Elektronisches Meldeverfahren für Kinder
NEU ab Juli 2025: Das elektronische Meldeverfahren für Kinder – Was Sie jetzt wissen sollten Ab Juli 2025 tritt eine wichtige Neuerung in der Pflegeversicherung in Kraft, die alle Arbeitgeber betrifft: Das neue elektronische Meldeverfahren für die Anzahl der Kinder Ihrer Mitarbeitenden. Doch was bedeutet das genau – und was sollten Sie als Arbeitgeber jetzt tun? Hier erhalten Sie alle wichtigen Informationen im Überblick. Warum wird das Meldeverfahren eingeführt? Seit Juli 2023 gelten in der Pflegeversicherung neue Beitragssätze, die sich nach der Anzahl der Kinder unter 25 Jahren richten. Ab Januar 2025 beträgt der reguläre Beitrag 3,60 %. Für kinderlose Versicherte ab 23 Jahren wird zusätzlich ein Beitrag erhoben. Der Anteil, den Sie als Arbeitgeber zahlen, bleibt bei 1,80 % (in Sachsen nur 1,30 %). Für jedes zusätzliche Kind unter dem 25. Lebensjahr reduziert sich der Pflegeversicherungsbeitrag der Arbeitnehmer um 0,25%, wobei dieser Rabatt bis zum fünften Kind gilt. Um die korrekte Beitragshöhe zu ermitteln, ist es notwendig, die Kinderzahl Ihrer Mitarbeitenden genau zu kennen. Bis Ende Juni 2025 konnten Sie noch das vereinfachte Nachweisverfahren nutzen – doch ab Juli 2025 endet diese Übergangsregelung endgültig. Was passiert ab Juli 2025? Ab dem 1. Juli 2025 wird das digitale Verfahren namens DaBPV (Digitales Verfahren zur automatisierten Berücksichtigung von Kindern in der Pflegeversicherung) verpflichtend. Das bedeutet: Sie müssen die Kinderzahlen Ihrer Mitarbeitenden elektronisch melden. Das läuft automatisch: Bei Neueinstellungen haben Sie innerhalb von 7 Tagen Zeit, die Daten zu übermitteln; bei Austritten sind es bis zu 6 Wochen. Was sollten Sie jetzt tun? Bei Neueinstellungen: Stellen Sie sicher, dass alle Daten (Steuernummer und Geburtsdatum des Arbeitnehmers) vollständig und rechtzeitig erfasst werden. Bei Änderungen in der Kinderzahl: Nur noch bei Kindern, die steuerlich nicht anerkannt werden können (wie Stiefkinder, Pflegekinder oder Kinder, die vor 1993 geboren wurden), sind schriftliche Nachweise erforderlich. Für alle anderen Kinder übernimmt das System automatisch die Aktualisierung und informiert den Arbeitgeber über Änderungen – auch rückwirkend. So wird alles bei der Abrechnung richtig berücksichtigt. Fazit Kurz gesagt: Ab Juli 2025 ist das elektronische Meldeverfahren für Kinder in der Pflegeversicherung verpflichtend. Damit stellen Sie sicher, dass die Beiträge korrekt berechnet werden und alles reibungslos läuft. Bereiten Sie sich jetzt vor – damit keine Fristen versäumt werden! Stand: 30.06.2025
Midijob 2026: Übergangsbereich richtig abrechnen
Eine neue Mitarbeiterin startet mit 900 EUR brutto im Monat. Minijob ist es nicht mehr, Vollzeit auch nicht. Die Lohnabrechnungssoftware zeigt einen reduzierten Arbeitnehmeranteil bei den Sozialversicherungsbeiträgen an. Willkommen im Übergangsbereich, besser bekannt als Midijob. Für Arbeitgeber bedeutet der Übergangsbereich eine besondere Beitragsberechnung, die sich von der regulären Abrechnung unterscheidet. Dieser Artikel erklärt die aktuellen Grenzen 2026, zeigt die Berechnung mit konkreten Beispielen und klärt typische Fehler. Was ist ein Midijob? Definition und Abgrenzung Ein Midijob ist eine Beschäftigung mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt im Übergangsbereich zwischen 603,01 EUR und 2.000 EUR. Der Begriff “Gleitzone” wurde 2019 durch “Übergangsbereich” ersetzt, beide Begriffe meinen dasselbe. Das Besondere am Midijob: Der Arbeitnehmer zahlt reduzierte Sozialversicherungsbeiträge. Je niedriger das Entgelt, desto stärker die Entlastung. Der Arbeitgeber trägt im Gegenzug einen höheren SV-Anteil als bei regulären Beschäftigungen mit gleichem Brutto. Minijob, Midijob, reguläre Beschäftigung: Die Unterschiede Merkmal Minijob Midijob Reguläre Beschäftigung Verdienstgrenze Bis 603 EUR/Monat 603,01 bis 2.000 EUR/Monat Ab 2.000,01 EUR/Monat Sozialversicherung AN Nur RV (3,6 %, befreibar) Reduziert (gleitend) Voller Beitragsanteil Sozialversicherung AG Pauschale (ca. 28 %) Erhöhter Anteil (Differenz zum Gesamtbeitrag) Regulärer Anteil Lohnsteuer Pauschal 2 % oder individuell Individuell (ELStAM) Individuell (ELStAM) Krankenversicherung Über AG-Pauschale (13 %) Pflichtversichert Pflichtversichert Rentenansprüche Gering (auf Basis 603 EUR) Voll (auf Basis tatsächl. Entgelt, seit 2019) Voll (auf Basis tatsächl. Entgelt) Für Arbeitgeber ist der Unterschied zwischen Minijob und Midijob vor