LEO Lohn wird Teil von LohnDialog
Herzlich willkommen! Wir freuen uns sehr, heute eine wichtige Neuigkeit mit Ihnen zu teilen: LEO Lohn wird Teil der LohnDialog Abrechnungsgesellschaft. Mit der Übernahme der Services von LEO Lohn begrüßen wir zahlreiche neue Kundinnen und Kunden – und möchten Ihnen gleich zu Beginn sagen: Willkommen bei LohnDialog! Wir freuen uns auf Sie. Was bedeutet die Übernahme für die bisherigen LEO Lohn-Kunden? Für Sie ändert sich vor allem eines: Sie profitieren ab sofort von erweiterten Möglichkeiten und noch umfassenderem Service. Als Teil von LohnDialog erhalten Sie ab sofort Zugang zu: Persönlicher und zuverlässiger Betreuung Unser Team begleitet Sie individuell, transparent und mit einem hohen Anspruch an Servicequalität. Digitalen, modernen Lohnprozessen Ob Dokumenten-Hubs, sichere Upload-Portale oder digitale Freigaben – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Lohnprozesse effizient und zeitgemäß zu gestalten. DSGVO-konformen und sicheren Datenwegen Ihre sensiblen Lohn- und Personaldaten werden ausschließlich über geprüfte, verschlüsselte Systeme übertragen und verarbeitet. Umfassender Expertise Unsere Spezialistinnen und Spezialisten stehen Ihnen in allen Fragen rund um Lohn, Personal, Branchenanforderungen und Digitalisierung zur Seite. Wir möchten es Ihnen so leicht wie möglich machen, bei uns zu starten – und freuen uns darauf, Ihre Prozesse zu begleiten und gemeinsam weiterzuentwickeln. Danke an das Team von LEO Lohn Ein besonderer Dank gilt den Kolleginnen und Kollegen von LEO Lohn, die diesen Übergang professionell, strukturiert und mit großem Vertrauen begleitet haben. Durch die enge Zusammenarbeit konnten wir sicherstellen, dass der Wechsel für alle Beteiligten reibungslos verläuft. Auf eine erfolgreiche gemeinsame Zukunft Mit LEO Lohn an unserer Seite wachsen wir weiter – fachlich, digital und menschlich. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen, gemeinsam neue Wege zu gehen und Sie langfristig mit Qualität, Transparenz und persönlicher Betreuung zu unterstützen. Herzlich willkommen bei LohnDialog! Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit. 25.11.2025
Datenschutz beim Lohndokumentenaustausch
Sichere Wege für Arbeitgeber bei Lohn- und Gehaltsdokumenten Der Schutz personenbezogener Daten ist heute wichtiger denn je – insbesondere, wenn es um Lohn- und Gehaltsdokumente geht. Diese Unterlagen enthalten höchst vertrauliche Informationen über Mitarbeitende, darunter Steuerdaten, Bankverbindungen, Sozialversicherungsnummern und Gehaltsdetails. Ein unsicherer Versand solcher Dokumente kann nicht nur zu Datenlecks führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen für Arbeitgeber nach sich ziehen. Gerade im digitalen Zeitalter, in dem viele Prozesse papierlos ablaufen, müssen Unternehmen dafür sorgen, dass die Übermittlung von Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheinigungen oder Arbeitsverträgen auf sicheren Wegen erfolgt. Der Datenschutz ist dabei kein optionaler Zusatz, sondern eine gesetzliche Pflicht nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Warum Verschlüsselung bei Gehaltsdokumenten unverzichtbar ist Der Versand einer unverschlüsselten Lohnabrechnung per E-Mail ist mit dem Versand einer offenen Postkarte vergleichbar: Jeder, der unterwegs Zugriff hat, kann den Inhalt lesen. Das Risiko eines Datenmissbrauchs ist dabei enorm.Daher gilt: Lohn- und Gehaltsdokumente dürfen niemals unverschlüsselt übertragen werden. Es gibt verschiedene Sicherheitsstufen, um den Datenaustausch zu schützen: Mindestsicherheit: Eine passwortverschlüsselte Datei (z. B. PDF) oder ein geschützter