Altersteilzeit klingt nach einer einfachen Vereinbarung: Ein Mitarbeitender reduziert vor dem Ruhestand die Arbeitszeit, der Arbeitgeber stockt das Entgelt auf. In der Lohnabrechnung ist Altersteilzeit jedoch einer der anspruchsvollsten Fälle überhaupt. Zwei unterschiedliche Modelle, steuerfreie Aufstockungsbeträge mit Progressionsvorbehalt, zusätzliche Rentenversicherungsbeiträge, Wertguthaben mit Insolvenzsicherung und eine ganze Reihe von Störfällen greifen ineinander. Ein einziger fehlender Wert bei der Übergabe an die abrechnende Stelle kann die erste Abrechnung verzögern oder fehlerhaft machen.
Genau dafür gibt es das Erfassungsformular Altersteilzeit von LohnDialog. Es sammelt strukturiert alle abrechnungsrelevanten Angaben zu einer vereinbarten Altersteilzeit, sodass die Abrechnung von Anfang an vollständig und korrekt aufgesetzt werden kann. Sie füllen den Bogen einmal sauber aus, die abrechnende Stelle prüft die Angaben vor der ersten Abrechnung, und Sie vermeiden Rückfragen und Korrekturläufe.
Was der Download enthält: ein vierseitiges, ausfüllbares PDF mit acht Abschnitten, von den Angaben zur Person über das gewählte Modell und die Entgeltbestandteile bis zur Insolvenzsicherung des Wertguthabens. Format: PDF, 4 Seiten, direkt am Bildschirm ausfüllbar oder ausgedruckt.
Für wen der Bogen gedacht ist: für Arbeitgeber und HR-Verantwortliche, die eine Altersteilzeit vereinbart haben und die Daten an ihr Lohnbüro oder ihre Lohnbuchhaltung übergeben, für Steuerkanzleien und Lohnbüros mit Altersteilzeit-Mandaten sowie für Einrichtungen im öffentlichen Dienst, in denen Altersteilzeit nach Tarifvertrag geregelt ist.
Tragen Sie unten Ihre Daten ein, und Sie erhalten das Erfassungsformular Altersteilzeit sofort per E-Mail.
Was das Erfassungsformular Altersteilzeit abfragt
Der Bogen ist so aufgebaut, dass er die abrechnungsrelevanten Daten in der Reihenfolge erfasst, in der die abrechnende Stelle sie braucht. Acht Abschnitte führen durch den kompletten Fall.
Angaben zur Person und Rechtsgrundlage. Zunächst Name, Personalnummer und Geburtsdatum, dann die Grundlage der Vereinbarung: Einzelvertrag, Tarifvertrag oder Betriebs- und Dienstvereinbarung. Wichtig sind hier auch Beginn und Ende der Altersteilzeit sowie die Frage, ob ein Anschluss an die Altersrente vorgesehen ist und ob bereits eine Renteninformation vorliegt. Diese Eckdaten bestimmen den gesamten Abrechnungszeitraum.
Modell, Phasen und Arbeitszeit. Hier entscheidet sich, wie der Fall abgerechnet wird. Der Bogen unterscheidet zwischen dem Gleichverteilungsmodell und dem Blockmodell und erfasst die bisherige und die künftige Arbeitszeit, die Verteilung über die Woche sowie bei Blockmodellen die genauen Zeiträume von Arbeits- und Freistellungsphase.
Entgeltbestandteile und Bemessungsgrundlagen. Eine vollständige Aufstellung aller laufenden und einmaligen Bezüge: Tarifentgelt, Zulagen, Schicht- und Wechselschichtzulagen, Leistungsentgelt, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und Überstunden. Für jeden Bestandteil wird festgehalten, ob er bei der Aufstockung zu berücksichtigen ist. Diese Tabelle ist das Herzstück der korrekten Berechnung.
Aufstockungsleistungen und zusätzliche Altersvorsorge. Ob der gesetzliche Mindestumfang gilt oder eine höhere Aufstockung nach Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag, ob eine Mindestnetto- oder Nettogarantie vereinbart ist und wie die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge bemessen werden. Auch die steuerliche Behandlung wird hier festgehalten.