allem bei der Beitragsberechnung relevant. Beim Minijob zahlt der Arbeitgeber pauschale Abgaben. Beim Midijob berechnet die Lohnabrechnungssoftware die Beiträge nach einer speziellen Formel. Midijob-Grenze 2026: Aktuelle Verdienstgrenzen Seit dem 1. Januar 2026 gelten folgende Grenzen für den Übergangsbereich: Grenze Betrag 2026 Änderung zu 2025 Untergrenze (Midijob beginnt) 603,01 EUR/Monat Anstieg von 556,01 EUR Obergrenze (Midijob endet) 2.000,00 EUR/Monat Unverändert Jahresentgelt (Untergrenze) 7.236,13 EUR Anstieg von 6.672,13 EUR Jahresentgelt (Obergrenze) 24.000,00 EUR Unverändert Die Untergrenze ist direkt an die Minijob-Grenze gekoppelt: Minijob-Grenze plus einen Cent. Steigt der Mindestlohn (aktuell 13,90 EUR/Stunde), steigt automatisch auch die Minijob-Grenze und damit die Untergrenze des Übergangsbereichs. Für 2027 ist eine weitere Erhöhung geplant: Der Mindestlohn soll auf 14,60 EUR steigen, die Minijob-Grenze auf 633 EUR und der Übergangsbereich beginnt dann bei 633,01 EUR. Regelmäßiges Arbeitsentgelt Ob ein Beschäftigungsverhältnis in den Übergangsbereich fällt, richtet sich nach dem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt. Dazu zählen: Grundgehalt, regelmäßige Zulagen, vertraglich vereinbartes Urlaubs- und Weihnachtsgeld (anteilig auf den Monat umgelegt). Einmalige Sonderzahlungen, die nicht vertraglich zugesichert sind, bleiben bei der Prüfung außen vor. Praxisbeispiel: Ein Arbeitnehmer verdient 580 EUR monatlich plus 1.200 EUR Weihnachtsgeld (vertraglich vereinbart). Das regelmäßige monatliche Entgelt beträgt 580 + (1.200/12) = 680 EUR. Obwohl das Grundgehalt unter der Minijob-Grenze liegt, fällt die Beschäftigung in den Übergangsbereich. Sozialversicherungsbeiträge im Midijob: Was Arbeitgeber zahlen Die Beitragsberechnung im Übergangsbereich weicht von der regulären Berechnung ab. Der entscheidende Unterschied: Für den Arbeitnehmeranteil wird nicht das tatsächliche Entgelt herangezogen, sondern eine reduzierte beitragspflichtige Einnahme. Faktor F (Gleitzonenfaktor) 2026 Der Faktor F ist der zentrale Wert für die Berechnung im Übergangsbereich. Er wird jährlich neu festgelegt und berechnet sich aus dem Verhältnis von 28 % zum durchschnittlichen Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz. Faktor F 2026: 0,6619 Der Wert ändert sich gegenüber 2025, weil der durchschnittliche Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung gestiegen ist. Die Techniker Krankenkasse veröffentlicht den aktuellen Faktor F auf ihrer Firmenkunden-Seite. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil Beitragskomponente Arbeitgeber Arbeitnehmer Bemessungsgrundlage Gesamtbeitrag minus AN-Anteil Reduzierte beitragspflichtige Einnahme Berechnung Trägt die Differenz zwischen Gesamtbeitrag und AN-Beitrag Beitragssatz x reduzierte Einnahme Auswirkung Höherer Anteil als bei regulärer Beschäftigung Reduktion, die bei 603,01 EUR am stärksten ist Der Arbeitgeber trägt im Übergangsbereich einen höheren Anteil als bei einer regulären Beschäftigung mit dem gleichen Brutto. Das liegt daran, dass der Gesamtbeitrag auf einer höheren Bemessungsgrundlage berechnet wird als der AN-Anteil. Die Differenz zwischen Gesamtbeitrag und AN-Beitrag fällt auf den Arbeitgeber. Bei 800 EUR brutto bedeutet das laut Beispielabrechnung: AG-Kosten von 225,83 EUR im Übergangsbereich gegenüber 196,76 EUR bei regulärer Abrechnung. Mit steigendem Entgelt nähert sich die Belastung beider Seiten dem regulären Anteil an. Ab 2.000,01 EUR gibt es keinen Unterschied mehr. Kranken- und Rentenversicherung im Midijob Krankenversicherung Ein Midijobber ist pflichtversichert in der gesetzlichen Krankenversicherung. Anders als beim Minijob, wo der Arbeitgeber eine Pauschale von 13 % zahlt und der Minijobber keinen eigenen Krankenversicherungsschutz erwirbt, hat der Midijobber vollen Anspruch auf Leistungen der GKV. Familienversicherung: Wer bisher über den Ehepartner familienversichert war und einen Midijob aufnimmt, verliert die Familienversicherung. Die Einkommensgrenze für die Familienversicherung liegt bei 603 EUR/Monat. Sobald das Entgelt in den Übergangsbereich fällt, beginnt die Versicherungspflicht. Rentenversicherung Seit der Neuregelung 2019 erwerben Midijobber volle Rentenansprüche auf Basis des tatsächlichen Arbeitsentgelts. Obwohl der Arbeitnehmer reduzierte Beiträge zahlt, werden die Rentenanwartschaften so berechnet, als hätte er den vollen Beitrag entrichtet. Die Differenz trägt der Arbeitgeber über seinen erhöhten