Ordner ist der erste Schritt, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Mehr Sicherheit: Eine noch bessere Lösung ist der Austausch über Lohntools wie project b., Addison One Click oder einen geschützten Austauschordner, in dem die Gehaltsdokumente sicher bereitgestellt werden können. Damit stellen Sie sicher, dass sensible Informationen wie Lohnabrechnungen, Steuerdaten oder Nachweise ausschließlich von berechtigten Personen eingesehen werden können. Bessere Lösungen für den sicheren Dokumentenaustausch Passwortgeschützte Lohnabrechnungsdateien sind ein einfacher Einstieg in den sicheren Datenaustausch. Sie bieten ein Grundmaß an Schutz, sind aber nur so sicher wie das verwendete Passwort. Verwenden Sie daher starke, komplexe Passwörter und vermeiden Sie Wiederholungen oder einfache Begriffe. Dennoch ist diese Methode für regelmäßige Lohnläufe oft zu aufwendig und fehleranfällig. Deutlich sicherer und effizienter ist die Nutzung von Dokumenten-Hubs eines Lohntools wie project b. oder Addison One Click.Diese Lösungen funktionieren wie ein digitales, verschließbares Postfach:Nur Sie als Arbeitgeber und Ihre Lohnbuchhaltung bzw. Steuerberatung haben Zugriff auf die gespeicherten Gehaltsdokumente. Der Versand erfolgt verschlüsselt, und der Zugriff wird genau protokolliert. So können Sie Lohnabrechnungen, Bescheinigungen oder andere Personaldokumente nicht nur sicher, sondern auch nachvollziehbar übermitteln – ein großer Vorteil im Rahmen der DSGVO-Compliance. Fazit Sensible Lohn- und Gehaltsdaten gehören zu den schutzbedürftigsten Informationen im Unternehmen.Sie dürfen niemals ungeschützt übertragen werden – weder per offener E-Mail noch über unsichere Cloud-Dienste.Nutzen Sie mindestens eine Passwortverschlüsselung, besser jedoch professionelle Lösungen wie project b. oder Addison One Click, um Gehaltsdokumente DSGVO-konform und zuverlässig zu übermitteln. So schützen Sie nicht nur die Daten Ihrer Mitarbeitenden, sondern auch Ihr Unternehmen vor Datenschutzverstößen und möglichen Bußgeldern. Praxistipps für Arbeitgeber Etablieren Sie einen festen, sicheren Übertragungsweg für Lohn- und Gehaltsdokumente – zum Beispiel über project b. oder Addison One Click. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit verschlüsselten Gehaltsabrechnungen und erklären Sie, warum Datenschutz auch im eigenen Interesse wichtig ist. Dokumentieren Sie Ihre Schutzmaßnahmen intern, um im Falle einer DSGVO-Prüfung die Einhaltung der Vorschriften nachweisen zu können. 13.11.2025
Neue Tarifverträge im Maler- und Lackiererhandwerk
Neue Tarifverträge im Maler- und Lackiererhandwerk: Das müssen Sie zu Mindestlohn und Ausbildungsvergütung ab 2025 wissen Ab 2025 treten im Maler- und Lackiererhandwerk neue tarifliche Regelungen in Kraft, die insbesondere die Ausbildungsvergütungen und den Branchenmindestlohn für Fachkräfte deutlich anheben. Für Sie als Arbeitgeber ist es wichtig, diese Änderungen rechtzeitig zu berücksichtigen – insbesondere in Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung, bei Vertragsanpassungen sowie in der Mitarbeiterkommunikation. Wir haben die wichtigsten Änderungen für Sie zusammengefasst – und zeigen, worauf Sie jetzt achten sollten. Höhere Ausbildungsvergütungen ab August 2025 und 2026 Ab dem 1. August 2025 steigen die Ausbildungsvergütungen in allen drei Lehrjahren um jeweils 50 Euro pro Monat. Eine weitere Erhöhung um nochmals 50 Euro monatlich folgt zum 1. August 2026. Diese Erhöhungen gelten bundesweit und sind für tarifgebundene Betriebe verbindlich – sie sollten jedoch auch in nicht tarifgebundenen Betrieben als Orientierung