Eine Neueinstellung steht an, der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, der erste Arbeitstag rückt näher. Doch bevor die erste Lohnabrechnung erstellt werden kann, benötigen Sie als Arbeitgeber eine ganze Reihe von Daten. Das Personalstammblatt ist dabei Ihr wichtigstes Werkzeug: Es erfasst alle Angaben, die für die Anmeldung zur Sozialversicherung und die korrekte Gehaltsabrechnung erforderlich sind.
Fehlen wichtige Informationen wie die Steueridentifikationsnummer oder die Krankenkasse, verzögert sich nicht nur die Abrechnung. Im schlimmsten Fall drohen bei der nächsten Betriebsprüfung unangenehme Nachfragen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Daten Sie erfassen müssen, wie Sie typische Fehler vermeiden und worauf Sie bei Minijobs besonders achten sollten. Die passende Vorlage zum Download finden Sie weiter unten.
Was ist ein Personalstammblatt?
Ein Personalstammblatt (auch Personalstammdatenblatt, Personalbogen oder Mitarbeiter-Stammdatenblatt genannt) ist ein Formular zur systematischen Erfassung aller lohnabrechnungsrelevanten Daten eines Mitarbeiters. Es enthält persönliche Angaben, steuerliche Informationen, Sozialversicherungsdaten und Details zum Beschäftigungsverhältnis.
Im Unterschied zum allgemeinen Personalfragebogen, der auch Angaben zu Qualifikationen oder Berufserfahrung enthalten kann, konzentriert sich das Personalstammblatt auf die für die Lohnabrechnung zwingend erforderlichen Informationen.
Das Personalstammblatt dient als:
Erfassungsbogen bei Neueinstellungen
Grundlage für die Einrichtung im Lohnprogramm
Dokumentation für die Personalakte
Checkliste für noch fehlende Unterlagen
Nachweis bei Betriebsprüfungen
Ohne vollständige Personalstammdaten kann keine Sozialversicherungsmeldung erstellt werden. Die Anmeldung bei der Krankenkasse muss innerhalb von zwei Wochen nach Beschäftigungsbeginn erfolgen. Bei verspäteter Meldung drohen Mahnungen und im Wiederholungsfall Bußgelder.
Personalstammblatt Vorlage: PDF zum Download
Nutzen Sie unsere Personalstammblatt Vorlage für die Erfassung neuer Mitarbeiter. Das Formular enthält alle Felder, die für eine vollständige Lohnabrechnung benötigt werden, und ist als PDF zum Ausdrucken verfügbar.
[Download: Personalstammblatt Vorlage (PDF)]
Die Vorlage eignet sich für alle Beschäftigungsarten: Vollzeit, Teilzeit, befristete Verträge und Minijobs. Für Baufirmen mit SOKA-Pflicht empfehlen wir, zusätzlich die SOKA-Arbeitnehmer-Nummer zu erfassen. Eine spezielle Vorlage für Minijobs mit den erforderlichen Zusatzangaben finden Sie im entsprechenden Abschnitt weiter unten.
Tipp: Lassen Sie das Personalstammblatt am besten direkt am ersten Arbeitstag ausfüllen. So haben Sie alle Daten zusammen und können die Sozialversicherungsmeldung fristgerecht abgeben.
Welche Daten gehören ins Personalstammblatt?
Für eine korrekte Lohnabrechnung sind verschiedene Angaben erforderlich. Fehlen wichtige Daten, kann die Abrechnung nicht erstellt werden oder es drohen Sanktionen bei der Betriebsprüfung. Die folgende Übersicht zeigt alle Pflichtangaben im Detail.
Persönliche Daten
Die persönlichen Daten bilden die Grundlage für alle Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden. Achten Sie besonders auf die exakte Schreibweise.
Vor- und Nachname: Exakt wie im Personalausweis oder Reisepass geschrieben. Abweichungen führen zu Fehlern bei SV-Meldungen. Auch Bindestrich-Namen müssen vollständig erfasst werden.
Geburtsdatum und Geburtsort: Erforderlich für die Sozialversicherungsmeldungen und zur eindeutigen Identifikation. Der Geburtsort wird im offiziellen Format (Stadt, ggf. Land) angegeben.
Geschlecht: Für SV-Meldungen (männlich/weiblich/divers). Die Angabe „divers“ ist seit 2019 möglich.