Beitragsanteil. Das ist ein wesentlicher Unterschied zur früheren Gleitzonenregelung (vor 2019): Damals führten die reduzierten Beiträge auch zu reduzierten Rentenansprüchen, und der Arbeitnehmer konnte auf die Gleitzone verzichten, um volle Ansprüche zu erwerben. Diese Verzichtsmöglichkeit gibt es seit 2019 nicht mehr, weil sie nicht mehr nötig ist. Laut Deutscher Rentenversicherung werden die Entgeltpunkte für die Rente auf Basis des tatsächlichen Entgelts ermittelt. Midijob-Beiträge berechnen: Formeln und Beispiele Die Beitragsberechnung im Übergangsbereich folgt einem dreistufigen Verfahren. Die Formeln für 2026 lauten: Schritt 1: Beitragspflichtige Einnahme (Gesamtbeitrag) Formel: Beitragspflichtige Einnahme (gesamt) = 1,145937223 x AE – 291,8744452 AE = tatsächliches Arbeitsentgelt Schritt 2: Beitragspflichtige Einnahme (AN-Anteil) Formel: Beitragspflichtige Einnahme (AN) = 1,431639227 x AE – 863,2784538 Schritt 3: Arbeitgeberbeitrag Der Arbeitgeberbeitrag ergibt sich aus dem Gesamtbeitrag abzüglich des Arbeitnehmerbeitrags. Rechenbeispiel: Midijob mit 800 EUR Schritt Berechnung Ergebnis Tatsächliches Entgelt (AE) 800,00 EUR Beitr.pfl. Einnahme (gesamt) 1,145937223 x 800 – 291,8744452 624,88 EUR Beitr.pfl. Einnahme (AN) 1,431639227 x 800 – 863,2784538 282,03 EUR Gesamtbeitrag (ca. 42,3 %) 624,88 x 0,423 264,32 EUR AN-Beitrag (ca. 42,3 %) 282,03 x 0,423 119,30 EUR AG-Beitrag 264,32 – 119,30 145,02 EUR Vergleich: Midijob vs. reguläre Abrechnung bei 800 EUR brutto (2026) Position Mit Übergangsbereich Ohne Übergangsbereich (regulär) KV (inkl. Zusatzbeitrag) AN 24,38 EUR 69,16 EUR RV AN 26,23 EUR 74,40 EUR AV AN 3,67 EUR 10,40 EUR PV AN 5,08 EUR 14,40 EUR AN-Abzüge gesamt
Selbstbestimmungsgesetz
Änderungen beim Geschlechtseintrag in Personalakten, Arbeitsverträgen und Zeugnissen: Ein Überblick über das Selbstbestimmungsgesetz (SBGG) Seit November letzten Jahres ist das Selbstbestimmungsgesetz (SBGG) in Kraft, ein bedeutender Fortschritt für die Rechte von nicht-binären und trans* Personen. Dieses Gesetz bringt wesentliche Veränderungen mit sich, die sowohl für betroffene Personen als auch für Arbeitgeber von großer Relevanz sind. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen die wichtigsten Aspekte des SBGG näherbringen und erläutern, welche konkreten Schritte nun erforderlich sind. Was bedeutet das Selbstbestimmungsgesetz konkret? Das SBGG erleichtert es nicht-binären und trans* Personen, ihren Geschlechtseintrag offiziell zu ändern. Diese Änderung hat weitreichende Auswirkungen auf verschiedene Dokumente, die im beruflichen Kontext von Bedeutung sind. Nach der amtlichen Änderung des Geschlechtseintrags haben betroffene Personen das Recht, ihre Personalakte, Arbeitsverträge, Zeugnisse sowie andere Leistungsnachweise anzupassen. Anpassung der Dokumente Im Rahmen dieser Regelung müssen alte Dokumente an den Arbeitgeber zurückgegeben werden. Dies betrifft insbesondere: · Personalakten: Die Personalakte muss aktualisiert werden, um den neuen Geschlechtseintrag widerzuspiegeln. · Arbeitsverträge: Auch Arbeitsverträge sollten entsprechend angepasst werden, um rechtliche Klarheit zu gewährleisten. · Zeugnisse: Alle relevanten Zeugnisse müssen ebenfalls aktualisiert werden, damit sie den aktuellen Geschlechtseintrag korrekt wiedergeben. Diese Maßnahmen sind wichtig, um Diskriminierung zu vermeiden und eine inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen. Auswirkungen auf die Deutsche Rentenversicherung (DRV) Ein weiterer wichtiger Aspekt des SBGG betrifft die Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer). Aktuell sind die letzten drei Ziffern der SV-Nummer geschlechtsspezifisch zugeordnet: Nummern von 000–499 stehen für Männer und 500–999 für Frauen. Bei einer Geschlechtsänderung haben betroffene Personen die Möglichkeit, eine neue SV-Nummer zu beantragen. Darüber hinaus wird im Rahmen des neuen Gesetzes angeregt, die Vergabe der SV-Nummern künftig geschlechtsneutral zu gestalten. Dies würde einen weiteren Schritt in Richtung Gleichstellung und Inklusion darstellen. Das Selbstbestimmungsgesetz ist ein bedeutender Fortschritt in Richtung Gleichstellung und Selbstbestimmung für nicht-binäre und trans* Personen. Es ist entscheidend, dass diese Veränderungen in unseren Unternehmen gut umgesetzt werden. Arbeitgeber sind gefordert, sich mit den neuen Regelungen vertraut zu machen und sicherzustellen, dass alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Dokumente entsprechend anzupassen.
