürzung und Auszahlungsmonat stehen im Wortlaut, und der Wortlaut unterscheidet sich zwischen den beiden Tarifwerken an der entscheidenden Stelle, nämlich bei der Höhe.

Die hier verwendete VKA-Lesefassung druckt § 20 (Bund) ausdrücklich nicht ab, im Volltext steht an dieser Stelle der Vermerk, dass der Paragraf hier nicht abgedruckt ist. Diese Seite nennt für die Bundesfassung deshalb keinen Prozentsatz. Alles, was unten mit "VKA" gekennzeichnet ist, gilt für die kommunale Fassung, alles mit "TV-L" für die Länder.

Die Struktur hinter der Sonderzahlung, also Eingruppierung, Stufenzuordnung und Zeitzuschläge, steht bei den Besonderheiten der Abrechnung im öffentlichen Dienst.

Bemessungsgrundlage ist das durchschnittlich gezahlte monatliche Entgelt der Kalendermonate Juli, August und September. Das Dezembergehalt und das Jahresmittel bleiben außen vor. Für die kommunale Fassung steht das in § 20 (VKA) Abs. 2 Satz 1, für die Länder in § 20 TV-L Abs. 3 Satz 1.

Nicht jedes gezahlte Entgelt fließt in diesen Durchschnitt ein. Für die kommunale Fassung zählt § 20 (VKA) Abs. 2 Satz 1 auf, was unberücksichtigt bleibt: das zusätzlich für Überstunden und Mehrarbeit gezahlte Entgelt, Leistungszulagen sowie Leistungs- und Erfolgsprämien. Die im Dienstplan vorgesehenen Überstunden und Mehrarbeit sind davon ausdrücklich ausgenommen, sie fließen also in den Durchschnitt ein. Gerade in Schichtbetrieben entscheidet dieser Halbsatz über spürbare Beträge.

Der Bemessungssatz bestimmt sich nach der Entgeltgruppe am 1. September (§ 20 (VKA) Abs. 2 Satz 2). Eine Höhergruppierung im Oktober verändert die Sonderzahlung des laufenden Jahres also nicht mehr.

Für den Fall, dass im Bemessungszeitraum nicht durchgehend Entgelt gezahlt wurde, enthält die Protokollerklärung zu § 20 (VKA) Abs. 2 eine eigene Rechenanweisung: Die gezahlten Entgelte der drei Monate werden addiert, durch die Zahl der Kalendertage mit Entgelt geteilt und anschließend mit 30,67 multipliziert. Zeiträume, für die Krankengeldzuschuss gezahlt worden ist, bleiben dabei unberücksichtigt. Dieser Faktor ist der Grund, warum ein Monat mit Lücke im Sommer nicht linear durchschlägt.

Hier trennen sich die beiden Tarifwerke am deutlichsten. Die Jahressonderzahlung TVöD (VKA) beträgt 85 Prozent des in den Kalendermonaten Juli, August und September durchschnittlich gezahlten monatlichen Entgelts (§ 20 (VKA) Abs. 2 Satz 1). Diese 85 Prozent gelten im Wortlaut einheitlich für jede Entgeltgruppe.

Im TV-L ist die Höhe dagegen nach Entgeltgruppen gestaffelt. § 20 TV-L Abs. 2 Satz 1 nennt für Beschäftigte ab dem Kalenderjahr 2022 folgende Prozentsätze der Bemessungsgrundlage, in der Fassung mit dem Seitenvermerk "Text gilt ab: 01.07.2026":

Der Tarifwortlaut schreibt diese Werte als "v.H.", also vom Hundert, was Prozent entspricht. Auffällig ist der Verlauf: Die Sätze steigen bis zur Gruppe 8 und fallen danach deutlich ab. In der Privatwirtschaft ist ein gleichbleibender Prozentsatz üblich, und genau deshalb wird die Spreizung im TV-L regelmäßig unterschätzt.

Die Staffelung gilt nur für den TV-L. Sie auf kommunale Beschäftigte anzuwenden, führt in beide Richtungen zu falschen Beträgen, weil § 20 (VKA) für alle Entgeltgruppen denselben Satz vorsieht. Die Entgelttabellen und Erhöhungsschritte selbst stehen bei den Entgelttabellen und Erhöhungsschritten des TV-L 2026.