dienen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Auszubildende zu gewinnen. Was bedeutet das für Sie? Prüfen Sie Ihre bestehenden Ausbildungsverträge auf die aktuelle Vergütungshöhe. Passen Sie die Beträge rechtzeitig zum jeweiligen Stichtag an. Hinterlegen Sie die neuen Beträge in Ihrem Lohnabrechnungssystem, um Fehler zu vermeiden. Neuer Branchenmindestlohn für Fachkräfte Ebenfalls Teil der Tarifeinigung ist die Einführung eines neuen, bundesweit einheitlichen Branchenmindestlohns für Gesellen bzw. gelernte Fachkräfte: Gültig ab Mindestlohn pro Stunde 1. August 2025 15,55 € 1. Juli 2026 16,13 € Hinweis: Auch wenn tariflich der 1. Juli 2025 genannt wird, gilt der Mindestlohn rechtlich verbindlich erst ab 1. August 2025, da die entsprechende Verordnung durch das Bundesarbeitsministerium ab diesem Datum in Kraft tritt. Wichtig zu wissen: Der neue Mindestlohn gilt auch für nicht tarifgebundene Betriebe, sobald er per Verordnung für allgemeinverbindlich erklärt wurde (dies ist bereits erfolgt). Ungelernte Hilfskräfte, für die es bisher einen Mindestlohn I gab, unterliegen ab August 2025 dem gesetzlichen Mindestlohn, da keine separate tarifliche Regelung für sie vereinbart wurde. Weitere tarifliche Anpassungen – Ecklohn und Ost-West-Angleichung Zusätzlich zu den Mindestlöhnen sieht der Tarifabschluss folgende weitere Schritte vor: Ab 1. April 2025: Erhöhung der Ecklöhne im Westen um 2,9 % Ab 1. Juni 2026: Weitere Erhöhung um 3,0 % Zum 1. Januar 2027: Vereinheitlichung der Löhne in Ost und West – die bislang bestehenden Unterschiede zwischen alten und neuen Bundesländern entfallen vollständig. Diese Anpassungen haben Auswirkungen auf sämtliche Entgeltgruppen und sollten frühzeitig in Ihre Systeme und internen Prozesse übernommen werden. Was Sie als Arbeitgeber jetzt tun sollten Um reibungslos und rechtssicher auf die neuen tariflichen Vorgaben zu reagieren, empfehlen wir folgende Maßnahmen: Überprüfen Sie bestehende Ausbildungsverträge – und passen Sie die Vergütungen entsprechend an. Hinterlegen Sie die neuen Mindestlöhne für Fachkräfte in Ihrem Lohnabrechnungssystem – inklusive der unterschiedlichen Stichtage. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig, insbesondere in Regionen mit Ost-West-Unterschieden, über anstehende Lohnanpassungen. Beachten Sie mögliche Auswirkungen auf Zulagen, Zuschläge und Sonderzahlungen, die an das Grundentgelt gekoppelt sind. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob alle lohnrelevanten Daten aktuell und korrekt im System hinterlegt sind – insbesondere in Übergangsphasen. Fazit: Jetzt handeln, um Nachzahlungen und Konflikte zu vermeiden Die neuen tariflichen Regelungen im Maler- und Lackiererhandwerk bringen spürbare Vorteile für Fachkräfte und Auszubildende – stellen aber gleichzeitig hohe Anforderungen an die korrekte Umsetzung in der Lohnabrechnung. Wer frühzeitig reagiert, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Vertrauen im Team. Unser Praxistipp für Sie: Wenn Sie bei der Umsetzung Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns gerne an. Wir begleiten Sie mit Erfahrung, Genauigkeit und Blick für Ihre betrieblichen Abläufe. 21.10.2025
KI in der Payroll
