Günstige Lohnabrechnung 2026: Was realistisch ist und wo es zu billig wird

Carsten Holm leitet ein 60-Personen-Logistikunternehmen und hat einen klaren Auftrag von der Geschäftsführung: 30 Prozent der Verwaltungskosten einsparen. Die Lohnabrechnung läuft derzeit über den Steuerberater und kostet rund 3.200 EUR pro Monat. Bei der Recherche stößt er auf ein Online-Lohnbüro mit dem Versprechen „nur 4,90 EUR pro Mitarbeiter, alles inklusive". Auf den ersten Blick wäre das eine Ersparnis von über 80 Prozent. Carsten googelt: günstige Lohnabrechnung.

Wir verstehen den Sparauftrag. Wir verstehen auch das Misstrauen, das sich bei 4,90 EUR sofort meldet. Dieser Artikel zeigt, was Lohnabrechnung 2026 wirklich kostet, wo der Markt die Untergrenze hat und welche versteckten Posten Sie vor der Vertragsunterzeichnung kennen müssen. Spoiler: Total Cost of Ownership rangiert über nominalem Pro-Kopf-Preis.

Der deutsche Markt für externe Lohnabrechnung kennt drei Preisklassen.

Untere Preisklasse (5 bis 9 EUR pro Mitarbeitenden und Monat): Reine Online-Anbieter mit standardisierter Software, oft ohne festen Ansprechpartner. Stammdatenpflege per Self-Service-Portal, Kommunikation per Ticket-System, Reaktionszeiten 24 bis 72 Stunden. Wenig Schnittstellen, kaum Branchenwissen, häufig hohe Zusatzkosten für Bescheinigungen oder Sonderfälle. Geeignet für sehr standardisierte Lohnsituationen ohne Komplexität.

Mittlere Preisklasse (10 bis 18 EUR pro Mitarbeitenden und Monat): Spezialisierte Lohnbüros mit festen Ansprechpartnern, persönlicher Betreuung und voller Servicetiefe. LohnDialog rangiert hier mit 11 EUR (allgemeine Abrechnung) bzw. 17 EUR (Baulohn). Eine vollständige Aufstellung finden Sie unter LohnDialog Leistungen. Bandbreite an Schnittstellen, transparente Zusatzposten, ISO 27001-Zertifizierung als Standard.

Obere Preisklasse (ab 18 EUR pro Mitarbeitenden und Monat): Premium-Anbieter, oft internationale Konzerne wie ADP oder SD Worx, geeignet für Multi-Country-Setups oder Konzern-Strukturen. Hohe Servicestandards, aber häufig überdimensioniert für klassische deutsche Mittelständler.

Wer den ehrlichen Vergleich zwischen Steuerberater und Lohnbüro lesen will (Kosten, Stärken, Kombi-Modell), findet diesen unter Lohnabrechnung Steuerberater oder Lohnbüro.

Migrationsunterstützung. Wer dort hilft, wo der Self-Service-Anbieter scheitert: Stundenhonorar bei einigen Discount-Anbietern bis 200 EUR pro Stunde, beim Mittelmarkt 60 bis 90 EUR.

Das Ergebnis: Ein Anbieter, der 4,90 EUR pro Mitarbeitenden auf der Liste hat, landet bei einem 60-MA-Logistiker wie Carstens Unternehmen schnell bei 8 bis 12 EUR effektiv, weil die Zusatzposten die Pauschale unterlaufen. Der Preisvorteil schrumpft auf 10 bis 20 Prozent. Dafür verzichten Sie auf festen Ansprechpartner, Schnittstellen, Branchenwissen und Servicequalität.

Eine ehrliche TCO-Rechnung umfasst sechs Positionen.

Im Mittelmarkt zahlen Sie pro aktivem Mitarbeitenden mehr, dafür ist alles enthalten und kalkulierbar. Beim Discount-Anbieter zahlen Sie weniger, aber Ihre interne Zeit für Klärungen, Rückfragen und Korrekturen geht hoch. Eine HR-Stunde intern kostet 50 bis 80 EUR. Wenn der Discount-Anbieter pro Monat zwei zusätzliche Stunden Ihrer Zeit kostet, ist der Vorteil bei 60 Mitarbeitenden schon weg.

Hier ist die ehrliche Antwort: Wenn ein Anbieter dauerhaft unter 8 EUR pro Mitarbeitenden und Monat anbietet und das nicht ein Lockangebot ist, müssen die Kosten an anderer Stelle eingespart sein. Typische Stellen:

1. Personal-Knappheit beim Anbieter. Wenige Sachbearbeitende für viele Mandanten bedeuten lange Reaktionszeiten und überlastete Mitarbeitende, was zu Fehlern führt.

2. Veraltete Software. Ohne regelmäßige Updates können neue gesetzliche Vorgaben übersehen werden, was zu fehlerhaften Abrechnungen führt.

Rechtzeitige Meldungen an Behörden. Lohnsteueranmeldung monatlich nach §41a EStG, DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise nach §28a SGB IV. Verspätungen führen zu Säumniszuschlägen, Bußgeldern und in schweren Fällen zu Ermittlungen.

