Nachweis der Elterneigenschaft für Pflegeversicherung und Kinderfreibeträge
Seit Juli 2023 staffelt sich der Beitrag zur Pflegeversicherung nach der Anzahl der Kinder. Wer keine Kinder hat oder keinen Nachweis erbringt, zahlt einen Kinderlosenzuschlag von 0,6 Prozentpunkten. Eltern mit zwei oder mehr Kindern unter 25 Jahren erhalten dagegen Abschläge. Ohne dokumentierte Kinderdaten berechnet die Lohnabrechnung automatisch den höheren Beitrag.
Diese Regelung wurde vom Bundesverfassungsgericht angestoßen. Das Gericht urteilte, dass Eltern durch die Erziehung von Kindern einen besonderen Beitrag zur Finanzierung der Pflegeversicherung leisten, der bei der Beitragshöhe berücksichtigt werden muss. Je mehr Kinder ein Arbeitnehmer erzieht, desto niedriger ist sein Beitragssatz.
Für die Lohnabrechnung bedeutet dies: Wir müssen für jeden Arbeitnehmer wissen, ob und wie viele Kinder er hat. Ohne diese Information können wir den korrekten Beitragssatz nicht anwenden, und der Arbeitnehmer zahlt mehr als notwendig.
Die Pflegeversicherungsreform 2023
Hintergrund
Das Bundesverfassungsgericht entschied im April 2022, dass die bisherige Beitragsgestaltung der Pflegeversicherung verfassungswidrig ist. Die Richter bemängelten, dass der Erziehungsaufwand von Eltern bei der Beitragsberechnung nicht ausreichend berücksichtigt wird.
Der Gesetzgeber reagierte mit dem Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG), das zum 1. Juli 2023 in Kraft trat. Die wesentlichen Änderungen:
- Erhöhung des Kinderlosenzuschlags von 0,35 auf 0,6 Prozentpunkte
- Einführung von Beitragsabschlägen für Eltern mit zwei bis fünf Kindern
- Berücksichtigung des Alters der Kinder (unter 25 Jahre)
Ziele der Reform
Die Reform verfolgt mehrere Ziele:
Gerechtigkeit: Eltern, die Kinder erziehen, tragen zur demografischen Stabilisierung bei. Sie finanzieren durch ihre Kinder die künftigen Beitragszahler der Pflegeversicherung.
Entlastung von Familien: Familien mit mehreren Kindern werden finanziell entlastet. Die Ersparnis kann je nach Einkommen mehrere hundert Euro pro Jahr betragen.
Anreiz für Nachweis: Der höhere Kinderlosenzuschlag motiviert Arbeitnehmer, ihre Elterneigenschaft nachzuweisen.
Automatische Datenübermittlung seit Juli 2025 (DaBPV)
Seit dem 1. Juli 2025 übermittelt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) automatisch die Daten für leibliche Kinder an die Krankenkassen. Dieses digitale Verfahren heißt DaBPV (Datenaustausch Beiträge Pflegeversicherung).
Was bedeutet das für die Praxis?
- Leibliche Kinder: Kein Nachweis erforderlich. Die Daten werden automatisch berücksichtigt.
- Adoptivkinder, Stiefkinder, Pflegekinder: Nachweis weiterhin erforderlich (siehe unten).
Das DaBPV-Verfahren entlastet Arbeitnehmer und Arbeitgeber erheblich: Bei leiblichen Kindern entfällt der Aufwand für Geburtsurkunden und manuelle Erfassung komplett.
Die Beitragssätze im Detail
Beitragssatz 2026
Der allgemeine Beitragssatz zur Pflegeversicherung beträgt 2026 insgesamt 3,4 Prozent (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zusammen). Bei Arbeitnehmern in Sachsen ist die Verteilung anders als in den übrigen Bundesländern.
Der Arbeitnehmeranteil variiert je nach Elternstatus:
| Status | Arbeitnehmeranteil | Monatliche Differenz bei 4.000 Euro brutto |
|---|---|---|
| Kinderlos ab 23 Jahren | 2,3 % | Referenz |
| 1 Kind | 1,7 % | -24,00 Euro |
| 2 Kinder unter 25 | 1,45 % | -34,00 Euro |
| 3 Kinder unter 25 | 1,2 % | -44,00 Euro |
| 4 Kinder unter 25 | 0,95 % | -54,00 Euro |
| 5+ Kinder unter 25 | 0,7 % | -64,00 Euro |
Der Kinderlosenzuschlag
Arbeitnehmer ohne Kinder zahlen ab dem 23. Lebensjahr einen Zuschlag von 0,6 Prozentpunkten. Dieser Zuschlag trägt allein der Arbeitnehmer; der Arbeitgeber ist nicht beteiligt.