Abwesenheiten und Störfälle. Wie Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Krankengeld, Mutterschutz, Eltern- oder Pflegezeit behandelt werden und was bei einer vorzeitigen Beendigung, bei Erwerbsminderung oder im Todesfall gilt. Gerade diese Sonderfälle werden in der Praxis oft zu spät geklärt.
Insolvenzsicherung und Wertguthaben. Vor allem beim Blockmodell entsteht ein Wertguthaben, das gegen Insolvenz gesichert werden muss. Der Bogen erfasst das Sicherungsmodell, den Anbieter, den Turnus der Wertermittlung und die gesicherten Bestandteile.
Erforderliche Anlagen. Zum Schluss eine Checkliste der Unterlagen, die der Abrechnung beiliegen sollten: die unterzeichnete Altersteilzeitvereinbarung, der Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung, die Entgeltaufstellung, die Berechnung der Aufstockung und der Nachweis der Insolvenzsicherung.
Altersteilzeit: die gesetzliche Grundlage kurz erklärt
Die Altersteilzeit ist im Altersteilzeitgesetz (AltTZG) geregelt. Ursprünglich wurde sie durch die Bundesagentur für Arbeit gefördert, wenn der Arbeitgeber die frei werdende Stelle wieder besetzte und bestimmte Mindestbedingungen einhielt. Diese staatliche Förderung ist für Altersteilzeit, die nach dem 31. Dezember 2009 begonnen hat, entfallen.
Altersteilzeit ist seitdem weiterhin möglich, aber nicht mehr staatlich gefördert. Höhe der Aufstockung, Laufzeit und die weiteren Bedingungen ergeben sich heute aus dem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder einer individuellen Vereinbarung. Für die Abrechnung heißt das: Maßgeblich ist immer die konkrete Vereinbarung im Einzelfall, nicht ein pauschaler gesetzlicher Standardwert. Genau deshalb erfasst der Bogen die Rechtsgrundlage so genau.
Gleichverteilungsmodell oder Blockmodell: der zentrale Unterschied
Für die Abrechnung ist die Wahl des Modells die wichtigste Weiche. Beide führen zur selben durchschnittlichen Arbeitszeitreduzierung, unterscheiden sich aber grundlegend in der Umsetzung.
Beim Gleichverteilungsmodell arbeitet die Person durchgängig mit reduzierter Arbeitszeit, meist mit der Hälfte der bisherigen Stunden, über den gesamten Zeitraum. Das Entgelt fließt gleichmäßig, ein Wertguthaben entsteht in der Regel nicht.
Beim Blockmodell wird die Altersteilzeit in zwei Phasen geteilt: In der Arbeitsphase arbeitet die Person weiter in vollem oder nahezu vollem Umfang, erhält aber bereits das reduzierte Altersteilzeitentgelt. In der anschließenden Freistellungsphase arbeitet sie nicht mehr, bezieht das Entgelt aber weiter. Die in der Arbeitsphase erbrachte, aber noch nicht vergütete Arbeitsleistung wird als Wertguthaben angespart. Genau dieses Wertguthaben muss gegen die Insolvenz des Arbeitgebers gesichert werden.
Welches Modell vereinbart ist, entscheidet also nicht nur über den Ablauf, sondern auch über zusätzliche Pflichten wie die Insolvenzsicherung. Das Erfassungsformular hält beide Varianten sauber getrennt fest.
Steuer und Sozialversicherung: das sollten Sie wissen
Zwei Punkte machen die Altersteilzeit-Abrechnung besonders fehleranfällig, und beide betreffen die Aufstockung.
Der Aufstockungsbetrag, den der Arbeitgeber zusätzlich zum reduzierten Entgelt zahlt, ist nach § 3 Nr. 28 EStG steuerfrei und in der Sozialversicherung beitragsfrei. Er unterliegt allerdings dem Progressionsvorbehalt nach § 32b EStG. Das bedeutet: In der monatlichen Abrechnung bleibt der Aufstockungsbetrag steuerfrei, er erhöht aber in der späteren Einkommensteuererklärung den Steuersatz auf die übrigen Einkünfte. Auch die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge, die der Arbeitgeber leistet, sind steuer- und beitragsfrei, fallen jedoch nicht unter den Progressionsvorbehalt.
