Eine Kündigung ist mehr als ein Datum im Personalsystem. Am Ende eines Arbeitsverhältnisses hängt eine ganze Kette abrechnungsrelevanter Aufgaben: die letzte Entgeltabrechnung, die Auszahlung von Resturlaub, eine mögliche Abfindung, die Abmeldung bei der Sozialversicherung und die elektronische Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit. Fehlt bei der Übergabe eine einzige Angabe, verzögert sich die letzte Abrechnung oder die Arbeitsbescheinigung wird fehlerhaft. Und das trifft am Ende die ausscheidende Person, etwa beim Arbeitslosengeld.
Genau dafür gibt es das Erfassungsformular Kündigungsdaten von LohnDialog. Es sammelt strukturiert alle Angaben, die die abrechnende Stelle für die korrekte Beendigung eines Arbeitsverhältnisses braucht: von der Art und dem Grund der Kündigung über Fristen und Freistellung bis zu Urlaubsabgeltung, Abfindung und den Daten für die Arbeitsbescheinigung. Sie füllen den Bogen einmal vollständig aus, und die letzte Abrechnung läuft ohne Rückfragen.
Was der Download enthält: ein dreiseitiges, ausfüllbares PDF mit fünf Abschnitten, von den Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses bis zu den Leistungen bei Austritt. Format: PDF, 3 Seiten, direkt am Bildschirm ausfüllbar oder ausgedruckt.
Für wen der Bogen gedacht ist: für Arbeitgeber und HR-Verantwortliche, die einen Austritt an ihr Lohnbüro oder ihre Lohnbuchhaltung übergeben, für Steuerkanzleien und Lohnbüros mit Austritts-Mandaten sowie für Einrichtungen im öffentlichen Dienst.
Tragen Sie unten Ihre Daten ein, und Sie erhalten das Erfassungsformular Kündigungsdaten sofort per E-Mail.
Was das Erfassungsformular Kündigungsdaten abfragt
Der Bogen ist in fünf Abschnitte gegliedert, die genau die Daten erfassen, die für die letzte Abrechnung und die Arbeitsbescheinigung nötig sind.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der umfangreichste Teil: ob durch Arbeitgeber, Arbeitnehmer oder Aufhebungsvertrag beendet wurde, ob schriftlich gekündigt wurde, ob eine betriebsbedingte Kündigung nach § 1a KSchG vorliegt, ob eine Abmahnung oder eine Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG im Raum steht und ob eine Sozialauswahl vorgenommen wurde. Auch das Datum der letzten vollständigen Entgeltabrechnung wird hier festgehalten.
Befristung. War das Arbeitsverhältnis befristet, wann wurde der Vertrag geschlossen und zuletzt verlängert, und war die Befristung schriftlich vereinbart.
Freistellung. Ob eine unwiderrufliche Freistellung mit Weiterzahlung des Entgelts vereinbart ist und für welchen Zeitraum. Dieser Punkt ist wichtig, weil eine Freistellung Auswirkungen auf die Meldungen und auf das Arbeitslosengeld haben kann.
Kündigungsfrist. Die vereinbarte Frist nach Anzahl und Zeiteinheit, der Bezugszeitpunkt (zum Monatsende, zum 15., zum Quartalsende) sowie die Frage, ob die ordentliche Kündigung ausgeschlossen oder nur gegen eine Leistung wie eine Abfindung zulässig ist.
Leistungen bei Austritt. Ob Arbeitsentgelt nach dem Ende gezahlt wird, ob eine Urlaubsabgeltung anfällt, ob eine Abfindung vereinbart ist und ob Vorruhestandsgeld gezahlt wird. Diese Angaben bestimmen die letzte Abrechnung und wirken zugleich auf die Leistungen der Agentur für Arbeit.
Die letzte Entgeltabrechnung: was hineingehört
Die letzte Abrechnung ist selten nur das Gehalt bis zum Austrittstag. In der Regel kommen mehrere Positionen hinzu, die vollständig erfasst werden müssen.