Staatsangehörigkeit: Relevant für die Beschäftigungsstatistik und bei ausländischen Arbeitnehmern für die Prüfung der Arbeitsgenehmigung.
Aktuelle Anschrift: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Die Adresse wird für die Lohnabrechnung, den Versand von Dokumenten und alle behördlichen Meldungen benötigt.
Familienstand: Ledig, verheiratet, eingetragene Lebenspartnerschaft, geschieden oder verwitwet. Der Familienstand beeinflusst die mögliche Steuerklassenwahl bei verheirateten Paaren.
Steuerliche Daten
Die steuerlichen Angaben sind für den korrekten Lohnsteuerabzug unerlässlich. Seit der Einführung des elektronischen Verfahrens ELStAM im Jahr 2013 müssen Arbeitnehmer ihre Steuerklasse nicht mehr selbst angeben.
Steueridentifikationsnummer: Die 11-stellige Steuer-ID ist die wichtigste steuerliche Angabe. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und bleibt lebenslang gleich. Jeder Arbeitnehmer muss sie dem Arbeitgeber mitteilen. Die Nummer befindet sich auf dem Einkommensteuerbescheid oder kann beim Finanzamt erfragt werden.
Steuerklasse: Wird seit 2013 automatisch über das ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) vom Finanzamt abgerufen. Der Arbeitnehmer muss sie nicht mehr selbst angeben. Das Lohnprogramm erhält die Daten direkt vom Finanzamt.
Kinderfreibeträge: Werden ebenfalls über ELStAM gemeldet und automatisch berücksichtigt.
Konfession: Für den Einbehalt der Kirchensteuer relevant (evangelisch, römisch-katholisch oder ohne Konfession). Bei Konfessionslosigkeit wird keine Kirchensteuer einbehalten.
Wichtig: Fehlt die Steuer-ID, kann der Arbeitgeber nicht am ELStAM-Verfahren teilnehmen. Er muss dann die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI einbehalten. Das führt zu deutlich höheren Abzügen für den Arbeitnehmer, bis die ID nachgereicht wird. Die Differenz wird nach Korrektur mit der nächsten Abrechnung erstattet.
Sozialversicherungsdaten
Ohne vollständige Sozialversicherungsdaten ist keine Anmeldung bei den Trägern möglich. Die Meldung muss innerhalb von zwei Wochen nach Beschäftigungsbeginn erfolgen.
Sozialversicherungsnummer: Die 12-stellige Nummer steht auf dem Sozialversicherungsausweis und beginnt mit dem Geburtsdatum des Versicherten in der Form TTMMJJ. Sie ist der Schlüssel zur Rentenversicherung und begleitet den Arbeitnehmer sein gesamtes Berufsleben.
Krankenkasse: Name und Betriebsnummer der gesetzlichen Krankenkasse. Die Betriebsnummer ist eine 8-stellige Nummer, die jede Krankenkasse eindeutig identifiziert. Bei privat versicherten Arbeitnehmern ist ein Nachweis der PKV erforderlich.
Elterneigenschaft: Seit Juli 2023 relevant für den differenzierten Pflegeversicherungsbeitrag. Kinderlose über 23 Jahre zahlen einen höheren Beitragssatz (4,00% statt 3,40% in 2026). Eltern mit mehreren Kindern unter 25 Jahren erhalten Abschläge. Seit dem 1. Juli 2025 werden Daten zu leiblichen Kindern automatisch über das digitale Verfahren DaBPV (Digitaler Abruf der beitragspflichtigen Versicherten) vom Bundeszentralamt für Steuern übermittelt.
Hinweis: Hat der Arbeitnehmer noch keine SV-Nummer (zum Beispiel bei Berufsanfängern, Schulabgängern oder ausländischen Arbeitnehmern), wird sie über die zuständige Krankenkasse beantragt. Bis zur Vergabe können vorläufige Meldungen mit dem Geburtsdatum erfolgen. Die Nummer wird in der Regel innerhalb von zwei Wochen zugeteilt.
Bankverbindung
Für die Überweisung des Gehalts benötigen Sie die vollständigen Kontodaten. Ohne gültige Bankverbindung kann keine Gehaltszahlung erfolgen.