Das reguläre Altersteilzeitentgelt selbst wird ganz normal versteuert und ist sozialversicherungspflichtig. Die Kunst der Abrechnung liegt darin, die steuer- und beitragsfreien von den pflichtigen Bestandteilen sauber zu trennen und die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge korrekt zu bemessen. Genau diese Angaben erfasst der Bogen in den Abschnitten vier und fünf.
Insolvenzsicherung: Pflicht im Blockmodell
Beim Blockmodell ist die Insolvenzsicherung des Wertguthabens keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht. Nach § 8a Altersteilzeitgesetz muss der Arbeitgeber das Wertguthaben gegen seine Insolvenz absichern, sobald es zusammen mit den entsprechenden Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung das Dreifache des Regelarbeitsentgelts übersteigt. Der Arbeitgeber muss die Sicherung dem Beschäftigten alle sechs Monate schriftlich nachweisen.
Zulässig sind Sicherungsmodelle außerhalb des Betriebsvermögens, etwa Treuhandlösungen, Bürgschaften oder Versicherungen. Nicht ausreichend sind bloße bilanzielle Rückstellungen oder konzerninterne Patronatserklärungen. Im Gleichverteilungsmodell entsteht dagegen in der Regel kein sicherungspflichtiges Wertguthaben. Das Erfassungsformular fragt deshalb gezielt ab, ob ein Wertguthaben entsteht und wie es gesichert ist.
Störfälle: was bei vorzeitiger Beendigung gilt
Nicht jede Altersteilzeit läuft bis zum geplanten Ende. Endet sie vorzeitig, etwa durch Erwerbsminderung, den vorgezogenen Wechsel in die Rente oder im Todesfall, spricht man von einem Störfall. Beim Blockmodell ist das besonders heikel, weil dann ein bereits angespartes Wertguthaben besteht, das noch nicht durch Freistellung ausgeglichen wurde.
In einem solchen Störfall muss das angesparte Wertguthaben abgerechnet und ausgezahlt werden, und die darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge sind nachzuentrichten. Fachlich spricht man von der sogenannten SV-Luft, die dokumentiert und beitragsrechtlich korrekt behandelt werden muss. Das Erfassungsformular hält deshalb fest, wie mit einer vorzeitigen Beendigung umzugehen ist und wer für die Abrechnung des Wertguthabens zuständig ist. Wer diese Fälle vorab regelt, vermeidet im Ernstfall aufwändige Nachberechnungen.
Altersteilzeit im öffentlichen Dienst
Im öffentlichen Dienst ist die Altersteilzeit tariflich geregelt, etwa über den TV FlexAZ oder ergänzende Tarifverträge. Dort sind die Aufstockung, die Berechnung des Regelarbeitsentgelts und die Behandlung von Jahressonderzahlungen oft detailliert vorgegeben und weichen von der Praxis in der Privatwirtschaft ab.
Für die Abrechnung bedeutet das zusätzliche Sorgfalt: Die tariflichen Vorgaben müssen exakt abgebildet werden, von der Höhe der Aufstockung bis zur anteiligen Berücksichtigung von Einmalzahlungen. Das Erfassungsformular sieht dafür eigene Felder vor, in denen Sie die tarifliche Grundlage und Besonderheiten festhalten.
So bereiten Sie die Altersteilzeit-Abrechnung vor
Damit die erste Abrechnung ohne Reibung läuft, sollten Sie diese Schritte einhalten:
- Vereinbarung vollständig zusammenstellen: die unterzeichnete Altersteilzeitvereinbarung samt Nachträgen, den zugrunde liegenden Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung.
- Modell und Phasen festlegen: Gleichverteilungs- oder Blockmodell, bei Blockmodellen mit den genauen Zeiträumen von Arbeits- und Freistellungsphase.
- Entgeltbestandteile auflisten: alle laufenden und einmaligen Bezüge und für jeden die Frage, ob er in die Aufstockung einfließt.
- Aufstockung und Zusatzbeiträge berechnen: Höhe der Aufstockung, eine etwaige Nettogarantie und die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge.
