Seit Januar 2026 gilt die Aktivrente: Arbeitnehmer, die die Regelaltersgrenze erreicht haben und weiterarbeiten, erhalten einen Steuerfreibetrag von bis zu 2.000 Euro pro Monat. Arbeitgeber setzen diesen Freibetrag direkt in der Lohnabrechnung um. Doch was passiert, wenn ein Rentner in mehreren Beschäftigungsverhältnissen tätig ist und Steuerklasse VI hat? Dann brauchen Sie als Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung.
Auf dieser Seite erfahren Sie, wann die Bestätigung zur Aktivrente erforderlich ist, was im Formular steht und wie Sie den Freibetrag korrekt in der Lohnabrechnung anwenden. Die Vorlage steht Ihnen als kostenloser Download zur Verfügung.
Gut zu wissen: Einen umfassenden Überblick zur Aktivrente finden Sie in unserem Artikel Aktivrente 2026: Was Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung jetzt beachten müssen.
Wann ist die Bestätigung zur Aktivrente erforderlich?
Der Steuerfreibetrag nach § 3 Nr. 21 EStG darf pro Person nur in einem einzigen Dienstverhältnis angewendet werden. Bei Steuerklasse I bis V ist das in der Regel unkompliziert: Der Arbeitgeber wendet den Freibetrag automatisch an.
Anders sieht es bei Steuerklasse VI aus. Diese Steuerklasse wird vergeben, wenn ein Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhältnisse hat. In diesem Fall muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Freibetrag nicht gleichzeitig bei einem anderen Arbeitgeber berücksichtigt wird.
Die Lösung: Der Arbeitnehmer bestätigt schriftlich, dass der Aktivrente-Freibetrag ausschließlich in diesem einen Beschäftigungsverhältnis zur Anwendung kommt. Ohne diese Bestätigung darf der Arbeitgeber den Freibetrag bei Steuerklasse VI nicht anwenden.
Zusammengefasst: Wann brauchen Sie das Formular?
- Der Arbeitnehmer hat die Regelaltersgrenze erreicht
- Er ist sozialversicherungspflichtig beschäftigt
- Er hat Steuerklasse VI (Zweitbeschäftigung oder Nebenjob)
- Der Freibetrag soll in diesem Arbeitsverhältnis angewendet werden
Trifft alles zu? Dann lassen Sie die Bestätigung unterschreiben und legen Sie sie zur Personalakte.
Was steht im Formular? Die Felder im Überblick
Das Formular „Erklärung zur Anwendung des Freibetrags nach § 3 Nr. 21 EStG“ enthält alle Angaben, die Sie als Arbeitgeber für eine ordnungsgemäße Prüfung benötigen.
- Persönliche Daten des Arbeitnehmers: Der Arbeitnehmer trägt seinen vollständigen Namen, die Anschrift mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort ein. Diese Angaben dienen der eindeutigen Zuordnung.
- Angaben zum Arbeitgeber: Name und vollständige Anschrift des Arbeitgebers, bei dem der Freibetrag angewendet werden soll. So ist klar dokumentiert, für welches Dienstverhältnis die Erklärung gilt.
- Erklärung zur ausschließlichen Anwendung: Der Kern des Formulars: Der Arbeitnehmer bestätigt, dass die Steuerbefreiung gemäß § 3 Nr. 21 EStG ausschließlich in diesem Dienstverhältnis berücksichtigt wird und nicht gleichzeitig bei einem weiteren Beschäftigungsverhältnis zur Anwendung kommt.
- Änderungsmitteilungspflicht: Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, den Arbeitgeber unverzüglich zu informieren, wenn sich an den Angaben etwas ändert. Das betrifft zum Beispiel die Aufnahme eines neuen Beschäftigungsverhältnisses oder den Wechsel des Arbeitgebers, bei dem der Freibetrag gelten soll.
- Unterschrift: Ort, Datum und eigenhändige Unterschrift des Arbeitnehmers. Damit wird die Erklärung rechtsverbindlich.
Kostenlose Vorlage herunterladen
LohnDialog stellt Ihnen das Formular als fertige Vorlage zur Verfügung. Sie können es direkt herunterladen, ausdrucken und Ihren Mitarbeitern aushändigen.
Jetzt Formular herunterladen (PDF)
Die Vorlage enthält alle erforderlichen Felder und ist sofort einsatzbereit. Einfach vom Arbeitnehmer ausfüllen und unterschreiben lassen, anschließend zur Personalakte nehmen.
So setzen Sie die Aktivrente in der Lohnabrechnung um
Nachdem Sie die Bestätigung eingeholt haben, können Sie den Freibetrag in der Lohnabrechnung berücksichtigen. Der Ablauf in vier Schritten:
Schritt 1: Voraussetzungen prüfen
Stellen Sie sicher, dass der Arbeitnehmer die Regelaltersgrenze erreicht hat und sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist. Minijobber, Beamte und Selbstständige sind von der Aktivrente ausgeschlossen.
Schritt 2: Bestätigung einholen (bei Steuerklasse VI)
Hat der Arbeitnehmer Steuerklasse VI, lassen Sie die schriftliche Erklärung unterschreiben. Bei Steuerklasse I bis V ist keine gesonderte Bestätigung nötig, der Freibetrag kann direkt angewendet werden.
Schritt 3: Freibetrag in der Lohnabrechnung anwenden
Reduzieren Sie den steuerpflichtigen Arbeitslohn monatlich um bis zu 2.000 Euro. Der Freibetrag wird direkt beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Der Arbeitnehmer erhält dadurch sofort ein höheres Nettoeinkommen.