Haftung des Arbeitgebers verstehen. Sie als Arbeitgeber haften nach §28e SGB IV für die korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, auch wenn ein Dienstleister rechnet. Wählen Sie einen Anbieter mit ausreichender Berufshaftpflichtversicherung.

DSGVO-konforme Verarbeitung. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen, Hosting innerhalb der EU. Ohne diese Basis sind die niedrigsten Preise irrelevant.

Wer sich grundsätzlich mit der Outsourcing-Entscheidung beschäftigt, findet Vor- und Nachteile mit konkreten TCO-Rechnungen unter Lohnabrechnung auslagern. Wer den konkreten Ablauf eines externen Lohnbüros verstehen will, findet das im Leitfaden Lohnabrechnung erstellen lassen.

Wir sagen offen, in welchen Konstellationen ein Discount-Anbieter wirklich passen kann.

1. Sehr kleine Unternehmen mit 1 bis 5 Mitarbeitenden und voll standardisierten Anstellungsverhältnissen. Wenig Sondersituationen, wenig Schnittstellenbedarf, wenig Bescheinigungen. Hier kann das Discount-Modell wirtschaftlich sein.

2. Tech-affine Unternehmen mit kompetenter interner HR-Person. Wer die Komplexität intern auffangen kann, profitiert von niedrigeren Anbieterpreisen. Aber: Die interne Person ist dann ein Single Point of Failure.

3. Saisonale Skalierung. Wenn von 5 auf 80 Mitarbeitende und zurück skaliert wird, kann ein Self-Service-Modell schneller reagieren. Aber: Komplexität bei An- und Abmeldungen ist hoch.

In den meisten anderen Fällen, vor allem für klassische Mittelständler mit 20 bis 250 Mitarbeitenden, ist der Mittelmarkt-Anbieter wirtschaftlicher, sicherer und mit weniger interner Belastung verbunden.

Was ist die günstigste Lohnabrechnung 2026?
Reine Online-Anbieter starten bei 4,90 bis 9 EUR pro Mitarbeitenden und Monat. Effektiv liegen die Gesamtkosten nach Zusatzposten häufig bei 8 bis 12 EUR. Spezialisierte Lohnbüros im Mittelmarkt sind mit 10 bis 17 EUR transparent und enthalten häufig mehr.

Wo verstecken sich die Zusatzkosten bei Lohnabrechnungs-Dienstleistern?
In Bescheinigungen, Sofortmeldungen, Korrekturläufen, Austrittsbearbeitung, Migrationsunterstützung und Jahresarbeiten. Lassen Sie sich vor Vertragsschluss eine vollständige Preisliste aller Zusatzposten geben.

Wie viel sollte eine Lohnabrechnung pro Mitarbeitenden maximal kosten?
Für klassische Mittelstands-Verhältnisse sind 10 bis 17 EUR pro Mitarbeitenden marktüblich und meist ausreichend. Alles darüber müsste durch besondere Leistungen (etwa Multi-Country, Konzern-Reporting) gerechtfertigt sein.

Ist eine kostenlose Lohnabrechnung möglich?
Nein. Kostenlose Lohnabrechnungs-Software für Eigenanwendung gibt es, aber die Lohnabrechnung muss erstellt, geprüft und gemeldet werden. Diese Arbeit kostet immer Zeit. Bei der Eigenanwendung Ihre eigene, beim Dienstleister einen kalkulierten Pro-Kopf-Preis.

Wie erkenne ich einen unseriösen Lohnabrechnungs-Anbieter?
Keine transparente Preisliste, keine ISO-Zertifizierung, kein Hosting-Standort genannt, kein fester Ansprechpartner, lange Reaktionszeiten in der Erstkommunikation, keine klare AVV-Vorlage. Wenn drei oder mehr Signale zutreffen, weiter recherchieren.

Was ist mit Lock-Angeboten unter 5 EUR pro Mitarbeitenden?
Diese Angebote gelten häufig nur für die ersten 6 oder 12 Monate. Danach steigt der Preis auf das normale Niveau (8 bis 12 EUR effektiv). Lesen Sie das Kleingedruckte zu Vertragslaufzeit und Preisanpassung.

Lohnt sich der Wechsel vom Steuerberater zum günstigen Lohnbüro?
Ja, fast immer. Die Ersparnis gegenüber Steuerberater-Honoraren ist meist Faktor 3 bis 6. Aber: Wählen Sie aus dem Mittelmarkt, nicht aus dem Discount-Segment. Der Unterschied zwischen Discount und Mittelmarkt ist klein, der Service-nterschied groß.

Sie wollen wissen, was Ihre Lohnabrechnung bei LohnDialog wirklich kosten würde, inklusive aller Zusatzposten Ihrer typischen Monatssituation? Sprechen Sie mit unseren Experten. Wir erstellen Ihnen eine konkrete TCO-Aufstellung Ihrer aktuellen Situation und vergleichen sie mit unserem Festpreis-Modell. Transparent, ohne versteckte Posten, mit klarer Empfehlung. Wenn am Ende der Mittelmarkt für Sie nicht passt, sagen wir Ihnen das auch.