Dazu gehören das anteilige Entgelt bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses, die Abgeltung von nicht genommenem Resturlaub nach § 7 Abs. 4 BUrlG, anteilige Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, offene Überstunden oder Guthaben aus dem Arbeitszeitkonto sowie die Rückrechnung von Sachbezügen und geldwerten Vorteilen, die mit dem Austritt enden, etwa ein Firmenwagen oder ein Jobticket. Jede dieser Positionen muss korrekt bewertet und im richtigen Monat abgerechnet werden.
Abmeldung bei der Sozialversicherung
Mit dem Austritt ist die Person bei der Sozialversicherung abzumelden. Die Abmeldung erfolgt elektronisch im DEÜV-Verfahren mit dem passenden Abgabegrund, und die letzten Beiträge werden mit der Abmeldung fällig. Fehler oder Verzögerungen bei der Abmeldung fallen später bei einer Betriebsprüfung auf. Wie das Meldeverfahren im Detail funktioniert, lesen Sie im Beitrag DEÜV-Meldung.
Die Arbeitsbescheinigung: seit 2023 nur noch elektronisch
Bei einem Austritt ist der Arbeitgeber verpflichtet, der Agentur für Arbeit eine Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III auszustellen. Seit dem 1. Januar 2023 darf diese nur noch elektronisch übermittelt werden, im sogenannten BEA-Verfahren nach § 313a SGB III. Die Papierbescheinigung ist damit entfallen. Weigert sich ein Arbeitgeber, die Bescheinigung auszustellen, kann ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro verhängt werden.
Die Arbeitsbescheinigung entscheidet mit darüber, ob und in welcher Höhe die ausscheidende Person Arbeitslosengeld erhält. Deshalb müssen die Angaben stimmen, und deshalb erfasst das Formular so genau, wie und warum das Arbeitsverhältnis endet.
Warum die Kündigungsdaten für die Agentur für Arbeit zählen
Viele Felder des Formulars wirken auf den ersten Blick sehr detailliert. Der Grund ist, dass sie unmittelbar in die Prüfung der Agentur für Arbeit einfließen. Zwei Punkte sind entscheidend.
Der erste ist die Sperrzeit nach § 159 SGB III. Löst die ausscheidende Person das Arbeitsverhältnis selbst durch Eigenkündigung oder einen Aufhebungsvertrag ohne wichtigen Grund, kann die Agentur eine Sperrzeit verhängen, in der kein Arbeitslosengeld gezahlt wird. Genau deshalb fragt der Bogen, wer gekündigt hat und ob der Arbeitgeber ansonsten ebenfalls gekündigt hätte.
Der zweite ist das Ruhen des Anspruchs bei einer Entlassungsentschädigung nach § 158 SGB III. Wird das Arbeitsverhältnis vorzeitig, also ohne Einhaltung der ordentlichen Kündigungsfrist, gegen eine Abfindung beendet, kann der Anspruch auf Arbeitslosengeld für einen bestimmten Zeitraum ruhen. Die Angaben zur Kündigungsfrist, zur Freistellung und zur Abfindung liefern der Agentur die Grundlage für diese Prüfung.
Aufhebungsvertrag oder Kündigung: der Unterschied zählt
Ein Arbeitsverhältnis endet nicht nur durch Kündigung, sondern häufig durch einen Aufhebungsvertrag. Für die Abrechnung ist die Unterscheidung wichtig, weil sie unterschiedliche Folgen hat.
Beim Aufhebungsvertrag einigen sich beide Seiten einvernehmlich auf das Ende, oft verbunden mit einer Abfindung. Der Vorteil ist Flexibilität, etwa beim Endtermin. Der Nachteil für die ausscheidende Person ist das erhöhte Risiko einer Sperrzeit, weil sie an der Beendigung mitgewirkt hat. Deshalb erfasst das Formular genau, ob ein Aufhebungsvertrag vorliegt und ob der Arbeitgeber ansonsten ohnehin gekündigt hätte. Diese Angabe kann darüber entscheiden, ob die Agentur für Arbeit eine Sperrzeit verhängt oder nicht.