- Insolvenzsicherung klären: bei Blockmodellen das Sicherungsmodell und den Nachweis vorbereiten.
- Formular ausfüllen und übergeben: das Erfassungsformular vollständig ausfüllen und mit den Anlagen an die abrechnende Stelle geben.
Je vollständiger die Übergabe, desto reibungsloser die erste Abrechnung. Wie eine strukturierte, digitale Datenübergabe generell funktioniert, lesen Sie unter Ihr digitales Lohnbüro.
Häufige Fragen zur Altersteilzeit-Abrechnung
Wie wird Altersteilzeit abgerechnet?
Abgerechnet werden das reduzierte Altersteilzeitentgelt, das regulär steuer- und beitragspflichtig ist, sowie der steuer- und beitragsfreie Aufstockungsbetrag und die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge des Arbeitgebers. Ob Gleichverteilungs- oder Blockmodell, bestimmt den zeitlichen Ablauf. Grundlage ist immer die konkrete Altersteilzeitvereinbarung.
Wer bezahlt die Differenz bei Altersteilzeit?
Die Aufstockung zahlt der Arbeitgeber. Eine staatliche Förderung durch die Bundesagentur für Arbeit gibt es für neu begonnene Altersteilzeit seit Ende 2009 nicht mehr. Höhe und Umfang der Aufstockung ergeben sich daher aus dem Tarifvertrag, der Betriebsvereinbarung oder dem Einzelvertrag.
Was zahlt der Arbeitgeber bei Altersteilzeit?
Der Arbeitgeber zahlt das reduzierte Entgelt, den Aufstockungsbetrag und in der Regel zusätzliche Beiträge zur Rentenversicherung. Beim Blockmodell kommt die Pflicht zur Insolvenzsicherung des Wertguthabens hinzu.
Muss ich während der Altersteilzeit Sozialabgaben zahlen?
Auf das reguläre Altersteilzeitentgelt fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Der Aufstockungsbetrag und die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge des Arbeitgebers sind dagegen beitragsfrei.
Ist der Aufstockungsbetrag steuerfrei?
Ja. Der Aufstockungsbetrag ist nach § 3 Nr. 28 EStG steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt. Er erhöht also in der Einkommensteuererklärung den Steuersatz auf die übrigen Einkünfte, bleibt in der monatlichen Abrechnung selbst aber steuerfrei.
Was ist das Blockmodell bei der Altersteilzeit?
Beim Blockmodell arbeitet die Person zunächst weiter in vollem Umfang (Arbeitsphase) und wird anschließend vollständig freigestellt (Freistellungsphase), bei durchgehend reduziertem Entgelt. Das in der Arbeitsphase angesparte Wertguthaben muss gegen Insolvenz gesichert werden.
Gibt es noch staatliche Förderung für Altersteilzeit?
Nein. Für Altersteilzeit, die nach dem 31. Dezember 2009 begonnen hat, gibt es keine Förderung durch die Bundesagentur für Arbeit mehr. Altersteilzeit ist weiterhin möglich, die Aufstockung trägt jedoch allein der Arbeitgeber auf Basis von Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag.
Was passiert mit dem Wertguthaben bei einer Insolvenz des Arbeitgebers?
Ist das Wertguthaben nach § 8a AltTZG ordnungsgemäß gegen Insolvenz gesichert, bleibt es geschützt und die beschäftigte Person kommt an das angesparte Guthaben. Fehlt die Sicherung, droht im Insolvenzfall der Verlust. Deshalb ist die Insolvenzsicherung im Blockmodell Pflicht und alle sechs Monate nachzuweisen.
Unterstützung bei der Altersteilzeit-Abrechnung
Altersteilzeit ist kein Massengeschäft, aber jeder Fall ist komplex und langfristig. Wenn Sie die Abrechnung nicht selbst aufsetzen möchten oder auf der sicheren Seite sein wollen: LohnDialog begleitet Sie durch den gesamten Prozess oder übernimmt die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig, inklusive Sonderfällen wie Altersteilzeit, Tariflohn und Baulohn. Worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten, zeigt der Dienstleister-Vergleich.
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