Wer zahlt den Zuschlag?
- Kinderlose Arbeitnehmer ab 23 Jahren
- Arbeitnehmer, die keinen Nachweis über nicht-leibliche Kinder erbracht haben (bei leiblichen Kindern erfolgt die Übermittlung automatisch)
- Arbeitnehmer, deren einziges Kind verstorben ist (Ausnahme: Adoptivkinder)
Wer zahlt den Zuschlag nicht?
- Arbeitnehmer unter 23 Jahren
- Arbeitnehmer mit mindestens einem Kind (auch wenn dieses über 25 ist)
- Bezieher von Bürgergeld (der Zuschlag wird vom Träger übernommen)
Die Abschläge für mehrere Kinder
Ab dem zweiten Kind unter 25 Jahren werden Abschläge gewährt. Pro zusätzlichem Kind sinkt der Beitragssatz um 0,25 Prozentpunkte, maximal jedoch um 1,0 Prozentpunkte (bei fünf oder mehr Kindern).
Wichtig: Die Abschläge gelten nur für Kinder unter 25 Jahren. Sobald ein Kind 25 wird, entfällt der Abschlag für dieses Kind. Der Grundbeitrag für Eltern (ohne Zuschlag) bleibt jedoch dauerhaft erhalten.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat drei Kinder: 28 Jahre, 22 Jahre und 19 Jahre alt.
- Für das 28-jährige Kind: Kein Abschlag (über 25)
- Für das 22-jährige Kind: Abschlag von 0,25 %
- Für das 19-jährige Kind: Weiterer Abschlag von 0,25 %
- Gesamtabschlag: 0,5 % (entspricht zwei Kindern unter 25)
Wer gilt als Kind?
Leibliche Kinder
Leibliche Kinder des Arbeitnehmers werden automatisch berücksichtigt. Seit dem 1. Juli 2025 übermittelt das BZSt die Daten direkt an die Krankenkassen – ein Nachweis durch den Arbeitnehmer ist nicht erforderlich.
Adoptivkinder
Adoptierte Kinder werden wie leibliche Kinder behandelt, jedoch ist ein Nachweis erforderlich. Der Nachweis erfolgt durch die Adoptionsurkunde oder eine Bestätigung des Adoptionsbeschlusses.
Stiefkinder
Stiefkinder werden berücksichtigt, wenn:
- Der Arbeitnehmer mit dem leiblichen Elternteil verheiratet ist oder
- Der Arbeitnehmer mit dem leiblichen Elternteil in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft lebt
Der Nachweis erfolgt durch:
- Heiratsurkunde oder Lebenspartnerschaftsurkunde und
- Geburtsurkunde des Kindes
Pflegekinder
Pflegekinder werden berücksichtigt, wenn sie dauerhaft im Haushalt des Arbeitnehmers leben. Der Nachweis erfolgt durch:
- Bestätigung des Jugendamts über das Pflegeverhältnis oder
- Pflegevertrag
Enkelkinder
Enkelkinder können nur berücksichtigt werden, wenn sie im Haushalt des Arbeitnehmers leben und von diesem überwiegend unterhalten werden. Dies ist in der Praxis selten und erfordert eine Einzelfallprüfung.
Nachweis der Elterneigenschaft
Leibliche Kinder: Kein Nachweis erforderlich
Für leibliche Kinder benötigen wir keinen Nachweis. Seit dem 1. Juli 2025 werden diese Daten automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über das DaBPV-Verfahren an die Krankenkassen übermittelt.
Nicht-leibliche Kinder: Diese Dokumente werden akzeptiert
Für Adoptiv-, Stief- und Pflegekinder benötigen wir einen Nachweis:
Adoptivkinder:
- Adoptionsurkunde
- Beschluss über die Annahme als Kind
- Neue Geburtsurkunde nach Adoption
Stiefkinder:
- Heiratsurkunde und Geburtsurkunde des Kindes
- Lebenspartnerschaftsurkunde und Geburtsurkunde des Kindes
Pflegekinder:
- Bestätigung des Jugendamts
- Pflegevertrag mit Angaben zum Kind
Wann muss der Nachweis erbracht werden?
Der Nachweis für nicht-leibliche Kinder sollte möglichst schnell nach der Einstellung erbracht werden. Solange kein Nachweis vorliegt, wird automatisch der Kinderlosenzuschlag einbehalten.