Freistellung bis zum Austritt: was dabei zu beachten ist
Wird die ausscheidende Person bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses freigestellt, hat das mehrere Auswirkungen auf die Abrechnung. Der Bogen unterscheidet deshalb, ob die Freistellung unwiderruflich ist und ob das Entgelt weitergezahlt wird.
Bei einer unwiderruflichen Freistellung mit Weiterzahlung läuft das Entgelt bis zum Austritt normal weiter und ist regulär abzurechnen und zu verbeitragen. Häufig wird der noch offene Urlaub in der Freistellungsphase als gewährt angerechnet, sodass keine oder nur eine geringere Urlaubsabgeltung anfällt. Auch für das Arbeitslosengeld kann eine Freistellung eine Rolle spielen. Damit die letzte Abrechnung und die Arbeitsbescheinigung stimmen, müssen Beginn und Ende der Freistellung sauber erfasst sein.
Abfindung in der Abrechnung: das hat sich 2025 geändert
Wird eine Abfindung gezahlt, ist sie in der Lohnabrechnung besonders zu behandeln. Eine Abfindung ist steuerpflichtig, aber sozialversicherungsfrei, weil sie kein Arbeitsentgelt für geleistete Arbeit ist, sondern eine Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes.
Wichtig ist eine Änderung seit 2025: Die Fünftelregelung nach § 34 EStG, die eine Abfindung steuerlich begünstigt, wird nicht mehr vom Arbeitgeber im Lohnsteuerabzug angewendet. Der Arbeitgeber führt die Lohnsteuer auf die Abfindung also regulär ab. Die Begünstigung durch die Fünftelregelung erhält die ausscheidende Person erst über die eigene Einkommensteuererklärung beim Finanzamt zurück. An der Sozialversicherungsfreiheit der Abfindung ändert sich dagegen nichts.
Kündigungsfristen: die Grundlage im Blick behalten
Die Kündigungsfrist bestimmt den letzten Abrechnungsmonat. Gesetzliche Grundkündigungsfristen ergeben sich aus § 622 BGB und verlängern sich mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit. Häufig gelten jedoch abweichende Fristen aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag. Für die Abrechnung ist entscheidend, dass die tatsächlich maßgebliche Frist und der richtige Endtermin erfasst sind, denn davon hängen der letzte Entgeltmonat und die Meldungen ab. Das Formular hält Frist, Zeiteinheit und Bezugszeitpunkt getrennt fest.
Checkliste für einen sauberen Austritt
Damit am Ende nichts liegen bleibt, sollten diese Punkte erledigt sein:
- Beendigung dokumentieren: Art, Grund und Datum der Kündigung oder des Aufhebungsvertrags, Kündigungsfrist und Endtermin.
- Letzte Abrechnung vorbereiten: Entgelt bis zum Austritt, Urlaubsabgeltung, anteilige Sonderzahlungen, Überstunden und Sachbezüge.
- Abfindung korrekt behandeln: steuerpflichtig, sozialversicherungsfrei, Lohnsteuer regulär, Fünftelregelung über die Steuererklärung.
- Sozialversicherung abmelden: DEÜV-Abmeldung mit dem richtigen Grund und letzte Beitragsabrechnung.
- Arbeitsbescheinigung übermitteln: elektronisch über das BEA-Verfahren.
- Unterlagen aushändigen: letzte Entgeltabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung und Arbeitszeugnis.
Eine strukturierte, digitale Übergabe dieser Daten spart die meiste Zeit. Wie ein digitales Lohnbüro das abbildet, lesen Sie unter Ihr digitales Lohnbüro.
Häufige Fragen zur Abrechnung bei Kündigung
Wann kommt die Lohnabrechnung nach einer Kündigung?
Die letzte Entgeltabrechnung erfolgt im Rahmen des regulären Abrechnungslaufs für den letzten Beschäftigungsmonat. Sie umfasst das Entgelt bis zum Austritt sowie Positionen wie Urlaubsabgeltung, anteilige Sonderzahlungen und offene Überstunden.