Mutterschutz nach Fehlgeburt
Ab dem 1. Juni 2025 treten bedeutende Änderungen im Mutterschutz in Kraft, die insbesondere Frauen in nichtselbstständiger Beschäftigung betreffen. Diese neuen Regelungen sind ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Unterstützung für betroffene Frauen und tragen dazu bei, die Herausforderungen, die mit einer Fehlgeburt verbunden sind, besser zu adressieren. Neuerungen im Mutterschutz Künftig haben Frauen, die eine Fehlgeburt nach der 13. Schwangerschaftswoche erlitten haben, das Recht, die Mutterschutzfrist in Anspruch zu nehmen. Dies gilt nicht nur für freiwillig Versicherte in der gesetzlichen Krankenversicherung, sondern auch für Bundesbeamtinnen und Soldatinnen. Es ist geplant, dass auch privat krankenversicherte Frauen in naher Zukunft von dieser Regelung profitieren können. Ein zentraler Aspekt dieser neuen Regelung ist die Entscheidungsfreiheit der betroffenen Frauen. Sie können selbst bestimmen, ob sie die Schutzfrist nutzen möchten oder ob sie während dieser Zeit wieder zur Arbeit zurückkehren wollen. Diese Entscheidung kann in Absprache mit dem behandelnden Arzt getroffen werden, der gegebenenfalls Empfehlungen aussprechen kann. Überblick über die Mutterschutzfristen Um Ihnen einen klaren Überblick über die regulären und zukünftigen Mutterschutzfristen zu geben, finden Sie hier eine Übersicht: Reguläre Mutterschutzfristen: 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin 8 Wochen nach dem errechneten Geburtstermin Zukünftige Fristen nach einer Fehlgeburt: Ab der 13. Schwangerschaftswoche: 2 Wochen Ab der 17. Schwangerschaftswoche: 6 Wochen Ab der 20. Schwangerschaftswoche: 8 Wochen Diese Fristen sollen sicherstellen, dass betroffene Frauen ausreichend Zeit zur Verfügung steht, um sich von den physischen und emotionalen Belastungen einer Fehlgeburt zu erholen. Erstattung durch U2-Umlage Für Arbeitgeber bleibt die Erstattung durch die U2-Umlage „Mutterschutz“ bestehen, solange sich die Mitarbeiterin in der Schutzfrist befindet. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber weiterhin finanziell entlastet werden, wenn ihre Mitarbeiterinnen diese Schutzfristen in Anspruch nehmen. Die bevorstehenden Änderungen im Mutterschutz stellen einen wichtigen Fortschritt dar und bieten betroffenen Frauen mehr Unterstützung und Flexibilität in einer schwierigen Lebenssituation. Es ist entscheidend, dass diese Informationen klar kommuniziert werden, damit alle betroffenen Frauen über ihre Rechte informiert sind und diese auch wahrnehmen können.
Reform des Pflegeversicherungsbeitrags – Wichtige Informationen für die Abrechnung
Änderungen in der Pflegeversicherung ab 01.07.2023 Die am 07.04.2023 beschlossene und am 24.05.2023 durch den Bundestag verabschiedete Reform der Pflegeversicherung, soll durch eine geänderte Finanzierung neue Leistungen für Pflegebedürftige ermöglichen. Das vollständige Gesetz sowie weitere Informationen finden Sie unter diesem Link und weiterführende Informationen auch auf unserer Website. Damit wir Ihnen auch ab Juli 2023 die Lohnabrechnung in gewohnter Qualität bereitstellen können, benötigen wir zur Erfassung der korrekten Daten Ihre Unterstützung. Berücksichtigung in der Lohnabrechnung Der Beitragssatz zur gesetzlichen Pflegeversicherung steigt grundsätzlich auf 4,00 % an und sinkt gestaffelt mit der Anzahl der Kinder. Berücksichtigt werden alle Kinder, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Erreicht ein Kind diese Schwelle, erhöht sich der Beitragssatz entsprechend um eine Stufe. Vollenden jedoch alle Kinder das 25. Lebensjahr, gilt lebenslang weiterhin der vergünstigte Satz für ein Kind. Der Zuschlag für kinderlose Mitglieder muss wie zuvor erst nach Vollendung des 23. Lebensjahrs gezahlt werden. Diese sind somit Mitgliedern mit einem Kind gleichgestellt. Für gesetzlich und freiwillig gesetzlich Versicherte gilt, dass ein offizieller Nachweis über das Alter der Kinder (bspw. die Geburtsurkunde) beim Arbeitgeber und somit bei Ihnen eingereicht werden muss. Für privat pflegeversicherte Arbeitnehmer gelten die Regelungen nicht. Grundsätzlich muss der Nachweis spätestens drei Monate nach der Geburt des Kindes eingereicht werden, sonst greift die Begünstigung erst ab dem Folgemonat. Für Kinder, die vor dem 01.07.2023 geboren wurden, gilt eine Übergangsfrist von sechs Monaten für die Nachweis-Erbringung. Als monatliche Erinnerung wird ab der Juli-Abrechnung der folgende Text auf jede Lohnabrechnung gedruckt (kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht deaktiviert werden). Damit mit dem korrekten Beitragssatz abgerechnet wird, benötigen wir die folgenden Angaben von allen Kindern Ihrer Mitarbeitenden (unabhängig vom Alter der Kinder): • Vorname • Nachname • Geburtsdatum • Nachweisdatum (Datum an dem der Nachweis bei Ihnen eingereicht wurde) ▶ Für die Umsetzung dieser Gesetzesänderung sind wir dringend auf Ihre Zuarbeit angewiesen, da die Änderungen bereits ab der