Für Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis erst spät im Jahr beginnt, gäbe es im regulären Bemessungszeitraum gar kein Entgelt, das man mitteln könnte. Beide Tarifwerke lösen das, allerdings mit unterschiedlichen Stichtagen.

Im kommunalen Bereich tritt bei Beschäftigten, deren Arbeitsverhältnis nach dem 30. September begonnen hat, der erste volle Kalendermonat des Arbeitsverhältnisses an die Stelle des Bemessungszeitraums (§ 20 (VKA) Abs. 2 Satz 3). Der Kollege mit Eintritt zum 1. Oktober aus dem Eingangsbeispiel wird also über den Oktober bemessen, seinen ersten vollen Kalendermonat.

Im TV-L liegt die Grenze früher. Bei einem Beginn nach dem 31. August tritt ebenfalls der erste volle Kalendermonat des Arbeitsverhältnisses an die Stelle des Bemessungszeitraums, und zusätzlich tritt an die Stelle des Bemessungssatzes der Entgeltgruppe am 1. September die Entgeltgruppe des Einstellungstages (§ 20 TV-L Abs. 3 Satz 3). Wird die kommunale 30.-September-Grenze auf Landesbeschäftigte übertragen, ist ein ganzer Fallkreis falsch gerechnet.

Beim Austritt bleibt es beim Stichtagsprinzip aus dem Abschnitt oben: Endet das Arbeitsverhältnis vor dem 1. Dezember, entsteht kein Anspruch, unabhängig von der Dauer der Beschäftigung im laufenden Jahr.

Beim Wechsel zwischen zwei Arbeitgebern des öffentlichen Dienstes zum Jahreswechsel greifen zwei Abrechnungsjahre ineinander. Zahlt der bisherige Arbeitgeber im ersten Quartal des Folgejahres noch nach, kann diese Zahlung sozialversicherungsrechtlich dem Vorjahr zuzuordnen sein. Das ist die Märzklausel, sie steht weiter unten im Abschnitt zur Abrechnung als sonstiger Bezug.

Die Grundregel steht in § 20 (VKA) Abs. 4 Satz 1 und im TV-L in § 20 Abs. 4: Der Anspruch nach den Absätzen 1 bis 3 vermindert sich um ein Zwölftel für jeden Kalendermonat, in dem Beschäftigte keinen Anspruch auf Entgelt oder Fortzahlung des Entgelts nach § 21 haben. Gezählt wird also in ganzen Kalendermonaten, nicht in Tagen.

Von dieser Kürzung nimmt der Tarifvertrag ausdrücklich vier Konstellationen aus:

• Die Ableistung von Grundwehrdienst oder Zivildienst, wenn die Beschäftigten diesen vor dem 1. Dezember beendet und die Beschäftigung unverzüglich wieder aufgenommen haben.
• Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutzgesetz, im TV-L konkretisiert als Beschäftigungsverbote nach § 3 Absätze 1 und 2 Mutterschutzgesetz.
• Die Inanspruchnahme der Elternzeit bis zum Ende des Kalenderjahres, in dem das Kind geboren ist, wenn am Tag vor Antritt der Elternzeit Entgeltanspruch bestanden hat. Der TV-L lässt hier auch einen Anspruch auf Zuschuss zum Mutterschaftsgeld genügen.
• Kalendermonate, in denen Beschäftigten Krankengeldzuschuss gezahlt wurde oder in denen nur wegen der Höhe des zustehenden Krankengelds ein Krankengeldzuschuss nicht gezahlt worden ist.

Die dritte Ausnahme wird in beide Richtungen falsch angewendet, und beide Richtungen kosten Geld. Die Ausnahme endet mit dem Kalenderjahr der Geburt. Für Elternzeitmonate, die darüber hinausreichen, greift wieder die reguläre Kürzung um ein Zwölftel je Monat. Die Kollegin aus dem Eingangsbeispiel, die seit März in Elternzeit ist, wird im Geburtsjahr also anders behandelt als im Folgejahr, obwohl sich an ihrer Situation nichts geändert hat.