Welche Unterlagen muss der Arbeitgeber nach der Kündigung aushändigen?
Zum Austritt gehören die letzte Entgeltabrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung, das Arbeitszeugnis und die elektronisch übermittelte Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit. Die Sozialversicherungsmeldung erfolgt über das DEÜV-Verfahren.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnabrechnung auszuhändigen?
Ja. Der Arbeitgeber muss dem Beschäftigten eine Entgeltabrechnung erteilen, auch für den letzten Monat. Zusätzlich ist er zur elektronischen Arbeitsbescheinigung an die Agentur für Arbeit verpflichtet.
Was muss der Arbeitgeber bei einer Kündigung zahlen?
Das Entgelt bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses, die Abgeltung von nicht genommenem Resturlaub und je nach Vereinbarung anteilige Sonderzahlungen, offene Überstunden und eine mögliche Abfindung. Ein gesetzlicher Anspruch auf eine Abfindung besteht nur in bestimmten Fällen.
Wird eine Abfindung versteuert?
Ja. Eine Abfindung ist steuerpflichtig, aber sozialversicherungsfrei. Seit 2025 wird die Fünftelregelung nicht mehr vom Arbeitgeber angewendet, sondern erst im Rahmen der Einkommensteuererklärung berücksichtigt.
Was ist eine Sperrzeit?
Eine Sperrzeit nach § 159 SGB III ist ein Zeitraum, in dem kein Arbeitslosengeld gezahlt wird. Sie kann verhängt werden, wenn die ausscheidende Person das Arbeitsverhältnis ohne wichtigen Grund selbst gelöst hat, etwa durch Eigenkündigung oder einen Aufhebungsvertrag.
Muss Resturlaub bei einer Kündigung ausgezahlt werden?
Nicht genommener Urlaub, der bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden kann, ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten, also auszuzahlen. Wird die Person freigestellt, kann der Urlaub in der Freistellungsphase als gewährt angerechnet werden.
Bekommt man bei einer Kündigung immer eine Abfindung?
Nein. Einen gesetzlichen Anspruch auf eine Abfindung gibt es nur in bestimmten Fällen, etwa bei einer betriebsbedingten Kündigung nach § 1a KSchG oder aufgrund eines Sozialplans. In vielen Fällen wird eine Abfindung im Rahmen eines Aufhebungsvertrags oder eines gerichtlichen Vergleichs vereinbart.
Was passiert mit einem Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto?
Offene Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto werden mit der letzten Abrechnung vergütet, sofern sie nicht vor dem Austritt abgebaut werden. Ein negatives Zeitkonto kann je nach Vereinbarung mit dem letzten Entgelt verrechnet werden.
Wann muss die Arbeitsbescheinigung übermittelt werden?
Der Arbeitgeber übermittelt die Arbeitsbescheinigung elektronisch, sobald die Agentur für Arbeit oder die ausscheidende Person sie anfordert. In der Praxis empfiehlt sich die zeitnahe Übermittlung direkt nach dem Austritt, damit die Leistungsbearbeitung nicht verzögert wird.
Unterstützung bei Austritt und letzter Abrechnung
Austritte sind fehleranfällig, weil viele Fristen, Meldungen und Sonderfälle gleichzeitig zusammenkommen. Wenn Sie die letzte Abrechnung und die Arbeitsbescheinigung nicht selbst aufsetzen möchten oder auf der sicheren Seite sein wollen: LohnDialog übernimmt die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive aller Austrittsvorgänge oder begleitet Sie durch den Prozess. Worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten, zeigt der Dienstleister-Vergleich.
Mit 35 Jahren Erfahrung, über 60 Fachkräften an vier Standorten und einem festen persönlichen Ansprechpartner sorgen wir dafür, dass auch der letzte Monat eines Arbeitsverhältnisses korrekt und termintreu läuft. Sprechen Sie mit unseren Experten.
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