IBAN: Die internationale Bankkontonummer hat in Deutschland 22 Stellen und beginnt mit „DE“. Prüfen Sie die IBAN auf Plausibilität, bevor Sie die erste Überweisung tätigen.
BIC: Der Bank Identifier Code (auch SWIFT-Code genannt) ist bei inländischen Überweisungen nicht mehr erforderlich, bei ausländischen Konten jedoch Pflicht.
Kontoinhaber: Falls das Gehalt auf ein fremdes Konto überwiesen werden soll (zum Beispiel das Konto des Ehepartners oder der Eltern), muss der abweichende Kontoinhaber dokumentiert werden. Eine schriftliche Einverständniserklärung ist empfehlenswert.
Beschäftigungsdaten
Die Angaben zum Beschäftigungsverhältnis sind für die Sozialversicherungsmeldungen und die korrekte Beitragsberechnung erforderlich.
Eintrittsdatum: Der erste Tag des Arbeitsverhältnisses. Dieses Datum ist maßgeblich für die Anmeldung zur Sozialversicherung und den Beginn der Beitragspflicht.
Arbeitszeit: Vereinbarte Wochenstunden und Angabe, ob Vollzeit oder Teilzeit. Die regelmäßige Arbeitszeit beeinflusst auch den Urlaubsanspruch.
Beschäftigungsart: Angestellter, Arbeiter, Auszubildender, Werkstudent, Minijobber, Praktikant oder Geschäftsführer. Die Einordnung hat Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht.
Tätigkeitsschlüssel: Der 9-stellige Schlüssel beschreibt die ausgeübte Tätigkeit und ist für die SV-Meldungen erforderlich. Er setzt sich zusammen aus der Berufsbezeichnung (5 Stellen), der höchsten Schulbildung (1 Stelle), der Ausbildung (1 Stelle), dem Arbeitszeitmodell (1 Stelle) und der Arbeitnehmerüberlassung (1 Stelle).
Befristung: Bei befristeten Verträgen das vorgesehene Enddatum. Diese Information ist wichtig für die korrekte Abmeldung.
Entgelt
Die Vergütungsangaben sind die Grundlage für die monatliche Abrechnung und müssen vollständig erfasst werden.
Bruttogehalt: Monatliches Festgehalt bei Gehaltsempfängern oder Stundenlohn bei Lohnempfängern. Bei variablen Vergütungsbestandteilen (Provisionen, Akkord) die Grundvergütung angeben.
Sonderzahlungen: Vereinbartes Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, 13. Gehalt oder andere regelmäßige Zusatzleistungen.
Vermögenswirksame Leistungen (VWL): Falls vereinbart, Höhe des Arbeitgeberzuschusses (maximal 40 Euro monatlich üblich) und Angaben zum Sparvertrag des Arbeitnehmers.
Betriebliche Altersvorsorge (bAV): Falls vorhanden, Art der Durchführung (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse oder Direktzusage) und monatlicher Beitrag.
Sachbezüge: Firmenwagen zur privaten Nutzung, Jobticket, Essenszuschüsse oder andere geldwerte Vorteile.
Checkliste: Alle Unterlagen für neue Mitarbeiter
Bei jeder Neueinstellung sollten Sie systematisch prüfen, ob alle erforderlichen Unterlagen vorliegen. Die folgende Checkliste für neue Mitarbeiter hilft dabei, nichts zu vergessen und die Lohnabrechnung von Anfang an korrekt aufzusetzen.
Angabe/Unterlage | Erforderlich | Quelle |
|---|---|---|
Name, Geburtsdatum, Anschrift | Ja | Personalausweis oder Reisepass |
Steueridentifikationsnummer | Ja | Arbeitnehmer (Schreiben vom Finanzamt) |
Sozialversicherungsnummer | Ja* | SV-Ausweis oder Krankenkasse |
Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse | Ja | Krankenkasse des Arbeitnehmers |
Bankverbindung (IBAN) | Ja | Arbeitnehmer |
Unterschriebener Arbeitsvertrag | Ja | Arbeitgeber |
Nachweis Elterneigenschaft | Ja** | DaBPV-Abruf (leibliche Kinder) oder Geburtsurkunde |
Urlaubsbescheinigung vom Vorarbeitgeber | Empfohlen | Vorheriger Arbeitgeber |
Schwerbehindertenausweis | Falls vorhanden | Arbeitnehmer (freiwillige Angabe) |
Arbeitserlaubnis/Aufenthaltstitel | Bei Nicht-EU-Bürgern | Arbeitnehmer |
Gesundheitszeugnis | Bei bestimmten Tätigkeiten | Gesundheitsamt |
Führungszeugnis | Je nach Tätigkeit | Arbeitnehmer (Bundesamt für Justiz) |
*Falls noch keine SV-Nummer vorhanden ist, wird sie über die Krankenkasse beantragt.