Steuerlich gilt die Sonderzahlung als sonstiger Bezug und läuft damit außerhalb des laufenden Arbeitslohns. Die Berechnung regelt § 39b Abs. 3 EStG in drei Schritten. Zuerst hat der Arbeitgeber den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn ohne den sonstigen Bezug festzustellen. Dann wird die Jahreslohnsteuer einmal ohne und einmal unter Einbeziehung des sonstigen Bezugs ermittelt. Der Unterschiedsbetrag zwischen den ermittelten Jahreslohnsteuerbeträgen ist die Lohnsteuer, die vom sonstigen Bezug einzubehalten ist.

Das ist der Grund, warum die Sonderzahlung im November oft höher besteuert wirkt als das laufende Gehalt. Für sie greift die Jahresbetrachtung aus § 39b Abs. 3 EStG, während der laufende Arbeitslohn über die Monatstabelle läuft. Diesen Vergleich erledigt die Lohnsoftware automatisch. Die Rückfrage nach dem hohen Steuerabzug kommt trotzdem jedes Jahr aus der Belegschaft, und sie lässt sich mit diesen drei Schritten in zwei Sätzen beantworten.

Sozialversicherungsrechtlich ist die Sonderzahlung einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. § 23a Abs. 1 Satz 1 SGB IV definiert das als Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden. Genau das trifft auf eine Zahlung zu, die aus einem Dreimonatsdurchschnitt gebildet und im November gezahlt wird.

Die Beitragspflicht ist dabei nicht unbegrenzt. Nach § 23a Abs. 3 Satz 1 SGB IV ist das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt bei der Feststellung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts zu berücksichtigen, soweit das bisher gezahlte beitragspflichtige Arbeitsentgelt die anteilige Beitragsbemessungsgrenze nicht erreicht. Maßgeblich ist also der bereits ausgeschöpfte Anteil der Grenze im laufenden Kalenderjahr, gerechnet bis zum Auszahlungsmonat.

Die konkreten Grenzwerte in Euro gehören nicht auf diese Seite, weil sie sich jährlich ändern und mit dem Tarifthema nichts zu tun haben. Entscheidend für die Prüfung im November ist die Mechanik: erst die anteilige Grenze bis zum Auszahlungsmonat, dann der Teil der Einmalzahlung, der noch darunter liegt.

Für Einmalzahlungen im ersten Quartal gilt eine eigene Zuordnungsregel. Nach § 23a Abs. 4 Satz 1 SGB IV ist in der Zeit vom 1. Januar bis zum 31. März einmalig gezahltes Arbeitsentgelt dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres zuzuordnen, wenn es vom Arbeitgeber dieses Entgeltabrechnungszeitraumes gezahlt wird und zusammen mit dem sonstigen für das laufende Kalenderjahr festgestellten beitragspflichtigen Arbeitsentgelt die anteilige Beitragsbemessungsgrenze übersteigt.

Beim Verfall ist der Tarifvertrag streng. Tauschtage, die nicht innerhalb des geregelten Zeitraums in Anspruch genommen werden, verfallen, und eine finanzielle Abgeltung ist ausgeschlossen. § 29a (VKA) Abs. 4 nennt dazu zwei Ausnahmen: unverzüglich angezeigte und durch ärztliches Attest nachgewiesene Arbeitsunfähigkeit sowie die Geltendmachung von dringenden betrieblichen oder dienstlichen Gründen durch den Arbeitgeber. In diesen Fällen besteht ein Ausgleichsanspruch in Geld.

Zwei Abgrenzungen sind wichtig, weil beide regelmäßig zu Fehlauskünften führen. Erstens enthält § 20 TV-L keine Umwandlungsregelung, und im Allgemeinen Teil des TV-L findet sich kein Pendant zu § 29a (VKA). Ob eine der Sonderregelungen der §§ 40 bis 52 TV-L etwas anderes vorsieht, ist damit noch nicht gesagt. Zweitens steht das Kürzel BT-S in diesem Paragrafen für Sparkassen und nicht für den Sozial- und Erziehungsdienst. Der Sozial- und Erziehungsdienst kommt im gesamten Paragrafen nicht vor.