Bei Neueinstellung: Idealerweise zusammen mit den Personalstammdaten
Bei bestehender Beschäftigung: Jederzeit nachreichbar; die Korrektur erfolgt rückwirkend
Bei Adoption oder neuer Eheschließung: Sobald die entsprechenden Dokumente vorliegen
Wie lange gilt der Nachweis?
Der Nachweis der Elterneigenschaft gilt unbefristet. Ein einmal erbrachter Nachweis muss nicht erneuert werden, auch wenn das Kind später 25 Jahre alt wird.
Der Status „Elternteil“ bleibt dauerhaft erhalten. Nur die Abschläge für Kinder unter 25 entfallen mit dem 25. Geburtstag.
Was dokumentieren wir?
Für nicht-leibliche Kinder (Adoptiv-, Stief-, Pflegekinder) dokumentieren wir:
- Name des Kindes
- Geburtsdatum des Kindes
- Datum des Nachweises (wann wurde das Dokument vorgelegt)
- Art des Verhältnisses (Adoptivkind, Stiefkind, Pflegekind)
Für leibliche Kinder erfolgt keine manuelle Dokumentation – diese Daten werden automatisch vom BZSt übermittelt und bei den Krankenkassen gespeichert.
Was passiert, wenn ein Kind 25 wird?
Automatische Anpassung
Wir überwachen das Alter aller erfassten Kinder. Im Monat, in dem ein Kind 25 Jahre alt wird, entfällt der Abschlag für dieses Kind automatisch.
Beispiel: Ein Kind wird am 15. März 25 Jahre alt. Ab April wird der Beitragssatz angepasst.
Auswirkungen auf den Beitrag
Wird ein Kind 25, erhöht sich der Beitragssatz um 0,25 Prozentpunkte. Hat der Arbeitnehmer noch weitere Kinder unter 25, bleibt ein Abschlag bestehen.
| Ausgangssituation | Nach dem 25. Geburtstag |
|---|---|
| 2 Kinder unter 25 (Abschlag 0,25 %) | 1 Kind unter 25 (kein Abschlag) |
| 3 Kinder unter 25 (Abschlag 0,5 %) | 2 Kinder unter 25 (Abschlag 0,25 %) |
| 4 Kinder unter 25 (Abschlag 0,75 %) | 3 Kinder unter 25 (Abschlag 0,5 %) |
Der Status „Elternteil“ bleibt
Auch wenn alle Kinder 25 oder älter sind, bleibt der Arbeitnehmer Elternteil. Er zahlt keinen Kinderlosenzuschlag, erhält aber auch keine Abschläge mehr.
Korrektur und Nachberechnung
Rückwirkende Korrektur bei nicht-leiblichen Kindern
Wird der Nachweis für ein nicht-leibliches Kind (Adoptiv-, Stief-, Pflegekind) nachgereicht, korrigieren wir die Pflegeversicherungsbeiträge rückwirkend. Die Korrektur erfolgt in der Regel bis zum Beginn des laufenden Kalenderjahres.
Wichtig: Bei leiblichen Kindern gibt es keine manuellen Korrekturen. Die Daten werden automatisch vom BZSt übermittelt – sollte hier etwas nicht stimmen, muss der Arbeitnehmer sich direkt an das Finanzamt wenden.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer reicht im September 2026 die Adoptionsurkunde seines Kindes nach. Die Adoption wurde im Januar 2026 rechtskräftig. Wir korrigieren die Beiträge rückwirkend ab Januar 2026.
Erstattung zu viel gezahlter Beiträge
Zu viel gezahlte Beiträge werden dem Arbeitnehmer erstattet. Die Erstattung erfolgt in der Regel mit der nächsten Lohnabrechnung.
Verjährung
Der Anspruch auf Korrektur verjährt nach vier Jahren. Wird der Nachweis später erbracht, können nur die letzten vier Jahre korrigiert werden.
Die Erfassungshilfe im Detail
Wichtig: Die Erfassungshilfe dient ausschließlich zur Erfassung von nicht-leiblichen Kindern (Adoptiv-, Stief- und Pflegekinder). Für leibliche Kinder ist keine Erfassung notwendig, da die Daten automatisch vom BZSt übermittelt werden.
Für einzelne Kinder
Bei bis zu fünf nicht-leiblichen Kindern reichen die Felder auf dem Personalstammblatt aus. Für jedes Kind erfassen wir:
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Art des Verhältnisses (Adoptiv-, Stief-, Pflegekind)
Bei mehr als fünf Kindern
Für Familien mit mehr als fünf nicht-leiblichen Kindern bieten wir eine CSV-Erfassungshilfe an. Die CSV-Datei enthält Spalten für:
- Personalnummer des Arbeitnehmers
- Name des Kindes
- Geburtsdatum
- Verhältnis (adoptiert, Stiefkind, Pflegekind)
- Nachweisdatum
Die CSV-Datei kann direkt in unser System importiert werden.