** Seit dem 1. Juli 2025 erfolgt der Nachweis für leibliche Kinder automatisch über das DaBPV-Verfahren. Für Adoptiv-, Stief- und Pflegekinder ist weiterhin ein manueller Nachweis erforderlich.
Personalstammblatt für Minijobs
Bei geringfügig Beschäftigten gelten besondere Regeln für die Datenerfassung. Der Personalbogen für Minijobs muss zusätzliche Angaben enthalten, die für die Meldung an die Minijob-Zentrale erforderlich sind. Ohne diese Informationen können die Pauschalbeiträge nicht korrekt berechnet werden.
Zusätzliche Angaben für Minijobber
Neben den üblichen Personalstammdaten benötigen Sie bei Minijobbern folgende Informationen:
Befreiung von der Rentenversicherungspflicht: Minijobber sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig und zahlen einen Eigenanteil von 3,6% (der Arbeitgeber zahlt pauschal 15%). Auf Antrag können sie sich von der RV-Pflicht befreien lassen. Die Entscheidung muss schriftlich dokumentiert und vom Arbeitnehmer unterschrieben werden.
Weitere Beschäftigungen: Hat der Minijobber noch andere Jobs? Bei mehreren Minijobs werden die Verdienste zusammengerechnet. Wird die Grenze von 556 Euro monatlich (Stand 2026) insgesamt überschritten, entfällt der Minijob-Status für alle Beschäftigungen.
Hauptberufliche Tätigkeit: Übt der Arbeitnehmer eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung aus? Der erste Minijob neben einer Hauptbeschäftigung bleibt abgabenfrei. Der zweite Minijob wird jedoch mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet und unterliegt der vollen Sozialversicherungspflicht.
Status: Schüler, Student, Rentner oder Arbeitsloser? Der Status beeinflusst die Sozialversicherungspflicht und muss dokumentiert werden.
Beginn und voraussichtliche Dauer: Bei kurzfristigen Beschäftigungen (maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage pro Jahr) gelten andere Regeln als bei 556-Euro-Minijobs.
Meldung an die Minijob-Zentrale
Alle geringfügig Beschäftigten werden bei der Minijob-Zentrale (Betriebsnummer 98000006) in Essen gemeldet und abgerechnet. Die Minijob-Zentrale ist eine Abteilung der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Der Arbeitgeber zahlt pauschale Abgaben:
Abgabe | Satz | Hinweis |
|---|---|---|
Rentenversicherung (Arbeitgeber) | 15% | Pauschal, unabhängig von Befreiung |
Rentenversicherung (Arbeitnehmer) | 3,6% | Entfällt bei Befreiung |
Krankenversicherung | 13% | Nur bei 556-Euro-Minijobs |
Pauschsteuer | 2% | Alternativ: individuelle Versteuerung |
Umlage U1 (Krankheit) | 1,1% | Je nach Umlagesatz |
Umlage U2 (Mutterschutz) | 0,24% | Je nach Umlagesatz |
Insolvenzgeldumlage | 0,06% | 2026 |
Typische Fehler beim Minijob-Personalbogen
In der Praxis führen folgende Versäumnisse häufig zu Nachforderungen bei Betriebsprüfungen:
Fehlende RV-Befreiungserklärung: Ohne schriftliche, unterschriebene Befreiung ist der Minijobber automatisch rentenversicherungspflichtig. Die Erklärung muss vor dem ersten Arbeitstag vorliegen.
Nicht angegebene Nebenjobs: Verschweigt der Arbeitnehmer weitere Minijobs, kann es zur Überschreitung der Verdienstgrenze kommen. Der Arbeitgeber muss bei der Einstellung aktiv danach fragen und das Ergebnis dokumentieren.