Juli-Abrechnung gelten. Kinder Ihrer Arbeitnehmenden dürfen für die Lohnabrechnung nur berücksichtigt werden, wenn der entsprechende Nachweis bei Ihnen eingereicht wurde! ◀ Möglichkeiten zur digitalen Erfassung Selbstverständlich stellen wir Ihnen auch zu diesem Thema digitale Wege zur Verfügung, die den Zeitaufwand auf Ihrer und unserer Seite minimieren und bitten Sie diese zu nutzen. In diesem Zusammenhang haben wir auch unser Personalstammdatenblatt aktualisiert. Dieses wird Ihnen zeitnah über unsere Website zur Verfügung stehen. Wir bitten Sie ausschließlich die aktuelle Version zu nutzen. ▶ Bitte nutzen Sie unseren digitalen Erfassungsmöglichkeiten. Andernfalls kann es sein, dass wir Ihnen für die manuelle Erfassung Zeitaufwand in Rechnung stellen werden. ◀ Einlesen via CSV-Datei Ein Einlesen aller Daten mittels einer CSV-Datei wird möglich sein. Diese sollte dann lediglich Ihre Firmennummer, die Personalnummer des Arbeitnehmers, Vor- und Nachname des Kindes sowie das Geburtsdatum des Kindes enthalten. Eine Vorlage hierfür finden Sie zeitnah auf unserer Website. In dieser Vorlage müssen Sie die folgenden Informationen einfügen: • Firmennummer • Personalnummer • Vorname des Kindes • abw. Nachname des Kindes • Geburtsdatum • Nachweisdatum
Pflegeversicherungsreform
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Krankmeldung: Regeln und Tipps rund um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Alle Unternehmer*innen sollten die Regeln einer korrekten Krankmeldung kennen. Die Gesetzgebung hat in § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) die Anzeige- und Nachweispflichten für beide Seiten, Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen, klar geregelt. Erkrankte Arbeitnehmer*innen müssen sich an feste Regeln halten, ansonsten droht eine Abmahnung. Zwei Pflichten ergeben sich für Arbeitnehmer*innen nach dem Gesetz: 1. Anzeigepflicht (Krankmeldung mit Angabe der voraussichtlichen Dauer) 2.Nachweispflicht (Abgabe einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung; durch einen Arzt ausgestellt) Für Sie als Arbeitgeber*in ist wichtig: Eine Verletzung dieser Pflichten ist abmahnfähig. In der Abmahnung müssen Sie die Art der Pflichtverletzung genau benennen, sonst droht die Anfechtung durch die Arbeitnehmer*innen. Einzelheiten zu den Pflichten der Arbeitnehmer*innen: Anzeigepflicht Bei Krankheit müssen Arbeitnehmer*innen Ihnen dies unverzüglich melden. Dies kann durch Anruf oder E-Mail und auch durch einen Dritten erfolgen (Ehepartner*in, Verwandte und Freunde). Arbeitsnehmer*innen müssen sicherstellen, dass Sie die Krankmeldung erreicht hat. Nachweispflicht Hierzu sagt §5 EFZG: „Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.“ Somit liegt Ihnen spätestens am vierten Tag ein ärztliches Attest (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, AU) vor, das Ihnen sagt, wie lange die Arbeitnehmer*innen voraussichtlich fehlen werden. Diese Pflicht der Attestvorlage trifft Ihre Arbeitnehmer*innen – es bleibt ihnen überlassen, ob sie den gelben Schein persönlich abliefern, dies einer dritten Person überlässt oder per Post schickt – Hauptsache, die AU liegt fristgerecht vor. Sie können auch durch arbeitsvertragliche Gestaltung ein Vorlegen der AU schon am ersten Krankheitstag festlegen – dieses liegt in Ihrem freien Ermessen. Wenn Sie begründete Zweifel haben, ob Ihre Arbeitnehmer*innen tatsächlich krank sind, können Sie bei der Krankenkasse der Arbeitnehmer*innen eine Überprüfung durch den medizinischen Dienst einfordern. Eine Überwachung Ihrer MitarbeiterInnen dürfen Sie nur bei konkret begründeten Verdachtsmomenten beauftragen. Hier gibt es enge Grenzen, urteilt das Bundearbeitsgericht (8 AZR 1007/13). Neben einer möglichen Abmahnung bei Verletzung einer dieser Pflichten riskieren Ihre Arbeitnehmer*innen auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Ohne eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können Sie diese Zahlung verweigern ((§ 7 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 EFZG). Krankenkassen haben Arbeitsunfähigkeitsrichtlinien erlassen, die vorschreiben, dass Ärzte Arbeitsunfähigkeiten erst ab dem Tag bescheinigen dürfen, an denen Ihre Arbeitnehmer*innen sie aufgesucht haben. Keine Regel ohne Ausnahme: „Eine Rückdatierung des Beginns der Arbeitsunfähigkeit auf einen vor dem Behandlungsbeginn liegenden Tag ist ebenso wie eine rückwirkende Bescheinigung über das Fortbestehen der Arbeitsunfähigkeit nur ausnahmsweise und nur nach gewissenhafter Prüfung und in der Regel nur bis zu drei Tagen zulässig“ Hier müssen Ihre Arbeitnehmer*innen also plausible Gründe haben, warum sie weder zur Arbeit noch beim Arzt erscheinen konnten. Sie tragen die arbeitsrechtlichen Folgen, wenn ihnen die plausible Begründung nicht gelingt. Sind Ihre Arbeitnehmer*innen über die attestierte, voraussichtliche Dauer hinaus weiter krank, benötigen sie eine AU-Folgebescheinigung. Diese muss ununterbrochen an die alte AU anknüpfen; somit müssen Ihre Arbeitnehmer*innen am nächsten Werktag nach Ablauf der ersten Bescheinigung erneut einen Arzt aufsuchen