Künstliche Intelligenz in der Lohnabrechnung: Ein Blick in die Zukunft der Gehaltsabrechnung Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt sich rasant und hält in immer mehr Bereichen des Alltags Einzug. Von Kühlschränken, die automatisch Einkaufslisten erstellen, bis zu Apps, die neue Frisuren digital simulieren – vieles, was vor wenigen Jahren noch Zukunftsmusik war, ist heute Realität. Es war also nur eine Frage der Zeit, bis KI auch die Payroll erreicht. Sie kann Arbeitgebern und Lohnabrechnungsstellen gleichermaßen wertvolle Unterstützung bieten. Der Einsatz von KI in der Lohnbuchhaltung spart Zeit und Ressourcen – birgt aber auch Risiken, die berücksichtigt werden sollten. Warum sollte KI auch in Ihrer Lohnbuchhaltung Einzug halten? Die Antwort liegt auf der Hand: Die Digitalisierung macht auch vor der Lohnabrechnung nicht halt. Für Lohn- und Gehaltsabrechner*innen bedeutet das konkret, dass KI bei der Datenprüfung, Dokumentenverwaltung und Fristenüberwachung wertvolle Unterstützung bieten kann. So können erste Dateneingaben abgeglichen werden, bevor sie digital an den Lohnbuchhalter übergeben werden. Beispielsweise werden Sonderfälle in der Abrechnung wie Mutterschutz, Kurzarbeit und Krankheit mit einer automatisierten Routine im Vorfeld geprüft – das hilft, Fehler zu vermeiden und Rückfragen zu reduzieren. Praktische Anwendungen von KI in der Lohnabrechnung Frühzeitige Plausibilitätsprüfung: Bei einfachen Fällen wie festen Monatsgehältern für Minijobber kann KI bereits unterstützen. Noch bevor der Personalstamm an die Lohnabrechnung übergeben wird, kann die KI prüfen, ob Eingaben logisch sind (z. B. Vermeidung eines Minijob-Gehalts über der gesetzlichen Grenze, unvollständige IBAN-Nummern, abgelaufene Immatrikulationsbescheinigungen). Automatisierte Dokumentenverwaltung: Mit nur einem Klick landen Beitragsnachweise im richtigen Ordner oder Personalstämme werden automatisch den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet. Das spart Zeit und minimiert Fehler bei der Archivierung. Fristen- und Terminüberwachung: KI erinnert an Steuer- oder Beitragsfristen sowie an bevorstehende Prüfungen bei der Deutschen Rentenversicherung oder anderen Behörden und weist zudem auf den nächsten Lohnlauf hin. Einschränkungen und Risiken Trotz aller Vorteile gibt es auch Grenzen: Die KI muss erst angelernt werden. Ohne klare Anweisungen macht sie Fehler – was bei Prüfungen durch z.B. Finanzbehörden teuer werden kann. Besonders in der Baulohnabrechnung mit seinen vielfältigen Gewerken, Sonderregelungen und individuellen Anforderungen ist das Antrainieren einer zuverlässigen KI äußerst aufwendig. Manchmal sogar aufwendiger als der Schulungsaufwand für menschliche Fachkräfte. Auch bei rechtlichen Fragen im Arbeitsrecht oder Steuerrecht gilt Vorsicht: Die KI kann Ergebnisse liefern, doch die Richtigkeit dieser Informationen sollte stets geprüft werden. Die Rechtsprechung zur Beratung via virtuellen Assistenten ist noch ohne Gewähr und die Ergebnisse sollten immer mit einem Anwalt oder Fachanwalt abgeglichen werden. Datenschutz ist ein weiteres kritisches Thema: Viele KI-Systeme arbeiten mit Servern im Ausland. Nutzer müssen prüfen, ob sensible Unternehmens- und Personaldaten sicher gespeichert und nicht für andere Zwecke genutzt werden. Fazit Für Arbeitgeber kann KI in der Lohnbuchhaltung ein wertvolles Werkzeug sein – etwa bei der ersten Plausibilitätsprüfung von Personalstämmen oder beim Sortieren von Dokumenten im Hintergrund. Für einfache Fälle wie gleichbleibende Monatslöhne ist sie bereits eine hilfreiche Assistenz. Bei komplexeren Abrechnungen, insbesondere im Baulohn mit seinen vielfältigen Regelungen, ist die Einarbeitung jedoch aufwendig und nicht fehlerfrei garantiert. Die menschliche Expertise bleibt unverzichtbar. Die letzte Kontrolle sollte immer durch erfahrene Lohnbuchhalter*innen erfolgen. Denn trotz aller Fortschritte ist die KI noch nicht ausgereift genug, um alle rechtlichen und steuerlichen Feinheiten eigenständig sicher zu bewältigen. Auch unser fleißiger Lohnroboter im Beitragsbild ist nicht fehlerfrei – ist es Ihnen aufgefallen? 15.08.2025