Die anteilige Auszahlung an eine Person, die vor dem 1. Dezember ausgeschieden ist, endet in einer Rückforderung samt Korrektur bei Lohnsteuer und Sozialversicherung. Ein Abgleich der Austritte zum 30. November gegen den Personalstamm fängt den Fall vor dem Lauf ab.

Bei der Elternzeit läuft der Fehler in beide Richtungen. Manche Abrechnungen kürzen Elternzeitmonate im Geburtsjahr um ein Zwölftel, obwohl der Tarifvertrag sie dort ausnimmt, andere ziehen die Ausnahme über das Geburtsjahr hinaus. Beide Varianten führen zu falschen Beträgen und fallen bei einer Prüfung auf. Der Abgleich braucht zwei Angaben: das Geburtsjahr des Kindes und den Entgeltanspruch am Tag vor Antritt der Elternzeit.

Häufig vertauschen Abrechnungsstellen auch die Tarifwerke und rechnen kommunale Beschäftigte nach der TV-L-Staffelung oder Landesbeschäftigte nach dem einheitlichen Satz aus § 20 (VKA). Weil die Sätze zwischen 32,53 und 88,14 Prozent auseinanderliegen, sind die Abweichungen erheblich. Ein Kennzeichen am Personalstamm, welches Tarifwerk gilt, verhindert das, wenn es vor dem November-Lauf geprüft wird.

Für den Sozial- und Erziehungsdienst hält sich hartnäckig die Annahme eines eigenen Prozentsatzes. § 20 (VKA) rechnet für alle Entgeltgruppen mit demselben Satz. Monatliche Zulagen und die Sonderzahlung laufen deshalb getrennt, jede nach ihrer eigenen Regel.

Beim Thema Tauschtage geht es meist um die Frist. Sie endet am 1. September des laufenden Kalenderjahres, der Antrag muss in Textform erfolgen, und angeboten werden darf die Umwandlung nur Beschäftigten in BT-V, BT-S, BT-F und BT-E. Eine Kommunikation im Herbst erreicht deshalb nur noch das Folgejahr, während für das laufende Jahr die volle Sonderzahlung im November-Lauf bleibt.

Wie hoch ist die Jahressonderzahlung im öffentlichen Dienst?
Im kommunalen TVöD (VKA) beträgt sie 85 Prozent des in Juli, August und September durchschnittlich gezahlten monatlichen Entgelts, einheitlich für alle Entgeltgruppen. Im TV-L ist sie gestaffelt und liegt je nach Entgeltgruppe zwischen 32,53 und 88,14 Prozent der Bemessungsgrundlage, siehe die Tabelle oben.

Im November-Lauf treffen mehrere Regelwerke aufeinander: zwei Tarifwerke mit unterschiedlicher Höhe, ein Stichtag, vier Ausnahmetatbestände bei den Ruhenszeiten, eine Umwandlungsoption mit eigener Frist und dazu die Behandlung als sonstiger Bezug in Lohnsteuer und Sozialversicherung.

LohnDialog ist ein Familienunternehmen in 2. Generation. Über 40 Lohnexperten deutschlandweit übernehmen für Arbeitgeber die laufende Entgeltabrechnung, also die korrekte Berechnung und Auszahlung, auch bei den Sonderfällen aus diesem Text.

Die Entscheidung, ob und wie ein Beschäftigter eingruppiert wird, bleibt Sache des Arbeitgebers beziehungsweise der zuständigen Stelle. Die externe Abrechnung setzt diese Entscheidung in Beträge um und rechnet die Sonderzahlung daraus ab. Wie diese Aufgabenteilung im Alltag aussieht, zeigt die Seite zur Abrechnung im öffentlichen Dienst im Detail.

Wenn der November-Lauf bei Ihnen jedes Jahr zur Sonderaktion wird, lohnt der Blick auf die Full-Service-Entgeltabrechnung: Entlasten Sie sich im Tagesgeschäft. Sprechen Sie mit unseren Experten, am schnellsten geht das über ein 30-minütiges Kennlerngespräch.