Weihnachtsgeld: das müssen Sie zum Freiwilligkeitsvorbehalt wissen
Freiwilligkeitsvorbehalt Nach dreimaliger aufeinanderfolgender Zahlung entsteht eine „betriebliche Übung“, sodass die Sondervergütung zum laufenden Entgelt wird und arbeitnehmerseitig ein Anspruch auf Zahlung entsteht. Mit dem Freiwilligkeitsvorbehalt kann der Arbeitgeber also jedes Jahr neu entscheiden, ob und unter welchen Voraussetzungen eine Sonderleistung gezahlt werden soll und schließt den Anspruch vom Arbeitnehmer im vornherein aus. Deutschland Für laufende Zusatzleistungen, die in einem echten Gegenseitigkeitsverhältnis stehen, hat das Bundesarbeitsgericht im April 2007 entschieden, dass sie nicht unter einen Freiwilligkeitsvorbehalt gestellt werden dürfen. Andere, nicht das „laufende Arbeitsentgelt“ betreffende Leistungen, insbesondere Sondervergütungen wie z. B. das Weihnachtsgeld und andere Gratifikationen, dürften dagegen auch weiterhin unter dem Vorbehalt der Freiwilligkeit gewährt werden können. Bitte beachten Sie aber, dass auch ein Freiwilligkeitsvorbehalt nicht vor Einklage der Zahlung schützen kann, wenn das Formular nicht eindeutig ausformuliert ist. Bitte fragen Sie dazu auch Ihre Steuerberatung. Freiwilligkeitsvorbehalt auf Wikipedia Stand: 08.11.2019
Urlaubsanspruch 2026: Berechnung, Teilzeit und Verfall
Ende Januar, die erste Urlaubsplanung des Jahres steht an. Ein Mitarbeiter fragt, wie viele Resturlaubstage er noch aus dem Vorjahr hat. Eine Teilzeitkraft möchte wissen, ob ihr weniger Urlaub zusteht als den Vollzeitkollegen. Und die Geschäftsführung fragt, ob nicht genommener Urlaub irgendwann automatisch verfällt. Der Urlaubsanspruch beschäftigt Personalabteilungen das ganze Jahr über. Rund 8.100 Suchanfragen pro Monat zeigen, wie groß der Klärungsbedarf ist. Dieser Artikel erklärt die gesetzlichen Grundlagen nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), zeigt die korrekte Berechnung bei Teilzeit und klärt die wichtigsten Sonderfälle. Gesetzlicher Mindesturlaub nach dem BUrlG Das Bundesurlaubsgesetz regelt den Mindesturlaub für alle Arbeitnehmer in Deutschland. Die Grundregel steht in § 3 BUrlG: 24 Werktage pro Kalenderjahr bei einer 6-Tage-Woche. Werktage sind alle Kalendertage, die nicht Sonntage oder gesetzliche Feiertage sind. Samstage zählen also als Werktage. Da die meisten Arbeitnehmer heute in einer 5-Tage-Woche arbeiten, wird der Mindesturlaub umgerechnet: Arbeitstage pro Woche Gesetzlicher Mindesturlaub 6 Tage 24 Werktage 5 Tage 20 Arbeitstage 4 Tage 16 Arbeitstage 3 Tage 12 Arbeitstage 2 Tage 8 Arbeitstage 1 Tag 4 Arbeitstage Wichtig für Arbeitgeber: Der gesetzliche Mindesturlaub ist unabdingbar. Arbeitsvertragliche Regelungen, die weniger als den gesetzlichen Mindestanspruch vorsehen, sind unwirksam. Tarifverträge und individuelle Vereinbarungen können den Urlaubsanspruch nur erhöhen, nicht reduzieren. Wartezeit (§ 4 BUrlG) Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach einer Wartezeit von 6 Monaten (§ 4 BUrlG). In den ersten 6 Monaten erwirbt der Arbeitnehmer einen Teilurlaubsanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat (§ 5 Abs. 1 BUrlG). Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 24 Urlaubstagen (6-Tage-Woche) beginnt am 1. März. Nach 3 vollen Monaten (bis 31. Mai) hat er 3/12 x 24 = 6 Tage Teilurlaub erworben. Ab dem 1. September hat er den vollen Anspruch. Urlaubsanspruch bei Teilzeit berechnen Eine der häufigsten Fragen in der Personalabrechnung: Steht Teilzeitkräften weniger Urlaub zu? Die Antwort: Nein, aber die Berechnung basiert auf Arbeitstagen, nicht auf Stunden. Die Formel Urlaubstage Teilzeit = (Arbeitstage pro Woche / 5) x Urlaubstage Vollzeit Bei einer 5-Tage-Woche als Referenz. Wenn der Betrieb eine 6-Tage-Woche als Referenz nutzt, wird durch 6 geteilt. Berechnungsbeispiele Situation Arbeitstage/Woche Vertraglicher Urlaub (VZ) Berechnung Urlaubstage TZ Teilzeit 3 Tage/Woche 3 30 Tage (5-Tage-Woche) 3/5 x 30 18 Tage Teilzeit 4 Tage/Woche 4 30 Tage (5-Tage-Woche) 4/5 x 30 24 Tage Teilzeit 2,5 Tage/Woche 2,5 30 Tage (5-Tage-Woche) 2,5/5 x 30 15 Tage Minijob 2 Tage/Woche 2 30 Tage (5-Tage-Woche) 2/5 x 30 12 Tage Achtung bei Bruchteilen: Ergeben sich Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag betragen, werden sie auf volle Urlaubstage aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Ein Ergebnis von 18,5 wird auf 19 Tage aufgerundet. Ein Ergebnis von 18,4 bleibt bei 18 Tagen. Warum die Stundenzahl irrelevant ist Ob ein Teilzeitmitarbeiter an seinen Arbeitstagen 4 oder 8 Stunden arbeitet, spielt für den Urlaubsanspruch keine Rolle. Entscheidend sind allein die Arbeitstage pro Woche. Ein Mitarbeiter, der an 5 Tagen jeweils 4 Stunden arbeitet, hat denselben Urlaubsanspruch wie ein Vollzeitmitarbeiter mit 8 Stunden pro Tag. Der Unterschied liegt im