Sammelerfassung für neue Mandanten
Bei der Übernahme eines neuen Mandanten mit vielen Mitarbeitern empfehlen wir die Sammelerfassung. Wir stellen eine Excel-Vorlage bereit, in der alle Kinderdaten für nicht-leibliche Kinder erfasst werden können.
Besondere Fälle
Verstorbene Kinder
Der Nachweis über verstorbene Kinder kann ebenfalls erbracht werden. Der Status „Elternteil“ bleibt erhalten, es entfällt also der Kinderlosenzuschlag. Abschläge für Kinder unter 25 werden nur gewährt, wenn das Kind zum Zeitpunkt des Todes unter 25 war.
Kinder im Ausland
Kinder, die im Ausland leben, werden ebenfalls berücksichtigt. Für nicht-leibliche Kinder kann der Nachweis durch ausländische Dokumente erfolgen, ggf. mit beglaubigter Übersetzung.
Geschiedene und getrennt lebende Eltern
Beide Elternteile können den Nachweis erbringen und profitieren von den reduzierten Beiträgen. Es ist nicht erforderlich, dass das Kind im Haushalt lebt.
Alleinerziehende
Für Alleinerziehende gelten die gleichen Regeln. Bei leiblichen Kindern erfolgt die Berücksichtigung automatisch über das DaBPV-Verfahren.
Häufige Fragen zur Erfassungshilfe
Muss ich für jedes Kind eine Geburtsurkunde einreichen?
Für leibliche Kinder: Nein. Die Daten werden seit Juli 2025 automatisch vom BZSt über das DaBPV-Verfahren übermittelt. Sie brauchen nichts zu tun.
Für Adoptiv-, Stief- und Pflegekinder: Ja. Hier benötigen wir einen Nachweis – je nach Verhältnis eine Adoptionsurkunde, Heiratsurkunde mit Geburtsurkunde des Kindes, oder eine Jugendamtsbestätigung.
Was passiert, wenn ich den Nachweis nicht erbringe?
Bei nicht-leiblichen Kindern (Adoptiv-, Stief-, Pflegekinder) wird ohne Nachweis automatisch der Kinderlosenzuschlag von 0,6 % einbehalten. Sie zahlen dann mehr Pflegeversicherungsbeiträge als notwendig.
Bei leiblichen Kindern sollte die automatische Übermittlung greifen. Falls nicht, wenden Sie sich an Ihr Finanzamt.
Kann ich den Nachweis nachträglich erbringen?
Ja, der Nachweis für nicht-leibliche Kinder kann jederzeit nachgereicht werden. Die Beiträge werden dann rückwirkend korrigiert und zu viel gezahlte Beträge erstattet.
Werden Kinderfreibeträge automatisch berücksichtigt?
Die Kinderfreibeträge für die Lohnsteuer werden automatisch über ELStAM übermittelt. Für die Pflegeversicherung werden leibliche Kinder seit Juli 2025 ebenfalls automatisch berücksichtigt. Nur für nicht-leibliche Kinder müssen die Daten separat erfasst werden.
Was muss ich tun, wenn ein weiteres Kind geboren wird?
Bei leiblichen Kindern: Nichts. Die Daten werden automatisch vom BZSt übermittelt.
Bei Adoption oder Aufnahme eines Pflegekindes: Reichen Sie uns den entsprechenden Nachweis ein.
Muss ich etwas tun, wenn ein Kind 25 wird?
Nein, wir überwachen das Alter der Kinder und passen den Beitragssatz automatisch an.
Download
Laden Sie die Erfassungshilfe herunter und tragen Sie alle Kinder Ihrer Mitarbeiter ein. Je vollständiger die Angaben, desto schneller können wir die korrekten Beitragssätze anwenden.
Die Erfassungshilfe enthält:
- Felder für Name und Geburtsdatum jedes Kindes
- Angaben zum Verhältnis (leiblich, adoptiert, Stief-, Pflegekind)
- Feld für das Nachweisdatum
- Platz für bis zu zehn Kinder pro Mitarbeiter
[Download: Erfassungshilfe Kinder (CSV)]
Elternnachweis liegt vor, aber der Kinderlosenzuschlag wird noch abgezogen? Prüfen Sie, ob die Geburtsurkunde tatsächlich bei uns eingereicht wurde. Falls nicht, senden Sie sie nach. Die Korrektur erfolgt rückwirkend bis zum Beginn des Kalenderjahres.