Verdienstgrenze nicht überwacht: Bei 556 Euro monatlich (2026) endet der Minijob-Status. Gelegentliches Überschreiten (maximal 2 Monate im Jahr) ist erlaubt, regelmäßiges nicht. Überstunden und Einmalzahlungen müssen berücksichtigt werden.
Kurzfristige Beschäftigung falsch eingestuft: Kurzfristige Beschäftigungen (maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr) haben völlig andere Regeln als 556-Euro-Minijobs. Die Abgrenzung ist komplex und führt häufig zu Fehlern.
Fehlende Dokumentation der Hauptbeschäftigung: Ob ein Minijob neben einer Hauptbeschäftigung ausgeübt wird, muss dokumentiert werden. Fehlt diese Angabe, haftet der Arbeitgeber bei falscher Einordnung.
Ausführliche Informationen: [Minijob 2026: Verdienstgrenze, Beiträge und alle Regeln]
Besonderheiten nach Branche
Je nach Branche können zusätzliche Angaben im Personalstammblatt erforderlich sein. Die wichtigsten Sonderfälle im Überblick:
Baugewerbe (Baulohn)
Baufirmen benötigen zusätzlich zu den Standardangaben:
SOKA-Arbeitnehmer-Nummer: Die Sozialkassen der Bauwirtschaft vergeben jedem gewerblichen Arbeitnehmer eine eigene Nummer für die Urlaubskasse und Zusatzversorgung.
Berufsgruppe: Facharbeiter, Fachwerker, Werker oder Maschinenführer. Die Eingruppierung bestimmt die Höhe der SOKA-Beiträge.
Ausbildungsstand: Abgeschlossene Berufsausbildung im Baugewerbe ja/nein.
Öffentlicher Dienst
Im öffentlichen Dienst gelten tarifliche Besonderheiten:
Entgeltgruppe und Stufe: Nach TVöD oder TV-L.
Zusatzversorgung: Angaben zur VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder) oder anderen Zusatzversorgungskassen.
Vordienstzeiten: Frühere Beschäftigungen im öffentlichen Dienst für die Stufenzuordnung.
Gastronomie und Hotellerie
In der Gastronomie sind zusätzlich relevant:
Gesundheitszeugnis: Pflicht bei Tätigkeiten mit Lebensmittelkontakt (§ 43 Infektionsschutzgesetz).
Sofortmeldepflicht: Ja, Meldung vor Arbeitsbeginn erforderlich.
Trinkgeld-Regelung: Dokumentation, ob Trinkgelder vom Arbeitgeber verwaltet werden.
Sofortmeldepflicht: Wann müssen Daten sofort gemeldet werden?
In bestimmten Branchen mit erhöhtem Schwarzarbeitsrisiko gilt die Sofortmeldepflicht. Arbeitgeber müssen neue Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag bei der Sozialversicherung anmelden. Die Regelung soll Schwarzarbeit bekämpfen und ermöglicht Kontrollen direkt am Arbeitsplatz.
Branchen mit Sofortmeldepflicht
Die Sofortmeldung ist in folgenden acht Wirtschaftszweigen Pflicht:
Baugewerbe
Gaststätten und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderung (Taxi, Mietwagen, Bus)
Spedition, Transport und Logistik
Gebäudereinigung
Fleischwirtschaft
Forstwirtschaft
Schaustellergewerbe
Mindestangaben für die Sofortmeldung
Die Sofortmeldung muss spätestens bei Beschäftigungsbeginn erfolgen und folgende Daten enthalten:
Betriebsnummer des Arbeitgebers
Vor- und Nachname des Arbeitnehmers
Sozialversicherungsnummer (falls bereits bekannt)
Geburtsdatum (falls SV-Nummer noch nicht vorliegt)
Tag des Beschäftigungsbeginns
Die Meldung erfolgt elektronisch über das sv.net-Portal oder das Lohnabrechnungsprogramm mit dem Meldegrund „20“ (Sofortmeldung).
Sanktionen: Bei Verstößen gegen die Sofortmeldepflicht drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro. Die Deutsche Rentenversicherung und der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) prüfen die Einhaltung bei Baustellenkontrollen und Gaststättenprüfungen regelmäßig.
Wie fülle ich ein Personalstammblatt richtig aus?
Ein strukturierter Prozess hilft, alle Daten vollständig und korrekt zu erfassen. Die folgenden fünf Schritte haben sich in der Praxis bewährt und minimieren Fehler bei der Lohnabrechnung.