Wichtig: Die Sozialversicherungsbeiträge werden weiterhin vom vollen Bruttolohn berechnet. Der Freibetrag wirkt ausschließlich steuerlich, nicht bei der Sozialversicherung.
Schritt 4: Lohnsteuerbescheinigung korrekt erstellen
In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2026 muss der Aktivrente-Freibetrag in einer frei zuweisbaren Zeile eingetragen werden. Die exakte Bezeichnung lautet: SteuerfreibetragAktivrente (ohne Leerzeichen). Diese Schreibweise ist Pflicht für die maschinelle Lesbarkeit.
Die DEÜV-Meldung erfolgt mit der Personengruppe 120 für Beschäftigte nach Erreichen der Regelaltersgrenze.
Häufige Fehler bei der Aktivrente mit Steuerklasse VI
In der Praxis gibt es typische Stolperfallen, die Arbeitgeber kennen sollten:
Freibetrag in mehreren Beschäftigungsverhältnissen angewendet
Der häufigste Fehler: Der Freibetrag wird bei zwei Arbeitgebern gleichzeitig berücksichtigt. Das führt zu einer Nachversteuerung und im schlimmsten Fall zu Haftungsfragen für den Arbeitgeber. Die schriftliche Bestätigung schützt Sie als Arbeitgeber.
Keine Bestätigung bei Steuerklasse VI eingeholt
Ohne die schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers darf der Arbeitgeber den Freibetrag bei Steuerklasse VI nicht anwenden. Fehlt das Dokument, besteht bei einer Lohnsteuerprüfung ein erhebliches Haftungsrisiko.
Freibetrag auf Sozialversicherung angerechnet
Der Freibetrag von 2.000 Euro gilt ausschließlich für die Lohnsteuer. Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung) werden weiterhin vom vollen Bruttolohn berechnet. Eine Verwechslung führt zu Beitragsnachforderungen.
Falsche Bezeichnung in der Lohnsteuerbescheinigung
Die Bezeichnung „SteuerfreibetragAktivrente“ muss exakt so geschrieben werden, ohne Leerzeichen und in genau dieser Schreibweise. Abweichungen führen zu Fehlern bei der maschinellen Verarbeitung durch das Finanzamt.
Falsche Personengruppe in der DEÜV-Meldung
Beschäftigte nach Erreichen der Regelaltersgrenze müssen mit der Personengruppe 120 gemeldet werden. Eine falsche Zuordnung kann zu Problemen bei den Sozialversicherungsträgern führen.
FAQ: Häufige Fragen zur Aktivrente in der Lohnabrechnung
Was muss der Arbeitgeber bei der Aktivrente beachten?
Der Arbeitgeber berücksichtigt den Freibetrag von bis zu 2.000 Euro monatlich direkt beim Lohnsteuerabzug. Bei Steuerklasse VI ist zusätzlich eine schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers erforderlich. In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung muss der Betrag unter „SteuerfreibetragAktivrente“ ausgewiesen werden.
Welche Steuerklasse bei Aktivrente?
Die Aktivrente funktioniert grundsätzlich mit jeder Steuerklasse. Bei Steuerklasse I bis V wird der Freibetrag automatisch angewendet. Bei Steuerklasse VI (Zweitbeschäftigung) ist eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers notwendig, die bestätigt, dass der Freibetrag nur bei diesem Arbeitgeber gilt.
Muss die Aktivrente in der Lohnsteuerbescheinigung angegeben werden?
Ja. Der gewährte Freibetrag muss in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in einer frei zuweisbaren Zeile mit der exakten Bezeichnung „SteuerfreibetragAktivrente“ eingetragen werden. Diese Pflichtangabe gilt ab dem Abrechnungsjahr 2026.
Muss ich als Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge für die Aktivrente abführen?
Ja. Die Sozialversicherungsbeiträge werden weiterhin vom vollen Bruttolohn berechnet. Der Freibetrag der Aktivrente wirkt ausschließlich auf die Lohnsteuer. An der Sozialversicherungspflicht ändert sich nichts.
Welche Kosten hat der Arbeitgeber bei Aktivrente?
Für den Arbeitgeber entstehen keine zusätzlichen Kosten durch die Aktivrente. Der Freibetrag reduziert lediglich die Lohnsteuer des Arbeitnehmers. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung bleiben unverändert, da sie weiterhin vom vollen Bruttolohn berechnet werden.
Gilt die Aktivrente auch für Minijobs?
Nein. Minijobber sind von der Aktivrente ausgeschlossen, da sie nicht sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind. Ebenso ausgeschlossen sind Beamte und Selbstständige. Der Freibetrag gilt nur für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse.
Aktivrente korrekt umsetzen: LohnDialog übernimmt
Die Aktivrente bringt für Arbeitgeber neue Pflichten in der Lohnabrechnung: Freibetrag anwenden, Bestätigungen einholen, Lohnsteuerbescheinigung korrekt erstellen, DEÜV-Meldungen mit der richtigen Personengruppe abgeben. Besonders bei Beschäftigten mit Steuerklasse VI steigt der Dokumentationsaufwand.
LohnDialog übernimmt die korrekte Umsetzung der Aktivrente in der Lohnabrechnung. Ob Freibetrag, Meldungen oder Lohnsteuerbescheinigung: Ihr persönlicher Ansprechpartner kennt die aktuellen Anforderungen und stellt sicher, dass alles stimmt.
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