Urlaubsentgelt (Stunden x Stundenlohn), nicht in den Urlaubstagen. Sonderfall: Ungleichmäßige Arbeitstage Arbeitet ein Teilzeitmitarbeiter in geraden Wochen 3 Tage und in ungeraden Wochen 2 Tage, wird der Durchschnitt gebildet: (3 + 2) / 2 = 2,5 Tage pro Woche. Bei 30 Urlaubstagen Vollzeit ergibt das: 2,5 / 5 x 30 = 15 Urlaubstage. Ergeben sich Bruchteile ab 0,5, wird auf den nächsten vollen Tag aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Urlaubsanspruch bei der 4-Tage-Woche Die 4-Tage-Woche wird für viele Unternehmen zum Thema (2.400 monatliche Suchanfragen). Wer von einer 5-Tage-Woche auf eine 4-Tage-Woche umstellt, reduziert den Urlaubsanspruch anteilig: 4/5 x 30 = 24 Urlaubstage statt 30. Die freien Wochentage ersetzen den rechnerischen Unterschied. Der Arbeitnehmer hat am Ende gleich viele freie Tage, nur anders verteilt. Resturlaub und Verfall: Die Hinweispflicht des Arbeitgebers Grundregel: Urlaub verfällt zum 31. Dezember Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Nicht genommener Urlaub verfällt zum 31. Dezember. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. In diesem Fall muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. BAG-Hinweispflicht: Kein Verfall ohne Aufforderung Das Bundesarbeitsgericht hat die Regeln zum Urlaubsverfall grundlegend verschärft. In mehreren Urteilen (zuletzt BAG vom 20.12.2022, Az. 9 AZR 266/20 und 9 AZR 245/19) hat das Gericht klargestellt: Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber: Den Arbeitnehmer konkret und rechtzeitig auf den bestehenden Urlaubsanspruch hingewiesen hat Den Arbeitnehmer aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen Darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub andernfalls verfällt Dieser Hinweis muss nach Auffassung des BAG zu Beginn des Urlaubsjahres erfolgen, spätestens innerhalb einer Woche nach Entstehung des Anspruchs. Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag reicht nicht. Die Aufforderung muss sich auf den konkreten Urlaubsanspruch des jeweiligen Jahres beziehen. Konsequenz für Arbeitgeber: Ohne nachweisbare Hinweispflicht-Erfüllung verfällt der Urlaub nicht. Er sammelt sich an, ohne zu verjähren. Das BAG hat bestätigt, dass weder Verfall noch Verjährung greifen, solange der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht nachgekommen ist. Praxistipp: Versenden Sie zu Beginn jedes Jahres (spätestens Ende Januar) eine schriftliche Mitteilung an jeden Mitarbeiter mit: Anzahl der Resturlaubstage aus dem Vorjahr, Gesamturlaubsanspruch des laufenden Jahres, Aufforderung zur Urlaubsplanung und Hinweis auf den Verfall. Dokumentieren Sie den Versand. Verfall bei Langzeitkrankheit Ein Sonderfall: Ist ein Arbeitnehmer das gesamte Urlaubsjahr über durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der Urlaub nach einer Frist von 15 Monaten (BAG vom 07.08.2012, Az. 9 AZR 353/10). Der Urlaubsanspruch aus 2026 verfällt also spätestens am 31. März 2028, wenn der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend krank war. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Urlaubsanspruch bei Kündigung Voller Anspruch in der zweiten Jahreshälfte Hat das Arbeitsverhältnis mindestens 6 Monate bestanden und scheidet der Arbeitnehmer in der zweiten Jahreshälfte (ab 1. Juli) aus, hat er Anspruch auf den vollen Jahresurlaub (§ 5 Abs. 1 lit. c BUrlG). Teilanspruch in der ersten Jahreshälfte Scheidet der Arbeitnehmer in der ersten Jahreshälfte aus, hat er Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat im laufenden Jahr. Urlaubsabgeltung Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr
Teilzeitarbeit – was Sie wissen müssen
Die Vereinbarkeit von Karriere und Familie hat für viele ArbeitnehmerInnen eine hohe Priorität. Anforderungen von Beruf und Privatleben gut miteinander in Einklang zu bringen, ist heute für ArbeitnehmerInnen wichtiger als früher. Hier bietet sich die Teilzeitarbeit an. Wie sich diese flexible Arbeitszeit gestalten lässt, und was der Gesetzgeber dazu sagt, erfahren Sie hier: Für wen ist Teilzeitarbeit interessant? ArbeitgeberInnen können in Zeiten hoher Nachfrage MitarbeiterInnen gezielt einsetzen, wenn sie gebraucht werden. ArbeitnehmerInnen können in Zeiten von Kindererziehung oder Pflege flexibel auf diese Arbeitsbelastungen reagieren. Gerade nach der Geburt eines Kindes eignet sich die Teilzeitarbeit ideal, um den Wiedereinsteig in den Job zu bewältigen. Zudem bleibt ausreichend Zeit für das Kind und seine Versorgung. ArbeitnehmerInnen mit dem Wunsch auf Reduzierung der Arbeitszeit haben einen im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) geregelten Anspruch, auch bei leitenden Positionen. §8 Abs.1 TzBfG bestimmt: Unter diesen Voraussetzungen können die ArbeitnehmerInnen verlangen, dass ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit reduziert wird: – Das Arbeitsverhältnis muss länger als sechs Monate bestehen. – Die ArbeitgeberInnen beschäftigen mehr als 15 ArbeitnehmerInnen (ohne Auszubildende oder Praktikanten) – MitarbeiterInnen müssen ihren Wunsch auf Teilzeit, deren Umfang und Verteilung der Arbeitszeit allerspätestens drei Monate vor Beginn der Teilzeittätigkeit angemelden. ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen sollen dann erörtern, wie und wann die Arbeitszeit reduziert werden kann, und zu einer einvernehmlichen Lösung kommen, ohne dass eine Seite einseitig die Bestimmungen der Teilzeitarbeit diktiert. Das Gesetz regelt auch, dass Beschäftigte nicht benachteiligt werden dürfen, wenn sie ihren Anspruch auf Teilzeit anmelden. Auch besteht eine Gleichbehandlung in Bezug auf das Arbeitsentgelt. Es müssen die gleichen Bemessungskriterien wie bei Vollzeitbeschäftigten angewandt werden. Auch erhalten die TeilzeitarbeitnehmerInnen die gleichen Leistungen (z.B. Jubiläumszuwendungen, Erschwerniszulagen, Fahrtkostenzuschüsse, Arbeitskleidung, Weihnachtsgeld, betriebliche Altersversorgung). Allerdings dürfen Sie als ArbeitgeberInnen den Wunsch auf Reduzierung der Arbeitszeit aus betrieblichen Gründen ablehnen: Bei wesentlicher Beeinträchtigung – der Organisation – des Arbeitsablaufs – der Sicherheit oder wenn Ihnen unverhältnismäßig hohe Kosten entstehen Die Arbeitszeit Ihrer MitarbeiterInnen verringert sich, wenn Sie nicht einen Monat vor dem gewünschten Beginn schriftlich abgelehnt haben. – § 2 Absatz 1 Satz 1 des Gesetzes TzBfG besagt: Teilzeitbeschäftigt ist ein Arbeitnehmer, dessen regelmäßige Wochenarbeitszeit kürzer ist als die eines vergleichbaren vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers. Leistet ein Arbeitnehmer in Vollzeit also 38,5 Wochenstunden, könnte bereits eine auch nur um eine Stunde verkürzte Wochenarbeitszeit als Teilzeitarbeit ausgelegt werden. Nicht nur der Halbtagsjob ist somit eine Möglichkeit der Teilzeitarbeit – es gibt zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten – Festlegung bestimmter Arbeits- und freier Tage oder längere Arbeitstage am Wochenanfang und verkürzte Tage im Wochenrest. Diese Sonderformen sind gesetzlich geregelt: Arbeit auf Abruf Sie als ArbeitgeberInnen rufen die ArbeitnehmerInnen bei Bedarf ab. Sie bestimmen, wann gearbeitet werden soll. Dieses Direktionsrecht gilt jedoch nur eingeschränkt. Schützenswerte Interessen der ArbeitnehmerInnen, zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen nicht zu arbeiten, müssen berücksichtigt werden. Auch gilt es, eine gesetzlich vorgesehene Abruffrist von mindestens vier Tagen zu beachten. Regelungen über die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit müssen vertraglich vereinbart sein. Arbeit auf Abruf muss in einer Vereinbarung die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit bestimmen. Ist dies nicht geregelt, gelten 10 Stunden in der Woche als vereinbart. Ohne Regelung müssen die Arbeitgeberinnen die Arbeitnehmerinnen mindestens drei Stunden täglich beschäftigen. Tarifverträge enthalten zumeist klare Regelungen. Betriebspartner regeln die Einzelheiten der Arbeit auf Abruf in einer Betriebsvereinbarung.. Auch bei der Arbeit auf Abruf gilt die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder an Feiertagen. Werden daher fest eingeteilte ArbeitnehmerInnen krank, ist dies unproblematisch. Wie haben Gerichte entschieden, wenn Sie jedoch Ihre erkrankten MitarbeiterInnen nicht zur Arbeit einteilen? Dann wird festgestellt, wie Sie nicht erkrankte ArbeitnehmerInnen vermutlich abgerufen hätten. Dies gilt bei Feiertagen ebenso. Auch eine Entgeltfortzahlung auf Basis der durchschnittlichen vertraglichen Arbeitszeit ist möglich. Arbeitsplatzteilung Zwei Teilzeitkräfte besetzen abwechselnd den gleichen Arbeitsplatz nach einem im Team abgestimmten Arbeitszeitplan. Allerdings ist es hier Ihre Aufgabe als ArbeitgeberInnen, das Personalmanagement so zu gestalten, dass die Arbeitsaufgaben trotz Krankheits- und Urlaubszeiten erledigt werden. Verträge, die zur kontinuierlichen Besetzung des Arbeitsplatzes verpflichten, sind unzulässig. Auch gelten für alle ArbeitnehmerInnen die Kündigungsschutzregeln. Scheidet eine Teilzeitkraft aus dem Betrieb aus, können Sie der anderen Teilzeitkraft nicht aus diesem Grunde kündigen. Jahresarbeitszeitvertrag Ein festes Arbeitszeitbudget wird vorab auf einen Planungszeitraum verteilt. Dieses Jahresarbeitszeit ist vertraglich vereinbart. Somit können Sie einen unregelmäßigen Arbeitszeitbedarf regeln. Hier ergeben sich Freizeitintervalle, die durch die kontinuierliche Vergütung als durchschnittlicher Verdienst in gleichbleibenden monatlichen Raten bezahlt werden. Erkrankt eine ArbeitnehmerIn während eines Freizeitintervalls, so hat das auf die Entgeltfortzahlung keinen Einfluss. Abschließend sei erwähnt, dass der Grund der Arbeitnehmerinnen, mehr freie Zeit zu haben, beachtet werden muss. Überstunden bei TeilzeitarbeitnehmerInnen stehen dem zuwider. Daher dürfen Sie diese nur anordnen, wenn dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag festgelegt ist.