Schritt 1: Arbeitnehmer selbst ausfüllen lassen
Geben Sie das Personalstammblatt dem neuen Mitarbeiter zum Ausfüllen. So stellen Sie sicher, dass Namen und Adressen korrekt geschrieben sind. Der Arbeitnehmer kennt seine eigenen Daten am besten und macht weniger Fehler als jemand, der die Angaben vom Hörensagen überträgt.
Schritt 2: Unterlagen prüfen
Gleichen Sie die Angaben mit den Originaldokumenten ab:
Stimmt der Name exakt mit dem Personalausweis überein?
Ist die Steuer-ID 11-stellig und plausibel?
Passt das Geburtsdatum zur SV-Nummer (erste 6 Ziffern)?
Ist die IBAN 22-stellig und beginnt mit „DE“?
Liegt die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse vor?
Schritt 3: Fehlende Daten anfordern
Markieren Sie unvollständige Felder und bitten Sie den Arbeitnehmer um Nachreichung. Setzen Sie eine konkrete Frist (zum Beispiel: „Bitte bis spätestens [Datum] nachreichen“). Dokumentieren Sie die Aufforderung schriftlich.
Schritt 4: An Lohnbüro übermitteln
Leiten Sie das ausgefüllte Formular zusammen mit Kopien aller Nachweise an Ihre Lohnabrechnung weiter. Bei digitaler Übermittlung achten Sie auf verschlüsselte Verbindungen (HTTPS, verschlüsselte E-Mail oder Upload-Portal).
Schritt 5: In Personalakte abheften
Bewahren Sie das Original für Ihre Dokumentation auf. Bei digitaler Erfassung: Speichern Sie einen Scan. Das Personalstammblatt ist Teil der Personalakte und unterliegt den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Tipp für HR-Teams: Nutzen Sie digitale Erfassungstools mit automatischer Validierung. Systeme wie unser Kundenportal prüfen die Steuer-ID und IBAN auf formale Richtigkeit und weisen auf fehlende Angaben automatisch hin. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Aufbewahrungsfristen für Personalstammdaten
Personalstammdaten und Lohnunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Fristen sind je nach Dokumentenart unterschiedlich geregelt. Nach Ablauf der Fristen müssen die Daten gemäß DSGVO gelöscht werden.
Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
Allgemeine Personalunterlagen | 3 Jahre | § 195 BGB (Verjährungsfrist) |
Lohnsteuerunterlagen, ELStAM-Daten | 6 Jahre | § 41 EStG |
Lohnkonten, Buchungsbelege | 8 Jahre* | § 147 AO |
Sozialversicherungsnachweise | 5 Jahre | § 165 SGB VII |
Beitragsabrechnungen (SV) | 5 Jahre | § 28f SGB IV |
Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge | 6 bis 30 Jahre | BetrAVG |
Arbeitsverträge | 3 Jahre nach Ende | § 195 BGB |
* Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV zum 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
Praxishinweis: Beginnen Sie die Frist immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis geendet hat. Ein am 15. März 2026 ausgeschiedener Mitarbeiter muss bis zum 31. Dezember 2029 (bei 3 Jahren) bzw. 31. Dezember 2034 (bei 8 Jahren) aufbewahrt werden.
Änderungen während des Arbeitsverhältnisses
Nicht nur bei Neueinstellungen, auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses ändern sich Personalstammdaten regelmäßig. Diese Änderungen müssen zeitnah an die Lohnabrechnung gemeldet werden, um Fehler zu vermeiden.
Adressänderung: Die neue Anschrift wird für die Lohnabrechnung, den Versand von Gehaltsabrechnungen und alle behördlichen Meldungen benötigt. Melden Sie Adressänderungen spätestens zum nächsten Abrechnungslauf.
Namensänderung: Nach Heirat, Scheidung oder aus anderen Gründen. Eine Namensänderung erfordert eine Korrekturmeldung an die Sozialversicherung und die Aktualisierung aller Unterlagen.
Krankenkassenwechsel: Der Arbeitnehmer muss eine neue Mitgliedsbescheinigung vorlegen. Die Abmeldung bei der alten Kasse und Anmeldung bei der neuen erfolgt durch den Arbeitgeber automatisch.
Neue Bankverbindung: Die geänderte IBAN für künftige Gehaltsüberweisungen. Prüfen Sie die neue IBAN sorgfältig, bevor Sie sie übernehmen.
Geburt eines Kindes: Relevant für den Pflegeversicherungsbeitrag. Seit Juli 2025 werden Daten zu leiblichen Kindern automatisch über DaBPV abgerufen. Für Adoptiv-, Stief- und Pflegekinder ist ein manueller Nachweis erforderlich.
Schwerbehinderung: Bei Feststellung oder Änderung des Grads der Behinderung (GdB). Relevant für Zusatzurlaub (5 Tage bei GdB ab 50) und die Ausgleichsabgabe des Arbeitgebers.
Änderung der Arbeitszeit: Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit oder umgekehrt. Beeinflusst die Sozialversicherungsmeldungen.
Gehaltsänderung: Gehaltserhöhungen, neue Zulagen oder geänderte Sonderzahlungen.
Tipp: Etablieren Sie einen festen Prozess, wie Mitarbeiter Änderungen melden können. Ein Selfservice-Portal, in dem Mitarbeiter ihre Adresse oder Bankverbindung selbst aktualisieren können, reduziert den Aufwand für Ihre HR-Abteilung erheblich.
Datenschutz bei Personalstammdaten
Personalstammdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO und unterliegen besonderen Schutzanforderungen. Die gute Nachricht: Für die Verarbeitung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses benötigen Sie keine gesonderte Einwilligung des Arbeitnehmers.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
§ 26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, wenn sie für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Das umfasst insbesondere:
Daten für die Lohnabrechnung
Meldungen an Sozialversicherungsträger
Steuerliche Meldepflichten (ELStAM)
Führung der Personalakte
Kommunikation mit dem Arbeitnehmer
Wichtige Datenschutz-Grundsätze
Datensparsamkeit: Erheben Sie nur Daten, die tatsächlich für die Lohnabrechnung erforderlich sind. Fragen nach Religion (außer für Kirchensteuer), politischer Einstellung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Schwangerschaftsabsichten sind unzulässig.
Zweckbindung: Personalstammdaten dürfen nur für die Lohnabrechnung und gesetzlich vorgeschriebene Meldungen verwendet werden. Eine Nutzung für andere Zwecke (zum Beispiel Marketing) ist ohne Einwilligung nicht erlaubt.
Zugriffsbeschränkung: Nur Mitarbeiter mit berechtigtem Interesse (HR, Lohnbuchhaltung, Geschäftsführung) dürfen auf die Daten zugreifen. Dokumentieren Sie, wer Zugriff hat.
Löschpflicht: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen die Daten gelöscht werden. Erstellen Sie einen Löschplan.
Häufige Fragen zum Personalstammblatt
Was ist ein Personalstammblatt?
Ein Personalstammblatt ist ein Formular zur Erfassung aller Mitarbeiterdaten, die für die Lohnabrechnung benötigt werden. Dazu gehören persönliche Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum), steuerliche Daten (Steuer-ID), Sozialversicherungsdaten (SV-Nummer, Krankenkasse) und die Bankverbindung. Synonyme sind Personalbogen, Personalstammdatenblatt oder Mitarbeiter-Stammdatenblatt.
Was ist ein Personalbogen?
Personalbogen ist ein anderer Begriff für Personalstammblatt. Beide Begriffe bezeichnen dasselbe Dokument zur Erfassung der lohnabrechnungsrelevanten Mitarbeiterdaten. In manchen Unternehmen wird der Begriff Personalbogen auch für umfassendere Fragebögen verwendet, die zusätzlich Qualifikationen, Berufserfahrung oder Sprachkenntnisse abfragen.
Welche Daten braucht der Arbeitgeber bei Einstellung?
Bei einer Neueinstellung benötigt der Arbeitgeber zwingend: vollständiger Name (wie im Ausweis), Geburtsdatum und Geburtsort, aktuelle Anschrift, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse mit Mitgliedsbescheinigung, Bankverbindung (IBAN) sowie die Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (Eintrittsdatum, Arbeitszeit, Gehalt).
Was passiert, wenn die Steuer-ID fehlt?
Ohne Steueridentifikationsnummer kann der Arbeitgeber nicht am elektronischen ELStAM-Verfahren teilnehmen. Er muss die Lohnsteuer dann nach Steuerklasse VI einbehalten. Das ist die ungünstigste Steuerklasse mit den höchsten Abzügen. Sobald die Steuer-ID nachgereicht wird, erfolgt eine Korrektur und der Arbeitnehmer erhält zu viel gezahlte Lohnsteuer mit der nächsten Abrechnung zurück.
Was bedeutet Elterneigenschaft im Personalbogen?
Die Elterneigenschaft ist relevant für den Beitrag zur Pflegeversicherung. Seit Juli 2023 zahlen Kinderlose über 23 Jahre einen höheren Beitragssatz (4,00% statt 3,40% in 2026). Eltern mit mehreren Kindern unter 25 Jahren erhalten zusätzliche Abschläge von jeweils 0,25 Prozentpunkten (maximal 1,0 Prozentpunkte bei 5 oder mehr Kindern). Seit dem 1. Juli 2025 werden die Daten zu leiblichen Kindern automatisch über das digitale Verfahren DaBPV vom Bundeszentralamt für Steuern abgerufen. Für Adoptiv-, Stief- und Pflegekinder ist weiterhin ein Nachweis per Geburtsurkunde oder Adoptionsbeschluss erforderlich.
Welche Daten braucht der Arbeitgeber bei einem Minijob?
Bei Minijobs werden zusätzlich zu den üblichen Personalstammdaten benötigt: schriftliche Erklärung zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (ja oder nein), Angaben zu weiteren Beschäftigungen (andere Minijobs oder sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung), Status als Schüler/Student/Rentner falls zutreffend. Diese Angaben sind für die korrekte Meldung an die Minijob-Zentrale und die Berechnung der Pauschalbeiträge erforderlich.
Wie lange müssen Personalstammdaten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumentenart: Allgemeine Personalunterlagen 3 Jahre, Lohnsteuerunterlagen 6 Jahre, Buchungsbelege und Lohnkonten 8 Jahre (seit 2025, vorher 10 Jahre), Sozialversicherungsnachweise 5 Jahre. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Nach Ablauf der Fristen müssen die Daten gemäß DSGVO gelöscht werden.
Brauche ich eine Einwilligung für die Speicherung von Personalstammdaten?
Nein, für Daten, die zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, ist keine gesonderte Einwilligung nötig. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus § 26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Das gilt für alle Angaben, die für die Lohnabrechnung und die gesetzlichen Meldepflichten benötigt werden. Darüber hinausgehende Daten (zum Beispiel für Newsletter oder Marketingzwecke) dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Arbeitnehmers verarbeitet werden.
Kann der Arbeitnehmer die Angabe von Daten verweigern?
Für Daten, die für die Lohnabrechnung zwingend erforderlich sind (Steuer-ID, SV-Nummer, Krankenkasse, Bankverbindung), besteht eine Mitwirkungspflicht des Arbeitnehmers. Ohne diese Angaben kann der Arbeitgeber seine gesetzlichen Pflichten nicht erfüllen. Bei optionalen Angaben (zum Beispiel Schwerbehinderung) hat der Arbeitnehmer ein Wahlrecht.
Personalstammdaten digital erfassen und übermitteln
Die Zeiten von Papierformularen und Excel-Listen sind vorbei. Moderne Unternehmen setzen auf digitale Lösungen für die Erfassung und Pflege von Personalstammdaten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine nahtlose Übermittlung an das Lohnbüro.
Als Full-Service Lohnbüro bieten wir Ihnen mehrere Wege zur Datenübermittlung:
Digitales Kundenportal: Neue Mitarbeiter können ihre Daten selbst eingeben. Automatische Validierung prüft Steuer-ID und IBAN auf formale Richtigkeit und weist auf Fehler sofort hin.
Ausgefülltes Personalstammblatt: Unser Formular als PDF hochladen.
Schnittstellen: Direkte Anbindung an Ihre HR-Software, Zeiterfassung oder ERP-System für automatischen Datenaustausch.
Bei fehlenden oder unplausiblen Angaben weisen wir Sie automatisch darauf hin. So stellen Sie sicher, dass die erste Lohnabrechnung pünktlich und korrekt erstellt werden kann. Unsere Experten kennen Ihre Unternehmenssituation und unterstützen Sie bei allen Fragen zur Datenerfassung.
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